KOMUNIKASI BISNIS

GAGASAN PESAN NEGATIF SECARA TERTULIS, LISAN, SISTEMATIS

DAN ETIS

KELOMPOK 4:

1. JUNIAR ANGGA PRATAMA (2007341048) 2. NI

LUH KADEK TIARA YANTI (2007341049) 3. PANDE KADEK
DYAH ANJANI (2007341050) 4. LUH PUTU ARI PURNAMA
YANTI (2007341052) 5. PANDE KADEK MITA DARAYANI
(2007341053)

DIPLOMA III PERPAJAKAN

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS
UDAYANA
2021
A. STRATEGI UNTUK MENYAMPAIKAN BERITA BURUK
Tak seorang pun ingin menjadi pembawa berita buruk. Tidak hanya itu tugas
 umumnya muram fakta bahwa pembaca tidak mungkin akan sangat mudah menerima itu
hanya menambah kesulitan. Namun berkomunikasi Kabar buruknya adalah bagian dari
bisnis sehari-hari. Jika Anda tidak maka Anda tidak bisa menolak permintaan Anda tidak
bisa menangani menolak penawaran Anda tidak dapat menerima atau memberitahu klien
ketika ada masalah terjadi.
Beberapa teknik dapat membantu melunakkan pukulan dari berita buruk
meskipun dan mempekerjakan mereka dalam tulisan Anda harus membantu meringankan
negatif hanya sedikit.
▪ Mulailah dengan sesuatu yang positif. Katakan kabar baik pertama atau
membayar penerima pujian sebelum menyampaikan pesan Anda yang
sebenarnya. Tetap singkat meskipun supaya meningkatkan harapan mereka
sampai tidak perlu.
▪ Tutup positif. Setelah memulai positif dan memberikan berita buruk
menutup komunikasi dengan nada positif. Ini bantal pesan negatif di antara
dua positif efektif mengurangi dampaknya.
▪ Jadilah empati. Berempati dengan penerima memahami posisi mereka dan
menyimpannya dalam pikiran ketika Anda sedang menulis. Tidak ada yang
dapat Anda lakukan tentang berita buruk tapi Anda dapat menunjukkan
simpati untuk meringankan efek negatif.
▪ Memberikan alasan. Tidak pernah memberikan pesan buruk tanpa alasan
yang menyertainya. Orang ingin tahu mengapa dan dalam kasus ini mereka
biasanya layak.

B. TEKNIK UNTUK MENYAMPAIKAN SERITA BURUK SECARA SENSITIF ❖

Pilih Pendekatan Terbaik • Pendekatan langsung
Jika penerima memahami tentang kemungkinan adanya berita negatif,
ketika Anda tahu pembaca pesan adlah orang yang lebih menyukai menerima
berita yang buruk terlebih dahulu.
• Pendekatan tidak langsung
Ketika berita tersebut kemungkinan akan menimbulkan syok bagi
penerimanya, dan jika Anda ingin mempertahankan hubungan yang baik
 dengan penerima.

❖ Untuk Pendekatan Tidak Langsung, Buka Pesan Degan Sebuah Penyangga

Positif
• Buat landasan yang sama dengan penerima.
• Berikan penyampaian hormat kepada penerima pesan.
• Jangan meremehkan keprihatinan pembaca pesan.
• Jangan menyesatkan pembaca sehingga ia berpikir bahwa berita yang akan
datang adalah berita positif.

❖ Berikan Alasan Dan Informasi Tambahan

• Alasan ini ditambahkan ke dalam pesan, hanya jika diperlukan.
• Hindari penjelasan ketika alasan-alasan tersebut sangat rahasia, sangat rumit,
atau tidak relevan dengan pembaca.
• Sesuaikan jumlah detail pesan tambahan, agar sesuai dengan situasi dan
penerima yang bersangkutan.

❖ Nyatakan Berita Buruk dengan Jelas

• Nyatakan berita buruk tersebut sepositif mungkin, gunakan kata-kata yang
bijak, dan hindari penulisan secara bertele-tele.
• Beri alternative pemecahan masalah yang dapat Anda berikan, dan jangan
menyiratkan vahwa ada bantuan lain yang mungkin tersedia, apdahal
sesungguhnya tidak.
• Tekankan pada apa yang dapat dan sudah Anda kerjakan, bukan pada apa yang
tidak dapat dan tidak mau Anda kerjakan.
• Bila respon Anda mungkin berubah di waktu yang akan datang, jelaskan
kondisi tersebut kepada pembaca pesan.

