Anda di halaman 1dari 35

FASILITASI SETWAN

DALAM PELAKSANAAN
TUGAS DAN FUNGSI DPRD

AKMAL MALIK
KASUBDIT HUBUNGAN ANTAR LEMBAGA & ASOSIASI DAERAH
DIREKTORAT FASILITASI KDH, DPRD DAN HAL
DITJEND OTONOMI DAERAH
KEMENDAGRI
Pasal 18 ayat (3)
UUD 1945
Pemerintah daerah provinsi, daerah kabupaten
dan kota, memiliki Dewan Perwakilan Rakyat
Daerah, yang anggota-anggotanya dipilih melalui
pemilihan umum.......

Undang-undang Nomor 8 Tahun


2012 tentang Pemilihan Umum
Anggota DPR, DPD dan DPRD
UU No. 8/2012 DPR

Memilih
Tentang Anggota DPD
Pemilihan Umum
Anggota DPR, DPD
DPRD
dan DPRD

Aspiratif
Sebagai sarana
perwujudan
kedaulatan rakyat
Berkualitas
untuk menghasilkan
wakil rakyat dengan
kualifikasi.......
Bertanggung jawab
Anggota DPRD Anggota DPRD Anggota DPRD
Aspiratif Berkualitas Bertanggungjawab

• Mampu meng • Memiliki • Mampu menyusun


agregasi dan kapasitas yang akuntabilitas
mengartikulasi memadai untuk personal ataupun
kepentingan menjalankan kelembagaan
masyarakat fungsi-fungsi dan secara terbuka.
pemilih ke dalam peran di DPRD. • Menjalankan
fungsi-fungsi yang • Aktif dalam peran tugas-tugas secara
ada di DPRD. alat-alat aktif dan
• Membangun kelengkapan produktif.
komunikasi yang DPRD. • Melaporkan
efektif dengan • Memberikan kinerja secara
pemilih secara kontribusi aktif teratur kepada
berkala. dalam setiap konstituen dan
formulasi partai politik.
kebijakan publik
di pem-da.
HUBUNGAN
PUSAT &
JUMLAHDAERAH
ANGGOTA DPRD
DLMTAHUN
HASIL PILEG UU 2009
32/2004
18.275 ORANG

DPRD DPRD DPRD KOTA


PROVINSI KABUPATEN
2.978 ORANG
2.008 ORANG 13.289 ORANG
HARAPAN TERHADAP HASIL PEMILU 2014

BERKUALITAS BUDGET
T J
A A
N W
LEGISLASI
G A PERAN &
Anggota DPRD
G B FUNGSI
Provinsi & U DPRD
Kabupaten/Kota N PENGAWASAN
G

REPRESENTASI
ASPIRATIF
KINERJA SETWAN UNTUK DPRD YANG BAIK

Dalam penyelenggaraan pemerintahan daerah, kepala daerah dibantu oleh


perangkat daerah yang diformulasikan berdasarkan prinsip-prinsip
manajemen yang terdiri atas :
• unsur pimpinan,
• unsur staf,
• unsur pengawas,
• unsur perencana,
• unsur pelaksana,
• unsur pendukung (badan, rumah sakit, UPT)
• unsur pelayanan.

Sekretariat DPRD sebagai unsur pelayanan pada hakekatnya


memberikan pelayanan administratif kepada dewan yang meliputi
kesekretariatan, pengelolaan keuangan, fasilitasi penyelenggaraan rapat-
rapat dan mengkoordinasikan tenaga ahli yang diperlukan sesuai
kemampuan keuangan daerah masing-masing.....
PERANGKAT DAERAH
KAB/KOTA
(Psl 120 ayat 2 UU 32 Tahun 2004)

SEKRETARIAT SEKRETARIAT DINAS LEMBAGA KECAMATAN KELURAHAN


DAERAH DPRD DAERAH TEKNIS
DAERAH

A. TUGAS
Menyelenggarakan administrasi kesekretariatan, administrasi keuangan, mendukung
pelaksanaan tugas dan fungsi DPRD, dan menyediakan serta mengkoordinasikan tenaga
ahli yang di perlukan oleh DPRD sesuai dengan kemampuan keuangan daerah.

