Tidak ada seorangpun

yang senang
menyampaikan berita
buruk

Berita baik menyebar

dengan cepat, Berita
buruk menyebar lebih
cepat lagi..
Jadi Keluarlah dan
Hadapilah
 TUJUAN MENGIRIMKAN BAD NEWS
(Bovee, 2007)
1. Menyampaikan berita buruk.
2. Memperoleh penerimaan tentang berita
buruk tersebut.
3. Mempertahankan sebanyak mungkin niat
baik dengan penerima.
4. Mempertahankan citra baik organisasi.
5. Mengurangi atau menghilangkan
kebutuhan korespondensi tentang hal
tersebut di waktu yang akan datang.
 TUJUAN MENGKOMUNIKASIKAN
BAD NEWS (Guffey, Rhodes & Rogin; 2005)

• Penerimaan.
• Citra positif.
• Kejelasan Pesan.
• Proteksi.
STRATEGI PENGORGANISASIAN

1. MENCIPTAKAN AUDIENCE
CENTERED TONE
dengan tujuan:
– Membantu audiens mengerti bahwa bad
news menggambarkan suatu keputusan
yang tegas.
– Membantu audiens mengerti keputusan.
– Membantu audiens agar tetap
memberikan goodwill bagi perusahaan.
2. MEMILIH PENDEKATAN ORGANISASIONAL

• PENDEKATAN TIDAK LANGSUNG

PEMBUKA ALASAN BAD NEWS PENUTUP
Positif,
Pernyataan Penjelasan Nyatakan Bersahabat
Netral Yang logis Bad News menyenangkan
• PENDEKATAN LANGSUNG

BAD NEWS ALASAN PENUTUP

Positif,
Nyatakan Penjelasan Bersahabat
Bad News Yang logis menyenangkan

Digunakan jika:
• Penerima senang to the point.
• Pesan berpengaruh kecil pada penerima.
• Pesan disampaikan secara empati.
 Beberapa pertanyaan dalam memilih
pendekatan untuk pesan negatif
(Bovee, 2007):
• Apakah berita tersebut akan membuat syok?
• Apakah pembaca lebih suka pesan-pesan pendek yang
langsung ke pokok masalahnya?
• Seberapa penting pesan bagi pembaca tersebut?
• Apakah Anda perlu mempertahankan hubungan kerja
yang dekat dengan pembaca pesan?
• Apakah Anda perlu menarik perhatian pembaca?
• Apa gaya yang disukai oleh organisasi Anda?
• Seberapa banyak komunikasi lanjut yang Anda inginkan?
Memilih Kata-Kata Positif
• Saya tidak paham apa • Tolong klarifikasikan
maksud Anda permintaan Anda
• Kerusakan tersebut tidak • Barang tersebut akan
dapat diperbaiki dalam diperbaiki minggu depan
seminggu
 Contoh-Contoh Umum
Pesan-Pesan Negatif
• Mengirimkan pesan negatif tentang masalah bisnis rutin
• Menolak permintaan rutin
• Berita buruk tentang transaksi-transaksi
• Menolak klaim dan permintaan
• Komunikasi dalam krisis
• Menolak permintaan surat rekomendasi
• Menolak lamaran kerja
• Mengirimkan pesan negatif kepada karyawan
• Memberikan penilaian kinerja negatif
• Mengakhiri hubungan kerja
 Bad News tentang Produk
• Kenaikan harga produk.
• Penarikan kembali produk.
• Kadaluwarsa produk.
• Produk rusak atau cacat.
 Terima kasih atas surat anda tertanggal 10 April 2006 yang bermaksud
agar kami mengganti sepatu yang anda pesan dengan model sepatu yang lain.
Perlu anda ketahui bahwa kami menganjurkan kepada konsumen untuk
mencoba mengenakan sepatu yang baru dibelinya untuk berjalan beberapa
saat guna memastikan kesesuaian ukuran dan merasakan kenyamanannya.
Apabila anda menghendaki model dan ukuran yang berbeda, kami segera
mengirimkannya setelah sepatu yang kurang sesuai dikembalikan.
Pada sepatu yang anda kembalikan kami mendapati noda lumpur pada
solnya dan goresan pada haknya. Seandainya sepatu yang anda kembalikan
kami terima tanpa noda tersebut, kami bersedia menggantinya. Oleh karena
itu, dengan menyesal kami tidak dapat memenuhi permintaan anda.
Model Black Stancy merupakan sepatu produk kebanggaan kami
dengan kualitas terbaik yang terjamin terbuat dari kulit pilihan, tahan lama, dan
nyaman dipakai.
Meskipun kami tidak dapat memenuhi permintaan anda, kami harap
anda dapat memahami alasan kami, dan kami berharap anda tetap bersedia
membeli produk-produk kami yang lain pada waktu yang akan datang. Bersama
ini kami sertakan kupon diskon yang dapat anda gunakan apabila anda
membeli sepatu di toko pengecer resmi produk kami.
Poin-poin penting yang harus diperhatikan
dalam mengembangkan pesan negatif
(Bovee, 2007)
• Kelola waktu Anda dengan hati-hati
• Bila masalah telah ditutup, jangan
menyiratkan bahwa masalah tersebut
masih terbuka
• Tawarkan ide-ide alternatif bila mampu
• Jangan menyiratkan bahwa ada bantuan
atau informasi lain mungkin tersedia
padahal sesungguhnya tidak ada
1. Bila tujuan surat Saudara adalah menyampaikan
berita-berita buruk, apakah Saudara harus memberi
saran alternatif pada pembaca Saudara? Mengapa
ya atau mengapa tidak?
2. Jika kebijakan perusahaan berubah, apakah
Saudara menjelaskan perubahan tersebut kepada
para karyawan dan para pelanggan pada waktu
bersamaan, ataukah Saudara harus menjelaskannya
pada para karyawan terlebih dahulu? Mengapa
3. Ketika menggunakan pendekatan tidak langsung
untuk mengumumkan keputusan negatif, apa tujuan
dari menyampaikan alasan Saudara sebelum
menjelaskan keputusan itu sendiri?
 Apakah Anda akan
menyakinkan bos Anda
untuk membuka kantor
baru?

