BUSINESS COMMUNICATIONS

Sidang Video 1.

 Komunikasi adalah proses memindahkan maklumat dan bermakna antara penghantar dan
penerima.

 Mengapa komunikasi adalah penting?

 Untuk succed dalam kerjaya / perniagaan.
 Globalisasi & kepelbagaian tenaga kerja.
 Nilai maklumat perniagaan
 teknologi
 Struktur dan gaya kepimpinan organisasi
 kerja berpasukan

 Kepentingan komunikasi
 Untuk mendapatkan mesej clear- dari kedua-dua pihak.
 Sebahagian daripada kita, mempunyai latar belakang yang berbeza:
1. Cuba untuk memahami pendengar kami.
2. Kita perlu memastikan bahawa orang lain memahami kata-kata yang datang
dari mulut kita.
3. Mengetahui perkataan -same tetapi makna yang berbeza

 Keuntungan komunikasi yang efektif

 Internal - bertukar-tukar idea dalam sesebuah organisasi.
 External - membawa maklumat ke dalam dan keluar dari organisasi

 Kebaikan komunikasi perniagaan yang berkesan:

 Peluang untuk mempengaruhi perbualan dan persepsi orang lain (mesej jelas /
memujuk).
 Keupayaan untuk menyelesaikan masalah dengan lebih cepat.
 Keputusan yang lebih baik / pulangan yang lebih tinggi.
 Membuat keputusan yang lebih kukuh.
 Peningkatan produktiviti (maklumat yang boleh dipercayai).
 Kepuasan yang lebih baik / sambutan yang baik.
 Mengatur, idea-idea meluahkan berkesan
 Dapat mendengar dengan penuh perhatian kepada orang lain
 berkomunikasi yang berkesan
 meningkatkan kepekaan
 Bangunan Kemahiran Comunication Perniagaan (memahami expections dari exployers):
 Dapat menyusun idea dan maklumat secara logik.
 Aktif mendengar daripada orang lain
 Berkomunikasi dengan cara yang bertamadun
 Meningkatkan kepekaan dan sensitiviti antara budaya tempat kerja
 Menguruskan masa dengan bijak
 Gunakan sumber-sumber dengan cekap

 Bagaimana berkomunikasi dengan lebih efektif;

Meningkatkan nilai maklumat perniagaan oleh:
1. Persaingan wawasan-tahu pesaing anda
2. Memahami keperluan pelanggan
3. Gunakan "penonton berpusat-pendekatan" (p.65)
4. Peraturan-peraturan dan garis panduan

 Halangan dalam Komunikasi;

1. Bunyi dan gangguan.
2. Pesanan bersaing (tidak dapat menyampaikan mesej).
3. Penapis-mesej yang disekat.
4. Kerosakan Channel (server komputer mungkin terhempas).

 Komunikasu berkesan dalam Team

kelebihan
 Maklumat dan pengetahuan meningkat.
 Kolam luas mungkin bakat, pelbagai lebih luas bakat pekerja.
 Peningkatan kepelbagaian pandangan yang lebih luas-idea, pandangan, membantu
syarikat memahami pasaran yang lebih baik dengan pelbagai pasaran, yang lebih
inovatif, kelebihan strategik.
 Penerimaan peningkatan penyelesaian.
 Tahap prestasi yang lebih tinggi.

Kelemahan
 Challenge in intercultural communication
 Problem in fostering cooperation and harmony among them
 Hidden agendas
 Cost.
 “Groupthink”-p. 93

 Kriteria Team yang efektif

 Kumpulan dinamik-menghargai perbezaan budaya yang memberi kesan komunikasi
dan dapat menghantar dan menerima mesej merentasi sempadan budaya
 Andaikan peranan pasukan
 Menilai orang lain secara adil
 Menyelesaikan konflik:
1. tingkah laku proaktif
 2. keterbukaan
3. Fleksibiliti

 Mengatasi rintangan dalam komunikasi

1. Ekspres pemahamannya- menerangkan dan menawarkan jaminan.
2. Membawanya keluar ke terbuka berbincang dan mencari penyelesaian.
3. Menilai orang lain fairly- memberikan\

 Collaborative writing/bertulis kerjasama

1. Pilih rakan usaha sama (kelab) dengan berhati-hati.
2. Bersetuju mengenai matlamat projek.
3. Beri masa pasukan anda untuk bon.
4. Menjelaskan semua orang / tanggungjawab individu.
5. Terangkan proses (memastikan semua orang memahami proses dari awal hingga
akhir).
6. Pastikan alat yang diperlukan bersedia dan boleh didapati.
7. Semak proses secara berkala.

 Efficient meeting/Mesyuarat cekap

1. Pastikan perbincangan di landasan yang betul.
2. Ikut dipersetujui peraturan.
3. Menggalakkan penyertaan-tanya yang tenang untuk mendapatkan pandangan
mereka.
4. Mengambil bahagian secara aktif.
5. Tutup mesyuarat yang berkesan-merumuskan objektif dan mengaturkan kerja-kerja
susulan.

 Type of listening
1. Mendengar-memahami kandungan dan mengekalkan maklumat daripada
penceramah / mesej.
2. Mendengar kritikal:
 Cuba untuk memahami, menilai makna mesej dari segi logik, niat, mata yang
berkaitan.
 Akan bertanya soalan untuk meneroka pandangan.
1. Empati mendengar-memahami perasaan, keperluan orang yang bercakap itu dan
mahu (menghargai mata).
2. Aktif mendengar membuat usaha untuk tidak menonton televisyen penapis / berat
sebelah.
 Understanding the listen process
1. Menerima-mendengar mesej dan mengakui ia.
2. Penyahkodan-menyerahhakkan mesej kepada jangkaan anda, keperluan, peranan.
3. Mengingati-kedai untuk pemprosesan masa depan.
4. Menilai Menilai dan memohon kepada pemikiran kritis.
5. Menjawab Menilai, kemudian bertindak balas.

