BAB II

DASAR TEORI
A. Pengertian Rumah Sakit
Rumah Sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan
pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan
rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat (Permenkes 147, 2010).
Menurut WHO (World Health Organization), Rumah Sakit adalah bagian
integral dari suatu organisasi sosial dan kesehatan dengan fungsi menyediakan
pelayanan paripurna (komprehensif), penyembuhan penyakit (kuratif) dan
pencegahan penyakit (preventif) kepada masyarakat.
Sedangkan menurut undang-undang No. 44 tahun 2009 tentang rumah
sakit, fungsi rumah sakit adalah :
1. Penyelenggaraan pelayanan pengobatan dan pemulihan kesehatan sesuai
dengan standar pelayanan rumah sakit.
2. Pemeliharaan dan peningkatan kesehatan perorangan melalui pelayanan
kesehatan paripurna tingkat kedua dan ketiga sesuai kebutuhan medis.
3. Penyelenggaran pendidikan dan pelatihan sumber daya manusia dalam rangka
peningkatan kemampuan dalam pemberian pelayanan kesehatan.
4. Penyelenggaraan penelitian dan pengembangan serta penapisan (screening)
teknologi bidang kesehatan dalam rangka peningkatan pelayanan kesehatan
dengan memperhatikan etika ilmu pengetahan bidang kesehatan.
B. Pengertian Instalasi Radiologi
Instalasi Radiologi adalah tempat penyelenggaraan pelayanan radiologi
dan atau radioterapi kepada pasien yang membutuhkan dengan menegakkan
diagnosis yang cepat dan tepat dan atau pemberian radioterapi yang akurat
(Liwoso, 2012).
C. Sistem Pengarsipan
1. Pengertian Arsip
Secara terminologis, arsip, warkat atau records merupakan informasi
yang direkam dalam bentuk atau medium apapun, dibuat, diterima, dan
5

dipelihara oleh suatu organisasi atau lembaga atau badan atau perorangan
dalam rangka pelaksanaan kegiatan (Walne, 1988: 128). Sedangkan menurut
UU No. 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan Pasal 1
disebutkan, yang dimaksud arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan
diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan dalam
bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok,
dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.
2. Tujuan Pengarsipan
Menurut Dwiyulia (2012), dalam pengarsipan memiliki beberapa tujuan
sebagai berikut :
a. Sebagai pusat ingatan dan informasi jika berkas diperlukan sebagai
keterangan.
b. Memberi data kepada pegawai yang memerlukan data mengenai hasil-hasil
c.

kegiatan dan pekerjaan pada masa lampau.

Memberikan keterangan vital, sesuai dengan ketentuan perundang-

undangan.
d. Membantu kita untuk membuat keputusan yang tepat.
e. Membantu kita dalam berkomunikasi dengan orang lain.
3. Jenis Pengarsipan
Menurut Bhavati ( 2014), arsip dibedakan menjadi berbagai jenis arsip, baik
berdasarkan bentuk fisik, berdasarkan masalah, kepemilikan, berdasarkan sifat,
dan berdasarkan fungsinya.
a. Jenis arsip berdasarkan bentuk fisiknya
1) Arsip berbentuk lembaran. contoh: surat, kuitansi, faktur, dokumen dll
Dokumen adalah suatu yang tertulis dan tercetak yang dapat
digunakan untuk bukti atau keterangan
2) Arsip tidak berbentuk lembaran atau arsip elektronik. contoh: disket,
flash disk, cd, dvd, dll
b. Jenis arsip berdasarkan masalahnya
1) Financial record, arsip berkaitan dengan masalah keuangan, contohnya,
kuitansi, giro, cek.
2) Inventory record, arsip yang berhubungan dengan masalah barang
inventaris. Contoh catatan tentang jumlah barang, merk, ukuran, harga.

