1

BAB I

PENDAHULUAN

Kantor secara dinamis merupakan proses proses dalam penyelenggaraan

kegiatan seperti pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan maupun

pendistibusian data. Jadi jika dalam arti sempit merupakan tempat untuk

menyelenggarakan Kegiatan-kegiatan administrasi atau tata usaha, Sedangkan arti

kantor secara statis yakni merupakan tempat kerja, kamar kerja, ruang kerja,

biro,markas, instansi,badan, perusahaan maupun tempat untuk menyelenggarakan

kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan serta pendistribusian

data. Dari penjelasan-penelasan diatas tersebut, jadi kantor dapat diartikan sebagai

bagian organisasi yang menjadi pusat bagi kegiatan administrasi dan pengendalian

kegiatan pengolahan data atau informasi.

Dalam perkantoran perlu adanya pengarsipan yang memadai sesuai dengan

Kebutuhan, Pengarsipan Kantor digunakan untuk mendukung lancarnya kegiatan

kantor meliputi benda bergerak maupun tidak bergerak yang dipetukan untuk

menunjang kegiatan aktivitas pegawai` dalam menjalankan tugas baik secara

langsung maupun secara tidak langsung, kelancaran kegiatan dan aktivitas pegawai

dalam menjalankan aktivitas secara efektif dan efisien bukan saja di tentukan oleh

Keahlian orang (pegawai) tetapi juga dtentukan seberapa besar dukungan arsip yang

ada pada kantor tersebut

Sistem pengelolaan dalam arsip meliputi berbagai kegiatan dalam

mengklasifikasikan surat, memberi kode, menyimpan surat, memelihara secara tepat

sampai mengenai cara penyingkiran dan pemusnahan surat yang sudah tidak

dipergunakan lagi. Sistem sendiri adalah sekelompok komponen yang teratur yang
 2

saling berkaitan dengan rencana yang dibuatnya dalam rangka mencapai tujuan.

Sedangkan pengelolaan adalah proses yang membantu merumuskan kebijakan dan

tujuan organisasi / proses yang memberikan pengawasan pada suatu hal yang terlibat

dalam pelaksanaan kebijakan dan pencapaian tujuan.(Hasriani Ninzi.2015)

Kebutuhan arsip kantor sangat penting dan harus efesien muntlak di perlukan,

mulai dari perencanaan, pelaksananan hingga pengawasan. Pengolahan arsip

merupakan segala daya dan upaya untuk mengelola, mengurus dan mengatur arsip

untuk mencapai tujuan yang meliputi proses perencanaan, pengadaan, infentasi,

penyimpanan, penataan, penggunaan, pemeliharaan, penghapus arsip

arsip yang baik dan efesien tidak tercipta dengan sendirinya melainkan

dengan hasil pengelolaan yang tepat dari seseorang atau tim yang bertanggung jawab

dalam mengelolaan arsip kantor dengan proses yang berjalan terus berkelajutan

mengikuti kebutuhan dan tuntunan pekerjaan

Fenomena arsip di kantor BKPSDM meliputi perencanaan,barang,

penyimpanan, inventarisasi, penyaluran, rehabilitas, dan pengendalian. Berdasarkan

uraian diatas, saya tertarik untuk membuat laporan kerja praktek (LKP) dengan judul

PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN UMUM DI KANTOR BKPSDM

BANDA ACEH

Adapun tujuan dari penulisan laporan kerja praktek (LKP) adalah sebagai

berikut :

1. Untuk mengetahui jenis-jenis Arsip pada Dinas BKPSDM.

2. Untuk mengetahui pengelolaan Arsip pada Dinas BKPSDM

3. Untuk mengetahui proses alur arsip di Kantor BKPSDM

 3

Adapun manfaat dari penulisan laporan kerja praktek ini adalah meningkatkan

pengetahuan dan pengembangan wawasan penulis tentang Arsip kantor, proses dan

prosedur pengelolaan arsip agar dapat memahami konsep Arsip dan dapat menjadi

bahan masukan bagi kantor dalam mengambil suatu kebijakan serta sebagai bahan

bahan referensi bagi lainnya yang ingin menulis laporan tentang Arsip.

Untuk memperoleh data-data yang dapat dipertanggung jawabkan

kebenaranaya, dalam penulisan laporan ini, saya menggunakan beberapa metode

pengumpulan data yaitu:

1. library Reserch ( studi kepustakaan)

pengamatan yang penulis lakukan dengan cara membaca dan mempelajari

beberapa literatur, buku-buku, ilmiah dan sumber-sumber bacaan laianya yang

berkaitan dengan pokok permasalahan

2. Field Research ( Studi Lapangan).

Pengamatan yang dilakukan secara langsung mencari data dengan terjun

langsung ke lapangan melaksanakan On The Job Training ( Kerja Lapangan)

3. Interview ( wawancara )

mewawancarai secara langsung para pegawai yang di anggap dapat

memberikan informasi yang di perlukan dalam melaksanakan Arsip

4. Observasi ( pengamatan )

yaitu pengumpulan data dengan mengadakan pengamatan langsung terhadap

kegiatan yang berlangsung pada Dinas BKPSDM

Adapun sistematik penulisan Laporan Kerja Praktek ini adalah sebagai

berikut:
 4

Bab pertama, merupakan bab pendahuluan yang membahas tentang latar

belakang masalah, tujuan penulisan laporan dan metode pengumpulan data dan

sistematika penulisan.

Bab kedua, merupakan pelaksanaan kerja praktek yang membahas tentang

tempat praktek, lama waktu praktek dan kegiatan selama praktek.