❖ Tutup Pesan Dengan Catatan Positif

• Ekspresikan harapan terbaik tanpa secara keliru mengubah pesan itu menjadi
pesan positif.
 • Beri dukungan positif terhadap perusahaan penerima pesan di waktu yang akan
datang.
• Pertahankan pandangan positif di waktu yang akan dating

C. MENOLAK PERMINTAAN RUTIN

Permintaan rutin dapat datang dari kelompok-kelompok atau individual di luar
maupun di dalam organisasi. Ketika Anda tidak mampu mengabulkan
permintaanpermintaan tersebut, tantangan komunikasi Anda yang utama adalah
memberikan respon negative yang jelas tanpa menimbulkan perasaan negative, atau
merusak reputasi Anda atau perusahaan Anda.
Sebab pada kenyataannya, tidak semua permintaan baik dari luar maupun dalam
perusahaan, dapat Anda penuhi. Dan jangan sekali-sekali mengatakan “ya” atas sebuah
permintaan, padahal dalam diri Anda, Anda tidak yakin, bahkan mengetahui bahwa Anda
tidak mampu melakukannya, begitu juga bagi perusahaan Anda terhadap semua pihak di
luar maupun di dalam perusahaan

D. MENYAMPAIKAN PESAN BURUK KEPADA KONSUMEN

Setiap dari kita juga tidak lagi dari melakukan kesalahan. Namun melakukan
kesalahan yang sama berulang kali adalah satu kebodohan. Jadi kita perlu belajar dari
kesalahan yang telah kita lakukan. Jika anda menghadapi situasi yang mana memerlukan
anda menyampaikan berita buruk kepada pelanggan. Ikuti 4 langkah ini.
1. Terangkan masalah yang dihadapi dengan terperinci. Terangkan juga apa
impak masalah ini kepada pelanggan tersebut. Penerangan ini mestilah
diterangkan dengan baik mengikut sudut pandangan pelanggan anda.
2. Kenal pasti penyelesaian yang berkesan. Berikan pelanggan anda beberapa
pilihan yang baik supaya pelanggan anda masih mempunyai ruang untuk tidak
rugi.
3. Kongsi baik dan buruk setiap alternatif yang diberikan. Beritahu juga risiko
yang bakal dihadapi bagi setiap pilihan penyelesaian yang diberikan.
4. Bertanggunjawab atas segala kesalahan yang dilakukan. Tunjukan kepada
pelanggan anda bahawa anda sanggup bertanggungjawab dan tidak lari dari
 masalah. Ini termasuk anda perlu menawarkan pulangan balik wang atau ganti
rugi

