3.

PENGURUSAN
Phyllis Lim @ Nur Ain Shahira Lim Abdullah
PENGENALAN KEPADA PENGURUSAN

Maksud dan fungsi pengurusan

• Pengurusan adalah pencapaian matlamat organisasi secara efektif

dan efisien melalui proses merancang, mengorganisasi, memimpin
dan mengawal  sumber-sumber bagi mencapai matlamat organisasi.
  
 FUNGSI PENGURUSAN
Fungsi pengurusan dikenali sebagai proses disebabkan fungsi tersebut berkaitan antara satu sama lain dan
perlu dilakukan secara sistematik serta terancang. Empat fungsi berkenaan ialah:

• i.    Merancang

• ii.  Mengorganisasi

• iii. Memimpin

• iv. Mengawal
i.    Merancang

• Perancangan merupakan proses di mana pengurus menentukan matlamat

yang ingin dicapai dan menentukan tindakan yang paling sesuai untuk
diambil di semua peringkat organisasi demi mencapai matlamat
organisasi. 
• Cara terbaik untuk mencapainya ialah melalui pemilihan tugas yang perlu
di lakukan, membuat panduan bagaimana tugas dilakukan, dan
menentukan bila ia sepatutnya dilakukan.
ii.  Mengorganisasi

• Mengorganisasi adalah proses di mana pengurus menyusun dan

mengagihkan sumber-sumber organisasi untuk melaksanakan tugas yang
telah ditetapkan agar dapat mencapai matlamat organisasi. 
• Ia merujuk kepada proses mengatur dan menyelaras tugas-tugas dan
sumber-sumber organisasi untuk melaksanakan pelan tindakan untuk
mencapai matlamat. 
• Ia menentukan kerja-kerja yang perlu dilaksanakan, siapakah yang akan
melaksanakan kerja tersebut, dan bagaimana kerja-kerja tersebut akan di
urus dan dikoordinasikan.
 iii. Memimpin

• Memimpin merupakan proses di mana pengurus cuba mempengaruhi gelagat

pekerja agar mereka dapat melaksanakan tugas yang diberikan dengan efektif dan
efisien untuk mencapai matlamat organisasi. 
• Ia menjadi sumber inspirasi dan motivasi pekerja supaya mereka bekerja keras ke
arah pencapaian matlamat organisasi. Ia juga melibatkan aktiviti mempengaruhi
dan memipin individu lain yang terlibat dalam tingkah laku kerja yang diperlukan
untuk pencapaian matlamat yang ditetapkan oleh organisasi.
iv. Mengawal

• Mengawal adalah proses di mana pengurus memantau prestasi semasa

dan mengambil tindakan pembaikan untuk memastikan hasil akhir kerja
tercapai seperti yang dijangkakan. 
• Pengurus mengawal aktiviti organisasi supaya prestasi sebenar adalah
selaras dengan standard atau piawaian yang telah ditetapkan dan
mengambil tindakan penambahbaikan bagi mencapai matlamat
organisasi.
Peringkat  Pengurusan
• Sudah menjadi kebiasaan untuk membezakan kedudukan pengurus
mengikut hierarki kuasa atau pangkat di dalam organisasi, pengurus
diklasifikasikan mengikut tingkat kedudukannya dalam
organisasi. Biasanya seseorang pengurus akan dilantik secara formal dan
mempunyai tanggungjawab khusus.
• Tiga peringkat pengurusan yang lazimnya terdapat dalam sesebuah
organisasi ialah pengurusan atasan, pengurusan pertengahan dan
pengurusan bawahan.
i. Pengurusan Atasan
• Pengurus atasan adalah mereka yang bertanggungjawab ke atas
pengurusan sesuatu organisasi secara menyeluruh.
• Mereka memberi tumpuan kepada perancangan jangka panjang atau juga
dikenali sebagai perancangan strategik (melebihi tiga tahun).
• Pengurus atasan bertanggungjawab menetap dan menggariskan visi, misi,
dasar, polisi dan matlamat organisasi serta membimbing organisasi agar
interaksinya dengan persekitaran adalah baik.
• Antara contoh pengurusan atasan ialah Ketua pegawai eksekutif (CEO),
Presiden, Pengarah Urusan  atau Pengarah.
 ii. Pengurusan Pertengahan
• Pengurusan pertengahan adalah mereka yang bertanggungjawab
kepada melaksanakan segala keputusan yang dibuat oleh
pengurusan atasan. Peringkat pengurusan ini bertanggungjawab
merangka dan membuat perancangan jangka sederhana atau
perancangan tektikal ( 1 hingga 3 tahun) berpandukan objektif
pengurusan atasan.
• Mereka menyelia serta menyelaras aktiviti pengurus bawahan dan
kadangkala bertanggungjawab ke atas pekerja organisasi dan
membuat laporan kepada pengurus atasan.
• Antara contoh pengurus pertengahan ialah ketua jabatan,
pengurus produk atau pengurus pemasaran.
 Pengurusan Bawahan
• Pengurus bawahan adalah bertanggungjawab menyelia individu-
individu yang terlibat secara lansung dengan pengeluaran produk
dan perkhidmatan serta melaksanakan perancangan khusus yang
telah ditetapkan oleh pengurus pertengahan.