 Type of non verbal communication

1. ekspresi wajah
2. Gerak Isyarat dan postur
3. ciri-ciri vokal
4. penampilan diri
5. sentuh
6. Masa dan ruang.

 Perbezaan budaya
1. konteks budaya
 budaya konteks tinggi - kurang komunikasi lisan contohnya Negara-negara Asia.
 budaya-konteks rendah -rely lanjut mengenai komunikasi lisan contohnya
negara-negara barat seperti Amerika Syarikat.
2. Perbezaan undang-undang dan etika
3. perbezaan sosial
4. Perbezaan bukan lisan
5. perbezaan umur
6. Jantina
7. agama
8. Keupayaan

 Bagaimana untuk mengatasi perbezaan budaya?

1. Berat sebelah-mengubah cara anda berfikir, kurang berat sebelah.
2. Merawat orang dengan cara yang mereka mahu dilayan.
3. Berhati toleransi, fleksibiliti, dan rasa hormat.
4. Mengamalkan kesabaran dan mengekalkan rasa humor.
5. Mengkaji budaya lain / bahasa.
6. Membantu orang lain untuk memahami / menyesuaikan diri dengan budaya anda.
7. Elakkan andaian / pertimbangan

 Mengatasi halangan dalam komunikasi pelbagai budaya

1. Mendapatkan tanah bersama.
2. Menghantar dan menerima mesej tanpa penghakiman.
3. Menghormati perbezaan budaya.
4. Belajar bahasa lain / budaya.
5. Tulis dengan jelas: -
 Dengan berhati-hati memilih perkataan.
 secara ringkas
  Elakkan slanga
 Elakkan merujuk kepada budaya popular.

Sidang Video 2: Understanding the Three-Step Writing Process (Chapter 4,5,6)

 Mengapa kita perlu memahami proses penulisan?
1. Berkomunikasi secara berkesan dengan ramai orang dari latar belakang yang berbeza.
2. Cara kita berkomunikasi akan mempunyai kesan yang berbeza pada orang yang berbeza.
3. Cara orang menerima dan mentafsir mesej mungkin berbeza di antara orang-orang
dengan latar belakang yang berbeza.

Bab 4- Mesej Perancangan Perniagaan

 Untuk membuat mesej berjaya / kuat untuk memenuhi keperluan penonton dan
menyerlahkan kemahiran anda sebagai seorang profesional perniagaan, anda memerlukan 3
proses:
 pelan
 tulis
 lengkap

 perancangan
1. Menganalisis keadaan.
2. Mengumpul maklumat.
3. Pilih medium yang tepat untuk menyampaikan mesej anda (lisan, bertulis, visual / slaid).
4. Menyusun maklumat (menentukan idea utama anda).
5. Menyesuaikan diri dengan penonton anda.
6. Peruntukkan masa anda.
7. Karang mesej dengan memilih kata-kata yang kuat
Nota: Skipping perancangan sering mewujudkan kerja tambahan kemudian dalam proses.

 penulisan
1. Masukkan semua maklumat yang.
2. Fikirkan tentang gaya penulisan yang betul.
3. Karang untuk menyampaikan mesej.
4. Membuat tujuan yang jelas untuk memenuhi keperluan penonton (apa yang anda
berharap untuk mencapai, penonton, dan tahap pemahaman penonton).
5. Gunakan ayat yang kreatif.
6. Walaupun mengarang mesej, menjadikannya menarik, memilih perkataan yang betul /
yang menarik.
7. Berkumpul maklumat yang diperlukan

 melengkapkan
1. Selepas menulis draf 1, membacanya.
2. Semak untuk tatabahasa, tanda baca, dan format.
3. Menilai kandungan.
4. Re-tulis, mengedit untuk menjadikannya ringkas dan jelas.
5. Mengoreksi dan menghasilkan mesej.
 Nota: Mengoptimumkan masa anda. Rancang dengan bijak mis Perancangan 50%, 25% dan
bertulis lain 25% melengkapkan mesej.

 Recap: Peraturan dalam Proses Penulisan

1. Kiraan Kesan pertama !!
2. Mengambil tindakan-mengumpul maklumat, aturkan.
3. Jelas menyatakan / mata anda idea utama.
4. Pastikan ia jelas dan mudah difahami.
5. Menyampaikan mesej dengan cara yang cekap.
6. Gunakan kata-kata yang kuat (menulis dari hati anda).
7. Tahu penonton anda.

 Memilih medium yang betul

1. Sederhana adalah satu bentuk yang anda pilih untuk menyampaikan pesanan.
2. Pilih medium terbaik komunikasi.
3. Keberkesanan untuk menyampaikan mesej.
4. Urgency- memilih media tersebut dengan bijak untuk menyampaikan mesej yang cepat.
5. Segi kos bergantung kepada bajet anda atau belanjawan syarikat.

 4 jenis medium
1. media lisan
2. media bertulis
3. media visual
4. mel elektronik

 Medium
1. Media lisan: bersemuka perbualan, wawancara, ucapan, persembahan, dan mesyuarat.
2. Media bertulis: memo, laporan, e-mel, blog, dan mesej segera.
3. Media Visual: televisyen, radio, surat khabar dan internet.
4. Media elektronik: video dan rakaman audio, slaid persembahan, CD, podcast dan Skype.

 Memilih medium yang betul

1. Penonton preferences- skop dan lokasi penonton contohnya orang di Jerman mungkin
lebih suka jenis media yang berbeza berbanding dengan Jepun.
2. Apabila mendekati penonton, anda perlu membuat keputusan sama ada untuk memilih
pendekatan secara langsung atau tidak langsung:
 Pendekatan secara langsung - penonton lebih mudah menerima (bermula
dengan idea utama kemudian bukti sokongan) dan
 Pendekatan tidak langsung - penonton ragu-ragu (bermula dengan bukti
pertama, kemudian membina kes anda, dan idea utama).
3. Membina minat pembaca dengan teknik bercerita untuk menyampaikan mesej.