B. FUNGSI
Ø Penyelenggaraan administrasi kesekretariatan DPRD;
Ø Penyelenggaraan administrasi keuangan DPRD;
Ø Penyelenggaraan Rapat-rapat DPRD;
Ø Penyediaan dan pengkoordinasian tenaga ahli yang di perlukan oleh DPRD.
STRUKTUR SEKRETARIAT DPRD
((Psl 28 PP 41 Tahun 2007)

BAGIAN BAGIAN BAGIAN BAGIAN


PERUNDANGAN PERSIDANGAN KEUANGAN UMUM
(2) Sekretariat DPRD terdiri dari paling banyak 4 (empat)
SEKRETARIAT
bagian, dan masing-masing bagian terdiri dari 3 (tiga)
DPRD
(Psl 28 PP 41 Tahun 2007) subbagian.

I. BAGIAN PERUNDANG-UNDANGAN

A. TUGAS
1. Melaksanakan sebagian tugas Sekretariat DPRD dalam menyiapkan bahan untuk
penyusunan rancangan peraturan daerah dan produk-produk DPRD, melakukan
dokumentasi produk-produk hukum, menerima informasi masyarakat serta mengelola
perpustakaan.
2. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris DPRD sesuai dengan
bidang tugasnya.

B. FUNGSI
1. Pengumpulan bahan dalam rangka penyusunan rancangan peraturan daerah dan
produk-produk hukum DPRD;
2. Pengumpulan bahan untuk penerbitan majalah, brosur atau buku tentang kegiatan
DPRD;
3. Pengumpulan produk-produk hukum DPRD untuk dokumentasi dan mengkliping berita;
4. Penyimpanan dan pemeliharaan produk-produk hukum DPRD serta produk-produk
hukum Pemerintah Daerah;
5. Pengelolaan perpustakaan Sekretariat DPRD.
II. BAGIAN PERSIDANGAN ATAU RAPAT & RISALAH

A. TUGAS
1. Melaksanakan sebagian tugas Sekretariat DPRD dalam menyelenggarakan
pelayanan administrasi rapat-rapat / persidangan DPRD;
2. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris DPRD sesuai
dengan bidang tugasnya.

B. FUNGSI
1. Penyiapan rancangan jadwal kegiatan DPRD;
2. Penyiapan rencana kegiatan rapat, kunjungan kerja, koordinasi dan
konsultasi DPRD;
3. Penyiapan rapat-rapat/persidangan yang di selengarakan oleh DPRD;
4. Penyusunan notulen/risalah rapat-rapat/persidangan yang di selenggarakan
DPRD.
III. BAGIAN BAGIAN UMUM

A. TUGAS :
1. melaksanakan sebagian tugas Sekretariat DPRD dalam menyelenggarakan
kegiatan ketatausahaan, administrasi kepegawaian, kearsipan,
keprotokolan, perlengkapan dan urusan rumah tangga;
2. melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris DPRD
sesuai dengan bidang tugasnya.

B. FUNGSI :
1. Pelaksanaan tata usaha DPRD dan Sekretariat DPRD;
2. Pelaksanaan administrasi kepegawaian Sekretariat DPRD;
3. Penyiapan prasarana dan sarana kegiatan DPRD dan Sekretariat DPRD;
4. Pelaksanaan urusan rumah tangga, keamanan/ketertiban kantor, rumah
dinas pimpinan dan mess DPRD;
5. Pelaksanaan pengaturan, pemeliharaan, perawatan, penggunaan dan
penyimpan barang-barang inventaris;
6. Pengkoordinasian pelaksanaan pengadaan barang dan jasa;
7. Pelaksanaan acara protokoler DPRD dan Sekretariat DPRD;
8. Pelaksanaan publikasi kegiatan DPRD dan Sekretariat DPRD.
IV. BAGIAN KEUANGAN

A. TUGAS
1. Melaksanakan sebagian tugas Sekretriat DPRD dalam menyusun rencana
anggaran, mengelola keuangan, serta menyusun laporan keuangan DPRD
dan Sekretariat DPRD.
2. Melaksanakan tugas – tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris DPRD
sesuai dengan bidang tugasnya.

