Tujuan Panduan Teknis SIAKBA …… 1

Lingkup Panduan Teknis SIAKBA …… 1

Deskripsi Umum Panduan Teknis SIAKBA …… 2

Latar Belakang Pembuatan SIAKBA …… 3

Sasaran SIAKBA …… 5
Deskripsi Sistem SIAKBA …… 6
Karakteristik Pengguna SIAKBA …… 8

Modul Registrasi …… 9
Modul Pendaftaran …… 15
Modul Operator …… 23
Modul Verifikator …… 25

Modul Perbaikan …… 31
FAQ …… 32
i
Halaman
Halaman
ii
 anduan Teknis SIAKBA sebagai dasar penggunaan dan pengoperasian SIAKBA
terkait dengan fitur-fitur yang membantu dalam proses pendaftaran bagi
operator yang bertugas serta bagi calon anggota KPU Provinsi dan KPU
Kabupaten/Kota maupun Calon Anggota Badan Adhoc Penyelenggara Pemilu.
Panduan teknis ini untuk dapat memberikan pemahaman bagi penggunaan SIAKBA.
Perangkat lunak yang dibuat adalah Sistem Informasi Anggota KPU dan Badan Adhoc,
yaitu aplikasi yang bertujuan membantu proses pendaftaran dan pengelolaan data
Anggota KPU dan Badan Adhoc di lingkungan Komisi Pemilihan Umum. Panduan
teknis ini digunakan oleh pengembang perangkat lunak sebagai acuan teknis
pengembangan perangkat lunak pada penggunaan.

Adapun fungsi-fungsi yang diharapkan dari Sistem Informasi Anggota KPU dan Badan
Adhoc adalah:
1
Halaman
 Untuk kebutuhan internal KPU memproses data yang berkaitan dengan Anggota KPU
dan Badan Adhoc.

Digunakan untuk pendaftaran mandiri calon Anggota KPU dan Badan Adhoc dengan
mengisi data pendaftaran dan mengunggah persyaratan secara digital.

1. Bagian utama berisi penjelasan mengenai deksripsi dari panduan teknis SIAKBA.
2. Bagian kedua berisi penjelasan secara umum mengenai perangkat lunak SIAKBA.
3. Bagian ketiga berisi pengoperasian dan penggunaan SIAKBA.
4. Bagian keempat berisi penanganan troubleshooting pada penggunaan SIAKBA.
2
Halaman
 alam rangka pemanfaatan teknologi dan kebutuhan terhadap proses
digitalisasi administrasi pemerintahan, KPU mendorong agar terdapat Sistem
Informasi yang dapat mendukung dan menjadi alat bantu dalam tugas
pengadministrasian anggota KPU dan Badan Ad Hoc. Sebagai langkah dalam
penyesuaian kebutuhan tersebut, KPU melakukan inisiasi dengan pembangunan
Sistem Informasi Anggota KPU dan Badan Ad Hoc (SIAKBA) sebagai alat bantu
pendukung dalam proses pendaftaran dan arsip penyelenggara pemilu.
Sistem Informasi Anggota KPU dan Badan Adhoc, yaitu aplikasi yang bertujuan
membantu proses pendaftaran dan pengelolaan data Anggota KPU dan Badan Adhoc
di lingkungan Komisi Pemilihan Umum. Dokumen ini digunakan oleh pengembang
perangkat lunak sebagai acuan teknis pengembangan perangkat lunak pada tahap
selanjutnya. Dokumen ini sebagai jembatan antara programming (pembuat kode
program) dengan perancang aplikasi agar pembangunan sistem dapat dilakukan
secara sistematis dan terarah.
Seiring perkembangan zaman, Sistem Informasi sudah menjadi kebutuhan utama
dalam proses pengolahan data dalam setiap organisasi. Banyaknya data yang perlu
diolah dan terbatasnya sumber daya manusia sebagai pemroses data menjadi kendala
untuk mendapatkan hasil informasi yang komprehensif. Begitu pula dengan
3
Halaman
 pengolahan data Anggota KPU dan Badan Adhoc yang selama ini masih
menggunakan Microsoft Office sebagai media pengolah data, informasi yang
didapatkan dirasa kurang akurat, proses pengolahan data pun memerlukan waktu
yang lama. Selain itu, laporan-laporan dan Surat Keputusan yang diarsipkan secara
fisik menjadi permasalahan dikarenakan terbatasnya ruang penyimpanan.
Berdasarkan permasalahan-permasalahan diatas, Sistem Informasi Anggota KPU dan
Badan Adhoc akan dikembangkan mulai dari proses seleksi/rekrutmen Anggota KPU
dan Badan Adhoc sampai dengan proses pemberhentian dan pencetakan SK
Pemberhentian Anggota KPU dan Badan Adhoc. Selain itu, juga akan dikembangkan
fitur penyimpanan arsip digital, pengolahan data Pelanggaran Kode Etik,
penghitungan Uang Penghargaan Anggota KPU, Pengolahan hasil tes Covid-19 bagi
Badan Adhoc, dan data Kecelakaan Kerja Badan Adhoc.
SIAKBA ini merupakan aplikasi yang akan membantu proses administrasi Anggota KPU
dan Badan Adhoc. Urgensi dari lahirnya SIAKBA, pertama adalah database para
penyelenggara membutuhkan tempat tersendiri pada sistem digital. Dokumen-
dokumen sangat banyak baik terkait dengan Anggota KPU dan Badan Adhoc. Dengan
adanya digitalisasi ini akan lebih mudah melacak, walaupun dalam prosesnya
dokumen fisik juga dibutuhkan utamanya dalam menghadapi sengketa dan verifikasi
terkait dengan keabsahan dokumen. SIAKBA dirancang untuk melakukan tracking
secara digital terkait dengan dokumen-dokumen penyelenggara pemilu.