Bab ketiga, menjelaskan tentang gambaran umum tentang pengelolaan arsip

pada bagian umum di kantor BKPSDM Banda Aceh

Bab empat, merupakan bab yang menguraikan tentang pengelolaan arsip pada

bagian umum di kantor BKPSDM

Bab kelima, merupakan bab terakhir yang berisikan kesimpulan dan saran.

Laporan ini dilengkapi dengan lampiran, daftar pustaka dan daftar riwayat hidup saya

secara singkat
 5

BAB II

PELAKSANAAN KERJA PRAKTEK

A. Tempat Praktek

Saya melakukan kegiatan praktek di Kantor Badan Kepegawaian Pengembangan

Sumber Daya Manusia di bagian umum yang mana mempunyai tugas pokok

melaksanakan surat menyurat mulai dari disposisi, menerima surat mencatat surat

masuk dan keluar, membuat surat, mengantarkan surat ke ruang ruang dan juga

menyimoan surat serta melaksanakan ketatausahaan Badan.

Hal ini Sesuai dengan acuan sumber bacaan saya tentang( Qanun Kota Banda

Aceh Nomor 11 Tahun 2016) tentang Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah

Kota Banda Aceh dan ditetapkan dalam (Peraturan Walikota Banda Aceh Nomor 64

Tahun 2016), Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia

mempunyai tugas melaksanakan Urusan Pemerintahan di bidang Kepegawaian,

Pendidikan dan Pelatihan yang menjadi kewenangan Kota dan Tugas Pembantuan

yang diberikan kepada Kota.

Untuk melaksanakan tugasnya, Badan Kepegawaian dan Pengembangan

Sumber Daya

Manusia Kota Banda Aceh mempunyai fungsi:

1. Penyusunan kebijakan teknis bidang Kepegawaian, Pendidikan dan Pelatihan.

2. Pelaksanaan tugas dukungan teknis bidang Kepegawaian, Pendidikan dan
Pelatihan.
3. Pemantauan, evaluasi,  dan  pelaporan  pelaksanaan  tugas dukungan teknis
bidang Kepegawaian, Pendidikan dan Pelatihan.
4. Pembinaan teknis penyelenggaraan fungsi-fungsi penunjang urusan
Pemerintahan
5. Daerah bidang Kepegawaian, Pendidikan dan Pelatihan.
Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Walikota sesuai dengan tugas dan
fungsinya.
 6

Kewenangan

Untuk melaksanakan fungsinya, Badan Kepegawaian dan Pengembangan

Sumber Daya Manusia Kota Banda Aceh mempunyai kewenangan:

1. Menyusun dan mengembangkan program kerja pelaksanaan pembinaan

kepegawaian, pendidikan dan pelatihan.
2. Merumuskan kebijakan teknis pembinaan kepegawaian, pendidikan dan
pelatihan.
3. Melaksanakan pendidikan dan pelatihan bagi ASN
4. Membina dan meningkatkan kualitas tenaga pengajar.
5. Mengumpulkan dan mengolah data serta menyiapkan penyusunan program
dan

6, petunjuk teknis pembinaan dan pengembangan karir ASN.

7. Melaksanakan dan mengelola mutasi dan tata usaha kepegawaian.
8. Mengumpulkan bahan pelaksanaan ujian dinas dan pemberian penghargaan
dan tanda jasa.
9. Membina dan membantu teknis penyelenggaraan diklat.
10. Melakukan evaluasi terhadap pelaksanaan dan hasil pendidikan dan pelatihan.
11. Menyusun rekomendasi hasil pendidikan dan pelatihan dalam rangka
pengembangan
12. karir ASN.
13. Mengadakan konsultasi dan pembinaan teknis penyelenggaraan diklat.

B. Lama Waktu Praktek

Saya melaksanakan On Job Training pada Kantor Badan Kepegawaian

Sumber Daya Manusia selama ( 2 ) dua bulan lamanya, terhitung mulai tanggal 2

Maret 2022 sampai dengan 2 Mei 2022. Kegiatan ini dilakukan untuk dapat

mempraktekkan secara langsung bagaimana dunia kerja yang sesungguhnya dan

membuat (LKP) guna memperoleh gelar Ahli Madya (Amd) pada Fakultas Ekonomi

Universitas Syiah Kuala. Sesuai dengan ketentuan dari Prodi Diploma III Sekretari.

Peraturan jam kerja yang telah ditetapkan pada Kantor BKPSDM bagi

mahasiswa seperti saya dalam On The Job Training (OJT) dan pengawainya yaitu
 7

Hari Senin sampai dengan kamis jam kerja di mulai pukul 08.00 sampai dengan 12.30

Kemudian istirahat sholat dan makan pukul 12.30 sampai 14.00 dan pulang pukul

17.30. Hari jumat jam kerja dimulai pukul 08.00 sampai dengan 11.30 kemudian

istirahat, makan dan sholat pukul 11.30 sampai 14.00 dan pulang pukul 17.30. Hari

Kerja hari senin sampai dengan jum'at, sedangkan hari sabtu dan minggu ditetapkan

oleh pemerintah adalah hari libur.

c. Kegiatan Selama Praktek

Saya melaksanakan On The Job Training (OJT) pada Kantor BKPSDM. Pada

tanggal 2 Maret sampai dengan 2 Mei 2022, Hari pertama masuk saya bertemu

dengan Bapak Teuku Syahluna Polem yang mana beliau memberi arahan bagian dan

ruang yang akan ditempatkan, memberikan pengarahan dan memperkenalkan

pegawainya.

1. Pada minggu pertama, masuk saya mendapatkan penjelasan tentang profil Kantor

Dinas Perhubungan Aceh dan bagian-bagian yang terdapat di dalam perusahaan.

