• Kelanjutan setelah proses perencanaan pesan
bisnis yaitu MENULIS PESAN dan
BAB IV
PENULISAN DAN PENYELESAIAN
PESAN--PESAN BISNIS
PESAN
Pengorganisasian Pesan
• Pengorganisasian pesan erat kaitannya dengan
penyusunan kata, kalimat, dan paragraf.
• Pesan diorganisasikan dengan baik, bila kata,
kalimat, dan paragraf yang digunakan adalah
sederhana, mudah dimengerti, dan dapat
dilaksanakan.
• Sebaliknya bila pesan tidak diorganisir dengan
baik maka pesan tidak dapat mencapai sasaran
dan respon audien tidak seperti yang diharapkan.
Cara Pengorganisasian Pesan
 Untuk mencapai pengorganisasian yang baik
diperlukan tiga langkah yaitu (Dewi, 2007:66) :
1. Menetapkan ide/gagasan pokok.
2. Mengelompokkan ide/gagasan
3. Memutuskan pola/pendekatan urutan gagasan.
Komunikasi dan Negosiasi Bisnis
MENYELESAIKAN PESAN.
 Menulis pesan berkaitan dengan upaya
untuk mengorganisir pesan dan
memformulasikan pesan.
 Menyelesaikan pesan meliputi kegiatan
menyunting, memproduksi dan mencetak
pesan.
Pesan-pesan yang Tidak Terorganisi dengan Baik
 Menurut Djoko Purwanto (2011:102), Bovee & Thill
(2007:144). Dewi (2007:65) ada beberapa hal yang
dapat menyebabkan pesan-pesan tidak terorganisasi
dengan baik.
1. Bagian awal terlalu panjang (bertele-tele), sehingga
akan mempersulit penerima dalam memahami
maksud pesan.
2. Memasukan informasi yang tidak relevan, sehingga
mengkaburkan pesan pokok dan membuang waktu
untuk membacanya.
3. Menyajikan ide-ide secara tidak logis, sehingga
subtansi pesan sulit dipahami.
4. Informasi penting sering terlupakan, karena
perhatian terpusat pada penyadian ide pendukung dan
pelengkap.
Cara Pengorganisasian Pesan
 Untuk mengorganisasi pesan-pesan dengan baik,
ada 4 (empat) hal yang diperhatikan (Djoko
Purwanto, 2011: 103):
1. Subjek dan Tujuan haruslah jelas.
2. Semua informasi harus berhubungan dengan
Subjek dan Tujuan.
3. Ide-ide harus dikelompokkan dan disajikan dengan
cara yang logis.
4. Semua Informasi yang penting harus sudah
tercakup.
1
 Cara Pengorganisasian Pesan Menetapkan Ide Pokok
 Pesan yang tersusun dengan baik akan  Semua pesan bisnis memiliki tujuan umum dan
membantu audiens: tujuan khusus.
1. Memahami pesan yang disampaikan.  Subyek yang luas atau topik dari setiap pesan
2. Menerima Pesan. bisnis dipadatkan menjadi satu ide pokok–yaitu
3. Menghemat Waktu. pernyataan spesifik mengenai topik pesan. (lihat
4. Mempermudah Komunikator. gambar 4.1)

Menetapkan Ide Pokok Tabel 4.1. Mendefinisikan Topik dan Ide Pokok

 Bila pesannya panjang dan kompleks maka Tujuan Tujuan Topik Ide Pokok
Umum Khusus
perlu dibuat outline yang berfungsi:
Memberi Memberitahu cara Klaim Penyimpanan berkas
 Membayangkan hubungan antara bagian yang informasi membuat berkas asuransi yang tepat oleh
satu dengan bagian lainnya. klaim asuransi menghemat waktu dan
uang perusahaan
 Menuntun penyampaian ide-ide secara lebih
Membujuk Meminta TM Anggaran Para pesaing
sistematis, efisien dan efektif. menyetujui litbang membelanjakan dana
 Susunan suatu outline digolongkan menjadi. kenaikan anggara yang lebih banyak untuk
litbang litbang daripada
 Ide pokok yaitu yang menjadi inti/tema sentral perusahaan kita
pesan Kolaborasi Menghimpun ide- Pembayaran Mengkaitkan gaji
 Poin pendukung, sebagai ide pendukung ide ide untuk sistem insentif dengan laba,
insentif yang meng- memotivasi karyawan dan
pokok kaitkan gaji dengan mengurangi kompensasi
 Ilustrasi yang berupa bukti-bukti yang berhasil laba. di tahun-tahun sulit.
dikumpulkan. Sumber: Bovee & Thill. (2007:148) Komunikasi Bisnis

Mengelompokkan Ide Memilih Pendekatan

• Ide pokok umumnya didukung oleh beberapa ide  Setelah mendefinisan ide, langkah berikutnya adalah
pendukung. menentukan urutan yang akan digunakan dalam penyajian ide.
 Terdapat dua pendekatan yang dapat digunakan yaitu:
 Dalam menyiapkan pesan yang panjang dan kompleks 1. Pendekatan Langsung / deduktif / Direct Approach.
maka perlu dibuat outline yang berfungsi:  Dimana ide pokok ditempatkan di bagian awal diikuti ide-
 Membayangkan hubungan antara bagian yang satu
ide pendukung berupa argumentasi atau bukti-bukti.
dengan bagian lainnya.
 Menuntun penyampaian ide-ide secara lebih  Pendekatan ini digunakan bila audiens diperkirakan akan
sistematis, efisien dan efektif. bereaksi positip atau menyenangkan saat menerima pesan.
2. Pendekatan Tak Langsung / Induktif / In-Direct Approach
 Susunan suatu outline digolongkan menjadi.  Argumentasi atau bukti-bukti pendukung disajikan di awal
 Ide pokok yaitu yang menjadi inti/tema sentral pesan
lalu diikuti ide pokok.
 Poin pendukung, sebagai ide pendukung ide pokok
 Ilustrasi yang berupa bukti-bukti yang berhasil
 Pendekatan ini digunakan bila audiens diperkirakan
dikumpulkan. bereaksi negatif atau tidak menyenangkan saat menerima
pesan.