E. MENYAMPAIKAN BERITA BURUK DALAM DUNIA KEBUDAYAAN LAIN

Dalam hubungannya dengan proses budaya komunikasi yang ditujukan kepada
orang atau kelompok lain adalah sebuah pertukaran budaya. Dalam proses tersebut
terkandung unsur-unsur kebudayaan, salah satunya adalah bahasa, sedangkan bahasa
adalah alat komunikasi. Dengan demikian, komunikasi juga disebut sebagai proses
budaya.
Koentjaraningrat (dalam Nurudin, 2004) menyatakan kebudayaan adalah
keseluruhan gagasan dan karya manusia yang harus dibiasakannya dengan belajar, beserta
keseluruhan dari hasil budi dan karyanya. Dari definisi tersebut layak diamati bahwa
dalam kebudayaan itu ada; gagasan, budi dan karya manusia; gagasan dan karya manusia
itu akan menjadi kebudayaan setelah sebelumnya dibiasakan dengan belajar. Memandang
kebudayaan hanya dari segi hasil karyanya adalah tidak tepat. Demikian juga melihat
sesuatu hanya dari gagasan manusia juga terlalu sempit. Dengan kata lain, kebudayaan
menemukan bentuknya jika dipahami secara keseluruhan.
Paling tidak kebudayaan mempunyai wujud sebagai berikut :
1) wujud sebagai suatu kompleks gagasan, konsep dan pikiran
manusia;
2) wujud sebagai suatu kompleks aktivitas; dan 3) wujud
sebagai benda.
Melihat wujud kebudayaan tentu secara operasional bisa dilihat dari isi
kebudayaan yang sering disebut sebagai cultural universal meliputi :
a) Peralatan dan perlengkapan hidup manusia (pakaian, perumahan, alat
rumah tangga, senjata alat produksi, transpor);
b) Mata pencaharian hidup dan sistem-sistem ekonomi (pertanian,
peternakan, sistem produksi, sistem distribusi);
c) Sistem kemasyarakatan (sistem kekerabatan, organisasi politik, sistem
hukum dan sistem perkawinan);
d) Bahasa (lisan maupun tertulis);
 e) Kesenian (seni rupa, seni suara, seni gerak);
f) Sistem pengetahuan;
g) Religi (sistem kepercayaan).
Komunikasi adalah salah satu wujud kebudayaan. Sebab, komunikasi hanya bisa
terwujud setelah sebelumnya ada suatu gagasan yang akan dikeluarkan oleh pikiran
individu. Jika komunikasi itu dilakukan dalam suatu komunitas, maka menjadi sebuah
kelompok aktivitas (kompleks aktivitas dalam lingkup komunitas tertentu). Dan pada
akhirnya, komunikasi yang dilakukan tersebut tak jarang membuahkan suatu bentuk fisik
misalnya hasil karya seperti sebuah bangunan. Dengan kata lain, komunikasi bisa disebut
sebagai proses budaya yang ada dalam masyarakat.
CONTOH SURAT PENOLAKAN PEMESANAN
CONTOH SURAT PEMUTUSAN HUBUNGAN KERJA
CONTOH SURAT PERMOHONAN KERJASAMA
CONTOH KASUS
Pada malam rombongan ingin bertolak ke China, salah seorang peserta mengajak saya
untuk makan malam bersama.Peserta ini adalah seorang Kapten bersara dari Sabah. Beliau telah
terbang dari Sabah ke KL semata-mata untuk menyertai Rombongan Memborong ke China.
Sewaktu makan malam tersebut, beliau memberikan saya kad nama beliau. Setelah meneliti kad
nama ini saya tersedar bahawa nama ini agak asing bagi saya dan sebenarnya saya terlupa untuk
membeli tiket penerbangan untuk beliau.
Selesai makan malam, Kapten itu bertolak ke Airport. Saya segera menghubungi adik
saya yang telah pun berada di China. Dia juga berkata dia tidak pernah membeli tiket
penerbangan atas nama ini.Keadaan menjadi sangat serabut dalam kepala saya. Bagaimana untuk
saya beritahu hal ini kepada Kapten tersebut? Jika diberitahu mungkin akan dimarahi.Setelah
berfikir sejenak, kemudian saya nekad membuat keputusan untuk berterus terang.Saya menelefon
Kapten tersebut yang telahpun berada di Airport. Saya terangkan hal yang sebenar, bahawa saya
terlupa membeli tiket penerbangan itu.Saya memberitahu juga saya tak dapat membelinya tiket
penerbangan untuk malam ini.
Tiket penerbangan yang ada pun hanyalah untuk petang keesokannya.Dan saya beritahu,
jika beliau bersetuju, saya akan booking bilik Hotel di Airport untuk beliau dan menanggung
segala kos lain yang berkaitan. Jika beliau tidak bersetuju, saya akan pulangkan balik duit yang
telah dibayar beserta ganti-rugi.Saya terangkan, jika beliau sampai di China dengan penerbangan
keesokannya, saya akan arahkan seorang dari staff kami di China untuk mengambil beliau di
Airport dan menguruskan segala hal lain yang berkaitan.
Setelah mendengar semua ini, Kapten tersebut menjawab dengan nada yang tenang, “OK,
tak ada masalah. Kamu tak perlu belanja hotel untuk saya sebab saya check-out awal tadi dan
saya masih boleh gunakan bilik hotel itu sehingga tengahari esok”Fuhhhh…. Lega rasanya hati
ini apabila mendapat maklum balas seperti ini. Alhamdulillah.Kapten itu bertolak keesokan
petangnya dan sangat gembira dengan rombongan ke China itu.Terima kasih saya ucapkan
kepada Kapten itu. Dan pengajaran yang kita dapat ambil di sini ialah 1. Kena buat checklist
untuk setiap tugasan supaya tidak ada tugasan yang terlepas. 2. Pastikan anda mengikuti 4
langkah di atas apabila menyampaikan sesuatu berita buruk kepada pelanggan anda.
F. DAFTAR PUSTAKA
Sutapa, Nyoman. 2009. Denpasar, Bali. Pesan Negatif. Tersedia pada
[https://www.scribd.com/]. Diakses pada 20 November 2021.