Setelah itu penulis mulai diberikan pekerjaan dasar pada sub bagian kesekretariatan

seperti : mengetik surat, input surat masuk dan surat keluar.

2. Pada minggu kedua, saya masih diajarkan mengenai bagaimana menginput surat

masuk dan surat keluar dan mulai diajarkan untuk mengantarkan surat kepada setiap

bidang untuk ditanda tangani oleh kepala bidang

3.Pada minggu ketiga, saya mengecek kembali data surat yang masuk dan surat

keluar, dan saya sudah diajarkan cara membuat surat memo, surat tugas, dan surat cuti

untuk pegawai
 8

4. Pada minggu ke empat, saya kembali input data surat yang masuk dan surat yang

keluar

5. Pada minggu kelima, saya mulai membuat surat tugas, membuat surat cuti,

membuat memo dan menerima tamu

6. Pada minggu ke enam, saya menginput surat masuk dan surat keluar dan

mengantarkan surat kepada setiap bidang untuk ditanda tangani oleh kepala bidang

7. Pada minggu ke tujuh, kembali saya melihat data surat yang masuk dan surat

keluar, dan saya membuat surat memo, surat tugas, dan surat cuti untuk pegawai

BKPSDM

8. Pada minggu ke delapan, saya membuat surat perjalanan dinas, membuat surat cuti,

mendata pegawai dan menerima tamu

9. Pada minggu ke sembilan, menginput surat masuk dan surat keluar dan

mengantarkan surat kepada setiap bidang untuk ditanda tangani oleh kepala bidang

BAB III
 9

GAMBARAN UMUM PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN UMUM DI

KANTOR BKPSDM BANDA ACEH

A. Kegiatan Pada Bagian Umum Kantor BKPSDM

Bagian Umum dipimpin oleh Kepala Bagian yang berkedudukan di bawah dan

bertanggung jawab kepada Asisten Administrasi Umum.

Kepala Bagian Umum mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Asisten

Administrasi Umum dalam perumusan kebijakan teknis, pengoordinasian, pembinaan,

pengawasan, pengendalian, pengelolaan, fasilitasi, evaluasi dan pelaporan kegiatan di

bidang umum. 

Bagian Umum mempunyai fungsi:

a. perumusan kebijakan teknis di bidang umum;

b. pengoordinasian dan pelaksanaan kegiatan di bidang umum;

c. pembinaan, pengawasan, dan pengendalian kegiatan di bidang umum;

d. pengelolaan dan fasilitasi kegiatan di bidang umum;

e. pelaksanaan evaluasi dan pelaporan kegiatan di bidang umum; dan

f. pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Asisten Administrasi Umum di

bidang umum.

Kepala Bagian Umum mempunyai rincian tugas :

a. merumuskan dan menetapkan rencana dan program kegiatan Bagian Umum

berdasarkan peraturan perundangundangan dan hasil evaluasi kegiatan tahun

sebelumnya sebagai pedoman pelaksanaan tugas;

b. membagi tugas bawahan sesuai dengan jabatan dan kompetensinya serta

memberikan arahan baik secara lisan maupun tertulis guna kelancaran

pelaksanaan tugas;
 10

c. melaksanakan koordinasi dan konsultasi dengan instansi terkait baik vertikal

maupun horizontal guna sinkronisasi dan harmonisasi pelaksanaan tugas;

d. merumuskan kebijakan teknis di bidang umum sesuai peraturan perundang-

undangan sebagai pedoman pelaksanaan tugas;

e. menelaah dan mengkaji peraturan perundang-undangan di bidang

ketatausahaan, perlengkapan, aset, dan keprotokolan sebagai bahan perumusan

kebijakan teknis serta pedoman pelaksanaan tugas;

f. melaksanakan pembinaan, pengawasan dan pengendalian kegiatan di bidang

umum sesuai peraturan perundangundangan agar kinerja Bagian Umum

mencapai target yang telah ditetapkan;

g. menyelenggarakan pelayanan prima, fasilitasi, dan inovasi di bidang umum

sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan guna peningkatan

kualitas kerja;

h. menerapkan Standar Operasional Prosedur (SOP) dalam penyelenggaraan

kegiatan Bagian Umum agar diperoleh hasil kerja yang optimal;

i. menyelenggarakan pengelolaan ketatausahaan Pimpinan Daerah, Sekretariat

Daerah, dan Staf Ahli Bupati sesuai dengan ketentuan yang berlaku;

j. menyiapkan protokoler pada kegiatan-kegiatan Pimpinan Daerah serta

penerimaan kunjungan kerja dari instansi/daerah lain sesuai dengan petunjuk

pimpinan dan ketentuan yang berlaku;

k. menyelenggarakan kegiatan rumah tangga dan perlengkapan guna

mendukung kelancaran pelaksanaan tugas Pimpinan Daerah dan pegawai di

lingkungan Sekretariat Daerah;

 11

l. mengoordinasikan pengadaan barang dan jasa untuk keperluan Sekretariat

Daerah serta mengusulkan penghapusan aset tetap, aset tidak berwujud dan

barang persediaan sesuai dengan peraturan perundang-undangan;

m. menyelenggarakan pengelolaan kebersihan, pertamanan, dan persampahan

di lingkungan kantor bupati, wakil bupati, dan Sekretariat Daerah agar tercipta

lingkungan kerja yang bersih, rapi, asri, dan nyaman;

n. menyelenggarakan fasilitasi kunjungan kerja dari instansi/pemerintahan

daerah lain sebagai tamu Pemerintah Daerah sesuai dengan ketentuan yang

berlaku;

o. melaksanakan pembinaan, pengawasan, dan pengendalian fungsi-fungsi

manajemen administrasi perkantoran agar terwujud pelayanan prima;