 Mobile Communication/ komunikasi mudah alih

 Teknik-teknik komunikasi telah dibangunkan dan telah berkembang dengan pesat.
 Komunikasi dipertingkatkan.
  Tingkatkan produktiviti pekerja.
 Peningkatan produktiviti perniagaan.

 Audience/penonton
1. Kenal pasti penonton utama (menangani kebimbangan pembuat keputusan utama).
2. Tentukan saiz penonton.
3. Lihatlah taburan geografi.
4. Kajian penonton komposisi (persamaan / perbezaan penonton).
5. Tahap persefahaman (bergantung kepada latar belakang penonton).

 skop
1. Skop adalah julat maklumat anda hadir untuk menyokong idea utama anda.
2. Panjang mesej.
3. Masa.
4. Pendekatan-langsung atau tidak langsung.
Nota: Mesti dapat menyampaikan perkara utama

Bab 5- Penulisan Mesej Perniagaan

1. Tentukan tujuan anda dan membangunkan profil untuk penonton anda.
2. Peka dengan keperluan penonton.
 Memahami kepentingan penonton, harapan, hasrat dan pilihan.
 Etika baik. Sopan (mengelakkan menyinggung perasaan pesanan untuk memupuk
persekitaran yang berjaya).
 Elakkan diri negatif atau menyampaikan mesej negatif.
 Penekanan kepada aspek-aspek positif.
 Gunakan bahasa berat sebelah bebas yang berkaitan dengan jantina, ethinicity, bangsa,
umur, atau hilang upaya.
 Hantar mesej tanpa penghakiman.
 Mendapatkan tanah bersama.

4. Mewujudkan kredibiliti anda untuk mendapatkan rasa hormat daripada penonton anda.
5. Memainkan peranan penting dalam membina dan mengekalkan hubungan positif dengan
penonton.
6. Menyesuaikan diri dengan penonton dengan mengawal gaya dan nada, menggunakannya
dengan cara yang mesra.
7. Elakkan ayat yang kompleks.
8. Pilih perkataan konkrit dalam menyampaikan mesej.
9. Sensitif dengan keperluan penonton.
10. Membina hubungan hadirin.
11. Mengawal gaya dan nada anda.
12. Memilih perkataan yang kuat untuk mesej.
13. Mengarang ayat yang berkesan.
14. Menulis bersatu, perenggan yang koheren.
15. Menggunakan teknologi untuk mesej format
 16. Mengelakkan klise (frasa yang begitu umum) atau perkataan yang bergaya.
17. Gunakan ayat yang berkesan.
18. Semak kesilapan tatabahasa.
19. Gunakan teknologi untuk mengarang / membentuk mesej (auto-pembetulan, fail merge,
nota hujung, nota kaki, jadual kandungan, dan indeks).

 amalan Etika
 respect/hormat
 diplomasi
 Tactfulness

Bab 6- Melengkapkan Mesej Perniagaan

1. Menyemak mesej.
2. Menilai draf pertama (kandungan, gaya, nada).
3. Ambil masa untuk memperbaikinya melalui semakan.
4. Menilai kandungan.
5. Edit untuk kejelasan dan untuk menjadikannya lebih padat (pembaca boleh memahami
mesej anda dengan tepat dan berkesan).
6. Jadikan ia sesuai untuk penonton / sesuai dengan keinginan mereka.

 Melengkapkan Mesej Perniagaan

1. Mencari jalan untuk mendapatkan mesej mencari dan berhubung dengan mereka.
2. Menggunakan format yang betul cth Format APA.
3. Meningkatkan kebolehbacaan.
4. Tambah tajuk dan sub-tajuk.
5. Mengoreksi mesej anda.
 Contoh peperiksaan Berterusan
1. Adalah "groupthink" cara pasukan membantu organisasi untuk berjaya dan
mengapa?
2. Terangkan secara ringkas cara terbaik untuk mengkritik atau sesuatu yang betul
atau seseorang di tempat kerja anda.
3. Terangkan SATU unsur penting etiket e-mel asas dan mengapa?
4. Namakan alat komunikasi perniagaan dan bagaimana ia menafsirkan temuduga?
5. Apa yang penting apabila menguruskan apa-apa jenis temuduga?
6. Apa yang boleh halangan / (s) yang dihadapi oleh ditemu duga itu?
7. Bagaimana anda membina hubungan melalui menulis?
8. Menyatakan enam strategi yang boleh digunakan untuk menghasilkan cadangan
yang memberi impak dan terangkan secara ringkas setiap satu daripada mereka.
Sidang Video 3; Part 3: Electronik, Social, and Visual
Bab 7: Electronic Media
 Perlu memilih medium yang bijak (memaksimumkan potensi / kesan dan mengurangkan
kelemahannya).

 Bandingkan kekuatan dan kelemahan pihak media yang ada.

 Contoh media elektronik:

1. E-mel
2. Mesej segera (IM)
3. teks mesej
4. kandungan web
5. Cast Podcasting-pod, panggilan persidangan
6. rangkaian sosial
7. Laman perkongsian maklumat dan media
8. wiki
9. Blogging dan microblogging
10. Video Online - You Tube

 Mesej dicetak?
1. Membuat kesan yang formal
2. Ikut keperluan undang-undang untuk memberikan maklumat
3. Menonjol dari banjir mesej elektronik
4. Perlu menawarkan selamat, tidak berubah-ubah, rekod tetap.

