LSP Teknisi Akuntansi Ahli

MELAKUKAN KOMUNIKASI BISNIS

KODE: M.692000.004.02
 Mempersiapkan komunikasi bisnis

Media
Komunikasi

Non Elektronik Elektronik

 Pengertian Komunikasi
• Pengertian komunikasi ini paling tidak
melibatkan dua orang atau lebih, dan
proses pemindahan pesannya dapat
dilakukan dengan menggunakan cara-cara
berkomunikasi yang biasa dilakukan oleh
seseorang melalui lisan, tulisan, maupun
sinyal-sinyal nonverbal.
• Bentuk kumunikasi
1. Komunikasi antarpribadi
2. Komunikasi lintas budaya
3. Komunikasi bisnis
 Bentuk Dasar Komunikasi Verbal #1
• Membuat dan mengirim surat pengantar barang ke suatu
perusahaan
• Membuat dan mengirim surat teguran atau peringatan kepada
nasabah yang menunggak pembayarannya
• Membuat dan mengirim surat penawaran barang kepada
pihak lain.
• Membuat dan mengirim surat konfirmasi barang kepada
pelanggan.
• Membuat dan mengirim surt pemesanan barang (order)
kepada pihak lain
• Membuat dan mengirim surat pengaduan kepada pihak lain
• Membuat dan mengirim surat permintaan barang kepada
pihak lain.
 Bentuk Dasar Komunikasi Verbal #2
• Membuat dan mengirim surat penolakan kerja
• Membuat dan mengirim surat penerimaan kerja.
• Membuat dan mengirim surat kontrak kerja kepada pihak lain.
• Membuat dan mengirim surat pemberitahuan ke media
massa.
• Membuat dan mengirim surat pengumuman ke media massa.
• Membuat dan mengirim informasi lowongan kerja ke media massa.
• Membuat dan mengirim surat ucapan terima kasih kepada mitra
kerja bisnis suatu perusahaan
• Membuat dan mengirim surat ucapan berduka cita/belasungkawa
kepada mitra kerja bisnis suatu perusahaan.
• Membuat dan mengirim surat penuntutan kepada mitra bisnis
suatu perusahaan.
 Bentuk Dasar Komunikasi Verbal#3
• Membuat dan mengirim surat edaran ke media massa.
• Memberi informasi kepada pelanggan yang meminta informasi tentang
produk-produk baru.
• Berdiskusi dalam suatu kerja tim (teamwork)
• Melakukan wawancara kerja dengan pelamar kerja di suatu perusahaan.
• Mengadakan pengarahan (briefing) untuk staf karyawan dalam suatu
perusahaan
• Melakukan negosiasi dengan pelaku bisnis lain
• Mengadakan pelatihan manajemen kepada para manajer operasional/lini
bawah.
• Melakukan presentasi proposal tentang pengembangan perusahaan di
hadapan tim penguji.
• Melakukan konferensi jarak jauh melalui komputer (teleconfevence) dengan
perusahaan/pihak lain.
• Melakukan chatting dengan teman sejawat di Internet.
 Komunikasi Nonverbal
• Menggertakkan gigi untuk menunjukkan kemarahan (dalam bahasa
Jawa disebut (getem-getem)
• Mengerutkan dahi untuk menunjukkan sedang berpikir keras.
• Gambar pria atau wanita yang dipasang di pintu masuk toilet untuk
menunjukkan kamar sesuai dengan jenis kelaminnya
• Berpangku tangan untuk menunjukkan seseorang sedang melamun
• Tersenyum dan berjabat tangan dengan orang lain untuk mewujudkan
rasa senang, simpati dan penghormatan
• Membuang muka untuk menunjukkan sikap tidak senang atau antipati
terhadap orang lain.
• Menggelengkan kepala untuk menunjukkan sikap menolak atau
keheranan.
• Menganggukkan kepala untuk menunjukkan tanda setuju atau OK
• Berbicara dengan mengambil jarak agak menjauh untuk menunjukkan
bahwa lawan bicaranya belum begitu dikenal dengan baik (asing)
 Komunikasi Nonverbal
• Menutup mulut dengan telapak tangan untuk menunjukkan suatu
kebohongan.
• Telapak tangan yang terbuka untuk menunjukkan kejujuran.
• Tangan mengepal untuk menunjukkan penuh percaya diri.
• Gerakan kaki dan tangan secara tidak teratur, bagaikan orang yang
kedinginan, yang menunjukkan bahwa seseorang sedang grogi
• Seseorang mengirimkan seuntai bunga kepada teman yang meraih
sukses bisnis untuk menunjukkan rasa simpati dan ucapan selamat atas
kesuksesan yang diraih
• Asbak di atas meja tamu untuk menunjukkan bahwa tamu diperbolehkan
merokok
• Simbol dilarang merokok yang terpasang di ruang tamu untuk
menunjukkan bahwa tamu dilarang merokok.
• Ruang tunggu sebuah bank tanpa tempat duduk untuk menunjukkan
bahwa para nasabah akan dilayani dengan cepat tanpa harus menunggu
lama.
• Pentingnya Komunikasi Nonverbal
– tidak terencana dan terstruktur
– memiliki pengaruh yang lebih besar
dari komunikasi verbal
contoh ketika atasan marah, ceria dll
 Tujuan Komunikasi Nonverbal
1. Memberikan informasi.
2. Mengatur alur suatu percakapan
3. Mengekspresikan emosi
4. sifat, melengkapi, menentang, atau
mengembangkan pesan- pesan verbal
5. Mengendalikan atau mempengaruhi orang lain
6. Mempermudah tugas-tugas khusus, misalnya
memberi contoh cara mengayunkan tongkat
golf yang baik dan benar
Proses Komunikasi
 IDENTIFIKASI AUDIENS
Analisis audiens merupakan proses pemeriksaan
seluruh faktor objektif/empiris yang berkaitan dgn
komunikan.
Audiens bisa individu atau organisasi.
Tujuan: mengidentifikasi kebutuhan audiens dan
memprediksi reaksinya terhadap pesan

