Planning

business
messages
Anggi Yunita
 Bisnis
L02 Analisis Situasi
L03 Mengumpulkan
Infromasi yang
Dibutuhkan
L04 Memilih Media
dan Saluran
Komunikasi
L05 Mengorganisasi
Informasi
 TAHAP A. Planning

MENULIS ●
●
●
Menganalisis situasi
Mengumpulkan informasi
Mencari saluran dan media

PESAN A.
●
Writing
Beradaptasi dengan audiens

BISNIS
● Menulis pesan surat.

C. Compliting

● Merevisi pesan
● Produce dan desain pesan
● Baca ulang pesan
● Sebarkan pesan
Mengoptimalkan Waktu
Penulisan
● Semakin tiga langkah proses penulisan digunakan, semakin intuitif
prosesnya.
● Maka alokasi waktu semakin dibutuhkan.
● Alokasi waktu :

50 persen untuk perencanaan

25 persen untuk menulis

25 persen untuk penyelesaian

Perencanaan Secara Efektif
Manfaat dari perencanaan secara efektif :

● Agar tidak menyulitkan pekerjaan saat sudah mulai proses

penulisan
● Sehingga informasi yang disampaikan tepat dengan format yang
benar
● Maka tidak terjadi kesalahan yang memalukan
 L02 ● Dalam tiap upaya komunikasi yang

ANALISIS dilakukan dalam situasi tertentu,

akan berbeda walau memiliki

SITUASI
informasi dan makna yang sama
didalamnya.
● Untuk itu diperlukan pengambilan
keputusan yang tepat untuk
berkomunikasi dalam berbagai
situasi yang berbeda.
Mendefinisikan Tujuan
Setelah menentukan tujuan spesifik, lakukan pengecekan realistis
mengenai tujuan. Untuk menguji tujuan, dapat menggunakan empat
pertanyaan sebagai berikut:

1. Apakah akan ada perubahan sebagai hasil dari pesan bisnis yang
dibuat?
2. Apakah tujuan yang dibuat realistis?
3. Apakah waktunya tepat?
4. Apakah tujuan dapat diterima oleh organisasi?
Mengembangkan Profil
Audiens
Untuk dapat berkomunikasi dengan efektif pada penerima pesan atau
audiens, berikut langkah untuk menganalisis audiens :

1. Identifikasi audiens utama

2. Menentukan ukuran audiens dan distribusi geografis
3. Menentukan komposisi audiens
4. Mengukur tingkat pemahaman anggota audiens
5. Memahami harapan dan prefensi audiens
6. Prakiraan kemungkinan reaksi audiens
 ULKAN
INFORMA
SI YANG
Teknik untuk memandu
penelitian informasi:

DIBUTUH
1. Pertimbangkan perspektif
audiens
2. Mendengarkan komunitas

KAN 3. Baca laporan dan dokumen

perusahaan
4. Bicara pada supervisors, rekan
kerja, atau customers
5. Minta masukan dari audiens
Memenuhi kebutuhan
audiens
Langkah untuk memenuhi kebutuhan audiens:

● Tanyakan kebutuhan atau permintaan untuk mempersempit fokus.

● Memikirkan kebutuhan informasi yang relevan yang mungkin tidak
ditekankan oleh audiens.
● Melihat situasi yang ada.
Menemukan Fokus Utama
Cara alternatif untuk membantu menemukan ide :

● Free writing

Keuntungan : membungkam kritik batin, dan mengekspresikan ide

ketika ide itu datang

● sketching

Keuntungan : Berpikir secara visual dapat merangsang otak hingga

menciptakan ide hebat
Memenuhi Informasi yang
Dibutuhkan
Cara menguji ketelitian pesan yang akan disampaikan :

● Pendekatan jurnalistik

Periksa apakah pesan mengandung 5W1H

CONTOH: we are exploring ways to reduce our office space leasing costs and
would like your input on a proposed plan in which employees who
telecommute on alternate days could share offices. Please let me know what
you think of this proposal.
Infromasi yang akurat
Informasi yang tidak akurat dapat menyebabkan sejumlah
permasalahan. Maka sebaiknya selalu melakukan pemeriksaan ulang
setiap informasi yang dikumpulkan, berhati hati dengan sumber yang
ditemukan online.