 Mod ciptaan untuk Media Elektronik

1. Gunakan pendekatan perbualan
2. Terbuka untuk pendapat dan maklum balas
3. Menyediakan maklumat, mengadakan tempat utama
4. Menyediakan kuantiti yang luas rujukan
5. Catat kemas kini berguna

 E-Mail
1. Satu bahan utama untuk syarikat-syarikat
meluas
2. Apabila menulis e-mel, kita perlu mengambil kira:
3. kualiti keseluruhan
4. isu undang-undang
5. Kerahsiaan (privasi)
6. keselamatan rangkaian
7. Kebersihan E-mel (bersih dan selamat)
Kelemahan: Mudah untuk menghantar mesej bernilai rendah kepada berbilang penerima
 Three-Step E-Mail Process
1. Planning
 Pastikan setiap mesej yang mempunyai, tujuan yang berkaitan dengan
perniagaan yang sah
 Amalan Etika e-mel:
Bilangan mesej
pesanan perlu
penerima pelbagai
2. Writing
 Rasmi / tidak rasmi
 Untuk menarik perhatian penonton, membuat baris subjek bermaklumat
 Bertujuan untuk berkualiti tinggi
 Kandungan mesej Kawalan
3. Completing
 menyemak semula
 melahirkan
 proofreading
 menandatangani
 mengedarkan

 Benefit of IM;
1. tindak balas pantas
2. kos dikurangkan
3. aspek perbualan
4. ketersediaan Wide
Kelemahan: virus keselamatan masalah-komputer, rangkaian penyusupan, kepekaan.

 Podcasting
1. Apakah proses rakaman audio atau video dan mengedarkan mereka dalam talian.
2. Boleh digunakan untuk menyampaikan pelbagai jenis audio dan video.
3. Menyesuaikan proses 3 langkah untuk Podcasting.

 Podcasting Channel
1. Adalah satu siri rakaman biasa pada tema yang konsisten, yang direka untuk
penonton awam yang lebih luas.
2. Kandungan: memberikan tumpuan kepada tinjauan masa, peralihan dan ulasan.
Bab 8: Social Media
 Menulis Strategi Media Sosial
1. Gunakan pendekatan perbualan
2. Menulis secara tidak rasmi tetapi tidak berhati-hati
3. Tulis tajuk ringkas, spesifik dan bermaklumat
4. Melibatkan diri, terus terlibat
5. Gunakan promosi secara tidak langsung
6. Telus dan jujur
7. Berfikir sebelum anda pos!

 Komunikasi perniagaan menggunakan rangkaian sosial

1. Menyepadukan tenaga kerja syarikat
2. kerjasama Foster
3. membina komuniti
4. Bersosial jenama dan syarikat-syarikat

 Blogging
1. Sebuah jurnal dalam talian dengan mudah updatable; pendek untuk weblog.
2. apabila blog
 Gunakan gaya peribadi dan suara yang sahih
 Menyampaikan maklumat baru dengan cepat
 Pilih topik yang menarik bagi penonton
 Menggalakkan penonton untuk menyertai perbualan

 Microblogging
Adalah perubahan pada blog di mana mesej mendadak terhad kepada bilangan yang tertentu
(contohnya Twitter)

 Aplikasi perniagaan blogging

1. Pengurusan projek dan komunikasi pasukan
2. berita Syarikat
3. sokongan pelanggan
4. Perhubungan awam dan perhubungan media
5. merekrut
6. Dasar dan isu-isu
7. komunikasi krisis
8. penyelidikan pasaran
Bab 9: Visual Media
 Kuasa Images
1. Meningkatkan mesej teks
2. Gantikan mesej lisan
3. Menyampaikan maklumat kompleks
4. Pegang perhatian orang ramai
5. Berkomunikasi dengan pelbagai khalayak
6. Menyampaikan maksud connotative

 Evolusi Visual dalam Komunikasi Perniagaan

1. teknologi
2. kemahiran penonton
3. Jangkaan

 Memilih Mata kepada Gambarkan

 5 C reka bentuk visual
1. jelas
2. lengkap
3. ringkas dan padat
4. Bersambung
5. Memaksa

 Memilih Visual untuk Membentangkan Data Anda

1. Data dan maklumat
2. Konsep dan idea-idea
3. Menghasilkan dan Mengintegrasikan Visual
 penciptaan
 integrasi
 Pengesahan

 Carta-carta
1. Line chart- menggambarkan trend masa ke masa atau plot hubungan dua atau lebih
pembolehubah.
2. Carta Permukaan (carta kawasan) - adalah satu bentuk carta talian dengan kesan
kumulatif.
3. Kuantiti carta bar -portrays oleh ketinggian atau panjang bar segi empat tepat itu.

4. Pictogram-carta yang menggambarkan data sebagai simbol dan bukannya

perkataan / nombor.
5. Garis masa chart- carta yang menunjukkan berapa banyak masa yang diperlukan
untuk menyelesaikan tugasan dalam sesuatu projek.
6. Gantt chart- jenis yang paling terkenal carta garis masa
 7. Pie carta bulat carta yang menunjukkan bagaimana bahagian keseluruhannya
diedarkan.
8. Kelas-maklumat grafik istimewa gambarajah yang boleh menyampaikan kedua-dua
data, konsep / idea.
9. Tabur diagram- juga dikenali sebagai rajah XY, plot titik data diskret, dengan satu
pembolehubah bersama x dan y paksi.
10. Bubble rajah-grafik yang meluaskan idea rajah berselerak kepada tiga pembolehubah

Bab 10: Writing Routine and Positive Messages

1. Beri perhatian kepada nada
2. Andaikan penonton anda akan mematuhi
3. Khusus

 Strategi untuk Mesej Rutin dan Positif

1. Mulakan dengan idea utama
2. Menyediakan butiran yang diperlukan dan penjelasan
3. Berakhir dengan yang rapat sopan
4. Geran tuntutan dan permintaan untuk pelarasan
5. Memberikan cadangan dan rujukan
6. Maklumat rutin saham (kemas kini projek)
7. Beritahukanlah baik (untuk mengekalkan hubungan baik)
8. Memupuk muhibah (tawaran takziah, menghantar mesej penghargaan / ucapan
selamat)