3) Personal

record,

arsip

yang

berhubungan

dengan

masalah

kepegawaian. Contoh: surat lamaran kerja, curriculum vitae, absensi,

dll.
4) Sales Record, arsip yang berhubungan dengan masalah penjualan.
Contoh: daftar agen distributor, daftar penjualan barang.
5) Production record, arsip yang berhubungan dengan masalah produksi.
Contoh: arsip tentang jenis bahan baku, jenis alat yang digunakan. dll.
c. Jenis arsip berdasarkan pemiliknya
1) Lembaga Pemerintahan, meliputi Arsip Nasional di Indonesia (Arsip
Nasional Republik Indonesia). Arsip Nasional di setiap ibu kota Daerah
Tingkat I (Arsip Nasional Daerah).
2) Instansi Pemerintah atau Swasta yang meliputi arsip primer, arsip
sekunder, arsip sentral dan arsip unit.
d. Jenis arsip berdasarkan sifatnya
1) Arsip tidak penting, arsip hanya memiliki kegunaan informasi, contoh
surat undangan.
2) Arsip biasa, arsip yang semula penting kemudian tidak berguna lagi
pada saat informasinya sudah berlalu. Contoh: surat lamaran kerja.
3) Arsip penting, arsip yang memiliki hubungan dengan masa lalu dan
masa yang akan datang. Contoh: surat perjanjian.
4) Arsip sangat penting, arsip yang dapat dijadikan alat pengingat selamalamanya (bernilai sejarah/ilmiah). Contoh: naskah prokla
5) Arsip rahasia, arsip yang hanya boleh diketahui oleh orang tertentu saja
dalam organisasi. Contoh: hasil penilaian pegawai.
e. Jenis arsip berdasarkan fungsinya
1) Arsip dinamis, diantaranya adalah arsip aktif, arsip semi aktif, arsip
inaktif.
2) Arsip statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk
perencanaan penyelenggaraan kehidupan berbangsa pada umumnya,
maupun untuk penyelenggaraan administrasi negara.
4. Sistem Pengarsipan
Menurut Candrawati (2010), Sistem pengarsipan

adalah

cara

pengaturan atau penyimpanan arsip secara logis dan sistematis dengan

memakai abjad, numerik atau nomor, huruf ataupun kombinasi huruf dan

nomor sebagai identitas arsip yang terkait. Berikut adalah penjabaran dari
masing-masing sistem pengarsipan, yaitu :
a. Sistem Abjad (Alphabetical Filling System)
Sistem Abjad adalah sistem penyimpanan arsip dengan memakai
metode penyusunan menurut abjad. Umumnya dipakai untuk arsip yang
dasar penyusunannya dilakukan terhadap nama orang, nama perusahaan
atau organisasi, nama tempat, nama benda dan subjek masalah. Nama-nama
diambil dari nama si pengirim (surat masuk) dan nama alamat yang dituju
(surat keluar).
b. Sistem Subjek (Pokok Isi Surat)
Sistem subjek adalah cara penyimpanan dan penemuan kembali surat
berpedoman pada perihal surat atau pokok isi surat. Yang perlu
dipersiapkan untuk sistem perihal adalah.
1) Daftar Indeks adalah daftar yang memuat seluruh kegiatan yang
dilakukan diseluruh kantor dimana sistem ini diterapkan. Masalahmasalah tersebut kemudian diuraikan lagi. Masalah pokok tersebut
dalam pembagian utama, sedangkan uraian masalahnya disebut dalam
pembagian pembantu, apabila uraian masalah masih dibagi lagi menjadi
masalah yang lebih kecil disebut sub pembagian pembantu.
2) Perlengkapan menyimpan surat
a) Filling Cabinet
b) Guide
c) Folder
d) Kartu kendali
3) Pemberian kode surat
Kode adalah tanda yang terdiri atas gabungan huruf dan angka untuk
membedakan antara beberapa masalah yang terdapat dalam Pola
Klasifikasi Arsip.
4) Penyimpanan surat, dengan cara membaca surat untuk mengetahui isi
surat, memberi kode surat, mencatat surat dalam kartu kendali,
menyimpan kartu kendali.
c. Sistem Nomor (Numeric Filing System)