Komunikasi dan Negosiasi Bisnis 2

 Gb. 4.2. Memilih Antara Pendekatan Langsung dan Tidak Langsung. Berdasarkan kemungkinan reaksi audiens, terdapat 4
Pendekatan Pendekatan tidak langsung (empat) bentuk organisasi pesan
langsung 1. Permintaan Langsung (Direct request)
Reaksi Ingin Tidak senang Tidak tertarik/ tidak  Yaitu pesan bisnis dalam bentuk surat atau memo
penerima sekali/tertarik/- mau yang penyampaian nya langsung pada poin yang
senang/netral
dituju.
Pembukaan Memulai dengan Mulai dengan Mulai dengan
ide pokok, pernyataan netral pernyataan atau  Tipe ini lebih cocok bila audien diperkirakan tertarik
pesan
permintaan, atau sebagai transisi ke pertanyaan yang (msl penawaran produk baru) dan sebaiknya
berita baik alasan untuk berita dapat menarik menggunakan pendekatan langsung.
buruk perhatian
Isi pesan Berikan detail-detail Berikan alasan Bangkitkan minat
yang perlu untuk menjelaskan penerima. Bangun 2. Pesan Rutin, Good News atau Goodwill
jawaban negatif. keinginan utk  Pesan rutin adalah pesan yang disampaikan secara
Sampaikan berita mengikuti
buruk dan berikan
rutin.
saran positif  Good news atau goodwill adalah berita baik (misal
Penutupan Tutup komentar Tutup dengan Mintalah untuk penurunan harga) yang menimbulkan reaksi
pesan yang ramah melakukan menyenangkan dari penerima. Cocok
menyenangkan tindakan
menggunakan pendekatan langsung

3. Pesan Bad News

 Yaitu pesan-pesan yang tidak menyenangkan dan
Memformulasikan pesan
berpotensi menimbulkan kekecewaan (misal • Memformulasikan pesan adalah proses
penolakan lamaran kerja, penolakan kredit). penyusunan naskah bisnis.
Sebaiknya pakai pendekatan tidak langsung.
• Dalam penyusunan naskah untuk pertama kali,
4. Pesan Persuasif yang perlu mendapat perhatian adalah
 Yaitu pesan yang bertujuan membujuk, karena
penerima diperkirakan tidak tertarik pada pesan
menentukan gaya dan nada.
tersebut. Cocok pakai pendekatan tidak langsung. – Gaya adalah cara menggunakan kata-kata, kalimat
dan paragrap untuk mencapai nada atau kesan
secara keseluruhan.
– Gaya dapat diubah-ubah untuk menciptakan nada
yang sesuai dengan peristiwa.

PEMILIHAN KATA YANG TEPAT MEMBUAT KALIMAT YANG EFEKTIF

• Kalimat harus disusun secara sadar dan sengaja untuk
• Dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis mencapai daya informasi yang tepat dan baik.
baik secara lisan maupun tertulis perlu • Terdapat tiga jenis kalimat (Djoko Purwanto, 2011:119) yaitu;
memperhatikan hal-hal yang berikut; – Kalimat Sederhana, yaitu kalimat yang hanya memiliki satu induk
kalimat (satu subyek dan satu predikat).
a. Gunakan kata yang familier/dikenal, dan lazim Misal:
digunakan dan sesuai dengan pendidikan dan Saya membeli buku Komunikasi Bisnis di Gramedia kemarin
Andi mengirim pesanan buku ke konsumen
pengalaman audiens
– Kalimat Majemuk, yaitu berisi dua atau lebih klausa independen,
b. Pilih kata-kata yang singkat dalam menyampaikan dan dihubungkan kata penghubung seperti dan, atau, tetapi.
pesan bisnis Misal:
Adik membeli kertas dan Kakak mebeli buku.
c. Hindari kata-kata yang bermakna ganda dan Omzet penjualan nain 10%, tetapi keuntungan menurun 15%.
multitafsir. – Kalimat Kompleks, yaitu berisi sebuah klausa independen dan
satu atau lebih klausa dependen sebagai anak kalimat.
Misal:
Meskipun gaji tidak naik, para pegawai bekerja sebagaimana biasa.

Komunikasi dan Negosiasi Bisnis 3

 MEMBUAT KALIMAT YANG EFEKTIF
• Jika memiliki dua ide yang memiliki tingkat kepentingan
sama gunakan kalimat majemuk atau penggabungan
kedua kalimat sederhana.
• Jika salah satu ide memiliki tingkat kepentingan yang lebih
rendah, maka gunakan kalimat kompleks.
Komunikasi dan Negosiasi Bisnis
CARA MENGEMBANGKAN PARAGRAF
• Suatu paragraf dapat dikembangkan dengan (Djoko
Purwanto, 2011;120) ;
– Ilustrasi. Memberikan contoh dapat memberikan gambaran
yang dapat memperjelas ide pokok
– Perbandingan, yang menguraikan persamaan dan perbedaan
ide pokok.
– Pembahasan sebab akibat, yang memusatkan uraian pada
alasan-alasan mengenai sesuatu.
– Klasifikasi, yaitu memecah ide umum menjadi beberapa
kategori spesifik.
– Pembahasan pemecahan masalah.
4