TINJAUAN PUSTAKA
Tinjauan pustaka yang dibahas dalam penelitian ini antara lain : arsip, fungsi
dan tujuan arsip, arsip dinamis aktif, filing sistem penyimpanan arsip, manajemen
penyelenggaraan kearsipan yang baik bagi lembaga baik lembaga pemerintah maupun
lembaga swasta
2.1 Arsip
Sedangkan menurut Barthos arsip adalah “setiap catatan tertulis baik dalam
subyek (pokok persoalan) maupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu
Atas dasar pengertian tersebut yang termasuk dalam kategori arsip antara lain :
surat, kwitansi, faktur, pembukuan, daftar gaji, daftar harga, kartu penduduk, bagan
6
Kamus Besar Bahasa Indonesia,Kamus Pusat Bahasa, Jakarta, 2008, hal 91
7
Basir Bathos, Op. Cit., hal 1
9
2.2 Fungsi dan Tujuan Arsip
negara
Ketentuan fungsi arsip tersebut menegaskan adanya dua jenis sifat dan arti
1. Arsip dinamis, sebagai arsip yang senantiasa masih berubah nilai dan
2. Arsip statis, sebagai arsip yang sudah mencapai taraf nilai yang abadi
8
Basir Barthos, Manajemen Kearsipan, Bumi Aksara, Jakarta, 2003, hal 11.
9
Ibid., 12.
10
Undang – Undang Republik Indonesia Tentang Ketentuan – Ketentuan Pokok Kearsipan Nomor 7
Tahun 1971, pasal 3
10
2.3 Arsip Dinamis Aktif
dalam sistem komputer yang dibuat atau diterima oleh badan korporasi atau
aktivitas tersebut”.11
Arsip merupakan alat pengingat baik bagi organisasi maupun bagi pimpinan.
Arsip yang tersimpan didalam kantor baik dalam intansi pemerintah maupun swasta
sistem penyimpanan arsip yang tepat, mudah dapat menanggulangi jumlah arsip yang
jumlah arsip yang ada, kondisi kantor, dan sejauh mana perkembangan kantor dimasa
Terdapat lima macam sistem kearsipan yang sesuai dengan teori kearsipan yaitu:
a) Sistem Kronologis
Dalam sistem ini susunan arsip diatur berdasarkan waktu, seperti tahun,
bulan, dan tanggal. Hal yang dijadikan petunjuk pokok adalah tahun
Contoh :
Kode 260190 menyatakan tanggal 26, bulan Januari, tahun 1990 atau
sebaliknya
11
Sulistyo, Basuki, Manajemen Arsip Dinamis, Gramedia Pustaka Utama, Jakarta,2003, hal 13
11
b) Sistem Abjad
berdasarkan abajad nama orang, organisasi, atau kantor. Ciri suatu kantor
c) Sistem Nomor
d) Sistem Subyek
e) Sistem Geografis
seterusnya.13
bertele – tele atau besifat teknis cukup diserahkan kepada bagian masing –
12
Irra Chrisyani Dewi, Manajemen Kearsipan, Prestasi Pustaka, Jakarta, 2011, Hal 98 - 99
13
Ibid., hal 100
12
masing, sedangkan manajemen laporan berurusan dengan laporan yang makan
medianya. Karena itu semua laporan harus dinilai ulang secara berkala dan
perusahaan menerima laporan yang sama atau mirip – mirip? Bila memang
pekerjaannya. Bila tidak ada manfaatnya, laporan tersebut tidak perlu dikirm
14
Sulistyo, Basuki, Manajemen Arsip Dinamis, Gramedia Pustaka Utama, Jakarta,2003, hal 67.
13
digunakannya atau tidak ada kaitannya dengan pekerjaannya. Upaya
keperluan. Ada yang membuat laporan harian, mingguan, dan bulanan padahal
antara lain :
1. Tanggung jawab
terbatas pada operasi yang efisien, dan dibuat dengan cara seekonomis
manajer juga memegang peran penting dalam inventarisasi awal dan berkala
15
Sulistyo, Basuki, Op. Cit., hal 68.
14
Salah satu tujuan manajemen laporan adalah memberikan control kontinu
data dan kata. Setiap akhir tahun, manajemen laporan membuat laporan
tahunan yang berisi rincian biaya laporan, penghematan, atau hal lain untuk
keperluan pimpinan.16
2.5.2 Prosedur
luaran dan tata letak format, persetujuan laporan final, evaluasi, dan tindak
lanjut.17
16
Ibid., 68.