p. mengevaluasi pelaksanaan kegiatan Bagian Umum dengan cara mengukur

pencapaian program kerja yang telah disusun untuk bahan laporan kepada

pimpinan dan kebijakan tindak lanjut;

q. melaporkan pelaksanaan tugas kepada pimpinan baik lisan maupun tertulis

sebagai wujud akuntabilitas dan transparansi;

r. mengevaluasi dan menilai prestasi kerja bawahan berdasarkan sasaran kerja

pegawai dan perilaku kerja sesuai ketentuan dalam rangka peningkatan karir,

pemberian penghargaan dan sanksi;

s. menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan maupun

tertulis berdasarkan kajian agar pelaksanaan kegiatan berjalan lancar serta

untuk menghindari penyimpangan; dan

t. melaksanakan tugas kedinasan lain dari pimpinan sesuai dengan tugas dan

fungsi Bagian Umum. 

 12

Subbagian Tata Usaha

Subbagian Tata Usaha dipimpin oleh Kepala Subbagian yang berkedudukan di

bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian Umum mempunyai tugas

melaksanakan sebagian tugas Kepala Bagian Umum dalam penyiapan bahan

perumusan kebijakan teknis, pengoordinasian, pembinaan, pengawasan,

pengendalian, pengelolaan, fasilitasi, evaluasi dan pelaporan kegiatan di bidang

ketatausahaan.

B. Jenis jenis arsip Pada Kantor BKPSDM

Arsip adalah kumpulan dokumen bersejarah dalam format apapun atau

fasilitas fisik tempat mereka disimpan. Arsip biasanya berisi sumber-sumber primer

yang terakumulasi selama masa hidup suatu organisasi atau individu, kemudian

disimpan untuk menunjukkan ke orang lain fungsi organisasi atau individu tersebut.

Menurut Pasal 1 angka 2 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang

kearsipan, pengertian arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai

bentuk dan media yang sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan

komunikasi yang diterima oleh Lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga

pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan

perorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

(Undang undang No 43)

Arsip berbeda dengan bahan pustaka yang tersedia di perpustakaan. Arsip

memiliki ciri khusus, seperti arsip harus autentik dan terpercaya sebagai alat bukti

sah, informasinya utuh dan sesuai asal-usul serta aturan asli.

Berdasarkan Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), pengertian arsip adalah

suatu dokumen tertulis, lisan atau bergambar dari masa lampau yang disimpan dalam
 13

media tulis, elektronik, pita video, disket komputer, flashdisk atau hardisk yang

biasanya diterbitkan secara resmi oleh suatu instansi. Kemudian, arsip tersebut

disimpan dan dijaga di tempat tertentu sebagai referensi orang lain.

Menurut Pasal 1 angka 2 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang

kearsipan, pengertian arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai

bentuk dan media yang sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan

komunikasi yang diterima oleh Lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga

pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan

perorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

Sedangkan, lembaga pemerintah Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI),

pengertian arsip adalah segala kertas, berkas, foto, film, mikrofilm, rekaman suara,

gambar peta, bagan atau dokumen dalam segala macam bentuk yang dihasilkan atau

diterima oleh suatu badan sebagai bukti tujuan organisasi, fungsi-fungsi kebijakan.

Untuk mengenai arsip pada kantor BKPSDM Banda Aceh terbagi kedalam

beberapa jenis yaitu:

1. Arsip dinamis

Arsip Dinamis adalah arsip yang dipergunakan dalam perencanaan,

pelaksanaan, penyelenggaraan administrasi suatu organisasi. Arsip ini tidak hanya

berupa kertas atau surat saja, tetapi juga termasuk bahan tertulis atau bahan tercetak

yang direkam dalam pita kaset, juga termasuk naskah-naskah, memorandum, nota,

slide, foto dan lain-lain. Berdasarkan nilainya arsip dinamis dibagi sebagai berikut :

1) Arsip Aktif yaitu arsip yang masih dipergunakan terus-menerus bagi

kelangsungan pekerjaan di unit suatu organisasi/kantor.

 14

2) Arsip in-aktif yaitu arsip yang tidak lagi dipergunakan secara langsung

karena nilainya yang semakin menurun di unit suatu organisasi/kantor.

2. Arsip Statis

Arsip Statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam

penyelenggaraan kegiatan maupun ketatausahaan. Arsip tersebut cenderung

mempunyai kepentingan dalam nilai sejarah dan disimpan ditempat yang lebih aman

dan sulit dijangkau. Arsip ini tidak lagi berada pada organisasi atau kantor pencipta

arsip tersebut akan tetapi berada di Arsip Nasional Republik Indonesia (ARNAS).

Contoh arsip statis adalah berkas Undang-undang, peraturan dan lainlain. Arsip ini

tidak diperlukan secara langsung tetapi dibutuhkan sebagai referensi untuk kegiatan

lainnya (Depi Kurniani. 2013)

BAB IV

PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN UMUM DI KANTOR BKPSDM

A. Pengelolaan Arsip di Kantor BKPSDM

Pengelolaan arsip ini dapat dikatakan terbagi ke dalam beberapa jenis dan
 15

menjadi tiga asas yang mana terdapat sebagai berikut:

1. Asas Sentralisasi Penyimpanan arsip yang dipusatkan di satu unit kerja

khusus yang lazim disebut sentral arsip. Dengan demikian, maka semua arsip di

seluruh unit kantor yang sudah diproses akan disimpan dan dipusatkan di sentral

arsip. Keuntungan sentralisasi arsip adalah:

A. Ruang dan peralatan arsip dapat dihemat.

B. Petugas dapat mengkonsentrasikan diri khusus pada pekerjaan kearsipan.

C. Kantor hanya menyimpan 1 arsip, duplikasinya dapat dimusnahkan.

D. Sistem penyimpanan dari berbagai macam arsip dapat diseragamkan.

2.Asas Desentralisasi Sistem pengelolaan arsip yang berarti semua unit kerja

mengelola arsipnya masing-masing. Dalam hal ini, semua unit kerja bebas

dalam menyelenggarakan sistem penyimpanan arsip sesuai dengan ketentuan

unit yang bersangkutan. Semua kegiatan kearsipan, mulai dari pencatatan

sampai pemusnahan dilakukan dan ditempatkan di unit masing-masing.

