Topik 4

PENGORGANISASIAN
PESAN BISNIS
Oleh :
Dwiningtyas Padmaningrum
Outline
PESAN BISNIS
PENYEBAB PESAN TIDAK
TERORGANISASI SECARA BAIK :
1. Bertele-tele
2. Memasukkan bahan-bahan yang tidak relevan
3. Menyajikan ide-ide secara tidak logis
4. Informasi penting kadang tidak tercakup dalam pembahasan
POIN DALAM PENGORGANISASIAN
PESAN :
1. Subyek dan tujuan harus jelas
2. Semua infromasi harus berhubungan dengan subyek dan
tujuan
3. Ide-ide harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara logis
4. Semua informasi penting sudah tercakup
1. Mendefinisikan dan Mengelompokkan
ide:
• Mulailah dengan ide pokok
• Nyatakan poin-poin pendukung yang penting
• Ilustrasi dengan bukti-bukti
2. Menentukan urutan dengan Rencana
Organisasional:
a. PENDEKATAN LANGSUNG : sering disebut pendekatan
deduktif (ide pokok diletakkan paling awal dan diikuti
bukti-bukti pendukung) ---- biasanya digunakan bila
reaksi audiens diprediksi positif/menyenangkan
b. PENDEKATAN TIDAK LANGSUNG : sering disebut
pendekatan induktif (bukti diletakkan di awal, baru
diikuti ide pokok) ---- biasanya digunakan apabila reaksi
audiens negative/tidak menyenangkan
 IDE POKOK

POIN PENDUKUNG POIN PENDUKUNG POIN PENDUKUNG

BUKTI BUKTI BUKTI BUKTI BUKTI BUKTI

A B A B A B
JENIS ORGANISASIONAL PESAN :
• DIRECT REQUEST
• PESAN-PESAN RUTIN, GOOD NEWS atau GOODWILL
• PESAN-PESAN BAD NEWS
• PESAN-PESAN PERSUASIF
Ad 1. Direct request :
• Penyampaian langsung pada poin yang dituju
• Berbentuk memo ataupun surat
• Misal : ketertarikan terhadap karakteristik, harga, cara
pembayaran dsb
Ad 2. Pesan Rutin, Good news, Goodwill :
• Penyampaian informasi rutin sebagai bagian dari rutinitas bisnis
--- pesan netral
• Pesan penurunan harga, ucapan selamat, undangan dsb
Ad 3. Pesan Bad News:
• Misal : penolakan surat lamaran, menolak kredit, perampingan
karyawan, penagihan dsb --- potensi mengecewakan audiens
• Biasanya pendekatan tak langsung
• Perlu membukan pikiran audiens dengan persuasi agar dapat
memahami fakta yang ada
Ad 4. Pesan Persuasif :
• Apabila audiens ada potensi tidak tertarik
• Biasanya dengan pendekatan tak langsung
• Misal : penolakan surat lamaran, menolak kredit, perampingan
karyawan dsb --- potensi mengecewakan audiens
Tabel 1. Empat rencana operasional untuk pesan singkat
REAKSI AUDIENS RENCANA PEMBUKA ISI PENUTUP
ORGANISASIONAL

Tertarik Direct request Mulai dengan permintaan Rinci/detail Rasa hormat dan
atau ide pokok adanya tindakan
khusus

Senang Pesan rutin, good Mulai dengan ide pokok Rinci/detail Rasa hormat,
news, goodwill atau good news referensi ke good
news

Tidak senang Bad news, Mulai dengan pernyataan Beri alas an Rasa hormat
pernyataan netral netral, nyatakan bad news rasional dan logis
sebagai transisi ke dan beri saran positif
bad news
Tidak tertarik Pesan persuasif Mulai dengan pernyataan Tumbuhkan Hasrat Perlu tindakan
yang mengundang audiens
perhatian

Sumber : Purwanto, 2006)