17
Sulistyo, Basuki, Manajemen Arsip Dinamis, Gramedia Pustaka Utama, Jakarta,2003, hal 69.
15
pada formulir inventaris laporan inventaris mencakup bagian, lokasi, nomor,
judul laporan, jumlah halaman, organisator atau asal laporan, serta metode
penerima.
16
5. Akhirnya menyusun log inventaris laporan.18
secara berkala.19
1. Penggunaan
2. Hakekat masalah
3. Prosedur ekonomi
mungkin dan cara tersebut harus sesuai dengan prioritas yang telah
18
Sulistyo, Basuki, Manajemen Arsip Dinamis, Gramedia Pustaka Utama, Jakarta,2003, hal 70.
19
Ibid., hal 70.
17
4. Pendayagunaan data
5. Koordinasi
pengolahan laporan.
6. Laporan gabungan
7. Penyingkatan
8. Tenggat waktu
biaya, hasil yang dicapi kurang cermat, dan perlu membuat laporan
ulang.
20
Sulistyo, Basuki, Manajemen Arsip Dinamis, Gramedia Pustaka Utama, Jakarta,2003, hal 70.
18
10. Frekuensi
11. Kesederhanaan
12. Penerapan
aktivitas tertentu.21
laporan, sebuah salinan laporan, dan formulir control laporan bagi masing –
masing laporan.
permintaan laporan tersebut dicek dengan berkas laporan fungsional. Bila ada
informasi yang belum dimuat dapat dimasukkan ke laporan yang ada sehingga
21
Sulisyo Basuki Op.Cit hal 71.
19
4. permintaan asli menyangkut permintaan persetujuan dan permintaan
produksi/pengadaan; dan
Bila ada pertanyaan menyangkut asal usul atau tujuan sebuah laporan
dinamis secara abjad, menurut kata demi kata, huruf demi huruf, atau unit
subjek.23
Karena berkas abjad nama langsung dapat diakses pemakai maka tidak
22
Sulistyo, Basuki, Manajemen Arsip Dinamis, Gramedia Pustaka Utama, Jakarta,2003, hal 71–72.
23
Sulistyo, Basuki, Manajemen Arsip Dinamis, Gramedia Pustaka Utama, Jakarta,2003, hal 75.
24
Ibid., hal 75.
20
Pustakawan sejak tahun 1876 mulai mengembangkan peraturan
dan ALA Rules for Filing Catalog Cards. ALA singkatan dari American
1) Abjadlah dengan menyusun berkas dalam tata urutan unit demi unit
penjajaran terakhir.
21
5) Angka Arab dan Romawi dijajarkan sebelum huruf. Semua angka
Buatlah rujukan silang dari nama atau gelar yang mungkin digunakan
oleh penanya lain atau dari nama atau gelar yang kurang lazim
Peraturan pengabjadan dibagi menjadi tiga jenis ialah nama orang, nama
tertentu namun tidak boleh giat dikawasan lain. Dalam hal demikian,
beroperasi.
25
Sulistyo Basuki, Op. Cit., hal 76.
22
3) Perusahaan utilitas semacam perusahaan gas, listrik, air, telepon di
mana mana dan nomor jalan merupakan hal penting bila timbul
5) Penjual melalui pos, penerbit, took buku, pedagang kelas besar yang
geografis.
tertentu.
Indonesia.
11) Lembaga yang memiliki kegiatan khas serta cabang yang tersebar di
sosial. 27
26
Sulistyo, Basuki, Manajemen Arsip Dinamis, Gramedia Pustaka Utama, Jakarta,2003, hal 95.
27
Sulistyo Basuki Op.Cit., hal 96
23
c) Penyusunan Bedasarkan Abjad Subjek
pada ancangan lokasi atau nama koresponden. Berkas subjek dikenal pula
tafsiran. Bila telah memilih sebuah subjek, subjek tersebut harus digunakan
oleh setiap orang. Subjek yang belum digunakan namun diperkirakan akan
sehingga tidak terjadi duplikasi ataupun tumpang tindih sengan subjek yang
telah dipilih sebelumnya. Jadi manajer arsip dinamis yang bertugas memilih
subjek harus mengetahui materi subjek yang akan diberkaskan, berarti dia
ke berbagai subjek.
arsip dinamis harus diperiksa untuk menentukan satu subjek atau banyak
subjek. Dalam sistem abjad nama, pemberkas tidak akan bingung antara
24
subjek yang sama. Bila pemberkas tidak taat asas dalam melakukan
pemakai berkas.
a. Alfanumerik
dengan sistem numerik. Pada sistem ini, berkas mula – mula disusun
nomor. Maka susunan alfanumerik menjadi A-1, A-2, A-3, A-4, B-1, B-
2, dan seterusnya.29
b. Klasifikasi
desimal buatan sendiri maupun yang sudah ada. Salah satu klasifikasi
28
Basuki Sulistyo Op.Cit., hal 99.