Bab 11: Writing Negative Messages

 5 matlamat berbeza apabila anda perlu untuk menyampaikan maklumat negatif:
1. Untuk menyampaikan berita buruk.
2. Untuk mendapat penerimaan untuk berita buruk.
3. Untuk mengekalkan sebanyak muhibah yang mungkin.
4. Untuk mengekalkan imej baik untuk organisasi anda.
5. Untuk mengurangkan / menghapuskan keperluan untuk surat-menyurat masa
hadapan mengenai perkara itu

 Menggunakan Pendekatan langsung untuk Mesej Negatif

1. Buka dengan pernyataan yang jelas tentang berita buruk
2. Memberikan sebab dan maklumat tambahan
3. Tutup dengan nada yang menghormati

 Menggunakan Pendekatan tidak langsung untuk Mesej Negatif

1. Buka dengan penampan (nada neutral).
2. Teruskan dengan pernyataan yang jelas tentang berita buruk
3. Bantuan pembaca menyediakan berita buruk dengan mengemukakan sebab-
sebab ia pertama.
4. Bantuan pembaca menerima keadaan.
5. Tutup pada nada hormat
  Menolak Tuntutan dan Permintaan untuk Pelarasan
1. Elakkan daripada menggunakan apa-apa jenis bahasa kesat.
2. Memberikan maklumat yang tepat, berpegang kepada fakta.
3. Jangan biarkan kemarahan motivasi kepada mesej.
4. Dapatkan nasihat penasihat undang-undang syarikat anda jika perlu
5. Berkomunikasi secara jujur.
6. Menekankan keinginan untuk hubungan yang baik pada masa akan datang.

 Menolak Permohonan Kerja

1. Memilih pendekatan yang berhati-hati.
2. Buka dengan ungkapan sopan.
3. Menyampaikan berita yang sopan dan ringkas.
4. Tidak menyatakan mengapa pemohon tidak dipilih.
5. Tutup dengan mencadangkan alternatif

 Memberi ulasan prestasi negatif

Tujuan utama adalah untuk meningkatkan prestasi pekerja oleh:
1. Menekankan dan menjelaskan keperluan pekerjaan
2. Memberi maklum balas pekerja
3. Membangunkan pelan tindakan

 menamatkan Pekerjaan
1. Jelas membentangkan sebab.
2. Pilih kata-kata anda dengan teliti.
3. Ikut polisi syarikat dan garis panduan undang-undang.
4. Mengurangkan perasaan negatif.
5. Menyampaikan surat penamatan itu sendiri jika mungkin.

Bab 12: Writing Persuasive Messages

Gunakan Proses Tiga-Langkah untuk Mesej Pemujukan:
1. Perancangan: -define tujuan
 Menganalisis keadaan
 mengumpul maklumat
 Pilih sederhana
 Menyusun maklumat yang

2. Bertulis- untuk menggalakkan tindak balas yang positif kepada mesej persuasif.
 Menyesuaikan diri dengan penonton anda
 Karang mesej

3. Melengkapkan-menilai kandungan
 Menyemak semula mesej (kejelasan dan ringkas)
 Menghasilkan mesej
 Mengoreksi mesej
 mengedarkan
 Strategi untuk Mesej Pemujukan Perniagaan
1. Gunakan pendekatan tidak langsung
2. Dalam membentuk hujah-hujah, anda perlu menggunakan AIDA model p. 368:
 perhatian
 Faedah
 keinginan
 tindakan

 Mengimbangi rayuan
 Appeals- emosi menyeru perasaan penonton dan simpati.
 Appeals- logik menyeru hujah dan bukti contohnya analogi, induksi, potongan.

Peperiksaan-60 soalan
Komunikasi
kecekapan kebudayaan
Blog
carta
microblog
Podcasting
ulasan prestasi
soalan tertutup
model AIDA
 BAB 1 : DEFINISI KOMUNIKASI

DEFINISI KOMUNIKASI - Proses menghantar dan menerima maklumat melalui

mesej-mesej secara lisan atau bukan lisan.

Komunikasi juga merupakan pertukaran maklumat melalui mesej di antara

individu ataupun secara berkumpulan samada secara luaran atau dalaman.

KOMUNIKASI PERNIAGAAN - Ialah proses penyampaian dan penerimaan data atau

maklumat yang diperlukan organisasi samada komunikasi dalaman ataupun
luaran.

Komunikasi yang berkesan dapat memberikan gambaran baik terhadap penghantar

dan juga memberi imej yang positif ke atas organisasi.

Komunikasi yang efektif dalam sesebuah perniagaan adalah penting bagi

pekerja kerana ia boleh meningkatkan keyakinan, prestasi, imej positif dan
kenaikan pangkat. Manakala bagi organisasi, ianya dapat meningkatkan moral
pekerja, produktiviti dan imej positif.

TUJUAN KOMUNIKASI

1. Bertujuan menyebarkan atau menyampaikan maklumat, perintah, desakan,

amaran, nasihat, cadangan, pengajaran, muhibbah/nama baik dan sebagainya.

2. Bertujuan memberitahu apa yang patut diketahui iaitu maklumat yang

releven dan berguna.
TEORI AWAL KOMUNIKASI

Komunikasi boleh berlaku dalam beberapa bentuk iaitu KOMUNIKASI SEHALA &
KOMUNIKASI DUA HALA

1. KOMUNIKASI SEHALA

 Berlaku antara satu pihak sahaja.