Kedua adalah adanya proses rekrutmen baik Anggota KPU Provinsi dan
Kabupaten/Kota maupun Badan Ad Hoc. Selama iniproses pendaftaran masih
dilakukan secara tatap muka, datang ke titik pendaftaran baru dilayani. Untuk
4
Halaman
mengantisipasi hal tersebut rencana pendaftaran akan diakomodasi melalui SIAKBA.
Artinya siapapun calon yang berminat harus buat akun SIAKBA untuk melakukan apply
dokumen. Hal ini akan menjadi tantangan karena alur ini merupakan ranah transisi
dari konvensional ke digital. Artinya Bapak/Ibu sekalian harus dapat memastikan dan
memetakan bagaimana kondisi sarana prasarana di daerah masing-masing dan perlu
membuat strategi yang mengarahkan masyarakat yang berminat menjadi
penyelenggara untuk melakukan akses pendaftaran melalui SIAKBA. Kami paham
bahwa di setiap daerah mungkin akan menemui kendala, namun memang tantangan
dan resiko harus dilalui untuk sebuah perubahan pada pelayanan dan cara kerja KPU.
Ketiga, adalah bentuk transparansi pada proses seleksi. Artinya nanti pengguna baik
yang mendaftar dan tidak dapat membuka aplikasi dengan catatan sudah melakukan
pendaftaran akun. Kunci dari SIAKBA adalah kepemilikan akun. Orang yang memiliki
akun belum tentu punya keinginan untuk mendaftar, ada yang mungkin sebagai
pengamat saja. Artinya ada keinginan dari Pimpinan KPU menjadikan SIAKBA sebagai
aplikasi yang lebih berjalan dua arah, baik pengguna dan admin yang ada sehingga
aplikasi tersebut bisa berkembang secara berkesinambungan.

Sistem Informasi ini diharapkan sudah dapat digunakan secara efektif dalam tahapan
Pemilu Tahun 2024, Penggunaan SIAKBA adalah sebagai alat bantu dalam pendaftaran
dan database Anggota KPU Provinsi/Kabupaten/Kota dan Badan Adhoc yang akan
dilakukan pada tahapan Pemilu2024.

5
Halaman
 Fitur untuk menyediakan pengaktifan dan penjadwalan tahapan pendaftaran Seleksi
Anggota KPU Provinsi/Kabupaten/Kota dan Badan Adhoc Penyelenggara Pemilu
dengan menyesuaikan kebutuhan jadwal yang telah ditetapkan.