• Mereka bertanggungjawab ke atas pekerja organisasi bukan

pengurusan. Pengurusan bawahan memberi tumpuan kepada
perancangan jangka pendek atau perancangan operasi ( tidak
melebihi 1 tahun)

• Mereka memberi penekanan terhadap tugas penyeliaan kerja operasi,

pelaksanaan tugas harian pekerja agar matlamat organisasi tercapai.

• Cth; Penyelia Tapak, Ketua Kerani, Penyelia Jualan

PERANCANGAN
Pengenalan Perancangan

Definisi Perancangan

Perancangan merupakan proses di mana pengurus menentukan matlamat

yang hendak dicapai dan menentukan tindakan yang paling sesuai untuk
diambil di semua peringkat organisasi untuk mencapai matlamat organisasi

      Proses menentukan visi, misi dan matlamat dan membentuk  tindakan

yang diambil untuk mencapai matlamat tersebut.   

      “Aktiviti yang berorientasikan masa depan, iaitu apa yang hendak
diperolehi pada masa hadapan dengan mula melaksanakan programnya
sekarang.”
JENIS-JENIS PERANCANGAN
1.     Perancangan Jangka Panjang (Strategik)

• Perancangan jangka panjang adalah satu rancangan umum yang

komprehensif dan meliputi keseluruhan organisasi yang merangkumi
 penentuan  visi, misi dan objektif/matlamat sesebuah organisasi.

• Melibatkan proses pembuatan keputusan berkenaan matlamat jangka

panjang organisasi yang mengambil masa melebihi tiga tahun tetapi
tidak lebih dari lima tahun.

• Perancangan ini dilakukan oleh pengurusan peringkat atasan kerana

perancangan ini  melibatkan risiko yang tinggi dan memerlukan
kemahiran konseptual yang tinggi.
2.Perancangan Jangka Sederhana (Taktikal)
• Perancangan jangka sederhana adalah perancangan yang direkabentuk
bagi  melaksanakan perancangan strategik. Ia merupakan satu pelan
operasi yang spesifik yang memperincikan bagaimana, bila dan di mana
sesuatu strategi itu akan dilaksanakan

• Perancangan jangka sederhana dijalankan mengikut strategi yang dibentuk,

diterjemahkan daripada perancangan jangka panjang oleh pengurus
peringkat pertengahan.

• Tempoh perancangan jangka sederhana lebih singkat berbanding

perancangan jangka panjang iaitu antara satu hingga tiga tahun.

• Ia juga dikenali sebagai rancangan fungsian yang meliputi perancangan

sesuatu jabatan seperti perancangan pemasaran, perancangan kewangan,
perancangan sumber manusia dll.
Kaitan Tingkat Pengurusan dengan Perancangan
1.     Pengurusan Atasan – Perancangan Strategik
· Pengurusan atasan melakukan perancangan strategik (jangka panjang).
         

· Merujuk kepada rancangan keseluruhan organisasi.

         

· Kandungan : Visi, misi, gol. (halatuju dan sasaran)

         

· Skop : Matlamat menyeluruh, organisasi/korperat

         

· Kemahiran : konseptual- melihat faktor-faktor persekitaran luaran dan dalaman. Pengurus perlu mempunyai kemahiran
         

konseptual yang tinggi berbanding pengurus peringkat lain.

· Pengurus perlu memantau persekitaran dalaman dan luaran seperti ekonomi, teknologi, kebudayaan, pelanggan, pekerja,
         

pesaing dan sebagainya.

2.     Pengurusan Pertengahan – Perancangan Taktikal

· Pengurus pertengahan menyediakan perancangan taktikal (jangka sederhana).
           

· Menyokong perancangan jangka panjang yang dibuat oleh pengurus atasan.

           

· Kandungan : Langkah persaingan, respons kepada tindakan pesaing.

           

· Skop : Matlamat bisnes, jabatan.

           

· Kemahiran : Kemanusiaan– atasan dan bawahan organisasi.

           

· Pengurus akan menentukan bagaimana syarikat akan menggunakan sumber-sumber yang ada bagi mencapai matlamat
           

yang ditetapkan.