B. FUNGSI
1. Pelaksanaan penyusunan rencana anggaran;
2. Pelaksanaan penyusunan rencana perubahan anggaran;
3. Penyiapan daftar penghasilan Anggota DPRD dan daftar gaji staf Sekretariat
DPRD;
4. Pembayaran daftar penghasilan Anggota DPRD dan daftar gaji staf
Sekretariat DPRD;
5. Pelaksanaan Verifikasi dan pembukuan keuangan;
6. Penyusunan laporan keuangan
ASPEK PENGUATAN DI DPRD
FUNGSI BUDGETING
1. Efektifitas APBD sbg alat bagi DPRD untuk mengatasi persoalan paling penting di daerah
2. Efektivitas DPRD mempengaruhi keputusan pemerintah daerah dalam soal anggaran....
3. Hubungan yang konstruktif antara DPRD dengan Pemba dalam menyusun anggaran...
4. Keterbukaan proses penyusunan APBD oleh DPRD bagi warga....
5. Intensitas berkonsultasi dengan konstituen mereka dalam penyusunan anggaran....
6. Komitmen anggota DPRD mewakili kepentingan konstituen dalam penyusunan anggaran
7. Penggunaan APBD sebagai alat untuk memenuhi kepentingan pribadi mereka....
8. Penerimaan anggota DPRD dari partai non pemerintah atas APBD yang telah disahkan...
9. Kualitas pemahaman anggota DPRD terlibat aktif dalam proses penyusunan APBD....
10. Kesesuaian penyusunan APBD dengan aturan dan prosedur yang berlaku...
11. Kemampuan DPRD mempengaruhi prilaku Pemda dalam pengelolaan anggaran....
12. Kesesuaian proporsi belanja publik dengan kebutuhan khas/kondisi objektif daerah ....
13. Dukungan DPRD terhadap keterbukaan informasi anggaran .....
14. Intensitas public hearing sebagai media penyerapan aspirasi dalam penyusunan APBD ...
15. Respon DPRD terhadap masukan publik terkait APBD .....

16. Komitmen DPRD dalam memperjuangkan APBD yang berperspektif gender..


FUNGSI LEGISLASI
1. Efektivitas prosedur tata tertib DPRD dalam mengkritisi Ranperda
2. Transparansi prosedur konsultasi dgn kelompok kepentingan yang relevan dengan ranperda
3. Sistematika prosedur konsultasi dgn kelompok kepentingan yang relevan dengan ranperda
4. Kesempatan bagi anggota DPRD untuk mengajukan inisiatif ranperda
5. Perhatian DPRD dalam menjamin konsistensi ranperda dengan peraturan di atasnya
6. Perhatian DPRD dalam mengakomodir perspektif keadilan gender dalam proses legislasi
7. Komitmen DPRD memfasilitasi partisipasi warga dalam proses legislasi
8. Kapasitas pimpinan DPRD dalam mengelola konsensus
9. Kesesuaian perda dengan aspirasi publik
10. Kesesuaian perda dengan persoalan-persoalan paling penting di masyarakat
11. Kesesuaian perda yang dihasilkan dengan perda lainnya
12. Intensitas DPRD melakukan sosialisasi Ranperda
13. Intensitas DPRD melakukan public hearing terkait dengan Ranperda
14. Intensitas DPRD melakukan kunjungan kerja terkait dengan Ranperda
15. Relevansi aktivitas penyerapan aspirasi DPRD dengan kebutuhan masyarakat
16. Respon DPRD atas masukan publik terkait dengan pembahasan Ranperda
17. Obyektivitas DPRD dalam penyusunan Ranperda
18. Kebiasaan mendiskusikan perbedaan pendapat secara terbuka untuk menemukan konsensus
dalam penyusunan Perda
FUNGSI PENGAWASAN
1. Ketegasan prosedur yang memungkinkan anggota DPRD bertanya kepada
pemerintah dan memperoleh informasi yang memadai.......

2. Efektivitas pansus-pansus yang dibentuk untuk menjalankan fungsi pengawasan.....

3. Komitmen DPRD dalam mengawal pelaksanaan perda.....


4. Intensitas penggunaan hak-hak DPRD terkait pengawasan (bertanya, interpelasi,
dan penyelidikan)...............

5. Relevansi penggunaan hak pengawasan dengan kepentingan publik....

6. Intensitas public hearing terkait dengan pengawasan.....

7. Intensitas kunjungan kerja terkait dengan pelaksanaan pengawasan....

8. Jaminan terhadap hak semua anggota DPRD untuk mengekspresikan pendapat


secara bebas.......