Fitur untuk melakukan pendaftaran sebagai calon Anggota KPU

Provinsi/Kabupaten/Kota dan Badan Adhoc Penyelenggara Pemilu dengan pengisian
form pendaftaran. Pada form ini terdapat berbagai data diri yang harus diisi dan
dokumen yang harus diunggah untuk memudahkan dalam pendataan anggota KPU.

Fitur untuk melakukan verifikasi dokumen persyaratan administrasi dari pendaftaran

calon Anggota KPU Provinsi/Kabupaten/Kota dan Badan Adhoc Penyelenggara
Pemilu. Fitur ini dapat menampilkan isi dokumen yang telah diunggah.

Fitur untuk melakukan pemantauan terhadap pelaksanaan tahapan seleksi Anggota

KPU Provinsi/Kabupaten/Kota dan Badan Adhoc Penyelenggara Pemilu yang
dilakukan.

Fitur untuk melakukan pengelolaan terhadap hasil dari setiap tahapan dalam Seleksi
Anggota KPU Provinsi/Kabupaten/Kota dan Badan Adhoc Penyelenggara Pemilu.

Fitur untuk mengelola penginputan data bagi calon Anggota KPU

Provinsi/Kabupaten/Kota dan Badan Adhoc Penyelenggara Pemilu yang diangkat
secara definitif berdasarkan hasil dari seleksi yang telah dilakukan.

Fitur untuk melakukan pengelolaan administrasi penggantian antarwaktu Anggota

KPU Provinsi/Kabupaten/Kota dan Badan Adhoc Penyelenggara Pemilu dengan
melakukan peremajaan data terkait status keanggotaan.
6
Halaman
Fitur untuk menyajikan data-data statistik dalam pendaftaran dan jumlah anggota KPU
Provinsi/Kabupaten/Kota dan Badan Adhoc Penyelenggara Pemilu.

Fitur untuk mengelola arsip dokumen administrasi yang telah diunggah dalam
SIAKBA.

Fitur untuk mengelola perekaman jejak file yang telah dilakukan peremajaan dalam
penggunaan SIAKBA.

Fitur untuk mengelola pembuatan dan aktivasi akun dalam SIAKBA.

Fitur untuk menampilkan cara penggunaan dan FAQ SIAKBA dalam penggunaan.

7
Halaman
 Memiliki Akses Create User, Akses, Operator Pusat
Modifikasi Seluruh Data

Memiliki Akses Create User, Akses, Operator Pusat

Modifikasi Sebagian Besar Data 34 Operator di KPU
Provinsi
514 Operator di KPU
Kabupaten /Kota

• Pengelolaan Data di masing- 34 Operator di KPU

masing wilayah kerja Provinsi
• Untuk Operator Provinsi dapat 514 Operator di KPU
mengakses dan modifikasi data di Kabupaten /Kota.
Kabupaten/Kota wilayah kerjanya
• Verifikasi akun pendaftar di
wilayah kerjanya

Pemverifikasian dokumen Tim Seleksi Anggota

persyaratan pendaftaran Calon KPU Provinsi dan KPU
Anggota KPU Kabupaten/Kota
Provinsi/Kabupaten/Kota

Dapat melihat Divisi Anggota KPU

data/rekap/output/grafik yang Kepala Biro SDM
ditampilkan Tim Bagian AKBA

• Membuat akun personal Pendaftar Seleksi

• Akses halaman Pendaftaran Anggota KPU dan
• Akses Halaman Utama Badan Adhoc
8
Halaman
Bagi calon pelamar anggota KPU Provinsi/Kabupaten/Kota maupun Badan Adhoc
(PPK/PPS/PPLN) sebelum dapat menggunakan SIAKBA perlu melakukan registrasi
pengguna untuk mendapatkan akun SIAKBA. Untuk mendaftar dapat meng-klik tautan
“Daftar di sini”.

Pendaftaran Akun SIAKBA

9
Halaman
 Calon pelamar memasukkan Nama, email aktif, Nomor Induk Kependudukan,
serta password untuk meregistrasi akun SIAKBA.