3.     Pengurusan Bawahan – Perancangan Operasian

· Pengurus bawahan akan menyediakan perancangan operasian (jangka pendek)
           

· Perancangan yang dibuat perlu selaras dengan perancangan yang dibuat oleh pengurus peringkat atasan dan
           

pertengahan.
· Kandungan : Unit pengeluaran, kaedah penyampaian
           

· Mengawal operasi harian.

           

· Kemahiran : Kemanusiaan – hubungan pelanggan, dan Teknikal-mengawal selia operasi harian.

          
 OBJEKTIF ORGANISASI
Visi

Visi adalah satu pernyataan yang menyeluruh tentang penubuhan sesebuah organisasi.

Visi adalah satu tanggapan dan pandangan yang jauh dan mendalam, terutamanya yang berkaitan dengan
perkembangan masa depan dan sebagainya.           [kamus dewan edisi 4]

Visi yang dibentuk adalah sesuatu yang ideal dan unik untuk dicapai dan merupakan matlamat jangka panjang
sesebuah organisasi.

Ciri-Ciri Visi:

Ringkas, padat dan jelas – biasanya tidak melebihi 25 patah perkataan. Visi yang di buat mestilah realistik dan
menimbulkan semangat serta Menjawab persoalan apa, untuk siapa dan bila.
Contoh visi Kolej Matrikulasi Perlis

“Menjadi sebuah institusi pra universiti yang cemerlang”

 Misi
Misi merupakan tujuan utama atau matlamat sebenar sesebuah organisasi ditubuhkan.
Biasanya misi dinyatakan dalam bentuk yang umum, luas dan memperlihatkan nilai-nilai
kepercayaan, keluaran utama, pasaran utama, sifat orang yang memegang kepentingan
dalam firma dan masyarakat dan falsafah pengurusan.

Misi yang baik dan berkesan akan membentuk identiti dan imej organisasi dan ianya penting
kepada sesebuah organisasi untuk dijadikan sebagai panduan dan motivasi kepada ahli
organisasi, menjadi hala tuju yang dikongsi bersama dan dapat memfokus kepada usaha
yang dijalankan.
Kepada pengurus, ia menjadi ukuran bagi menilai kejayaan organisasi iaitu sejauh mana
pengurus berjaya memenuhi misi tersebut melalui usaha pekerja bawahannya.

Contoh Misi Kolej Matrikulasi Perlis

“Memberi perkhidmatan pendidikan yang berkualiti sebagaimana yang ditetapkan oleh

BMKPM kearah melahirkan pelajar yang berketerampilan serta diiktiraf oleh Institusi
Pengajian Tinggi dalam dan luar negara”
 Objektif 
Objektif merupakan sasaran atau hasil akhir yang cuba/dijangka dicapai oleh
sesebuah organisasi. Ia terbentuk daripada misi. Biasanya objektif dinyatakan
dalam bentuk yang lebih khusus  berbanding misi organisasi yang mana
dimensi masanya lebih jelas.
Biasanya setiap bahagian atau unit akan menetapkan objektif masing-masing
selari dengan misi organisasi.

Contoh objektif Kolej Matrikulasi Perlis [ Pengajaran dan Pembelajaran]

“Memastikan sekurang-kurangnya 60% pelajar mencapai minimum

Purata Nilai Gred Kumulatif 3.00. “
Ciri objektif – ’’SMART”

Specific [Spesifik]

Measureable [Boleh diukur]

Achievable [Boleh dicapai]

Reward [Dikaitkan dengan Ganjaran]

Timely [Mempunyai tempoh masa]

1.    Spesifik
¢  Objektif organisasi yang ditetapkan perlulah khusus, fokus, jelas dan konkrit. Objektif tidak boleh ditentukan secara kabur dan terawang-awang.
¢  Objektif yang ditentukan perlulah  dengan mengenalpasti bidang-bidang utama dan aktiviti-aktiviti yang boleh menyumbang kepada prestasi syarikat.
(prestasi kewangan, perkhidmatan dan kepuasan pelanggan dan inovasi)
¢  Biasanya berlandaskan atau berdasarkan kepada visi dan misi syarikat

2.    Boleh diukur
¢  Objektif yang dibentuk perlu dinyatakan dalam bentuk kuantitatif supaya dapat diukur dengan apa cara sekalipun.
¢  Ini adalah untuk memudahkan ukuran dibuat ke atas kejayaan atau kegagalannya pencapaian objektif  Contoh : Objektif yang boleh diukur -
Sasaran jualan 150,000 unit dalam tempoh satu tahun.
           
3.   Boleh dicapai
¢  Matlamat mestilah mencabar tetapi boleh dicapai (realistik). Objektif yang ditentukan tidak boleh yang bukan-bukan sehingga mustahil untuk dicapai.
¢  Ia semestinya tidak terlalu tinggi dan tidak terlalu rendah untuk dicapai serta berdasarkan keupayaan organisasi.
¢  Contohnya Jabatan Pengeluaran sebelum menetapkan objektif perlu mengambilkira keupayaan menghasilkan barangan melalui sumber-sumber
yang dimiliki oleh organisasi.