29
Sulistyo Basuki, Op. Cit. hal 108
25
subjek, sementara arsip dinamis tidak selalu harus didekati melalui
c. Numerik
asal, mungkin nomor tersebut merupakan baian dari arsip dinamis itu
temu balik.
digit-system.31
30
Ibid., hal 108
31
Sulistyo, Basuki, Manajemen Arsip Dinamis, Gramedia Pustaka Utama, Jakarta,2003, hal 112.
26
Serial atau berurut
arsip dinamis dimulai dari 1 dan seterusnya atau dapat pula mulai dari
sistem penomoran yang tidak memiliki urutan logis atau bila memiliki
urutan logis, nomor yang mengikuti nomor lainnya dalam blol laiinya
terakhir.
d. Kronologi
32
Ibid., hal 112.
33
Sulistyo, Basuki, Manajemen Arsip Dinamis, Gramedia Pustaka Utama, Jakarta,2003, hal 114.
27
dengan nama pending file atau tickler files, artinya berkas yang harus
1) Mudah dilaksanakan
e. Warna
khusus.
identitas folder tersebut dalam bentuk huruf besar atau angka sehingga
terlihat dari jauh. Folder dengan tanda warna ini memudahkan temu
34
Sulistyo, Basuki, Op. Cit., hal 119.
35
Ibid., hal 119
28
balik dan pemberkasan ulang serta membantu staf pemberkasan dalam
Arsip – arsip tidak hanya merupakan warisan masa lampau, akan tetapi
arsip – arsip juga memberi informasi tentang masa lampau itu sendiri
sehingga arsip tersebut perlu dipelihara dan dijaga dari segala kerusakan
arsip itu sendiri maupun yang dikarenakan oleh serangan – serangan dari
a) Kertas
Arsip – arsip yang sebagian besar terdiri dari kertas mempunyai sifat
yang unik. Seperti yang diketahui bahwa kertas terjadi dari suatu proses
yang dibuat dari bahan – bahan seperti kapas, flas, merang, kayu dan lain
– lain. Dari bahan apapun kertas itu dibuat, cellulose di dalam kertas
penghancur terhadap kertas itu sendiri. Air yang digunakan untuk proses
yang digunakan untuk lapisan atas (yang licin) yang terbuat dari kanji,
36
Sulistyo – Basuki, Op. Cit., hal 120
37
Basir Barthos, Manajemen Kearsipan, Bumi Aksara, Jakarta, 2003, hal 50.
29
yang baik harus diimbangi dengan perawatan dan penyimpanan yang
b) Tinta
Pada saat ini mesin ketik merupakan alat tulis yang banyak
mempunyai sifat kekal. Akan tetapi perlu diingat bahwa tidak semua
pita mesin itu baik, oleh karena itu pilihlah pita mesin yang
berkualtas baik.
tinta dari getah pohon oak. Tinta karbon dibuat dari arang hitam
(Arabic Gum). Tinta yang dibuat dari getah kayu oak, menimbulkan
dibuat dari arang hitam tidak menimbulkan aksi – aksi kimia, dengan
c) Pasta/Lem
peranan yang meragukan dalam daya tahan kertas dan kulit. Lem
biasanya dibuat dari tepung gandum atau tepung beras. Akan tetapi
acetate.
38
Basir Barthos, Op.Cit., hal 51
39
Ibid., hal 51.
30
Dengan mengetahui sifat – sifat organik dari material tersebut,
yang dibuat dari getah arab ataupun celluloce tape dan sejenisnya.
a) Kelembaban
misalnya kertas akan menjadi kering, kesat dan mudah patas (getas).
Oleh karena itu untuk menghindari udara yang terlampau kering ini,
melampaui 75◦ dan temperatur udara diantara 65◦F dan 85◦F. Untuk
40
Basir Barthos., Op. Cit., hal 52.