Keuntungan asas desentralisasi arsip adalah:

a. Pengelolaan arsip dapat dilakukan sesuai kebutuhan unit kerja masing

masing.

b. Keperluan akan arsip akan mudah terpenuhi, karena berada pada unit kerja

sendiri.

c. Penanganan arsip lebih mudah dilakukan, karena arsip-arsip sudah dikenal

dengan baik.

3. Gabungan

Pengelolaan arsip yang dilakukan dengan menggabungkan asas sentralisasi

dengan asas desentralisasi. Asas gabungan ini dimaksudkan agar kelemahan-

 16

kelemahan dari kedua cara (sentralisasi dan desentralisasi) ini dapat teratasi.Artinya

sentralisasi terhadap prosedur, sistem, peralatan, dan SDM kearsipan yang dilakukan

oleh unit kearsipan, sedangkan desentralisasi dalam pelaksanaanya. Unit sentral

bertanggung jawab atas arsip inaktif seluruh unit. Kemudian, unit pengolah

bertanggungjawab atas arsip aktif dari masing-masing unit kerja.(tirto.id)

Penerapan sistem kearsipan di Kantor BKPSDM dalam hal pengorganisasian

arsip adalah menggunakan asas sentralisasi, dimana arsip-arsip yang sudah diproses

akan disimpan dan dipusatkan di unit kerja yaitu Bagian Tata Usaha. Tata Usaha

BKPSDM juga berperan sebagai tempat penerimaan surat masuk dan pengiriman

surat keluar. Arsip aktif dan arsip inaktif yang ada di Tata Usaha BKPSDM tetap

disimpan dalam satu ruangan, namun tempat penyimpanannya yang terpisah. Arsip

inaktif yang sudah melewati masa 6 bulan, maka diserahkan ke record center/ ruang

penyimpanan arsip. Dalam hal ini, pelaksanaan pengorganisasian arsip di Bagian Tata

Usaha BKPSDM dapat dikatakan cukup baik dalam menunjang efisiensi kerja.

Adapun alur arsip pada kantor BKPSDM adalah sebagai berikut:

1. Meneliti dulu tanda pada lembar disposisi apakah surat tersebut sudah boleh untuk

disimpan ( meneliti tanda pelepas surat/ release mark ). Tanda pelepas surat biasanya

berupa disposisi dep. (deponeren) yang menunjukkan perintah untuk menyimpanan

surat.

2. Mengindeks atau memberi kode surat tersebut. Indeks/ kode surat dibuat sesuai

sistem penyimpanan arsip yang dipergunakan dan dibuat untuk memudahkan

penyimpanan dan penemuan kembali surat.

 17

3. Menyortir atau memisah-misahkan surat sesuai dengan bagian, masalah atau tujuan

surat.Kegiatan menyortir/ memisah-misahkan surat sebelum disimpan biasanya

dilakukan dengan menggunakan rak/ kotak sortir.

4. Menyimpan surat ke dalam map (folder). Penyimpanan surat ke dalam map/ folder

dapat menggunakan stofmap folio, snelhechter, brief ordner, portapel ataui folder

gantung kemudian dimasukkan ke dalam almari arsip/ filing cabinet atau alat

penyimpanan arsip yang lain.

5. Menata arsip dengan baik sesuai dengan sistem yang dipergunakan.

B.Proses Alur Arsip pada Kantor BKPSDM

1.Tahap Penciptaan/Penerimaan

Tahap ini merupakan tahap awal dari proses kehidupan arsip, yaitu yang

bentuknya berupa konsep, daftar, formulir, dan sebagainya. Tahap ini disebut juga

tahap dari korespondensi management, jadi jadi sebenarnya tidak terdapat dalam

record management, tetapi karena kaitannya dengan masalah kearsipan erat sekali

maka perlu juga diketahui dan dipelajari oleh petugas kearsipan.

2. Tahap Distribusi/Pengurusan

Tahap ini merupakan tahap dimana surat masuk atau keluar diregistrasi atau

diagendakan sesuai sistem yang telah ditentukan. Kemudian surat-surat tersebut

adiarahkan atau dikendalikan ke Unit Kerja, yang akan membahas atau memproses.

3. Tahap Penggunaan

Pada tahap ini, surat-surat yang sudah di proses digunakan dalam kegiatan

administrasi sehari-hari, selesai digunakan difiling kembali (penataan berkas) dan jika

perlu dicari kembali atau ditemukan kembali.

 18

4. Tahap Pengelolaan

Pengelolaan arsip sangat diperlukan agar setiap berkas atau dokumen terhindar

dari kehancuran, yang mengakibatkan berkas atau dokumen tersebut tidak dapat

dipergunakan kembali. Tujuannya adalah agar setiap berkas, dokumen arsipagar dapat

terhindar dari kehancuran yang disebabkan oleh berbagai fak torperusak seperti rayap,

kecoa, kutu buku, atau keadaan ruangan yang tidak mendukung sehingga arsip yang

tersimpan cepat menjadi rusak.