 Tiada interaksi berlaku antara penghantar dengan penerima tetapi tindakbalas daripada
penerima boleh berlaku.

2. KOMUNIKASI DUA HALA

 Berlaku antara kedu-dua pihak.

 Wujud interaksi dan tindakbalas antara penghantar dengan penerima

EVOLUSI KOMUNIKASI
1. Zaman Awal Peradaban Manusia

 Manusia berkomunikasi dengan menggunakan bahasa isyarat, pergerakan dan bunyi.

 CONTOH : Menghentakkan kepala ke pokok atau benda keras menunjukkan perasaan sedih,
marah dan geram.

2. Zaman Pertengahan Peradaban Manusia

 Manusia mula gunakan gambar, bahasa yang sekata serta bahasa isyarat yang lebih mudah
difahami.
 Manusia juga sudah mula berhias untuk menarik hati pasangan.

 CONTOH : Lukisan di pintu gua, bahasa yang seragam seperti menangis menunjukkan sedih
dan ketawa menunjukkan gembira.

3. Zaman Moden

 Manusia mula mencipta bahasa dan menggunakan tulisan atau huruf.

 Sistem perhubungan semakin berkembang.

 Mempercepatkan lagi penyampaian maklumat.

 Menjadi lebih jelas dan berkesan kerana maklum balas diperolehi dengan cepat.

 CONTOH : Penciptaan telefon, fax, komputer, internet.

JENIS-JENIS KOMUNIKASI

 Formal - Komunikasi yang mengandungi unsur formaliti (mematuhi format, gaya penulisan
atau percakapan, nada suara) yang telah dipersetujui oleh awam/orang ramai.

 Tidak Formal - Mengandungi unsur - unsur tidak formal (tiada format gaya penulisan,
percakapan, nada suara yang perlu dipatuhi)

 Lisan - Komunikasi dengan pertuturan (percakapan dan penggunaan bahasa tertentu) dan
komunikasi tanpa pertuturan (seperti ton suara, pitching, lontaran vokal bermesej - ooo..,
emm.., ek..)

 Bukan Lisan - Tanpa melibatkan pertuturan bagi menyampaikan atau menerima mesej
(contoh melalui tulisan, bahasa isyarat mata atau tangan)

 Komunikasi secara individu.

 Komunikasi secara berkumpulan.

Komunikasi formal boleh berlaku secara bukan lisan atau bertulis (seperti
suara, minit mesyuarat, memo) dan lisan (seperti mesyuarat, bengkel,
seminar) dan ditujukan kepada individu atau kumpulan tertentu.

Komunikasi bukan formal juga boleh berlaku dalam bentuk bukan lisan atau
bertulis (seperti surat, pesanan ringkas) dan lisan (seperti mesyuarat
tidak rasmi, berbual, teguran)

KELEBIHAN KOMUNIKASI PERNIAGAAN

 Dapat membina imej yang baik kepada penutur / penghantar dan organisasi.
 Berupaya memastikan kesinambungan atau kelangsungan perniagaan.

 Mewujudkan perniagaan peringkat antarabangsa.

 Merangsang dan memotivasikan pekerja.

 Maklumat yang tepat dan berguna dapat disampaikan di dalam mesej perniagaan.

 Mampu memujuk penerima untuk melakukan atau bertindakbalas mengikut keinginan

penghantar

BAB 2 : PROSES-PROSES KOMUNIKASI

Proses komunikasi juga boleh digambarkan seperti berikut :
  Penghantar akan menghantar mesej kepada penerima menggunakan saluran atau media
yang tertentu.

 Mesej yang ingin disampaikan akan diterjemahkan (enkod) ke dalam bentuk lisan atau bukan
lisan supaya boleh diterjemahkan semula (dekod) oleh penerima.

 Seterusnya penerima akan memberikan maklumbalas (feedback) kepada penghantar

menggunakan saluran/media yang bersesuaian.

ELEMEN-ELEMEN DI DALAM KOMUNIKASI PERNIAGAAN

1. Penghantar (Sender)

 Merupakan peserta dalam proses komunikasi di mana beliau menghantar mesej-mesej

kepada penerima.

 Mempunyai kemahiran konseptual terhadap organisasi dan memahami keperluan

perniagaan.

 Selalunya mempunyai jawatan atau taraf yang lebih tinggi dan telah diberi tanggungjawab
untuk melaksanakan misi perniagaan.

 Kredibiliti penghantar juga penting kerana ia menentukan tahap anggapan penerima

terhadap penghantar dari segi keupayaan atau kebolehpercayaan.

2. Mesej (Message)

 Samada dalam bentuk bertulis, lisan atau bukan lisan yang ingin disampaikan kepada
penerima.

 Mesej disampaikan untuk tujuan tertentu seperti untuk memberitahu, memujuk,

menerangkan polisi atau peraturan terkini.

3. Saluran (Channel)

 Merupakan perantara yang digunakan oleh penghantar untuk berkomunikasi dengan

penerima.

 Samada dalam bentuk lisan atau bukan lisan seperti bertemtang mata/bersemuka, talian
telefon, sidang video, menulis surat, memo dan laporan.

4. Penerima (Receiver)

 Individu/kumpulan yang menerima mesej oleh penghantar.

  Boleh terdiri daripada pelanggan, masyarakat, institusi kewangan, pesaing, kerajaan.

 Penerima selalunya akan membuat ramalan atau pra-penilaian terhadap idea-idea dan
perasaan yang boleh mempengaruhi maklumbalas mereka.

5. Maklumbalas (Feedback)

 Terdiri daripada mesej-mesej (lisan dan bukan lisan) yang menunjukkan reaksi kepada mesej
yang dikomunikasikan.