4.   Dikaitkan Dengan Ganjaran

¢  Objektif yang ditentukan perlu dikaitkan dengan ganjaran  sebagai faktor pendorong kepada pelaksana.
¢  Tujuannya supaya pelaksana/ pekerja yang melaksanakan tugas-tugas bagi mencapai objektif yang ditetapkan akan cuba melakukan kerja dengan
sebaik mungkin bagi mendapatkan ganjaran yang dijanjikan seperti bonus, pakej percutian, wang tunai dan lain-lain.
¢  Cth: Jurujual yang berjaya mencapai kuota bulanan akan diberikan pakej percutian di Bali secara percuma.

5.   Mempunyai Tempoh Masa

¢  Objektif yang ditetapkan mesti mempunyai had masa bila ia perlu diselesaikan.
¢  Tempoh masa diperlukan bagi mengukur pencapaian organisasi semasa proses kawalan untuk membolehkan penilaian prestasi dilakukan.
¢  Sekiranya tempoh tidak dinyatakan, maka akan terdapat pelbagai tanggapan tentang tempoh masa yang sepatutnya diambil dan ini akan
menjejaskan pencapaian organisasi.
¢   Cth: Organisasi menetapkan untuk mencapai peningkatan keuntungan sebanyak 20% dalam tempoh 3 tahun.
1. Objektif Organisasi
¢ Objektif keseluruhan firma.
  

¢ Dipertanggungjawabkan kepada pengurusan atasan.

  

¢ Tergolong dalam perancangan jangka panjang.

JENIS-JENIS OBJEKTIF

  

¢ Contoh: Syarikat AAA Bhd. ingin meluaskan pasaran ke Eropah 5 tahun akan datang.
  

2. Objektif Jabatan
¢ Objektif sesuatu jabatan.
  

¢ Ditetapkan berdasarkan objektif organisasi

  

¢ Dipertanggungjawabkan kepada pengurusan pertengahan.

  

¢ Contoh: Jabatan Pengeluaran syarikat AAA Bhd. mensasarkan peningkatan volum pengeluaran

  

sebanyak 20% dalam tempoh 2 tahun.

3. Objektif Unit
¢ Objektif bagi unit-unit kecil di dalam jabatan.
  

¢ Dipertanggungjawabkan kepada pengurusan bawahan.

  

¢ Penting untuk menyokong objektif jabatan dan seterusnya objektif organisasi.

  

¢ Contoh:Unit Produk A mensasarkan peningkatan volum pengeluaran produk A sebanyak 10%

  

setiap bulan.
KEPENTINGAN OBJEKTIF

1.Motivasi/Komitmen
¢ Objektif yang jelas akan memperincikan tugas pekerja dan pekerja mengetahui tugas yang perlu dilakukan dalam mencapai matlamat sesebuah
  

organisasi. Ia akan menyebabkan pekerja akan lebih bermotivasi dan komited dalam menjalankan tugas.
¢ Pekerja juga akan lebih bermotivasi apabila mereka sedar sumbangan mereka penting untuk memastikan pencapaian matlamat organisasi.
  

2. Piawaian
¢ Objektif boleh dijadikan sebagai tanda aras atau kayu ukur bagi menilai kemajuan kerja agar tindakan pembetulan dapat diambil jika perlu.
  

¢ Ia berfungsi sebagai satu piawaian dalam membuat penilaian.

  

3. Rasional
¢ Melalui objektif yang ditetapkan, pengurus mengetahui apa tindakan yang perlu diambil oleh organisasi mengikut kesesuaian atau kerasionalan
  

tanpa dipengaruhi oleh emosi

¢ Segala keputusan dibuat adalah untuk memastikan polisi dalaman, peranan, struktur dan juga perbelanjaan dan sebagainya dibuat menjurus
  

kepada hasil yang hendak dicapai.

¢ Keputusan organisasi mestilah selari dengan perancangan.
  

4. Keberkesanan kos
¢ Objektif yang ditentukan biasanya mempertimbangkan pelbagai perkara seperti memastikan sumber-sumber digunakan dengan cekap bagi
  

mengurangkan kos dan mengelakkan pembaziran dalam organisasi.

¢ Sebarang pembaziran kos dapat dikesan dari awal dan ianya dapat diperbetulkan sebelum berlaku.
  

5. Keformalan
¢ Objektif yang ditetapkan secara formal akan memberitahu pekerja secara rasmi apa yang perlu dilakukan untuk mencapai matlamat yang
  

ditetapkan.
¢ Pekerja akan dapat menyusun aktiviti mereka dan bekerja sama secara berkumpulan.
  