31
mengukur kelembaban udara perlulah dipasang hygrometer di dalam
ruangan.41
c) Sinar Matahari
bagi kertas – kertas arsip. Oleh karena itu tidak boleh ada sinar yang
d) Debu
Debu bermacam – macam asalnya, seperti dari kain, asap dan debu –
debu yang dibawa oleh angin. Untuk menghadapi debu – debu ini
yang halus (wire mesh) pada pintu – pintu dan jendela – jendela.
41
Ibid., hal 52.
42
Ibid., hal 52.
32
untuk menahan masuknya berjenis – jensi serangga di dalam ruang
penyimpanan arsip.
e) Kekotoran Udara
budelnya. Hal ini dapat terjadi karena sulphur dioxide dan adanya zat
besi yang terkandung di dalam kertas atau kulit akan menjadi zat
g) Rayap
43
Basir Barthos, Op.Cit., hal 54.
44
Ibid., hal 54.
33
penggunaan kayu bangunan yang langsung bersentuhan dengan
tanah.
h) Gegat
yag menjadi lembab, akan tetapi sering pula dirusak oleh gegat
a) Membersihkan ruangan
45
Basir Barthos, Op.Cit., hal 55.
46
Basir Barthos, Op.Cit., hal 58.
34
Hexachloride). Racun serangga ini disemprotkan dengan
dimana jarak antara papan rak yang terbawah dengan lantai sekitar 6
47
Ibid., hal 58.
35
inchi. Hal ini untuk memudahkan bergeraknya udara dan
g) Meletakkan arsip
Arsip – arsip, barang – barang, cetakan, peta, bagan dan lain – lain
logam, gantilah setiap saat dengan klip yang baru sebelum klip itu
h) Membersihkan arsip
48
Basir Barthos, Op.Cit., hal 59.
49
Ibid., hal 59.
36
kalau tidak ada bukalah jendela – jendela dan pintu lebar – lebar.
1) Splindle file, alat ini merupakan sebuah jarum besar atau paku menganga
keatas yang ditancapkan pada papan atau kertas tebal. Alat ini dapat
ke paku tersenut dan tidak memerlukan ruang khusus. Hingga kini splindle
50
Basir Barthos, Op.Cit., hal 60.
37
file tetap digunakan untuk menyimpan catatan, bon, rekening, dan
yang dimaksud
3) Open-self file, berupa jaaran dokumen yang dilakukan pada lemari terbuka
(sama dengan rak buku). Dokumen dapat diakses dari samping, begitu juga
4) Lateral file adalah unit penyimpan dimana dokumen diakses dari samping
secara horizontal. Lemari jenis ini relatif sama dengan lemari jenis kedua,
namun laci yang digunakan tidak terlalu lebar dan dalam. Lemari ini
5) Unit box lateral file, dengan menggunakan rancangan kotak khusus yang
dapat digantung pada rel yang ditempelkan pada tiang sepanjang rel. setiap
38
6) Card file, menyimpan stok kartu yang diajarkan dalam berbagai ukuran
yang dibutuhkan.51
1) Ketelitian
nama, atau angka – angka yang sepintas lalu tampaknya hampir sama.
Sikap jiwa yang cermat, penuh minat, dan penuh perhatian terhadap
2) Kecerdasan
51
Badri Munir Sukoco, Manajemen Administrasi Perkantoran Moderen, Erlangga, Surabaya,
2007 hal 100 – 101.
39
serta tidak mudah melupakan suatu pokok soal yang telah ada kartu
arsipnya.
3) Kecekatan
Kecekatan harus didukung oleh kondisi badan atau jasmani yang baik.
4) Kerapian
Rapi mempunyai arti baik dan bersih, apik, tertib, atau beres, sehingga
Arsip – arsip yang disusun dengan rapi, selain enak dan sedap dipandang
mata, akan lebih awet, tidak mudah rusak, mudah dalam pengambilan dan
seseorang.52
52
The Liang Gie, Administrasi Perkantoran Modern, Liberty, Yogyakarta,2002, hal 39.
40
dan metode – metode yan dipergunakan apabila meminjam atau mengembalikan
Ciri – ciri penyelenggaraan kearsipan yang efektif dan efisien adalah berkas
yang diarsipkan sedikt tetapi benar – benar bermutu, berkas yang diarsipkan
adalah benar – benar efektif karena sudah melaui selektif secara cermat, dan
lemari arsip dan filing cabinet cukup memadai dan memeuhi persyaratan, dan
1) Kepadatan
2) Mudah dicapai
diwujudkan.