Apakah Anda akan mendorong

pelanggan potensial untuk
mencoba menggunakan
produk Anda?
PERSUASI

Suatu usaha mengubah

sikap, kepercayaan, atau
tindakan audiens untuk
mencapai suatu tujuan.
Tujuan Pesan Persuasif

 Menjual ide/gagasan kepada orang

lain.
 Memberi saran agar prosedur
operasional lebih efisien.
 Mengumpulkan suatu dukungan untuk
kegiatan tertentu, dan
 Meminta bantuan dana bagi
pembiayaan suatu proyek tertentu.
KRITERIA PESAN PERSUASIF

 Mempengaruhi audiens yang

cenderung mempertahankan ide atau
gagasannya.
 Lebih panjang.
 Lebih rinci.
 Tergantung pada perencanaan
strategis yang cukup ketat.
 Langkah-Langkan Menyusun
Pesan Persuasif

I. Analisa Audiens
• Siapa audiensnya?
• Apa saja kebutuhan mereka?
• Bagaimana kredibilitas Saudara sebagai
penyampai pesan dalam mempengaruhi
suatu pesan?
 Langkah-Langkan Menyusun
Pesan Persuasif
II. Pertimbangan Perbedaan Budaya

•Membantu dalam memuaskan

kebutuhan audiens.
•Membantu bagaimana audiens
memandang Saudara.
 Langkah-Langkan Menyusun
Pesan Persuasif
III. Pendekatan Organisasional
Berdasarkan kemungkinan reaksi
audiens terhadap pesan yang
akan disampaikan.
1. Pendekatan tidak langsung (indirect
approach).
2. Pendekatan langsung (direct approach).
1. Menetapkan Kredibilitas

• Kapabilitas untuk dapat dipercaya

orang lain.

• Melalui:
• FAKTA.
• Public Figure yang baik.
• Kemampuan (hardskill & softskill).
• Pengalaman.
2. Kerangka Argumentasi
AIDA
• Attention (Perhatian):
Perkenalkan kepada audiens suatu ide
yang membuat mereka mau mendengar.

• Interest (Minat):
Hubungkan pesan dengan manfaat yang
akan diterima audiens.
• Desire (Hasrat):
Buat audiens mengubah keinginannya
dengan penjelasan.

• Action (Tindakan):
Sarankan tindakan spesifik yang
diinginkan dari audiens.
KOMPONEN PESAN PERSUASIF

• Menarik perhatian.
• Membangun minat.
• Mengurangi penolakan.
• Memotivasi tindakan.
MENARIK PERHATIAN
• Penawaran Bebas.
• Janji.
• Pertanyaan.
• Kutipan.
• Fitur Produk.
• Kesaksian.
MEMBANGUN MINAT
• Daya Tarik Rasional.
• Daya Tarik Emosional.
• Deskripsi Produk.
• Manfaat Pembaca.
• Fakta.
MENGURANGI PENOLAKAN
• Kesaksian.
• Garansi.
• Percobaan Gratis.
• Sampel.
• Tes kinerja.
• Pooling.
MEMOTIVASI TINDAKAN
• Hadiah.
• Insentif.
• Penawaran terbatas.
• Tenggat waktu.
• Garansi.
3. Memilih Daya Pemikat
• Pemikat Emosional.
Nilai, kenyamanan, keamanan, &
penghargaan.
• Pemikat Logika
- Analogi.
- Induksi.
- Deduksi.
• Pertimbangan etika.
Contoh-Contoh

• Permintaan persuasif untuk

melakukan tindakan
• Presentasi persuasif tentang
ide
• Pesan pemasaran dan
penjualan
 Referensi
Bovee, C.L. & Thill, J.V. (2007). Komunikasi
Bisnis. Jilid 1& 2. Edisi Kedelapan.
Indeks:Jakarta.
Guffey, M.E., Rhodes & K., Rogin, P. (2006).
Komunikasi Bisnis: Proses & Produk. Edisi
Keempat. Jakarta: Salemba Empat.
Guffey, M.E., Babcock, B.D. (2008). Essentials of
business communication. Asian Edition
Singapore: Cengage Learning
 Purwanto,D. (2006). Komunikasi Bisnis. Edisi

Ketiga. Jakarta: Erlangga.