Pengisian Pendaftaran Akun SIAKBA

Setelah melakukan registrasi akun, email untuk aktivasi akun akan masuk pada email
yang didaftarkan. Calon pelamar dapat membuka laman email pada Kotak Masuk
untuk mengecek email yang dikirimkan oleh SIAKBA. Calon pelamar mengklik tombol
“aktivasi akun” untuk melakukan aktivasi.

Aktivasi Akun SIAKBA pada Alamat Email

10
Halaman
Setelah akun berhasil diaktivasi, user dapat login untuk menggukan aplikasi SIAKBA
dengan memasukkan email dan password. Silahkan untuk meengklik tombol
“Silahkan Login”.

Akun SIAKBA Berhasil Diaktivasi

Setelah akun berhasil diaktivasi, calon Pelamar dapat login untuk menggunakan
aplikasi Siakba dengan memasukkan email dan password sesuai yang sudah
didaftarkan dan kemudian klik tombol “Log In”. Maka Calon Pelamar sudah masuk ke
dalam sistem SIAKBA.

Login Akun SIAKBA

11
Halaman
 Sebelum calon Pelamar dapat melanjutkan untuk dapat melakukan pendaftaran,
pelamar diharuskan untuk melengkapi identitas dasar yang diperlukan untuk
penggunaan aplikasi SIAKBA.

Notifikasi SIAKBA untuk Melengkapi Biodata

Calon Pelamar kemudian harus mengisi informasi identitas diri dalam kolom yang
disediakan dengan data yang sesuai berdasarkan identitas yang dimiliki. Form inputan
pada menu ini antara lain:
a) Foto/Avatar, form input ini bersifat opsional, dapat dilewatkan pengguna.
pengguna bisa memilih foto/gambar sebagai avatar pada aplikasi.

b) Nama Lengkap, sudah langsung terisi sesuai dengan nama yang diinput pengguna
pada saat melakukan registrasi akun di awal.

c) NIK, (Nomor Induk Kependudukan) sesuai dengan yang diinput pengguna saat
melakukan registrasi akun di awal.

d) Tempat lahir, diisi tempat lahir calon pelamar, sesuai dengan KTP.

e) Tanggal Lahir, diisi tanggal lahir calon pelamar sesuai KTP.

f) No Hp, diisi nomor handphone aktif calon pelamar.

g) Jenis kelamin, dipilih “laki-laki” atau “perempuan”.

12
Halaman
h) Domisili tempat tinggal, di sini terdapat pilihan “Dalam Negeri” dan “Luar Negeri”.
Pilihan “Luar Negeri” dikhususkan untuk calon pelamar PPLN yang bertempat
tinggal di luar wilayah Republik Indonesia. Sedangkan untuk calon pelamar
PPK/PPS ataupun Anggota KPU Provinsi/Kabupaten/Kota diharuskan memilih
“Dalam Negeri” sedangkan untuk calon pelamar PPLN diharuskan memilih “Luar
Negeri”.

i) Bagi calon pelamar dalam negeri akan mengisi Alamat, diisi alamat sesuai KTP
bagi calon pemar dalam negeri. Bagi calon pelamar luar negeri diisi sesuai tempat
tinggal di luar negeri.

j) Calon pelamar dalam negeri akan mengisi Provinsi, pilih provinsi domisili calon
pelamar. Kabupaten/Kota domisili calon pelamar, Kecamatan domisili calon
pelamar, dan Keluarahan/Dsa domisili calon pelamar.
13
Halaman
 k) Sementara itu bagi calon pelamar luar negeri akan mengisi no passport, masa
berlaku passport, negara, serta perwakilan.

l) Selanjutnya calon pelamar mengisi kolom agama.

Setelah pengisian biodata diri, calon Pelamar dapat meng-klik tombol “Simpan”
untuk melanjutkan.

Simpan Identitas Akun SIAKBA

14
Halaman
Pada halaman ini calon pelamar memilih jenis seleksi yang akan dilamar. Terdapat 2
pilihan: Anggota KPU, untuk melamar pada Anggota KPU Provinsi atau Anggota KPU
Kabupaten/Kota, serta Badan Adhoc untuk melamar pada Anggota PPK/PPS/PPLN.

