Bagian Persidangan dan Risalah

Kepala Bagian Persidangan dan Risalah

Mempunyai tugas dan pokok membantu Sekretariat DPRD dalam menyiapkan
kegiatan rapat-rapat, seperti materi rapat, risalah rapat/kesimpulan rapat,
pidato Pimpinan rapat, produk-produk hukum, koordinasi penyelenggara
peninjauan / kunjungan kerja / study banding Pimpinan dan Anggota DPRD.
Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud bagian persidangan dan
risalah mempunyai fungsi:
1. Persiapan kegiatan rapat-rapat;
2. Persiapan bahan-bahan atau materi rapat;
3. Pengkoordinasian pelaksanaan terselenggaranya rapat-rapat;
4. Persiapan risalah sementara rapat paripurna;
5. Persiapan risalah, pleno rapat;
6. Persiapan kesimpulan, berita acara dan catatan rapat-rapat;
7. Persiapan rancangan agenda, materi dan jadwal rapat;
8. Persipan administrasi peninjauan / kunjungan kerja / study banding
Pimpinan Anggota DPRD;
9. Persiapan daftar hadir dan absensi rapat;
10.Memberikan laporan pelaksanaan kegiatan rapat-rapat;
11.Pemberian dukungan administrasi dan fasilitas bagi kelancaran kegiatan
fraksi-fraksi, komisi-komisi dan panitia-panitia DPRD;
12.Persiapan administrasi nota dinas Pimpinan rapat dan Pimpinan DPRD;
13.Pelaksanaan tugas lainnya di bidang persidangan dan risalah yang
diberikan oleh Sekretariat DPRD;

A. Kepala Sub Bagian Persidangan dan Rapat-Rapat

Mempunyai tugas memimpin pelaksanaan tugas-tugas yang ada pada Sub Bagian
Risalah dan Materi Sidang dengan uraian tugas sebagai berikut:
1. Membuat jadwal kegiatan rapat;
2. Mempersiapkan dan mendistribusikan bahan-bahan rapat;
 3. Mempersiapkan dan mengurus absensi rapat Anggota DPRD;
4. Mempersiapkan daftar hadir tamu dalam setiap rapat;
5. Mempersiapkan tim penyusunan bahan dan hasil rapat;
6. Mempersiapkan dan mengkoordinasikan terselenggaranya acara-acara
rapat;
7. Mempersiapkan konsep pidato ketua DPRD pada rapat-rapat baik didalam
gedung maupun di luar gedung;
8. Membuat kesimpulan dan catatan rapat;
9. Mengumpulkan dan mengolah data system filing;
10.Melaksanakan tugas lainnya di bidang persidangan dan rapat-rapat yang
diberikan oleh Kepala Bagian;

B. Kepala Sub Bagian Risalah dan Materi Sidang

Mempunyai tugas memimpin pelaksanaan tugas-tugas yang ada pada Sub Bagian
Risalah dan Materi Sidang dengan uraian tugas sebagai berikut:
1. Mempersiapkan bahan-bahan yang berhubungan dengan materi siding;
2. Membuat berita acara, notulen, dan catatan rapat;
3. Membuat risalah sementara rapat paripurna sampai menjadi risalah
resmi;
4. Menghimpun bahan-bahan rapat menyiapkan produk hukum DPRD;
5. Menghimpun dan mengklasifikasikan produk DPRD;
6. Membuat risalah dan produk dewan lainnya;
7. Membuat laporan triwulan dan tahunan tentang kegiatan rapat-rapat;
8. Mempersiapkan konsep keputusan DPRD, keputusan Pimpinan yang
merupakan hasil dan keputusan kegiatan rapat-rapat;
9. Menyusun notulen rapat menjadi risalah rapat dan membagikannya
kepada peserta rapat untuk mengetahui hasil dan perkembangan rapat;
10.Menyusun dan mempersiapkan daftar evaluasi tentang kegiatan rapat-
rapat;
11.Melaksanakan tugas lainnya di bidang risalah dan materi siding yang
diberikan oleh Kepala Bagian;
C. Kepala Sub Bagian Kepanitiaan, Komisi dan Fraksi
Mempunyai tugas memimpin pelaksanaan tugas-tugas yang ada pada Sub Bagian
Kepanitian, Komisi, dan Fraksi dengan uraian tugas sebagai berikut:
1. Memfasilitasikan kegiatan fraksi, komisi dan kepanitian;
2. Mempersiapakan bahan-bahan rapat fraksi, komisi dan kepanitian;
3. Mengkoordinir pelaksanaan rapat-rapat fraksi, komisi, dan kepanitian;
4. Membuat kesimpulan dan catatan rapat-rapat fraksi, komisi dan
kepanitian;
5. Mengumpulkan dan mengolah data system filing;
6. Mengurus administrasi peninjauan / kunjungan / study banding fraksi,
komisi dan kepanitian;
7. Mempersiapkan daftar hadir fraksi, komisi dan kepanitian;
8. Mempersiapkan agenda / jadwal rapat-rapat fraksi, komisi dan
kepanitian;
9. Melaksanakan tugas lainnya di bidang kepanitian, komisi dan fraksi yang
diberikan oleh kepala bagian;