41
3) Kesederhanaan
penataan arsip dapat dimengerti dan dilaksanakan oleh setiap petugas atau
mencarinya.
4) Keamanan
tingkat keamanan yang tepat sesuai dengan kepentingannya. Dalam hal ini
keamanan.
5) Kehematan
6) Elastisitas
42
Harus dipergunakan sistem penggolongan yang paling tepat. Tidak ada
sistem kearsipan yang paling baik, yang paling baik adalah sistem yang
53
The Liang Gie, Op.Cit., hal 44
43
2.11 Kerangka Berpikir
Kerangka berpikir dalam penelitian ini dibuat dengan tujuan agar isi
penelitian tidak menyimpang dari apa yang akan diteliti pada Apotik Hasil
Salatiga
Manajemen Laporan
Penyelenggaraan Kearsipan
yang Baik Bagi Organisasi
44
Berikut definisi operasional dari kerangka berpikir antara lain :
1. Arsip Dinamis Aktif adalah arsip yang secara langsung dan terus menerus
apotik
kesederhanaan, penerapan.
sistem numerik
10. Klasifikasi adalah sistem pemberkasan arsip dinamis aktif yang menggunakan
sistem desimal dimana sistem desimal ini bisa dibuat sendiri ataupun yang sudah
tersedia.
45
11. Numerik adalah sistem pemberkasan arsip dinamis aktif dalam bentuk bilangan
12. Kronologi adalah sistem pemberkasan arsip dinamis aktif berdasarkan urutan
13. Warna adalah pemberian tanda terkait dengan arsip dinamis aktif yang disimpan.
Hal ini dibuat untuk memudahkan dalam menemukan arsip dinamis aktif yang
disimpan.
14. Pemeliharaan dan Penjagaan Arsip Dinamis Aktif adalah usaha/cara yang
dilakukan baik instansi pemerintah ataupun swasta dalam menjaga arsip yang
kemusnahan.
15. Peralatan dan Perlengkapan Penyimpanan Arsip Dinamis Aktif adalah peralatan
yang meliputi filling cabinet, almari arsip, rak Dixon, kotak surat, dan chard
16. Syarat – Syarat Pegawai Kearsipan adalah pegawai yang mempunyai ketelitian,
17. Penyelenggaraan Kearsipan yang Baik Bagi Organisasi adalah pengelolaan arsip
46
2.12. Studi Terdahulu
Hasil Penelitian :
pada BPR Bank Solo adalah sistem nomor atau angka dimana sistem nomor ini
arsip yang digunakan adalah asas sentralisasi. Sistem pengelolaan arsip dikelola
hanya satu baguan khusus yaitu pegawai administrasi kredit. Hal ini membuat
pekerjaan pegawai terlalu banyak sehingga banyak waktu dan tenaga yang
tidak maksimal. Selain itu, pegawai cenderung ragu – ragu dalam melakukan
proses penyimpanan dan penyusutan arsip, hal ini dikarenakan pegawai kurang
menguasai tentang kearsipan, selain itu penataan arsip dinamis yang diterapkan
oleh BPR Bank Solo belum disusun dengan baik. Arsip ditata dengan sekat tab
diatas hanya dilakukan ketika register tidak urut, selain itu arsip inaktif
ditumpuk dibawah meja kerja. Hal ini dilakukan karena pegawai tidak mau
oleh BPR Bank Solo juga belum memadahi. Arsip yang ada hanya disimpan
didalam lemari besi dan filling cabinet dengan kapasitas penyimpanan yang
47
terbatas sehingga tidak dapat menyimpan arsip secara keseluruhan. Perawatan
arsip di BPR Bank Solo juga masih sangat kurang, dimana arsip dinamis yang
seharusnya tidak boleh terlipat justru dilipat oleh pegawai terutama arsip yang
berukuran besar. Arsip hanya diberi kapur barus pada filling cabinet dan lemari
besi.
membutuhkan waktu yang lama, ini terjadi dikarenakan tidak adanya pencatatan
arsip yang keluar yang dipinjam baik oleh atasan maupun teman sejawat. Dari
54
Dina Setya Ariyani, Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif dan Inaktif Pada Bagian
Administrasi Kredit PD BPR Bank Solo, Program Studi Pendidikan Ekonomi, Universitas
Kristen Satya Wacana tahun 2013.
48