9. Relevansi kelompok masyarakat yang dilibatkan DPRD dalam rangka pengawasan


PENGUATAN RAPAT/PERSIDANGAN
DI DPRD
DUKUNGAN RAPAT/PERSIDANGAN

• SELURUH PRODUK HUKUM, KEPUTUSAN


DAN KEBIJAKAN DPRD, DIHASILKAN
MELALUI RAPAT/ PERSIDANGAN.....
• BERSIFAT KOLEKTIF DAN KOLEGIAL...
• TIDAK SATUPUN PRODUK HUKUM,
KEPUTUSAN DAN KEBIJAKAN DPRD
YANG HADIR TANPA MELALUI PROSES
RAPAT DAN PERSIDANGAN..........
A. RAPAT-RAPAT
• Semua kegiatan DPRD dalam melaksanakan ketiga fungsinya, harus
dilakukan melalui rapat-rapat.
• Semua pengambilan keputusan yang mengatasnamakan DPRD, harus
dilakukan melalui proses rapat-rapat. Dan bersifat kolektif kolegial.
• Tidak ada satupun produk yang dihasilkan oleh DPRD, yang tidak melalui
rapat-rapat.
B. JENIS RAPAT-RAPAT
1. rapat paripurna;
2. rapat paripurna istimewa;
3. rapat pimpinan DPRD;
4. rapat fraksi;
5. rapat konsultasi;
6. rapat Badan Musyawarah;
7. rapat komisi;
8. rapat gabungan komisi;
9. rapat Badan Anggaran;
10. rapat Badan Legislasi Daerah;
11. rapat Badan Kehormatan;
12. rapat panitia khusus;
13. rapat kerja;
14. rapat dengar pendapat; dan
15. rapat dengar pendapat umum.
FAKTOR KUNCI KEBERHASILAN RAPAT-RAPAT DI DPRD

1 2
Kehadiran & Kesiapan peserta Ketersediaan fasilitas

• Kehadiran (sesuai tatib DPRD, • Ruangan ( nyaman dan


ketepatan waktu) representatif)
• Partisipasi (saran/masukan • Audio visual (presentasi
yang berkualitas, orientasi pada lancar, microphone, projector
output) dan layar tersedia lancar)
• Kesiapan fisik (sehat,
• Komunikasi (ketersediaan
kosentrasi baik)
• Komitmen (fokus pada topik, telepon/fax,
kontiniutas dalam komputer/internet, mesin
menyelesaikan topik) foto copy)
FAKTOR KUNCI KEBERHASILAN RAPAT-RAPAT DI DPRD

3 4
Jadwal yang mendukung Dukungan SDM yang Memadai
• Sesuai dengan Tatib (batasan
waktu rapat, misalnya 5 hari • Jabatan struktural
kerja, maksimum 3 jam/rapat) • Jabatan Non Struktural
• Pengaturan jadwal berorientasi • Jabatan Fungsional
pada output (sesuai dengan • Pegawai Tidak tetap.
tenggat waktu & minimalkan
rapat tambahan)
• Mendukung proses
pengambilan keputusan,
• Tidak tumpang tindih, perlu
rapat rutin terjadwal, rapat non
rutin terjadwal.
FAKTOR KUNCI KEBERHASILAN RAPAT-RAPAT DI DPRD

5 6
Dukungan Administrasi Kualitas materi rapat.

• Konsumsi dalam jumlah dan • Substansi, didukung data dan


kualitas yang sesuai. analisis staf ahli, serta resume
sesuai dengan kebutuhan
• Kelengkapan Administrasi dan tema rapat
dukungan arsip yang mudah • Tersedia sesuai waktu, serta
didapat dalam waktu cepat. an mudah dipahami dan
diperoleh oleh peserta rapat.
DARI FAKTOR KUNCI KEBERHASILAN TERSEBUT, MAKA
DUKUNGAN YANG PERLU DIBERIKAN KEPADA DPRD

1. Dukungan Administrasi
2. Penyiapan Fasilitasi Rapat/Persidangan
3. Penyiapan Materi/Substansi Rapat
4. Penyiapan Jadwal Rapat
5. Dukungan sumberdaya aparatur.
RISALAH
TRANSKRIPSI
RAPAT-RAPAT CATATAN RAPAT
DPRD

LAPORAN SINGKAT RAPAT

DIMANA SAJA RISALAH


DIBUAT....?