 Berdasarkan maklumbalas, penghantar mengetahui samada untuk mengubah atau

menghentikan komunikasi kerana penerima akan memberitahu apa yang mereka rasa
(seperti tanya soalan, senyum, menguap)

6. Keadaan/Situasi/Konteks (Contex)

 Merujuk kepada situasi atau tempat di mana komunikasi tersebut berlaku.

 Semua faktor-faktor yang memberi kesan kepada perjalanan meseej termasuklah

persekitaran dan budaya.

HALANGAN KOMUNIKASI

Boleh menyebabkan salah faham dan kekeliruan serta komunikasi tergendala

atau terus terhenti.

1. Penghantar

 Kurang membuat persediaan dari segi bahan dan tidak mengetahui taraf penerima/audien.

 Kurang berkemahiran dan tidak mahir menggunakan perkataan.

 Personaliti yang tidak menarik seperti cepat naik marah, intonasi suara yang negatif dan
berkelakuan kasar.

 Membuat pandangan pertama yang tidak baik seperti tidak menggunakan pakaian yang
sesuai, teragak-agak menyampaikan mesej dan tidak menunjukkan sikap ramah.

 Tidak membuat semakan semula terutama jika mesej yang disampaikan berbentuk penulisan
(seperti ejaan yang salah)

 Kurang mahir menggunakan bahasa yang sesuai terutama jika penerima hanya memahami
satu bahasa sahaja.
2. Penerima

 Tidak ada minat untuk mendengar atau membaca mesej. Penerima mungkin lari atau
berhenti daripada menerima mesej.

 Masalah dalam memberi penumpuan terutama apabila lebih daripada satu mesej
disampaikan dalam satu masa.

 Penerima memilih untuk mendengar apa mereka suka sahaja.

 Kurang memberi maklumbalas dan menyebabkan penghantar membuat andaian yang

penerima tidak boleh menerima mesej yang disampaikan.

3. Mesej

 Tahap penumpuan yang rendah atau tidak tersusun, keadaan intonasi dan bahasa yang tidak
sesuai serta kesilapan teknikal boleh menyebabkan masalah.

 Terlalu banyak 'you knows' atau 'aaaa' akan mengurangkan kesan terhadap mesej yang
disampaikan.

 Tulisan buruk, kertas kotor dan tidak mengikut format penulisan menyebabkan mesej sukar
difahami.

4. Saluran

 Gangguan bunyi bising  (ketawa atau jeritan kuat) menghalang penghantaran mesej dan
boleh mengubah maksud asal mesej.

 Dalam penulisan seperti penggunaan kertas comot atau dakwat yang kurang jelas.

5. Maklumbalas

 Keadaan yang tidak menggalakkan perbincangan seperti sesebuah organisasi yang tidak
membenarkan pekerja memberi pendapat atau pandangan.

 Pekerja yang takut kehilangan pekerjaan akan berhenti daripada memberi maklumbalas.

6. Keadaan/Situasi/Kontek
  Gagal untuk memahami budaya dan bahasa yang berbeza boleh menimbulkan salah faham.

 Maklumat yang terlalu banyak (information overload) disebabkan oleh keadaan persekitaran
yang berubah dan penggunaan teknologi yang semakin canggih.

BAB 3 : KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI (INTERNAL COMMUNICATION)

 Boleh berlaku dalam bentuk lisan dan bukan lisan antara individu dengan individu atau
kumpulan.

 Bertujuan untuk mendapatkan maklumat bagi memudahkan sesuatu aktiviti atau projek.

 Juga bertujuan memberi maklumat tentang polisi atau peraturan dalam organisasi.

 Maklumat disampaikan mengikut aliran komunikasi berdasarkan hirarki dalam carta

organisasi.

JENIS-JENIS KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

Terbahagi 2 iaitu secara FORMAL dan TIDAK FORMAL.

Bentuk komunikasi formal adalah komunikasi yang dilakukan secara rasmi

dalam organisasi oleh pihak pengurusan organisasi mengikut struktur/carta
organisasi. Ianya boleh berlaku seperti 3 aliran berikut :
SALURAN DAN GAYA KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

Dalam organisasi, komunikasi berlaku menggunakan saluran atau corak

rangkaian yang wujud secara FORMAL atau TIDAK FORMAL :

i. FORMAL

a. Rantai (Chain) - Maklumat bergerak dari atas ke bawah dan dari bawah ke
atas.
b. Roda (Wheel) - Komunikasi antara ketua dengan 4 orang subordinat/pekerja
bawahan yang kemudiannya memberi laporan kepada pihak atasan.

c. Bulatan (Circle) - Membenarkan ahli-ahli berinteraksi sesama sendiri dan

bukan dengan orang luar.

d. Semua-saluran (All-channel) - Komunikasi berlaku antara ahli-ahli

daripada semua kumpulan.
e. Y (Y) - Komunikasi terhad antara pekerja dan penyelia sahaja.

ii. TIDAK FORMAL

Komunikasi yang dilakukan secara tidak formal dan kadangkala ianya lebih
berkesan daripada saluran formal. Saluran komunikasi dalaman yang tidak
formal ialah buah mulut (grapevine) dan terdiri dari beberapa jenis :

a. "Single-strand grapevine" - Maklumat bergerak dalam garis lurus. Lagi

jauh ia bergerak dari sumber asas/sebenar, peluang untuk maklumat berubah
semakin besar (maklumat berubah kerana tokok tambah atau salah faham).
b. "Gossip grapevine" - Maklumat datang daripada satu sumber sahaja.

c. "Probability grapevine" -Komunikasi berlaku secara rawak.

d. "Cluster grapevine" - Penghantar memilih sesetengah kumpulan penerima
untuk berkomunikasi, kemudian penerima akan menyebarkan maklumat kepada
orang lain.

KOMUNIKASI INTERPERSONAL DAN KESAN KE ATAS ORGANISASI

Komunikasi Interpersonal

 Melibatkan pertukaran maklumat dan luahan perasaan kepada penerima yang tidak
berkaitan dengan organisasi.