Informasi yang etis

Selain informasi yang tidak akurat, informasi yang tidak etis juga dapat
menyebabkan banyak permasalahan. Untuk itu, selalu bersikap jujur
walau melakukan kesalahan. Jangan takut untuk langsung memperbaiki
hal tersebut.
Informasi yang penting
● Informasi yang bertele tele dapat menyebabkan kerugian. Bukan
bagi penulis saja tapi juga baik audiens. Jadi lebih disarankan untuk
memprioritaskan informasi yang dibutuhkan audiens.
● Jika pemberian informasi memiliki audiens dalam skala yang besar,
identifikasikan dari lokasi, pekerjaan, umur untuk menyesuaikan
cara menyampaian informasi yang tepat dan sesuai.
MEMILIH
MEDIA
DAN Media adalah “bentuk” format
dari sebuah pesan,

SALURAN Saluran adalah “susunan” cara

untuk menyampaikan atau
mengirim pesan.
Pemilihan saluran dan
media
Media komunikasi lisan pribadi
Kelebihan : mendapat feedback lebih cepat, mempermudah
penyelesaian kesalah pahaman dan menegosiasikan makna,
membiarkan ekspresi emosi di balik pesan
Kekurangan : Ada batas jumlah untuk berpartisipasi secara fisik, kontrol
komunikator kurang

Media komunikasi lisan digital

Kelebihan : mendapat feedback lebih cepat (via telepon atau
pembicaraan online)
Kekurangan : dapat menjadi membosankan bagi audiens bila fokusnya
berbeda (podcast, voice message)
Media komunikasi Non lisan tercetak Kelebihan :
penulis dapat merencanakan dan mengontrol pesan, audiens dapat
terjangkau secara geografis, ada catatan permanen dan dapat
diverfikasi. Kekurangan : Peluang feedback terbatas,
membutuhkan lebih banyak waktu dan sumber daya untuk membuat
dan menyebar luaskan, dapat memerlukan keterampilan khusus.

Media komunikasi non lisan secara digital Kelebihan :

pengiriman cepat, dapat menjangkau audiens yang lebih besar secara
geografis, fleksibilitas dalam format, saluran, dan penyusunan pesan.
Kekurangan : jangkauan dan kemampuan dapat terbatasi,
memerlukan konektivitas dari internet dan ponsel, rentan terhadap
masalah privasi dan keamanan, spam.
Media komunikasi visual tercetak

Kelebihan : dapat dengan cepat menyampaikan ide yang kompleks,

dapat mudah dibuat dengan software, mengurangi beban audiens
untuk paham potongan potongan pesan

Kekurangan : membutuhkan keterampilan artistik untuk merancang dan

mencetak, biaya.

Media komunikasi visual digital

Kelebihan : dapat meningkatkan pengalaman bagi audiens,

menawarkan kekuatan persuasif format multimedia

Kekuarangan : potensi waktu, biaya, data, keterampilan yang

dibutuhkan
TANTANGAN KOMUNIKASI
PADA
● Ukuran dan PERANGKAT
resolusi layar SELULER
● Teknologi input
● Keterbatasan Bandwidth, kecepatan, dan konektivitas
● Penggunaan data dan biaya operasional
 Faktor yang perlu
dipertimbangkan saat
memilih saluran dan
1. Kekayaan (Media Richness)

komunikasi
Teori kekayaan media menawarkan kemampuan media untuk

● Menyampaikan pesan melalui lebih dari satu syarat informasi

● Memfasilitasi feedback
● Membangun fokus pribadi
1. Formalitas
2. Urgensi
3. Biaya
4. Preferensi audiens
5. Keamanan dan privasi
MENGORG
ANISASI Organisasi yang baik dapat

INFORMAS
membantu audiens dengan
cara:

I
● Membantu memahami
pesan dengan
● Membantu penerima
menerima pesan
● Menghemat waktu audiens
Mendefinisikan ide utama
Cara mempertimbangkan teknik untuk menghasilkan ide ide kreatif:

● Brainstorming
● Pendekatan jurnalistik
● Tanya Jawab
● Storyteller’s tour
● Mind mapping
Membatasi cakupan Poin
Perlunya membatasi cakupan poin pendukung agar audiens tidak
merasa bosan dan bisa jadi poin yang ingin disampaikan jadi malah
terlewatkan. Walau memiliki pesan yang panjang, batasi jumlah poin
pendukung.

Memilih pendekatan
langsung
Pendekatan atau
langsung : Gagasan utamatidak
- bukti pendukung

langsung
Pendekatan tidak langsung : Bukti - Gagasan utama
Menyelesaikan ide dan
poin
Mulai dengan Ide Utama Dengan adanya ide
atau gagasan utama, membantu merangkum pertimbangan penting
antara penulis dan audiens. Semua hal dalam pesan harus mendukung
ide utama.

Diikuti dengan Poin Poin Pendukung Menyatakan poin

poin yang menjelaskan ide utama secara konkrit. Sesuatu yang bisa
dibayangkan dan diukur.

Didukung dengan Contoh dan Bukti

Pilih contoh dan bukti dengan cermat sehingga semua elemen

mendukung pesan secara keseluruhan tanpa menggaggu atau
membuat audiens bingung.
 Membangun ketertarikan
audiens dengan teknik
storytelling
Alasan mengapa teknik storytelling dapat dipilih adalah karena dengan
bercerita yang terorganisir, membuat pembaca atau pendengar merasa
berada di situasi si pencerita.

Teknik dalam storytelling:

1. Diawali dengan perkenalan

2. Diikuti dengan hambatan yang dilalui
3. Menyelesaikan hambatan dan moral dari cerita
THA
NK
YOU