Kegiatan dalam analisis audiens meliputi;

• Mengembangkan profil audiens
• Memenuhi kebutuhan informasi audiens
• Memuaskan kebutuhan motivasional audiens

Metode yg dapat digunakan untuk analisis audiens

adalah pengamatan/observasi, wawancara, survei
 Mengembangkan Profil Audiens
1. Menentukan ukuran dan komposisi audiens
besar kecilnya dan homogin tidaknya audiens akan
menentukan bentuk dan format penulisan pesan
2. Mengenali audiens utama
Kenali dan pastikan orang yg paling berpengaruh
atau bertindak sebagai pengambil keputusan.
3. Menentukan tingkat pemahaman audiens
Memprediksi kemampuan serap audiens
4. Memperkirakan reaksi audiens
Untuk menghidari kritik dan perdebatan pesan
bisnis perlu dilengkapi argumentasi yg didukung
bukti yg memadai dan diakhiri kesimpulan dan
rekomendasi.
 Anda Perlu Ketahui Mengenai
Penerima Pesan
Analize : Siapa pihak penerima pesan?

Understand : Bagaimana pengetahuan penerima mengenai subjek?

Demographics : Berapa umur, Jenis kelamin, Pendidikan penerima?

Interest : Apa yang menarik perhatian penerima?

Environment : Apakah penerima bersahabat atau bermusuhan?

Needs : Informasi apa yang diperlukan penerima?

Customize : Bagaimana penyesuaian pesan yang diperlukan?

Expectation : Apa yang diharapkan penerima?

 PEMILIHAN SALURAN DAN
MEDIA
Ide-ide dapat disampaikan lewat dua saluran yaitu
saluran lisan dan tertulis.
Saluran mana yang digunakan tergantung pada tujuan
pesan,waktu, formalitas dan harapan audiensnya.

Masing-masing saluran memiliki beberapa jenis media

yang dapat dipilh seperti; surat, surat elektronik, telepon,
faximile, buletin.
 Saluran Komunikasi lisan
Komunikasi lisan dapat digunakan apabila:
• Diperlukan umpan balik secara langsung dari
penerima
• Pesan relatif sederhana dan mudah dimengerti
• Tidak membutuhkan catatan permanen
• Penerima dapat dikumpulkan dengan mudah dan
ekonomis
• Ingin mendorong interaksi untuk pemecahan
masalah dan pengambilan keputusan.
 Saluran Komunikasi Tertulis
Komunikasi tertulis dapat digunakan apabila:
• Tidak diperlukan umpan balik secara langsung
• Pesan terperinci dan kompleks
• Memerlukan perencanaan yang seksama
• Memerlukan catatan yg permanen
• Penerima dalam jumlah yang banyak
• Penerima sulit dijangkau karena tersebar secara
geografis
• Ingin meminimalkan distorsi.
 MEMBUAT PESAN BISNIS
• Surat adalah : lembaran kertas yang memuat
bahan komunikasi/informasi yang
disampaikan oleh satu pihak kepada pihak
lain, baik atas nama pribadi maupun atas
nama organisasi/kantor.
• Pesan bisnis atau sering disebut dengan surat
niaga adalah: surat yang dikeluarkan oleh
badan–badan atau perusahaan–perusahaan
dalam rangka menjalankan usahanya.
 Proses penulisan pesan bisnis
1. Merencanakan pesan bisnis
2. Menulis pesan bisnis
3. Menyelesaikan pesan bisnis