¢ Memastikan struktur yang bersistematik untuk mencapai matlamat organisasi.

  
 PENGORGANISASIAN – Definisi dan Kepentingan
a. Definisi Pengorganisasian
• Proses di mana pengurus menyusun dan mengagihkan sumber-sumber
organisasi untuk melaksanakan tugas yang telah ditetapkan agar dapat
mencapai matlamat organisasi dengan cekap dan berkesan.
• ”Pengorganisasian adalah proses menentukan tugas yang perlu dilaksanakan, siapa
pelaksananya dan bagaimanakah tugas-tugas tersebut akan diurus dan
dikoordinasikan.”     Lewis et al. (2001)
• Pengorganisasian juga adalah proses menentukan bentuk autoriti yang pekerja
miliki, siapa yang akan melakukan kerja tertentu, kaedah dan peralatan yang
digunakan dan lain-lain peraturan yang menentukan bagaimana kerja perlu
dilakukan. 
organisasi terbahagi kepada dua jenis

i. Organisasi Formal
· Organisasi yang dibentuk berdasarkan struktur peranan yang dikelolakan secara
         

formal mengikut tingkat autoriti yang telah ditetapkan di dalam sesebuah syarikat atau
pertubuhan.

ii. Organisasi Tidak  Formal

     

· Organisasi yang diwujudkan hasil dari hubungan tidak rasmi yang wujud akibat
         

interaksi antara pekerja di dalam organisasi rasmi.

· Mereka yang lebih berketrampilan akan terlantik sebagai ketua atau pemimpin
         

secara tak rasmi.

· Berlaku secara spontan bagi mencapai sesuatu kepentingan.
         

· Contohnya, pasukan bola sepak Kolej Matrikulasi Pahang terdiri daripada pelbagai
         

tahap pengurusan.
 b.  Kepentingan Pengorganisasian 
i. Menghasilkan satu susunan tenaga kerja yang sistematik bagi mencapai matlamat
      

organisasi.
Pengorganisasian membolehkan seseorang pekerja mengetahui tugas yang perlu dilakukan dan melakukan
tugas tersebut dengan sedaya upaya bagi mencapai matlamat yang telah ditetapkan oleh organisasi.

ii. Memastikan pengagihan sumber di antara jabatan dapat dilakukan dengan saksama.  
      Melalui pengorganisasian sumber organisasi boleh diagihkan mengikut keperluan setiap bahagian atau
unit dalam organisasi.  Pengagihan sumber mengikut keperluan dapat mengelakkan berlakunya
pembaziran dan menjimatkan kos pengeluaran.

iii. Mengawal tingkah laku pekerja melalui prosedur dan sistem yang telah ditetapkan.
    

Pengorganisasian yang dilakukan mengagihkan tugas-tugas kepada setiap individu dalam organisasi dan
melibatkan penentuan autoriti serta tanggungjawab yang perlu diberikan kepada pekerja berkenaan agar
pekerja dapat melaksanakan tugasnya dengan cekap dan berkesan. Setiap individu juga dibekalkan
dengan prosedur dan kaedah dalam melakukan tugasnya. Di sini tingkah laku pekerja dapat dikawal agar
tidak berlaku penyimpangan.
3.    Perancangan Jangka Pendek (Operasian)

• Pengurus bawahan bertanggungjawab  menyediakan perancangan

operasian (jangka pendek) iaitu perancangan perincian dari
perancangan tektikal dengan memiliki kemahiran teknikal.

• Perancangan yang dibuat perlu selaras dengan perancangan yang

dibuat oleh pengurus peringkat atasan dan pertengahan. Disediakan
dengan tujuan untuk mengawal operasi harian.

• Jangka masa paling pendek iaitu kurang daripada satu tahun dan
memberi penekanan kepada tugas-tugas rutin serta dilakukan secara
berulang-ulang contohnya kerja harian, mingguan, bulanan.

• Perancangan ini biasanya adalah berkaitan aktiviti pengeluaran.