5. Tahap Penyusutan Arsip

Penyusutan arsip merupakan penghematan tempat menyimpan dan biaya serta

menghemat waktu penemuan kemabalu arsip yang disimpan.Penyusutan dilakukan

berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Dalam keputusan Mentri

Dalam Negeri Nomor 100 tahun 1991, penyusutan arsip berarti:

a) Tata Usaha untuk pengelola mengadakan oenelitian untuk

menentukan arsip yang sudah mencapai masa aktifnya.

b) Memisah-misahkan arsip yang dapat dimusnahkan dan yang akan di

pindahkan ke unit kearsipan.

c) Menata arsip in aktif yang akan dipindahkan ke unit kearsipan.

Tujuan penyusutan arsip adalah :

a) Mendapatkan penghematan dan Efisiensi.

b) Pendayagunaan arsip dinamis ( aktif dan insektif – aktif ).

c) Memudahkan pengawasan dan pemeliharaan terhadap arsip yang

masi di perlukan bahan bukti kegiatan organisasi.

d) Penyelamatan bahan bukti kegiatan organisasi

 19

Penyusutan arsip meliputi tiga kegiatan :

(a) pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan;

(b) pemusnahan arsip yang telah habis retensi dan yang tidak memiliki nilai

guna dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;

dan

(c) penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan.

Pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan diatur oleh

pimpinan pencipta arsip.(Suraja,. 2012.)

Penyusutan itu sendiri berarti pengurangan arsip dengan cara :

a) Memindahkan arsip in aktif dari unti kerja ke unit kearsipan atau dari file

aktif ke file in aktif.

b) Memusnahkan arsip yang tidak bernilai guna berdasarkan peraturan yang

berlaku.

c) Menyerahkan arsip statis kepada Arsip Nasional Republik Indonesia.

Dari pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa kegiatan penyusutan arsip yang

dilakukan oleh setiap instansidan lembaga untuk menghemat tempat serta mengurangi

volume arsip dari tempat penyimpanan yang tidak bernilai guna.

6. Jadwal Penyimpanan Arsip

Jadwal Penyimpanan Arsip adalah suatu daftar yang memuat kebijaksanaan

seberapa jauh sekelompok arsip dapat disimpan atau dimusnahkan. Penentuan

ditentukan atas dasar nilai kegunaan tiap-tiap berkas, Jadwal penyimpanan

merupakan suatu daftar yang menunjukkan :

 20

a) Lamanya masing-masing arsip disimpan pada file arsip aktif, sebelum

dipindahkan ke pusat penyimpanan arsip.

b) Jangka waktu penyimpanan masing-masing arsip sebelum

dimusnahkan ataupun dipindahkan ke Arsip Nasional.

Menurut (Sedarmayanti 2003 : 103 ) dalam bukunya Tata Kearsipan dengan

memanfaatkan Teknologi modern menyatakan bahwa ada beberapa keuntungan dalam

teknologi untuk kearsipan seperti :

1) Untuk memisahkan antara arsip aktif dengan arsip in-aktif.

2) Memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip aktif.

3) Menghemat ruangan, perlengkapan dan biaya.

4) Menjamin pemeliharaan arsip in-aktif yang bersifat permanen.

5) Memudahkan pemindahan arsip ke Arsip Nasional.

7. Tahap Pemusnahan Arsip

Pemusnahan arsip merupakan kegiatan suatu kearsipan dimana arsip yang

tidak bernilai guna dipindahkan atau dimusnahkan. Menurut Widjaya ( 1990:84 )

Pemusnahan arsip adalah suatu tahap mengahncurkan arsip yang telah habis guna.

Pemusnahan arsip bertujuan untuk mengurangi peningkatan jumlah berkas atau

dokumen di tempat penyimpanan arsip dimana arsip yang tidak memiliki nilai guna

lagi serta melewati jangka waktu penyimpanan, pemusnahan arsip juga dapat

memudahkan penemuan kembali arsip.

Dalam keputusan menteri dalam Negeri Nomor 30 Tahun 1979, tata cara

pemusnahan arsip yaitu :

a) Peneliti dapat memisahkan arsip yang telah melebihi jangka waktu yang

telah ditentukan dalam jadwal retensi.

 21

b.) Membuat daftar arsip yang berdasarkan jadwal retensi arsip yang dapat di

musnahkan.

c) Mengumpulkan arsip tersebut dan di ajukan kepada team peneliti.

d) Memberitahukan kepada unit pengolah dengan daftar arsip bahwa arsip

telah memenuhi jangka waktu yang di terapkan dalam jadwal retensi dan telah

disetujui oleh team peneliti untuk dimusnahkan Proses pemusnahan arsip

Dari pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa kegiatan pemusnahan arsip

adalah pengurangan arsip dari jajaran arsip dengan cara memusnahkan arsip tersebut

8.Efisiensi Kearsipan di kantor BKPSDM

Pada Kantor BKPSDM dokumen yang tercipta di sebuah instansi perhari

sangat banyak bisa berapa dokumen yang tercipta dalam kurun waktu 5 sampai

dengan 10 tahun, mungkin jumlahnya bisa jutaan atau bahkan lebih, bagaimana

mengefisienkan pencarian sebuah dokumen dalam jutaan dokumen yang ada menjadi

tugas sebuah system pengelolaan dokumen.

Sebuah system kearsipan yang baik mampu mengintegrasi semua kebutuhan

akan pencarian informasi yang dibutuhkan dengan cepat dan akurat, oleh karena itu

proses pengelolaan dokumenpun terkait dengan proses penciptaan dokumen itu

sendiri, bagaimana mengklasifikasikan sumber dokumen secara tepat mampu

membuat proses pengindeksan dokumen menjadi lebih cepat.