1. Rapat Paripurna
2. Rapat Paripurna Luar Biasa
3. Rapat Panitia Kerja atau Tim
4. Rapat Kerja
5. Rapat Dengan Pendapat
6. Rapat Dengar Pendapat Umum
RISALAH

Adalah bagian
Pentrannskrisian
Rapat DPRD

Diterjemahkan juga sebagai rangkaian catatan rapat yang dibuat secara


lengkap, dan berisi seluruh jalannya pembicaraan yang dilakukan dalam
rapat, serta dilengkapi dengan catatan tentang jenis rapat, sifat rapat,
hari dan tanggal rapat, tempat rapat, acara rapat, waktu pembukaan dan
penutupan rapat, ketua dan sekretaris rapat, jumlah dan nama anggota
yang menandatangani daftar hadir, serta undangan yang hadir.
CATATAN RAPAT

Adalah catatan yang memuat pokok pembicaraan, kesimpulan dan/atau


keputusan yang dihasilkan di dalam :
1. Rapat Pimpinan DPRD
2. Rapat Bamus
3. Rapat Komisi
4. Rapat Badan Legislasi
5. Rapat Badan Anggaran
6. Rapat Badan Kehormatan
7. Rapat Pansus
8. Rapat Alat kelengkapan lain yang diperlukan,dan dibentuk melalui
Rapat Paripurna.

Adalah catatan hasil rapat


LAPORAN SINGKAT RAPAT yang memuat kesimpulan
dan/atau keputusan rapat
PENGUATAN SISTEM KERJA
IDENTIFIKASI & ANALISA KEBUTUHAN S.O.P
Pasal 6 Permendagri 52 Tahun 2011 ttg SOP Di Lingkungan Prov & Kab/Kota
• Identifikasi kebutuhan SOP, dirumuskan dengan mengacu pada tugas dan
fungsi masing-masing SKPD.
• Identifikasi kebutuhan SOP, disusun menurut tingkatan unit kerja, dan
dirumuskan di dalam Dokumen Inventarisasi Judul SOP
• Dokumen Invetarisasi Judul SOP, dijadikan Bahan Analisis Kebutuhan SOP,
yang ditetapkan dengan Keputusan Kepala Daerah.

SYARAT KRITERIA

Kegiatan yang dilakukan


Sesuai Aturan & UU SYARAT DAN
secara rutin dan berulang-
KRITERIA
ulang....
Jelas, rinci & benar KEGIATAN
YANG
MEMERLUKAN Ada output yang jelas...
Relevan dengan SOP lain
SOP...???

Bisa dipertanggungjawabkan Melibatkan minimal 2 pihak...