Media yang paling banyak digunakan dalam

komunikasi tertulis :
• Surat
• Memo
• Laporan dan Proposal
kerangka surat bisnis
 Kriteria penulisan efektif
1. Clarity (kejelasan)
2. Completeness (kelengkapan)
3. Conciseness (ketepatan/ringkas)
4. Correctness (penulisan yang benar)
5. Concreteness (konkret)
6. Consideration (dengan pertimbangan)
7. Courtesy (keramahan dan santun)
 Strategi Komunikasi yang Efektif
• Ketahui mitra bicara (audience)
• Ketahui tujuan
• Perhatikan konteks
• Pelajari kultur
• Pahami bahasa
 Faktor-faktor yang Mempengaruhi
Komunikasi Efektif
• Faktor Pengetahuan.
• Faktor Pengalaman
• Faktor Intelegensi.
• Faktor Kepribadian
• Faktor Biologis
 Pertimbangan non Verbal

• Cara berpakaian
• Tempat
• Waktu
 Komunikasi ke Atas
1. Memberi informasi berharga untuk pembuatan keputusan.
2. Memberitahu penyelia kapan bawahan siap menerima
informasi.
3. Mendorong keluh kesah muncul ke permukaan sehingga
penyelia tahu apa yang mengganggu mereka.
4. Menumbuhkan apresiasi dan loyalitas kepada organisasi
dengan memberi kesempatan kepada pegawai untuk
mengajukan pertanyaan dan menyumbang gagasan.
5. Mengizinkan penyelia untuk menentukan apakah
bawahannya memahami apa yang diharapkan dari aliran
informasi ke bawah.
6. Membantu pegawai mengatasi masalah pekerjaan mereka.
 Komunikasi ke Bawah
1. Informasi tentang bagaimana melakukan pekerjaan.
2. Informasi tentang dasar pemikiran untuk melakukan
pekerjaan.
3. Informasi tentang kebijakan dan praktik organisasi.
4. Informasi tentang kinerja pegawai.
5. Informasi untuk mengembangkan rasa memiliki tugas
(sense of mission)
 Ciri-ciri komunikasi yang efektif :
1. Langsung (to the point, tidak ragu menyampaikan pesan)
2. Asertif (tidak takut mengatakan apa yang ingin dikatakan apa yang
yang diinginkan dan mengapa)
3. Congenial (ramah dan bersahabat)
4. Jelas (hal yang disampaikan mudah dimengerti)
5. Terbuka (tidak ada pesan dan makna yang tersembunyi)
6. Secara lisan (menggunakan kata-kata untuk menyampaikan
gagasan dg jelas)
7. Dua arah (seimbang antara berbicara dengan mendengarkan)
8. Responsif (memperhatikan keperluan dan pandangan orang lain)
9. Nyambung (menginterprestasi pesan dan kebutuhan orang lain
dengan tepat)
10. Jujur (mengungkapkan gagasan, perasaan, dan kebutuhan yang
sesungguhnya)
Ciri-ciri komunikasi lisan yang
tidak efektif:
1. bertele-tele
2. Pasif
3. Antagonis
4. Kritis
5. Tersembunyi
6. Tidak secara lisan alias non verbal
7. Satu arah
8. Tidak responsif
9. Tidak nyambung
10. Tidak terus terang
Kiat-kiat Komunikasi yang Efektif
 Langsung
 Asertif
 Congenial
 Jelas
 Terbuka
 Secara lisan
 Dua arah
 Responsif
 Nyambung
 Jujur
MELAKSANAKAN KOMUNIKASI BISNIS
PROFESIONAL
• Komunikasi Melalui Telepon
• Komunikasi Melalui Surat
• Komunikasi Melalui Surat Elektronik