 Selalunya berlaku di antara individu yang mempunyai hubungan yang rapat satu sama lain.

Kesan

 Komunikasi ini memberi kesan kepada tingkahlaku dan prestasi pekerja.

KOMUNIKASI LUARAN (EXTERNAL COMMUNICATION)

 Melibatkan penyampaian maklumat kepada penerima luar seperti kepada pelanggan,

pembekal, bakal pelabur, pihak bank.

 Contohnya surat, laporan kewangan, tuntutan bayaran dan lain-lain.

BAB 4 : KOMUNIKASI INTER BUDAYA DAN INTRA BUDAYA

MAKSUD BUDAYA

 Gaya hidup sesebuah masyarakat yang diturunkan dari satu generasi ke generasi seterusnya
melalui bahasa, kepercayaan, pertuturan, adat, budaya dan cara komunikasi.

Juga dikatakan sebagai sistem yang dikongsi bersama sebagai simbol,

kepercayaan, sikap, norma. Budaya berbeza dari pelbagai cara dan memberi
kesan terhadap komunikasi, ini disebabkan oleh :

1. Kompleks - budaya berbeza dari aspek penerimaan mesej

2. Stabiliti - keadaan budaya mungkin berubah perlahan atau cepat

3. Komposisi - budaya meliputi pelbagai sub-budaya

4. Penerimaan - sikap adalah penting dalam komunikasi

KEPENTINGAN BUDAYA DALAM KOMUNIKASI

1. Meningkatkan produktiviti dan kecekapan

2. Memberikan suasana kerja yang baik

3. Dapat mengambil pekerja yang berkemahiran walaupun berbeza budaya

4. Boleh mengelakkan salah faham

5. Dapat menambah pengetahuan

MENGENALI PERBEZAAN BUDAYA

 Nilai sosial - setiap masyarakat di dunia mempunyai nilai sosial yang berbeza. Contoh :
Amerika mempunyai nilai sosial kuat untuk bekerja dan mencari kekayaan atau harta

 Peranan dan status - Setiap masyarakat akan ditentukan peranan dan status ahlinya.
Contoh : Jepun, lelaki berperanan penting untuk mencari nafkah

 Budaya membuat keputusan - Contoh : Kanada, suka membuat keputusan secara sebulat
suara, Amerika pula suka membuat keputusan dengan cepat

 Konsep masa - ianya satu konsep bagaimana sesuatu masyarakat menghargai masa. Contoh :
Mexico selalu tidak menepati masa. Jepun sentiasa tepati masa
KOMUNIKASI (INTER) ANTARA BUDAYA

 Berkomunikasi dengan budaya pelbagai negara berlaku disebabkan perkembangan

perniagaan globalisasi

 Contoh : CEO berbangsa German berkomunikasi dengan pengerusnya yang berbangsa China.

KOMUNIKASI INTRA BUDAYA

 Berkomunikasi dengan rakyat negara sendiri yang berbeza budaya dan bahasa.

 Contoh : Pengurus Besar berbangsa Melayu berkomunikasi dengan penyelianya yang

berbangsa Cina dan India.

ETHNOSENTRIK

 Merupakan kecenderungan untuk menilai masyarakat lain berdasarkan kelakuan dan resam
budaya sendiri

 Contoh : Sekiranya masyarakat negara A sudah biasa memakai kasut di dalam rumah,
masyarakat lain akan menyatakan masyarakat di negara A yang tidak memakai kasut di
dalam rumah sebagai tidak betul dan berkelakuan pelik

KONTEKS BUDAYA

Terbahagi kepada 2 jenis :

1. Budaya Konteks Tinggi (High Context Culture)

 Dalam masyarakat ini, mereka bukan sahaja mementingkan mesej yang disampaikan sahaja,
tetapi juga mementingkan kesemua yang ada di persekitaran mesej lisan dan bukan lisan

 Mereka lebih kerap menggunakan komunikasi bukan lisan daripada komunikasi lisan

 Mesej disampaikan secara tidak langsung (indirect) dan lebih gemar berkias atau bahasa
berbunga

 Contohnya, masyarakat di negara-negara timur seperti Malaysia, Indonesia dan Jepun

2. Budaya Konteks Rendah (Low Context Culture)

 Dalam masyarakat ini, mereka memerlukan komunikasi atau mesej bertulis dan lisan yang
jelas supaya dapat berkomunikasi secara berkesan

 Mereka memaksudkan apa yang dikatakan dan nyatakan apa yang mereka maksudkan

 Mesej disampaikan secara langsung dan berterus terang (direct and straight forward)

 Sekiranya tidak setuju dengan sesuatu, mereka akan menyatakan TIDAK

 Contohnya, negara yang mengamalkan komunikasi ini adalah negara barat seperti Amerika
Syarikat, Australia dan German

FAKTOR YANG MEMPENGARUHI KOMUNIKASI

1. Hubungan peribadi

 masyarakat budaya konteks tinggi lebih suka wujudkan hubungan rapat sebelum berbincang
tentang perniagaan

 Manakala masyarakat budaya konteks rendah lebih suka berbincang terus tentang
perniagaan

2. Masa

 Masyarakat budaya konteks tinggi tidak terlalu menekankan tentang ketepatan masa

 Masyarakat budaya konteks rendah mementingkan ketepatan masa

3. Tahap keformalan

 Masyarakat budaya konteks tinggi, tahap keformalan atau protokol dan etika adalah penting
di dalam hubungan peribadi dan komunikasi bertulis

HALANGAN KOMUNIKASI

 Perbezaan budaya
 Masalah bahasa - peribahasa, loghat dan slang/sebutan

 Reaksi Ethnosentrik - iaitu menilai masyarakat lain berdasarkan budaya sendiri

 Bahasa badan