Sistem Nomor merupakan jenis penjajaran arsip atau berkas rekam medis
berdasarkan urutan nomer dari arsip atau berkas rekam medis itu sendiri.
d. Sistem Geografis atau Wilayah
Sistem geografis atau wilayah adalah suatu sistem penyimpanan arsip
berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu
surat. Surat disimpan dan diketemukan kembali menurut kelompok atau
tempat penyimpanan berdasarkan geografi atau wilayah atau kota dari surat
berasal dan tujuan surat dikirim. Dalam hubungan ini surat masuk dan surat
keluar disimpan dan ditempatkan dalam folder yang sama, tidak dipisahpisahkan. Dalam penyimpanannya menurut sistem ini harus dibantu dengan
sistem abjad atau sistem tanggal.
e. Sistem Tanggal (Chronologis)
Sistem tanggal merupakan jenis penjajaran arsip atau berkas rekam medis
yang berdasarkan urutan peristiwa atau kejadian.
5. Tatacara Penyusunan Arsip
Menurut Suryawan (2013), penyusunan arsip dibedakan menjadi penyusunan
sentralisasi, penyusunan desentralisasi dan penyusunan gabungan. Dari ketiga
tatacara penyusunan arsip tersebut akan dijabarkan sebagai berikut :
a. Sistem Penyimpanan Sentralisasi
Sistem penyimpanana sentralisasi adalah Pemusatan pengurusan atau
pengelolaan arsip yang ada di dalam organisasi. Dalam hal ini, Suatu
organisasi yang menerapkan sentralisasi memiliki satu unit kearsipan yang
mempunyai fungsi membuat kebijakan sekaligus melaksanakan tugas
pengurusan arsip untuk kebutuhan seluruh unsur unit kerja organisasi.
Keuntungan Sentralisasi :
1) Memberikan prosedur yang konsisten.
2) Jelas penanggungjawabnya.
3) Menjaga arsip aktif yang berkaitan secara bersama.
4) Memberikan pelayanan yang seragam bagi semua unit kerja atau
5)
6)
7)
8)

departemen.
Meminimalkan duplikasi arsip aktif.
Memberikan penggunaan ruang, peralatan, personalia secara lebih baik.
Memungkinkan lebih terjaminnya keamanan arsip aktif.
Memberikan cara penemuan arsip sekali jalan

10

Kelemahan Sentralisasi :
Sentralisasi pada organisasi yang besar akan dihadapkan pada masalah
keterlambatan penanganan arsip aktif, yang justru berakibat pada in
efisiensi dan in efektifitas.
b. Sistem Penyimpanan Desentralisasi
Desentralisasi menunjukkan pendistribusian wewenang penyelenggaraan
kegiatan kearsipan kepada setiap unit kerja dalam suatu organisasi.
Keuntungan Desentralisasi :
1) Mudah memperoleh surat atau warkat yang diperlukan
2) Waktu dan tenaga lebih hemat karena ada dilokasi unit atau bagian
3) Sistem dan metode dapat disesuaikan dengan kegiatan masing-masing.
Kelemahan Desentrasilasi :
1)
2)
3)
4)