Proses Pengorganisasian

• Setiap sesebuah organisasi, proses pengorganisasian merupakan satu

proses yang amat penting.
• Hal ini demikian kerana, pengorganisasian melibatkan proses
mengagihkan tugas kepada jabatan-jabatan yang terdapat di dalam
organisasi tersebut.
• Proses pengorganisasian meliputi lima aspek bagi menjalankan proses
pengorganisasian sesebuah organisasi tersebut.
• Lima aspek yang perlu dipertimbangkan ialah, penentuan objektif,
pengenalpastian aktiviti, pengelasan aktiviti, pengelompokan aktiviti dan
pengagihan tugas, autoriti dan tanggungjawab.
PENENTUAN OBJEKTIF

Pada peringkat ini, pengurus dikehendaki mengenal pasti

matlamat organisasi dan objektif setiap unit atau bahagian
dalam organisasi.
• Oleh itu, pengurus perlu bijak menetapkan matlamat dan
objektif organisasi mengikut kemampuan organisasi yang
dipimpin oleh beliau.
• Selain itu, pengurus juga harus mengenal pasti sumber
yang perlu ada dan tugas yang perlu dilaksanakan untuk
mencapai matlamat atau objektif berkenaan.
 PENGENALPASTIAN AKTIVITI

•  Seterusnya, pada peringkat ini, pengurus perlu mengenal pasti

aktiviti-aktiviti yang perlu dijalankan bagi mencapai matlamat
dan objektif organisasi yang telah ditetapkan.
• Oleh itu, pengurus perlu menyenaraikan segala aktiviti-aktiviti
yang ingin dijalankan.
• Seterusnya, pengurus perlu membahagikan aktiviti-aktiviti ini
kepada dua bahagian iaitu aktiviti utama dan sampingan.
• Aktiviti utama ialah aktiviti yang lazim dilakukan oleh syarikat
tersebut, manakala aktiviti sampingan pula ialah aktiviti yang
tidak kerap dilakukan oleh syarikat tersebut.
PENGELASAN AKTIVITI

• Pengelasan aktiviti merujuk kepada kerja menyusun

aktiviti mengikut kemahiran dan kecekapan pekerja.
• Pengelasan aktiviti ini akan ditetapkan oleh pengurus
syarikat setelah melihat beberapa faktor.
Samb…
• Pengelompokan aktiviti

pengelompokan aktiviti merujuk kepada proses mengumpulkan aktiviti-

aktiviti yang berkaitan dalam kategori atau kumpulan tertentu. Aktiviti
sebuah perniagaan perkhidmatan boleh mengelompokkan jabatan-jabatan
yang ada didalam ketagori atau kumpulan tertentu bagi memudahkan dan
melancarkan lagi kerja yang telah ditetapkan.

· Pengagihan tugas, autoriti, dan tanggugjawab

pada peringkat ini, pengurus atasan akan mengagihkan tugas kepada ketua
jabatan dan memberi penerangan tentang sasaran yang perlu dicapai oleh
setiap jabatan.
Samb…
Konsep pengorganisasian
Terdapat banyak konsep berkaitan dengan pengorganisasian dalam bidang pengurusan.

Antara konsep yang penting ialah autoriti, tanggungjawab, akauntabiliti, pemusatan dan pemencaran
autoriti, penugasan, empowermen, autoriti lini dan staf, jangkauan kawalan, dan rantaian arahan.

Walau bagaimanapun, pengkaji hanya mengkaji konsep pengorganisasian yang berkaitan dengan
syarikat lestari sdn. Bhd.

Autoriti
 Autoriti merupakan sesuatu perlaksanaan kuasa yang formal dan sah; dan ia harus dibezakan
daripada kuasa peribadi seseorang.

Oleh itu, autoriti boleh didefinisikan sebagai, “… perlaksanaan kuasa yang sah”. (Abdul rashid motem
& syed serajul islam 2005).

Autoriti merujuk kepada hak seseorang individu dalam membuat sesuatu keputusan dan
mengarahkan individu lain dalam organisasi.
 Samb…
Autoriti staf

Hak untuk memberi nasihat kepada fungsi lini dalam organisasi berdasarkan pengkhususan dan kepakaran
yang dimiliki setiap fungsi.
Oleh itu, autoriti staf membolehkan pengurus sesebuah jabatan memberikan arahan kepada pegawai yang
berada dibawah jabatan lain.

 Autoriti lini

Hak yang dimiliki seseorang pengurus bahagian atau unit dalam organisasi atau hak untuk membuat keputusan.
Pengurus jabatan bertanggungjawab untuk melaksanakan aktiviti utama organisasi.
Oleh itu, autoriti lini membolehkan pengurus jabatan membuat keputusan di dalam jabatan yang berkaitan
dengan pelaksanaan aktiviti utama organisasi

·Tanggungjawab

            Tanggungjawab ditakrifkan sebagai tugas yang diagihkan kepada seseorang individu dan tugas tersebut
wajib dilaksanakan dengan sebaik mungkin oleh individu berkenaan.
 Samb…
Akauntabiliti