PERBANDINGAN TUPOKSI BAGIAN UMUM
DENGAN DRAFT SOP BAGIAN UMUM SETWAN
TUPOKSI BAGIAN UMUM DRAFT SOP BAGIAN UMUM
1. Pelaksanaan tata usaha DPRD dan
Sekretariat DPRD; 1. SOP. Penyusunan Rekapitulasi
2. Pelaksanaan administrasi Kehadiran Pegawai.
kepegawaian Sekretariat DPRD; 2. SOP. Penyusunan Laporan Barang
3. Penyiapan prasarana dan sarana Inventaris
kegiatan DPRD dan Sekretariat 3. SOP. Pengendalian Aset
DPRD; 4. SOP. Sarana dan prasarana kegiatan
4. Pelaksanaan urusan rumah tangga, Sidang DPRD
keamanan/ketertiban kantor, rumah 5. SOP. Pembuatan SPT dan SPPD ke
dinas pimpinan dan mess DPRD; Luar Daerah bagi DPRD
5. Pelaksanaan pengaturan,
pemeliharaan, perawatan,
penggunaan dan penyimpan barang-
barang inventaris;
6. Pengkoordinasian pelaksanaan
pengadaan barang dan jasa;
7. Pelaksanaan acara protokoler DPRD
dan Sekretariat DPRD;
8. Pelaksanaan publikasi kegiatan
DPRD dan Sekretariat DPRD.
PERBANDINGAN TUPOKSI BAGIAN PERSIDANGAN
DENGAN DRAFT SOP BAGIAN PERSIDANGAN SETWAN
TUPOKSI BAGIAN PERSIDANGAN DRAFT SOP BAGIAN PERSIDANGAN
1. Penyiapan rancangan jadwal kegiatan
DPRD; 1. SOP. Risalah Rapat.
a. Rapat Paripurna
2. Penyiapan rencana kegiatan rapat, b. Rapat Paripurna Luar Biasa
kunjungan kerja, koordinasi dan c. Rapat Panitia Kerja atau Tim
konsultasi DPRD; d. Rapat Kerja
e. Rapat Dengan Pendapat
3. Penyiapan rapat-rapat/persidangan
f. Rapat Dengar Pendapat Umum
yang di selengarakan oleh DPRD;
2. SOP. Catatan Rapat
4. Penyusunan notulen/risalah rapat- a. Rapat Pimpinan DPRD
rapat/persidangan yang di b. Rapat Bamus
selenggarakan DPRD. c. Rapat Komisi
d. Rapat Badan Legislasi
e. Rapat Badan Anggaran
f. Rapat Badan Kehormatan
g. Rapat Pansus
h. Rapat Alat kelengkapan lain yang
diperlukan,dan dibentuk melalui
Rapat Paripurna.
3. SOP. Laporan Singkat Rapat
PERBANDINGAN TUPOKSI BAGIAN KEUANGAN
DENGAN DRAFT SOP BAGIAN KEUANGAN
TUPOKSI BAGIAN KEUANGAN DRAFT SOP BAGIAN KEUANGAN
1. Pelaksanaan penyusunan rencana
anggaran; 1. SOP. Penyusunan Laporan Bulanan
2. SOP. Verifikasi Dokumen
2. Pelaksanaan penyusunan rencana
Pertanggungjawaban Kegiatan
perubahan anggaran;
3. SOP. Penyusunan RKA/DPA Setwan
3. Penyiapan daftar penghasilan Anggota
4. SOP. Perencanaan Anggaran
DPRD dan daftar gaji staf Sekretariat
DPRD; 5. SOP. Pengajuan SPP dan SPM Tidak
Melalui Pihak Ketiga
4. Pembayaran daftar penghasilan
6. SOP. Pengajuan SPP dan SPM dana
Anggota DPRD dan daftar gaji staf
APBD Melalui Pihak Ketiga.
Sekretariat DPRD;
5. Pelaksanaan Verifikasi dan pembukuan
keuangan;
6. Penyusunan laporan keuangan
PERBANDINGAN TUPOKSI BAGIAN PERUNDANG-UNDANGAN
DENGAN DRAFT SOP BAGIAN PER-UU-AN SETWAN LOMBOK BARAT
TUPOKSI BAGIAN PER-UU-AN DRAFT SOP BAGIAN PER-UU-AN
1. Pengumpulan bahan dalam rangka
penyusunan rancangan peraturan 1. SOP Penyiapan Ranperda Inisiatif
daerah dan produk-produk hukum
2. SOP Penyusunan Data Per-uu-an
DPRD;
2. Pengumpulan bahan untuk
penerbitan majalah, brosur atau
buku tentang kegiatan DPRD;
3. Pengumpulan produk-produk
hukum DPRD untuk dokumentasi
dan mengkliping berita;
4. Penyimpanan dan pemeliharaan
produk-produk hukum DPRD serta
produk-produk hukum Pemerintah
Daerah;
5. Pengelolaan perpustakaan
Sekretariat DPRD.
KINERJA LEGISLASI DPRD
2002 - 2013
NO TAHUN JUMLAH PERDA BERMASALAH % KET
DIKAJI/ DIKLARIFIKASI

1 2002 s/d 8.435 1.878 22,3 Rata-rata


2009 235/ thn

2 2010 2.531 407 16,1


3 2011 9.000 239 2,6
4 2012 3.000 173 5,7
5 2013 220 20 9,0 per-
Februari
34
TERIMA KASIH.
SEMOGA BERMANFAAT

Anda mungkin juga menyukai