Tidak ada keseragaman prosedur dan perlengkapan

Pemborosan biaya dan perlengkapan
Pengawasan secara keseluruhan dari pimpinan lebih lanjut
Kemungkinan terdapat kesamaan arsip karena tiap unit atau bagian

memiliki arsip tersendiri

c. Sistem Penyimpanan Kombinasi atau Gabungan
Sistem penyimpanan kombinasi atau ganda merupakan suatu cara
kompromi yang memperbolehkan setiap unit untuk menyimpan dan
memelihara arsip atau warkat aktifnya sendiri di kendali pusat unit
kearsipan.
Keuntungan Sistem Gabungan :
1) Keseragaman sistem penyimpanan dan penemuan kembali.
2) Meminimalkan salah pemberkasan dan hilangnya arsip.
3) Terpusatnya pengadaan peralatan sehingga akan lebih efisien dan
efektif.
4) Memudahkan pergerakan arsip sesuai dengan jadwal retensi dan
penyusutan arsip.
5) Memberikan perasaan aman bagi manajemen atau pengelola arsip.
Kelemahan Sistem Gabungan :
1) Problem yang melekat dalam masing-masing sistem dapat muncul pada
sistem kombinasi.

11

2) Arsip yang berkaitan tidak disimpan secara bersama-sama dalam satu

kesatuan.
6. Permasalahan Dalam Pengarsipan
Rumah sakit mengalami kesulitan dalam penemuan kembali arsip
karena data tersebar dan tidak disimpan dalam satu tempat dan
membutuhkan waktu yang sangat lama untuk kegiatan pencarian data yang
dibutuhkan (Suryawan, 2013).
Akibat yang ditimbulkan adalah akan terganggunya proses retrival
arsip atau berkas rekam medis karena arsip tidak tersimpan dalam satu
tempat sehingga saat arsip atau berkas rekam medis di butuhkan dalam
proses pelayanan, maka akan membutuhkan waktu yang cukup lama untuk
menemukan arsip atau berkas rekam medis yang di butuhkan. Hal ini akan
mengganggu proses pelayanan terhadap penggunanya (Suryawan, 2013).
Dampak selanjutnya, tenaga atau pegawai yang dibutuhkan dalam
proses temu kembali arsip akan tersebut akan bertambah karena arsip yang
disimpan tidak di suatu tempat penyimpanan, jadi secara otomatis tenaga
yang yang dibutuhkan akan semakin banyak untuk menemukan arsip
tersebut (Suryawan, 2013).
Belum lagi dampak lebih lanjut yang timbul dari penelusuran
(temu kembali) arsip tersebut. Masalah yang mungkin akan muncul adalah
terkait dengan kualitas pelayanan yang diberikan. Misal karena penemuan
kembali arsip pasien membutuhkan waktu yang terlalu lama, di sisi lain
pasien juga ingin segera mendapatkan pelayanan dari dokter, dokter juga
harus segera mendapatkan arsip pasien (dalam hal ini berkas rekam medis)
sebelum memberikan pelayan kepada pasien, maka arsip pasien yang
berupa berkas rekam medis tersebut seharusnya segera ditemukan. Namun,
karena arsip (rekam medis) tidak disimpan dalam satu tempat
penyimpanan maka waktu yang dibutuhkan untuk temu kembali arsip
tersebut menjadi lama. Hal ini yang menyebabkan tingkat kepuasan pasien
dari segi pelayanan menjadi berkurang. Dampak berikutnya yang timbul

12

dari pasien yang kurang tingkat kepuasannya adalah pasien tersebut akan
menyebarkan informasi yang belum tentu kebenarannya, namun sesuai
yang dirasakannya, kepada orang lain. Tentu saja hal ini akan mengancam
kelangsungan organisasi kesehatan yang dalam hal ini adalah rumah sakit
(Suryawan, 2013).
7. Cara Pemecahan Masalah Pengarsipan
Menurut Suryawan (2013), masalah yang timbul akibat temu balik arsip
yang kurang cepat memiliki dampak yang paling banyak, maka diperlukan
solusi agar data yang dicari cepat ditemukan, di antaranya:
a. Membuat sistem penyimpanan yang baik agar dalam penemuan
kembali berkas rekam medis dapat ditemukan dengan cepat.
b. Membuat sistem penjajaran berkas yang sesuai dengan arsip atau
berkas rekam medis yang ada di rumah sakit tersebut.