Memilih Posisi Lamaran

Memilih Posisi Lamaran Anggota KPU/Badan Ad Hoc

Pelamar memilih jenis seleksi yangsedang dibuka jadwal pendaftarannya. Apabila

pelamar mencoba memilih pada jenis seleksi yang sedang tidak dibuka, makan akan
ada peringatan bahwa seleksi sedang tidak dibuka.
15
Halaman
 Tampilan Jadwal Belum Terbuka

Apabila pelamar memilih pada seleksi yang dibuka pendaftarannya, maka sistem akan
otomatis mendaftarkan pelamar pada wilayah sesuai dengan wilayah domisili yang
dipilih pada menu “melengkapi identitas” sebelumnya.

Tampilan Jadwal Terbuka

16
Halaman
Pada tahap ini pelamar mengisi biodata dirinya untuk keperluan pendaftarannya, serta
juga sistem akan men-generate Riwayat hidup pelamar berdasarkan isian yang
dilakukan pelamar pada tahap ini. Berikut tampilan dan form-form yang perlu diisi
oleh pelamar.

Selain seperti pengisian biodata pada tahap awal, pelamar akan mengisi data terkait
• Nomor Kartu Keluarga • Pendidikan Terakhir
• Pekerjaan saat ini • Jurusan/Program Studi
• Riwayat Pendidikan • Perangkat Komunikasi yang
• Riwayat Pekerjaan digunakan
• Karya Publikasi Tulisan • Riwayat Penyakit, dan
• Pengalaman Organisasi • Pengalaman Kepemiluan

Data tersebut diisikan sesuai dengan faktual yang dapat dipertanggungjawabkan oleh
peserta, dan apabila ditemukan ketidaksesuaian dengan data yang disampaikan akan
menjadi tanggungjawab peserta.

17
Halaman
Halaman
18
 Tampilan Riwayat Hidup

Setelah mengisi form-form tersebut, pelamar dapat melanjutkan dengan meng-klik

tombol “Simpan dan lanjutkan”.

Tampilan Akhir Riwayat Hidup

19
Halaman
 Selanjutnya pelamar akan mengupload semua berkas-berkas persyaratannya pada
halaman ini. Ketentuan kelengkapan persyaratan adalah:
• Surat Pendaftaran dalam format .pdf dengan maksimal ukuran file 1MB.
• Foto KTP dalam format .jpg/.jpeg/.png dengan maksimal ukuran file 1 MB.
• Pas Foto dalam format .jpg/.jpeg/.png dengan maksimal ukuran file 1 MB.
• Daftar Riwayat Hidup dalam format .pdf dengan maksimal ukuran file 1 MB.
• Surat Pernyataan dalam format .pdf dengan maksimal ukuran file 1 MB.
• Surat Keterangan Kesehatan dalam format .pdf dengan maksimal ukuran file 1 MB.

Format Surat Pendaftaran, Daftar Riwayat Hidup, dan Surat Pernyataan dapat diunduh
pada tautan yang ada di kolom.

Tampilan Persyaratan
20
Halaman
 Tampilan Akhir Persyaratan

Setelah mengupload semua berkas, pelamar perlu mengklik tombol “simpan”

terlebih dahulu. Setelah pengunggahan berhasil disimpan, baru kemudian pelamar
dapat meng-klik tombol “Lanjutkan” untuk masuk ke halaman berikutnya.

Pada halaman ini, pelamar akan mengecek kembali apakah data yang diinput dan
diunggah sudah sesuai. Pastikan kembali sesuai dengan cara mengklik file yang
berwarna biru.

Tampilan Mengirim Data

21
Halaman
 Apabila semua inputan dan berkas yang diupload telah sesuai, maka pelamar dapat
melakukan pengiriman berkas agar data masuk ke dalam sistem SIAKBA dan KPU,
dengan cara klik tombol “Kirim”. Setelah tombol kirim di-klik, maka pendaftaran
melalui SIAKBA telah berhasil.

Tampilan Akhir Mengirim Data

Setelah selesai, pelamar akan menunggu pengecekan berkas oleh KPU. Apabila ada
berkas yang kurang, maka pelamar akan diberitahukan melalui email untuk dapat
melakukan penginputan kembali. Apabila berkas telah lengkap, makan Tanda bukti
pendaftaran pelamar akan dikirimkan ke email pelamar.

