3.2.

1 Metode Pelaksanaan

1. Tempat Praktik Kerja Lapangan

Penulis melaksanakan Praktik Kerja Lapangan di kantor Dinas Kesehatan Provinsi DKI Jakarta,
berikut ini merupakan informasi data perusahaan tempat PKL:

Nama intansi : Dinas Kesehatan Provinsi DKI Jakarta

Alamat : Jl. Kesehatan No 10

Petojo Selatan, Kecamatan Gambir, Kota Jakarta Pusat, DKI Jakarta 10160

Telepon: 021-3451338

Email : dinkes@jakarta.co.id

Devisi : Sub Bagian Kepegawaian

Alasan penulis penulis memilih tempat PKL, tersebut adalah untuk mengetahui kegiatan surat menyurat
di sub bagian kepegawaian dinas kesehatan provinsi dki Jakarta, selain itu alasan lainnya adalah karena
jarak kantor dinas kesehatan provinsi dki Jakarta yang tidak terlalu jauh dengan rumah penulis sehingga
penulis menjadi lebih mudah dalam melakukan monilitas, serta perizinan di tempat tersebut tidak
terlalu sulit.

2. Jadwal Waktu Praktik Kerja Lapangan

Dalam melaksanakan praktik kerja lapangan, yang dilaksanakan kurang lebih selama satu bulan,
dimualai sejak tanggal 01 Oktober s.d 30 Oktober bertempat di kantor dinas kesehatan provinsi dki
Jakarta dengan jam operasional sebagai berikut:

Hari Kerja Jam Kerja Jam Istrihata

Senin-Kamis 08:00-15:30 12:00-13:00
08:00-16:30 12:00-13:00

3.2.2 Deskripsi Hasil Kegiatan Magang

Dalam melaksanakan praktik yang dilakukan penulis selama satu bulan di dinas kesehatan provinsi dki
Jakarta, penulis ditempatkan pada bagian Sub bagian kepegawaian. Adapun kegiatan penulis selama
melakukan PKL, seperti :

1. Membantu menginput Surat Keterangan Pelantikan

Menginput Surat keterangan pelantikan mengunakan format standar dinas kesehatan berupa
exel. Data yang di input adalah nama, Nip, tangal surat, tanggal pelantikan, serta jabatan lama
dan jabatan baru
2. Membantu menyusun pemberkasan dokumen SK Petikan
 Pemberkasan tersebut dilakukan dengan cara di susun berdasarkan sistem arsip nomor dan
arsip tahun lalu diarsipkan ke dalam bindek
3. Membantu pembuatan surat perbal SK mutase Pegawai
Pembuatan surat perbal tersebut menggunakan format standar dinas kesehatan berupa nama,
NIP, jabatan, tempat kerja lama, golongan , serta tempat mutase pegawai
4. Menginput Data Laporan Pemberhentian Jabatan fungsional
Menginput data laporan pemberhentian jabatan fungsional menggunakan format standar dinas
kesehatan dengan menggunakan exel data yang di ainput yaitu, nama, nip, tanggal surat, nomor
surat, pangkat pegawai, golongan pegawai, jabatan lama dan tanggal pengambilan

.3.2.3 Pembahasan

1. Menginput data laporan SK pemberhentian jabatan fungsional

Surat pemberhentian jambatan fungsinal yang di keluarkan oleh BKD ( Badan Kepegawaian
Daerah) dan penulis bertugas untuk menginput data sk pemberhentian dengan format exel
untuk di rekap unuk arsip dinas kesehatan sebelum SK pemberhentian di berikan kepada
pegawai yang bersaangkutan.

2. Menginput data laporan SK Pelantikan

Hamper sama dengan surat pemberhentian jabatan fungsional, surat keterangan pelantikan
juga di keluarkan oleh BKD ( Badan Kepegawaian Daerah) dan tugas penulis menginput dan
merekap data sk pelantikan sebagai arsip dinas kesehatan sebelum diberikan kepada pegawai
yang bersangkkutan.

3. Membuat surat perbal penempatan SK Perbal

Tugas ini dilakukan penulis untuk memberitahukan penempatan pegawai mengenai tempat
kerja yang baru maka pertama-tama dibuatnya surat perbal dengan format Microsoft word.

4. Menyusun pemberkasan dokumen SK Pelantikan tahunan

Dokumen ini di susun menggunakan sistem arsip nomor dan arsip tahun, sistem arsip nomor di
susun berdasarkan nomor surat dan sistem arsip tahun di susun dengan pertahun, setiap bindek
berisan dokumen SK Petikan peruruta nomor surat serta tahun seperti dokumen Nomor 347
Tahun 2021, lalu di simpan berurut per nomor surat sampai dengan seterusnya.

3.2.4 Kendala Praktik Kerja dan cara Mengatasi

Selama melaksanakan praktik kerja lapangan pada sub bagian kepegawaian, terdapat
kendala/masalah yang di hadapi oleh penulis. Adapun beberapa kendala yang di hadapi antara lain:

1. Sistem penyimpanan arsip yang tidak teratur

Penulis ditugaskan untuk membantu pekerjaan staf kepegawaian yang sering
mengalami kesulitan dalam melakukan penyimpanan arsip kepada penulis karena pada
 dasarnya bagian tersebut tidak menggunakan sistem penyimpanan arsip tertentu,
sehingga dalam mencari surat-surat yang dibutuhkan harus memakan waktu untuk
menemukanya, dan penyimpanan arsip masih terlihat berantakan dan tidak teratur.

Penulis sering mengalami hambatan dalam melakukan pencarian Surat

Keterangan pelantikan , karena banyak sekali dokumen yang tidak beraturan sesuai
dengan tahunyna.

Dengan adanya berbagai kendala tersebut, penulis dituntut untuk melakukan suatu tindakan
untuk mengantisipasi dan menyelesaikannya. Untuk mengatasi kendala praktek tersebut penulis dapat
mengatasinya dengan cara sebagai berikut:

1. Dalam mengatasi kendala tersebut, penulis mengaplikasikan teori yang telah didapat pada
perkuliahan yaitu dengan menyusun arsip tersebut menggunakan sistem penyimpanan arsip.
Pada dasarnya terdapat 5 macam sistem penyimpanan arsip, yaitu sistem abjad, sistem pokok
soal, sistem wilayah, sistem nomor dan sistem tanggal. Dalam melakukan penyimpanan arsip
tersebut, praktikan menggunakan sitsem penyimpanan arsip berdasarkan nomor (kronologi)
disusun dengan penomoran surat dan setiap map berisikan dokumen SK Petikan per tahun,
penulis melapor ke kepegawaian untuk meminta di susunkan sesuai yang sudah di urutkan.