 Kearns (1996), mendefinisikan akauntabiliti sebagai tanggungjawapan mahupun penyelesaian terhadap tindakan
kepada individu yang mempunyai autoriti tertinggi dalam organisasi bagi memberikan prestasi kerja yang terbaik dalam
memberiarahan kepada pekerja untuk memastikan keberkesanan pengurusan.
• Umumnya, akautabiliti wujud apabila seseorang individu dipertanggungjawabkan untuk melaksanakan sesuatu tugas
dan seterusnya menerima kesan daripada pelaksaan tanggungjawab sama ada kesan baik mahupun buruk.
• Sebagai contoh, ketua jabatan  kewangan dipertanggungjawabkan sepenuhnya menguruskan kewangan syarikat
sama ada masuk ataupun keluar untuk mengelakkan kerugian dan penyelewengan berlaku. Tetapi sekiranya didapati
ada berlakunya penyelewengan beliau adalah individu yang pertama disyaki melakukan penyelewengan tersebut.
• Oleh itu, beliau hendaklah sentiasa bersedia menghadapi apa sahaja kesan yang beliau dapat.
• Manakala apabila beliau menyelenggara kewangan syarikat dengan cekap dan tepat, beliau berhak menerima habuan
seperti bonus daripada pengurus syarikat.

·Pemusatan dan pemencaran autoriti

Pemusatan autoriti berlaku apabila segala hak membuat keputusan ditumpukan pada seseorang individu sahaja
dalam organisasi.
• Manakala pemencaran autoriti pula berlaku apabila hak membuat keputusan diagihkan kepada individu yang berada
dalam lingkungan struktur organisasi tetapi autoriti tertinggi masih dipegang.
 Samb…

•  Jangkauan kawalan

Jangkauan kawalan juga dikenali sebagai jangkauan pengurusan yang merujuk kepada bilangan
staf dan pekerjan bawahan yang berada dibawah kawalan seorang ketua atau pengurus. 
• Terdapat tiga jenis jangkauan kawalan iaitu jangkauan kawalan luas, jangkauan kawalan
sederhana dan jangkauan kawalan sempit.

• Kepimpinan

Kepimpinan merupakan fungsi pengurusan yang ketiga serta merupakan langkah ketiga dalam
proses pengurusan.
• Fungsi kepimpinan perlu dijalankan bertujuan memastikan semua aspek aspek perancangan
dan penyusunan diserahkan kepada semua pekerja supaya aktiviti organisasi dapat
dilaksanakan dengan berkesan.
BERSAMBUNG PADA HARI RABU…

JUMPA LAGI…
PERJABATAN
PERJABATAN FUNGSI
PENGAWALAN
1. DEFINISI KAWALAN
    

Proses memantau prestasi dan pengambilan tindakan untuk memastikan

hasil  tercapai seperti yang dijangkakan. atau

Proses untuk menentukan atau menjamin supaya kegiatan organisasi

terarah kepada pencapaian matlamat yang telah ditetapkan.
2. KEPENTINGAN KAWALAN DALAM
    

ORGANISASI

i.Bagi memastikan objektif tercapai

ii.Untuk mengukur prestasi pengurus dan pekerja
iii.Organisasi mempunyai kelebihan bersaing
iv.Sebagai pengukur prestasi perniagaan dengan melihat kepada piawai/standard yang telah
ditetapkan
v.Sebagai satu jaminan kualiti produk dengan mengawasi, memeriksa dan meningkatkan
mutu kawalan.
vi.Mengenalpasti peluang dan ancaman terutamanya dalam bidang persekitaran  luaran
seperti persaingan, perubahan teknologi, politik dan undang-undang, ekonomi, dan lain-lain.
vii.Bersedia menghadapi perubahan.
• Organisasi sentiasa berdepan dengan persekitaran yang dinamik  (sentiasa berubah)
          

• Organisasi perlu bersedia dan peka dengan perubahan yang akan berlaku terutamanya
          

apabila ia melibatkan perubahan citarasa dan keperluan pengguna

3. JENIS JENIS KAWALAN
    

• Kawalan awalan

• Kawalan semasa
          

• Kawalan selepas
          
Kawalan awalan

DEFINISI  : Merupakan kawalan yang dibuat terhadap input untuk

         

memastikan input yang digunakan semasa proses transformasi telah

memenuhi standard (piawaian) yang tertentu.
• Input yang perlu dikawal mutu dan standardnya adalah seperti tenaga
          

kerja, bahan mentah dan mesin.

• Input perlu dipastikan mutunya untuk mengelakkan berlakunya
          

kerosakan atau kecacatan yang serius kepada proses transformasi dan

juga kepada output yang dihasilkan.
Kawalan semasa

• DEFINISI : Merupakan kawalan yang dilakukan semasa (serentak)

          

proses tranformasi input kepada output berlaku.