Tampilan Akhir Selesai dalam Melamar

22
Halaman
Menu periode berguna untuk menambah, mengedit maupun menghapus Periode
untuk tiap Posisi pada SIAKBA.

Tampilan Menu Periode

Menu jenis seleksi berfungsi untuk menambah Jenis Seleksi pada Siakba. Admin dapat
memilih jenis seleksi untuk PPK/PPS/PPLN ataupu Anggota KPU
Provinsi/Kabupaten/Kota. Nantinya setelah jenis seleksi dibuat, baru admin dapat
menentukan jadwal seleksi untuk seleksi tersebut.

Tampilan Menu Periode Jenis Seleksi

23
Halaman
 Setelah jadwal seleksi dibuat, selanjutnya admin membuat jadwal untuk seleksi
tersebut. Admin memilih tanggal mulai dan tanggal selesai seleksi..

Tampilan Menu Jadwal Seleksi

Setelah Pelamar melakukan pengiriman data dan berkas, data tersebut akan masuk
pada halaman ini.

Tampilan Menu Penerimaan Pendaftaran

24
Halaman
Berkas Pendaftaran yang telah dikirimkan akan masuk dalam notifikasi pendaftaran
pada akun admin. Untuk mengecek dapat masuk ke dalam Menu Penerimaan
Pendaftaran dan kemudian masuk ke dalam pilihan aksi pada jadwal yang tersedia.
Dari menu tersebut kemudian muncul daftar pelamar yang sudah melakukan
pengiriman dokumen.

Tampilan Cek Berkas

Operator akan melakukan pengecekan berkas setelah pelamar berhasil melakukan

kirim data dan berkas. Operator kemudian melakukan checklist pada tiap dokumen
dengan menandai Ada/Tidak Ada sesuai pada pilihan.
25
Halaman
 Tampilan Akhir Cek Berkas

Klik pada tombol “Terima berkas” apabila semua berkas berhasil dikirim oleh
Pelamar. Maka secara otomatis pelamar akan menerima Tanda bukti pendaftaran.
26
Halaman
Pelamar yang udah diterima berkasnya kemudian nama dan dokumennya akan masuk
pada laman Daftar Pelamar Seleksi untuk Tahapan Administrasi.

Tampilan Daftar Pelamar Seleksi

Pelamar yang lolos pendaftaran, datanya kemudian akan masuk pada halaman ini.
Terdapat dua acara untuk melakukan input hasil verifikasi administrasi pelamar.
Cara pertama dengan melakukan pemeriksaan satu per satu ataupun mengi-input
langsung pada tiap form input hasil seleksi kemudian mengklik tombol Lulus atau
tidak lulus di bagian bawah, seperti yang bisa dilihat pada gambar di atas.

Tampilan Verifikasi Daftar Pelamar

27
Halaman
 Cara kedua yaitu dengan mengupload semua hasil verifikasi administrasi secara
bersamaan menggunakan template Ms. Excel yang sudah disiapkan oleh Aplikasi
SIAKBA.
Operator terlebih dahulu mengunduh file template excel berisi data yang siap diisi,
setelah excel diisi dengan hasil seleksi pelamar, operator kemudian melakukan upload
file tersebut ke siakba.

Tampilan Download Template

Setelah hasil seleksi diinput oleh operator, selanjutnya dilakukan persetujuan hasil
oleh Admin KPU Kabupaten/Kota.
Setelah Operator meng-klik tombol “Akhiri tahap ini”, maka pelamar yang lolos akan
lanjut ke tahap berikutnya, dan dilakukan input hasil untuk seleksi selanjutnya sama
seperti tahapan di atas.

Tampilan Daftar Pelamar Seleksi

28
Halaman
Setelah hasil wawancara diinput, kemudian operator dapat melanjutkan ke tahap
Pengangkatan. Sistem akan secara otomatis mengambil peserta dengan nilai teratas
untuk lulus tahap seleksi dan diangkat.

Tampilan Hasil Seleksi Akhir

29
Halaman
Halaman
30
Halaman
31
Halaman
32
Halaman
34