INDEKS

 Indeks berasal dari kata indicator yang artinya petunjuk atau

tanda pengenal dari naskah dinas (ARSIP), maksudnya sarana
penataan arsip dengan cara mengidentifikasi arsip melaluui
penujuk suatu kata dari isi naskah (surat/ARSIP)tersebut atau
untuk membedakkan ARSIP yang satu dengan yang lainnya
dalam suatu berkas (file).
 Indeks mempunyai pengertian, pertama sebagai alat untuk
menujukan isi masalah (topik) perihal suatu dikumen atau
sekelompok dokumen (berkas).
 Guna Indek

 a. Sarana atau penyimpanan ARSIP,

penataan
dengan cara mengidentifikasi ARSIP
melalui penujuk suatu tanda pengenal

b. Alat untuk menggabungkan Asip yang sama

urusannya ke dalam suatu berkas/filling sysem
 Fungsi Indeks

 Alat untuk membedakan dokumen yang satu dan

yang lainnya dalam suatu berkas atau alat untuk
membedakan berkas yang satu dengan yang lainnya
dalam satu rak lemari.
Pengertian Berkas
 Merupakan suatu kesatuan ARSIP yaitu beberapa
dokumen yang dijadikan satu file baik karena
kesamaan masalah, kesamaan urusan atau
kesamaan bentuk naskah.
 Jenis Indeks

 Indeks dokumen yaitu tanda pengenal

dokumen (surat/naskah) tujuannya untuk
membedakan dokumen yang satu dari
dokumen yang lainnya dalam satu berkas
(folder).
 Indeks berkas (title) yaitu untuk
membedakan berkas yang satu dari
berkas yang lainnya dalam satu tempat
penyimpanan (judul folder yang
ditempatkan pada table folder).
 Syarat –Syarat indeks
 Singkat, jelas, mudah diingat, mudah diucaokan dan mudah
dimengerti.
 Sebaiknya tidak lebih dari tiga kata.
 Harus kata benda atau kata yang memberikan pengertian
kebendaan.
 Harus benar benar berasl dari ARSIP ( isi naskah)
 Kata pengenal pertama dari indeks harus mencerminkan
pokok pengertian dari ARSIP yang bersangkutan.
 Indeks berkas (title) sebagai tanda pengenal berkas aturan
aturan dan syarat syaratnya tidak berbeda dengan cara
megindeks dokumen dengan tambahan syarat harus
memcerminkan atau mewakili seluruh dokumen yang ada
pada folder tersebut.
 INDEKS NAMA ORANG
Ketentuan Umum
 pilih nama yang sudah dikenal secara umum: bisa
nama sebenarnya, nama samaran, nama panggilan,
nama sebutan
 ditulis sesuai ejaannya
 bila nama orang hanya terdiri dari satu unsur kata,
maka nama tersebut dipakai sebagai kata utama
indeks
 untuk nama ganda atau lebih, kata dalam nama
terakhir ditaruh di depan, kecuali nama-nama ganda
Indonesia yang diawali dengan Sri, Tri dan
penulisannya dipisahkan, nama asli orang Cina,
Thailand, Vietman, Korea, dsb.
 gunakan tajuk silang/cross references bila

diperlukan 2
Untuk nama ganda atau lebih, kata dalam nama terakhir ditaruh di depan
1. Nama Majemuk
Nama Indeks
Joko Santoso Santoso, Joko
Agus Winarno Winarno,
2. Nama Keluarga Agus
Nama Indeks
Wiryono Notonegoro, Wiryono
Notonegoro Brodjonegoro, Sumantri
Sumantri
Brodjonegor Indeks
o Sitompul, Ruhut
3. Nama Marga, Suku Harahap, Rinto
NamaWanita Menggunakan Nama Suami
4. Nama
Ruhut Sitompul
Nama Indeks
Rinto Harahap
Suharsimi Arikunto Arikunto, Suharsimi
Naniek Raharjo Raharjo, Naniek
5. Nama Permandian
Nama Indeks
Florensius Suhardi Suhardi, Florensius
Francisca Sundari Suwandi Suwandi, Francisca Sundari
6. Nama Orang-Orang Suci
Nama Indeks
Santa Maria Maria, Santa
Saint Benedictus Benedictus,
Saint
NAMA ORANG CINA, KOREA, VIETMAN, DAN
SEJENISNYA

• Bila nama keluarga (Cina), misalnya: Lam, Lai, Lee,

Lie, Lim, Liem, Chan, Tan, Wong berada di depan nama
pribadi, maka

Nama Indeks I Indeks II

Lam Yuen-Kwok Lam Yuen-Kwok Lam, Yuen-Kwok
Wong Peng Sung Wong Peng Sung Wong, Peng
Sung

8
Slide 5
Bila nama keluarga (Cina)
berada di belakang
pribadi, maka :
Nama Indeks I Indeks II
Yuen-Kwok Lam Lam Yuen-Kwok Lam, Yuen-
Kwok
Peng Sung Wong Wong Peng Sung Wong, Peng

Nama (Cina) Yang Digabung Dengan Nama Orang

Eropa

Nama Indeks
Robert Liem Liem, Robert
Patricia Lim Lim, Patricia
Pui Huen Pui Huen
9
Slide 5
NAMA ORANG INDIA, JEPANG, MUANGTHAI, DAN SEJENISNYA
Nama Indeks
Charrom Ratanatsin Ratanatsin, Charrrom
Tasiro Mufune Mufune, Tasiro

NAMA ORANG ARAB, PERSIA, TURKI, DAN SEJENISNYA

Nama Indeks
Wahab Sungkar Sungkar, Wahab
Jacob Muhammad Soleh Soleh, Jacob
Muhammad

NAMA ORANG EROPA, AMERIKA, DAN SEJENISNYA

Nama Indeks
David Waters Waters, David
David Wark Griffith Griffith, David W7
Slide 7
ark
NAMA INDONESIA DENGAN MENGGUNAKAN Sri, Tri

Nama Indeks
Sri Budijono Sri Budijono
Tri Ahmadi Tri Ahmadi
Srijono Srijono

Untuk
Sri Wardani Dhamayanti Dhamayanti,
8
Sri Wardani Slide 8
 NAMA YANG
DISINGKAT
Nama Indeks
A. Basuswasta Basuswasta, A.
Ahmad T. Sudiro Sudiro, Ahmad T.
Bondan T. Bondan T.

NAMA YANG DIKETAHUI SINGKATANNYA

Nama Indeks
A. Dahlan Rais Rais, Ahmad Dahlan
B.J. Habibie Habibie, Baharuddin Jusuf
9
Slide
12
 NAMA DENGAN MENGGUNAKAN
HYPHENS (TANDA HUBUNG)

Nama Indeks
Gian-Carlos Menotti Menotti, Gian-Carlos
Heinrich Muller-Breslau Breslau, Heinrich

NAMA DENGAN MODIFIKASI HURUF

Nama Indeks
David Müllen Müllen, David
Slide 10
13
TAJUK SILANG (CROSS REFERENCES/
SEE REFERENCES)

Tanda yang digunkan

x see lihat
xx see also lihat juga

Nama Indeks
Sukarno Sukarno
lihat
Soekarno

Slide 10
14