Karena secara tidak langsung dokumen ini merupakan salah satu supporting

yang sangat penting bagi hampir setiap proses kerja yang ada atau malah salah satu

faktor penunjang keputusan dalam sebuah proses maka tentu saja ini juga harus

mempunyai faktor security yang sangat baik, karena tidak semua orang boleh
 22

mengakses dokumen tertentu maka proses satu pintu merupakan salah satu opsi yang

sangat baik, yang dimaksud satu pintu disini adalah harus ada sebuah divisi yang

bertanggung jawab atas keluar masuknya dokumen sehingga apabila seseorang ingin

menggunakan dokumen yang ada harus dengan sepengetahuan dan ijin dari pihak

terkait.

9.Retensi arsip di kantor BKPSDM

Kantor BKPSDM melakukan penyimpanan dokumen demi keamanan.

Kegiatan penyimpanan melipui menerima dokumen, menyimpan dokumen, dan
mengeluarkan dokumen atau surat menyurat. Dokumen kemudian di simpan pada
tempat yang telah di sediakan kantor Dinas BKPSDM Aceh, dan Dokumen di
keluarkan menurut keperluan pagawai untuk digunakan pada saat bekerja di kantor.
Tujuan penyimpanan Dokumen atau Surat kantor adalah:
1. Agar surat tidak cepat rusak.
2. Agar tidak terjadi kehilangan dokumen.
3. Agar Dokumen tersusun rapi sehingga mudah ditemukan apabila dokumen
tersebut dicari.
4. Memudahkan dalam pengawasan.

Cara penyimpanan Dokumen atau Surat kantor antara lain:

1. Dokumen disimpan berdasarkan klasifikasi (jenis, berat, nama, dan satuan
surat)
2. Dokumen disimpan dalam keadaan bersih.
3. Dokumen disimpan dalam ruangan yang cukup aman.
4. Dokumen disimpan di tempat yang memadai.

5. Dokumen disimpan rapi dengan kode yang telah ditentukan agar mudah
dicari
6. Dokumen yang disimpan harus terhindar dari sengatan matahari atau
siraman air.
7. Dokumen disimpan di ruangan yang dapat dikunci.
8. Dokumen yang disimpan harus sudah dihitung dan dicatat dalam buku
 23

persediaan
9. Dokumen atau surat yang biasanya dikeluarkan lebih cepat sebaiknya
diletakkan di bagian terdepan, sebaliknya dokumen yang dikeluarkan lebih
lama disimpan lebih dalam

10. Pengendalian alur arsip

Proses pengendalian alur arsip ini dilakukan agar seluruh kegiatan

tertata menurut prosedur yang ada pada kantor BKPSDM Aceh agar proses

Surat dan Dokumen pada kantor berjalan dengan lancar dan efesien. Proses

tata kelola dokumen dan surat pada kantor BKPSDM Aceh sama dengan

kantor-kantor lain, tujuan proses pada dokumen dan surat ini adalah untuk

mendapatkan hasil yang baik dan maksimal pada kantor BKPSDM Aceh.

C.Kendala dalam pengelolaan arsip di kantor BKPSDM

Dalam pengelolaan kearsipan di kantor BKPSDM biasanya terdapat masalah-

maslah yang dihasilkan dari proses pengelolaan arsip itu sendiri, dimana masalah-

masalah tersebut muncul baik secara langsung maupun tidak langsung. Masalah-

masalah yang timbul tersebut terkait dengan beberapa faktor seperti faktor internal

dan eksternal, dengan adanya masalah-masalah tersebut maka akan mengganggu

proses pengelolaan arsip itu sendiri baik secara langsung maupun tidak langsung,

maka untuk mengantisipasi hal tersebut ada baiknya sebagai pengelola kearsipan

memahami sepenuhnya faktor apa saja yang menjadi Permasalahan Dalam

Pengelolaan Kearsipan hal tersebut antara lain seperti dibawah ini :

1.Pemahaman yang kurang atas pentingnya arsip

Faktor ini disebabkan oleh belum adanya pemahaman para pengelola

arsip akan pentingnya arsip itu sendiri, sehingga dalam pelaksanaannya arsip

dianggap sebagi sesuatu hal yang kurang memiliki nilai, sehingga konsentrasi dan
 24

fokus pada pemanfaatan arsip belum begitu efektif, dengan begitu tujuan organisasi

dalam pengelolaan kearsipan akan tidak berjalan dengan optimal.

2.SDM tidak memiliki kualifikasi yang cukup

Dalam pengelolaan arsip sumber daya manusia memegang peranan penting,

karena rumitnya sistem pengelolaan arsip memerlukan pengetahuan yang cukup

dalam mengelola arsip, hal ini didasarkan pada tanggung jawab dan fungsi dari

manajemen pengelolaan arsip itu sendiri. Pada umumnya pengelolaan arsip dimasa

lalu kurang mendapat perhatian yang lebih dalam sebuah organisasi, pada

penempatannya seorang petugas arsip tidak dipilih berdasarkan kualifikasi yang

sesuai, bahkan banyak yang beranggapan bahwa petugas pengelola arsip cukup

memiliki standar pengetahuan dalam menyimpan arsip atau dokumen saja oleh karena

itu kualifikasi yang dibutuhkan hanya sekedarnya saja, akan tetapi pada kenyataannya

petugas kearsipan harus memiliki wawasan yang luas dalam mengelola kearsipan,

tidak hanya menyimpan dan mencari arsip saja akan tetapi diperlukan pemahaman

yang lebih dalam menganalisa perkembangan arsip, perencanaan dimasa mendatang,

retensi arsip dan masih banyak lagi hal yang harus dipahami oleh petugas pengelola

kearsipan.

