Komunikasi Bisnis

Chap 4 Perencanaan dan Pengorganisasian Pesan

Bisnis

Politeknik Murni Sadar

• merupakan suatu langkah strategis
bagi pencapaian tujuan suatu
organisasi secara menyeluruh, dan
merupakan salah satu faktor
keberhasilan komunikasi.
 Dalam perencanaan pesan
bisnis akan ditentukan apa
yang akan dikomunikasikan
Tahap pertama dlm perencanaan suatu pesan bisnis
adalah memikirkan maksud atau tujuan komunikasi.

♫ Tujuan komunikasi bisnis

(informing),

(persuading),

(Collaborating)
♫ Penentuan tujuan akan
menentukan seberapa seberapa
tingkat partisipasi audience yang
diharapkan dan tingkat
pengendalian yang dimiliki
dalam memberikan pesan.
Berapa jumlah dan bagaimana
komposisi audience
Siapa audience
Reaksi audience

Bagaimana tingkat pemahaman

audience
Bagaimana hubungan
komunikator dengan audience
a. Temukan apa yang ingin diketahui oleh
penerima

b. Mengantisipasi pertanyan yang tidak

dinyaatakan Masukkan informasi tambahan yg
mungkin bermanfaat walaupun penanya tidak
secara khusus memintanya.

c. Berikan semua informasi yang dibutuhkan

Uji kelengkapan dengan memastikan dokumen
Anda menjawab semua pertanyaan penting :
 Perhatikan contoh surat
perrmintaan informasi di bawah ini:

Saya baru pulang dari liburan

menyenangkan di Hawaii.
Akan tetapi, pagi ini saya
baru menyadari sepatu kulit
berwarna hitam favorit saya
hilang. Saya mengira sepatu
tersebut tertinggal di
Hotel Hawaii Sands.
Tolong periksa dalam kamar
barang – barang yang tertinggal
dan tolng beri tahu
saya apakah Anda dapat
menemukan sepatu saya
yang hilang.
 Pastikan dokumen anda memenuhi uji
kelengkapan yaitu menjawab pertanyaan

1. Nyatakan dengan spesifik

2. Cakup semua pemikiran yang penting
3. Pastikan informasinyaa aktual
4. Berkomunikasilah secara etis.
Menyajikan informasi yg
diperlukan dalam format yg
enak dibaca akan
membantu pembaca
memahami pesan anda.
Beberapa jenis pesan bertujuan utk memotivasi
audience utk mengubah perilaku mereka.
Muncul kendala=> resistance to change audience
Untuk mengatasi kendala tsb.
Topik dan ide pokok adalah hal yg berbeda.

subyek pesan yang

Topik adalah
luas.

Ide pokok adalah pernyataan tentang

suatu topik.
 Saluran Media
Percakapan langsung, telepon,

Interview, pertemuan
a. Lisan kecil,seminar,teleconference,
Workshop, program pelatihan,
Pidato, presentasi.
b. Tertulis Surat, Memo, Laporan,
proposal,fax, e-mail,
Saluran lisan terbaik apabila
1. Anda menginginkan umpan balik
langsung dari penerima
2. Pesan ana relatif sederhana dan
mudah diterima
3. Anda tidak memerlukan catatan
permanen.
4. Anda dapat mengumpulkan pendengar
dengan mudah dan ekonomis
5. Anda ingin mendorong interaksi utk
memecahkan masalah atau mencapai
keputusan
Saluran Tertulis Terbaik Apabila
1. Anda tidak memerlukann umpan balik
langsung
2. Pesan terinci, kompleks dan
memerlukan perencanaan seksama
3. Anda membutuhkan catatan
permanen yang dapat dibuktikan
4. Anda mencoba menjangkau penerima
dalam jumlah banyak dan tersebar secara
geografis
5. Anda ingin meminimalkan distorsi yg
terjadi jiika pesan disampaikan secara
lisan dari oang ke orang.
 Pemilihan Saluran dan Media

• Media pada saluran  Media pada saluran

Lisan: Tertulis:
– Percakapan tatap muka  Surat, Memo, Laporan,
(pidato, rapat, seminar, Proposal.
konferensi).  Electronic Mail (e-mail).
– Telepon, voice mail  Telepon (SMS)
– Radio, Televisi, Komputer  Komputer
– Pita audio dan video  Faks
– Teleconference  Telegram
– Video Conference  Pos Biasa dan Khusus
 Kekayaan Media
SEMAKIN KAYA

Tatap Wajah

Telepon/e-mail

Surat, Memo

Selebaran

SEMAKIN MISKIN