PERENCANAAN

PESAN-PESAN
BISNIS
Tujuan Pembelajaran

1. Menjelaskan tiga tahapan dalam proses komposisi

2. Mengetahui tujuan penulisan pesan-pesan bisnis

3. Menjelaskan pentingnya analisis audiens

4. Menjelaskan bagaimana memenuhi kebutuhan informasi audiens

5. Melakukan seleksi saluran dan media komunikasi

2
Pemahaman Proses Komposisi
1. Perencanaan
2. Pengorganisasian
3. Revisi

3
 Penentuan Tujuan
Mengapa Tujuan Harus Jelas
a. Keputusan untuk meneruskan pesan
b. Keputusan untuk menanggapi audiens
c. Keputusan untuk memusatkan isi pesan
d. Keputusan untuk menetapkan media yang akan
digunakan
 Tujuan Komunikasi Bisnis

“ ▪
▪
▪
Memberi informasi
Melakukan Persuasi
Melakukan Kolaborasi

Kolaborasi
Tinggi

Partisipasi Audiens
Persuasi
Menengah

Informasi
Rendah

Rendah Menengah Tinggi 5

Pengendalian Komunikator
Cara Menguji Tujuan

▪ Apakah tujuan tersebut realistis?

▪ Apakah waktunya tepat?
▪ Apakah orang yang mengirimkan pesan
sudah tepat?
▪ Apakah tujuannya selaras dengan tujuan
organisasi perusahaan?
6
Analisis Audiens
Siapa mereka, bagaimana pemahaman atau
pengetahuan mereka, latar belakang usia,
pendidikan, jenis kelamin mereka,
bagaimana minat mereka, dan apa yang
ingin mereka ketahui.

7
Cara mengembangkan Profile Audiens

1. Menentukan ukuran dan komposisi audiens

2. Siapa audiensnya

3. Reaksi audiens

4. Tingkat pemahaman audiens

5. Hubungan komunikator dengan audiens

8
Cara memuaskan audiens akan kebutuhan
informasi

1. Temukan/cari apa yang diinginkan oleh audiens

2. Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan

3. Berikan semua informasi yang diperlukan

4. Pastikan bahwa informasinya akurat

5. Tekankan ideu-ide yang paling menarik bagi audiens

9
Cara memuaskan kebutuhan
motivasional audiens

Memberikan argumentasi yang bersifat

rasional.
Contoh, jika seorang pemohon pinjaman
harus mengurangi jumlah pinjaman yang
telah ada sebelumnya menambah
pinjaman baru yang lebih besar,
komunikator dapat menggunakan
argumentasi sebab-akibat untuk
menjelaskan bahwa penambahan jumlah
pinjaman akan sangat berbahaya bagi
kepercayaan yang telah diberikan 10
Teknik Brainstorming:
1. Story Teller’s tour
2. Random List
3. CFR worksheet
4. Journalistic approarch
5. Question and answer chain

11
Pembatas Cakupan

Penyadian informasi rutin kepada audiens yang

telah kita kenal hendaknya mengunakan kata kata
singkat, cara tersebut dapat membangkitkan rasa
hormat (respect) Ide-ide pokok yang disampaikan
haruslah mudah dimengerti dan diterima audiens

12
Seleksi Saluran dan Media

Komunikasi Lisan
(Kemampuan memberikan
feedback dengan segera)
Komunikasi Tertulis
(Mempunyai perencanaan
dan mengendalikan pesan
pesan dalam tulisan)

13
Cara mengembangkan Profile Audiens

1. Menentukan ukuran dan komposisi audiens

2. Siapa audiensnya

3. Reaksi audiens

4. Tingkat pemahaman audiens

5. Hubungan komunikator dengan audiens

14
Komunikasi Lisan dan Terulis
Komunikasi Lisan
Adanya keinginan feedback segera dari audiens
Pesan relative sederhana dan mudah diterima
Tidak memerlukan catetan permanen
Mengumpulkan audiens lebih mudan dan
ekonomis
Adanya interaksi dalam memecahkan masalah
Media Komunikasi Lisan
Percakapan secara langsung
Telepon dan surat suara
VoIP
Audiotape dan videotape
Telekonferensi dan konferensi video
Komunikasi Tertulis
Tidak memerlukan feedback segera
Pesan sangat rinci, kompleks dan memerlukan
perencanan hati-hati
Memerlukan catatan permanen
Adanya keinginan mencapai audiens yang lebih
luas
Meminimasi distorsi penyampaian pesan
Media Komunikasi Tertulis
Surat-surat, memo, laporan, proposal
Email
Surat Reguler dan khusus
15
Faksimile
THANKS!
Any questions?

16