3.Antipasi pertumbuhan arsip yang kurang dipahami

Salah satu permasalah yang sering terjadi dalam pengelolaan arsip adalah

kurangnya antisipasi dalam volume penambahan arsip dimasa lalu sehingga

menyebabkan persediaan tempat yang terus berkurang atau bahkan arsip tidak dapat

tertampung lagi. Hal ini didasarkana pada kurangnya perhitungan yang mendalam

akan pertumbuhan arsip dalam organisasi itu sendiri sehingga menyebabkan

kurangnya antisipasi dalam persiapan ruang penyimpanan yang ada. Dengan

 25

memprediksi kelahiran dan perkembangan arsip dalam sebuah organisasi maka kita

mampu mengantisipasi kebutuhan ruang dan tempat dalam sebuah manajamen

pengelolaan kearsipan.

4.Kurangnya Tanggung jawab dalam pengelolaan arsip

Dalam proses pengelolaan kearsipan aktivitas yang sering dilakukan oleh

pengguna kearsipan adalah peminjaman arsip, dimana kebutuhan jangka panjang pada

sebuah arsip yang di pinjam menyebabkan resiko yang cukup besar dalam sebuah

sistem pengelolaan kearsipan, entah itu resiko kerusakan, kehilangan hingga duplikasi

tanpa ijin menyebabkan diperlukannya tanggung jawab yang lebih dalam peminjaman

arsip.

5.Tidak sempurnanya Sistem yang ada

Dalam sebuah sistem pengelolaan kearsipan diperlukan sebuah kesempurnaan

dalam memenuhi kebutuhan informasi sebuah perusahaan dengan kondisi yang

disesuaikan dengan kondisi organisasi. Hal ini didasarkan pada perbedaan setiap

organisasi yang ada, sebuah sistem pengelolaan klearsipan yang baik dalam sebuah

organisasi  belum tentu akan bekerja dengan baik dalam organisasi lainnya hal ini di

sebabkan karena karakteristik setiap kantor yang berbeda-beda. oleh karena itu sebuah

sistem pengelolaan yang baik memerlukan adaptasi dan penyesuaian yang berjenjang

dalam rangka memberikan manfaat yang efektif dan efisien dalam sebuah organisasi.
 26

`BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Berdasarkan hasil penelitian dan telah dilakukan pembahasan diatas dapat

disimpulkan bahwa pengelolaan arsip di Kantor BKPSDM sebagai berikut:

 27

1. Penataan arsip masih ada hambatan dalam pelaksanaannya mengakibatkan

banyaknya arsip yang tertumpuk di meja-meja kerja,Penyimpanan arsip memiliki

hambatan tentang tempat penyimpanannya yang mulai penuh, Penemuan kembali

arsip masih membutuhkan waktu yang lama, Pemeliharaan arsip dilakukan dengan

waktu yang masih tidak tentu karena belum ada jadwal rutin yang khusus untuk

memelihara arsip, Pengamanan arsip menjadi tanggung jawab setiap pegawai

2. Sistem penyimpanan arsip menggunakan sistem yang menganut pada

Permendikbud No: 23 Tahun 2019 tentang Klasifikasi Arsip, yaitu sistem pengkodean

dan diikuti oleh nomor.

3. Dalam melakukan pengorganisasian arsip masuk dan keluar, dimana menangani

arsip masuk dimulai dari aktivitas pengumpulan surat masuk, pencatatan dalam buku

agenda, pembuatan lembar disposisi, dan pendistribusian arsip yang sudah sesuai.

Dan untuk arsip keluar, pembahasan mencakup kegiatan mengkonsep arsip

mengagendakan, pemberian nomor, pengesahan oleh tanda tangan pimpinan.

4. Kendala-kendala yang dialami kantor BKPSDM yaitu: terbatasnya sarana dan

prasarana pengelolaan arsip di BKPSDM seperti kekurangan lemari dan komputer,

ruang tata usaha yang kecil, serta belum adanya ruang khusus untuk arsip dan juga

kekuarangan SDM.

B. Saran

Saya mencoba memberikan beberapa saran yang semoga kedepannya menjadi

masukan yang membangun dan bisa dipertimbangankan kembali bagi kantor

BKPSDM Aceh sebagi berikut:

1. Kantor BKPSDM perlu menambah pegawai atau petugas kearsipan khusus

 28

menangani kegiatan kearsipan agar tidak hanya mengandalkan satu orang saja, selain

itu dapat mempermudah dalam proses pengarsipan.

2.Fasilitas di BKPSDM hendaknya dipertambah agar mampu menyimpan arsip yang

setiap harinya bertambah dan mengurangi penumpukan arsip, sehingga dapat

menunjang pengelolaan arsip agar lebih efektif.

3. Dalam kegiatan pemusnahan arsip di BKPSDM sebaiknya diadakan pemusnahan

arsip dan menetapkan jadwal retensi arsip sesuai dengan ketentuan agar dapat

meningkatkan efisiensi dan efektifitas kerja pegawai.

DAFTAR KEPUSTAKAAN

Depi Kurniani. 2013. Faktor – Faktor penunjang Kearsipan.

(http://jurnal.umrah.ac.id/wp-content/uploads).

Y. Suraja,. 2012. Pengelolaan Arsip Dinamis dan Statis. (http://yohannes-

suraja.blogspot.com).

Sedarmayanti 2003 : 103. Tata Kearsipan dengan memanfaatkan Teknologi modern

https://tirto.id/apa-saja-asas-kearsipan-kelebihan-dan-kelemahannya-gq5m
 29

Hasriani Ninzi .2015. Sistem Pengelolaan Kearsipan Di Kantor

Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kabupaten Takalar

Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan

Lampiran 1 : Struktur Organisasi

30