• Ia melibatkan kawalan ke atas aktiviti yang dilakukan untuk mengubah
          

input kepada output agar mematuhi standard yang telah ditetapkan oleh
organisasi.
• Pengurus perlu kenalpasti masalah-masalah yang timbul semasa
          

aktiviti transformasi yang boleh memberi kesan kepada aktiviti akhir

pengeluaran.
Kawalan selepas

• DEFINISI : Kawalan akhir merupakan kawalan terhadap output yang

          

dihasilkan
• Dilakukan untuk memastikan bahawa output yang dihasilkan telah
          

memenuhi standard yang telah ditetapkan oleh organisasi.

• Sebarang kesilapan yang berlaku atau yang tidak memenuhi standard
          

yang ditetapkan boleh dikenalpasti untuk dibuat pembetulan.

4. PROSES KAWALAN
    

Definisi proses kawalan

Langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk mengawal yang melibatkan

penetapan piawai, mengukur prestasi sebenar, membuat perbandingan
antara prestasi dan piawai dan melakukan tindakan pembaikan supaya
objektif yang dirancang tercapai.
I. Menetapkan piawai/standard
• Proses kawalan bermula dengan membentuk objektif dan standard
          

yang ingin dicapai.

• Ia merujuk kepada perancangan dan rancangan yang hendak
          

dilaksanakan itu perlu mengandungi standard tertentu.

• Standard yang hendak dicapai ini perlulah ditetapkan dengan jelas dan
          

boleh diukur.

ii.   Mengukur prestasi semasa

Pengurus akan mengukur pencapaian sebenar.  Sebelum mengukur
beberapa perkara perlu dikenalpasti
Antaranya ialah:
• Aktiviti yang ingin dinilai
          

• Bagaimana proses penilaian akan dilakukan

          

• Kekerapan penilaian dilakukan

          
iii. Membuat perbandingan antara piawaian dan prestasi
sebenar

• Pengurus perlu membuat perbandingan di antara piawaian yang ditetapkan dengan

prestasi sebenar yang dicapai.

• Perbandingan ini dilakukan dengan tujuan untuk mengenalpasti perbezaan di antara

maklumat yang telah dikumpulkan daripada penilaian prestasi sebenar dengan piawaian
yang telah ditetapkan.

• Untuk membuat perbandingan, lazimnya pengurus akan bergantung kepada laporan

yang diserahkan kepadanya oleh staf bawahan yang bertanggungjawab merekodkan
hasil keputusan kemajuan prestasi sebenar.
iv. Tindakan pembetulan dan pembaikan

i.Proses ini dilakukan sekiranya terdapat penyimpangan (prestasi sebenar

lebih rendah daripada piawaian yang telah ditetapkan)

ii.Tindakan pembetulan /pembaikan dilakukan ke atas tahap-tahap operasi

tertentu yang dikenalpasti menyebabkan penyimpangan

iii.Jika didapati semua faktor yang dinilai tidak mencapai piawai, piawaian
perlu diubahsuai – mungkin piawaian terlalu tinggi

iv.Jika tiada penyimpangan, aktiviti akan diteruskan seperti biasa dan

tindakan susulan akan dilaksanakan
5. ALAT-ALAT KAWALAN
    

 a. BELANJAWAN
    

• DEFINISI – suatu penyata kuantitatif yang dinyatakan dalam nilai

          

wang yang menghuraikan rancangan pihak pengurusan untuk mencapai

objektif tertentu secara komprehensif dan terperinci untuk suatu tempoh
yang ditetapkan di masa akan datang.

• Contoh –  Belanjawan induk, belanjawan tunai, belanjawan modal,

          

kredit, pentadbiran, stok, induk dan lain-lain.

• Belanjawan digunakan untuk menjadi panduan dimana pihak

          

pengurusan dapat mengawal perbelanjaan seperti yang ditetapkan.

Belanjawan tunai
  Definisi

Belanjawan tunai adalah satu perancangan kewangan yang

menganggarkan penerimaan tunai dan pembayaran tunai bagi suatu
tempoh yang telah ditetapkan.
Daripada belanjawan ini, pengurus boleh membuat kawalan sumber
kewangan supaya pengaliran tunai berlaku seperti yang dijangkakan.
 b.   CARTA GANTT
Definisi

Carta berbentuk bar yang menunjukkan susunan langkah-langkah/ aktiviti di dalam suatu projek dan
masa yang diperuntukkan bagi menyelesaikan setiap langkah/aktiviti tersebut.

• Satu kaedah perancangan dan kawalan grafik yang membolehkan pengurus menentukan tarikh-
          

tarikh bermula dan berakhirnya sesuatu aktiviti atau projek.

• Jadual keseluruhan dibentuk dengan menetapkan masa permulaan dan masa siap setiap
          

kegiatan yang perlu disempurnakan mengikut turutan sehingga tamatnya projek berkenaan.

• Carta Gantt digunakan untuk mengawal atau memastikan aktiviti perniagaan dilaksanakan seperti
          

masa yang ditetapkan.