INDEKS

ARSIP
 Pokok Bahasan
01 Pengertian Indeks Arsip

02 Kegunaan Indeks Arsip

03 Syarat Indeks Arsip

04
Jenis Penuliisan Indeks Arsip

04
05 Tata Cara Indeks Arsip
Pengertia
n Indeks
Arsip
Indeks adalah tanda pengena
l berkas atau judul berkas yang
berupa kata tangkap (caption) y
ang dapat membedakan arsip t
ersebut dengan arsip lainnya.
Mengindeks adalah kegiat
an menentukan tanda pen
genal berkas atau arsip.
 Menurut Chrisyanti
Indeks adalah daftar atau label yang
berisi susunan pokok masalah (headin
g) dan sub pokok masalah (sub headin
g) atau sub-sub pokok masalah (sub
-sub heading) yang disusun menurut
susunan abjad atau nomor atau gabun
gan abjad dan nomor indeks.
Keguna
an
Indeks
Arsip
KEGUNAAN INDEKS

Untuk memudahkan dalam menyimpan dan mencari arsip

Untuk menyatukan arsip yang mempunyai ciri yang sama

Untuk membedakan arsip yang satu dengan yang lainnya

Untuk menjaga agar kerahasiaan arsip lebih terjamin

Syarat Indek
s
Syarat Inde
ks
Merupakan kata benda yang dapat memberikan pengertian kebendaaan

Mencerminkan arsip yang bersangkutan

Singkat, jelas, dan mudah dimengerti

Sesuai dengan kebutuhan

 Jenis
Penulisan
Indeks
 Jenis Penulisan Indeks

Menurut Gunawan, penulisan indeks nama orang dapat dila

kukan dengan dua cara, yaitu straigth order dan indexing
order.
Straight order adalah cara penulisan indeks yang dilakukan
sesuai dengan nama aslinya.
Indexing order adalah cara penulisan indeks yang dilakukan
sesuai dengan tata cara atau peraturan mengindeks.
Contoh penulisan indeks dengan cara straigth order
Nama Asli Indeks
Dr. Widhian Aulia Widhian Aulia, Dr
.Ade Maulana Ade Maulana
Rere Agrezta Rere Agrezta

Contoh penulisan indeks dengan cara indexing order:

Nama Asli Indeks
Dr. Widhian Aulia Aulia, Widhian, Dr.
Ade Maulana Maulana, Ade
Rere Agrezta Agrezta, Rere
 Tata Cara
Mengindeks
 Mengindeks Nama Orang
1. Nama biasa, yaitu yang tidak termasuk golongan nama keluarga
atau marga. Nama seperti itu diindeks sebagaimana nama tersebut ditulis.

Filling Segment Indexing Order of Unit

No Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3
1 Sambas Ali Muhidin Sambas Ali Muhidin
2 Kamila Cynthia Inara Kamila Cynthia Inara
 Mengindeks Nama Orang
2. Nama perorangan jika menggunakan nama keluarga, unit pertama
adalah nama keluarganya. Khusus nama orang Cina atau Korea, nama
keluarga biasanya ditulis di depan sehingga penulisan indeks sebagaima
na nama itu ditulis.

Filling Segment Indexing Order of Unit

No Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3
1 George R. Terry Terry George R.
2 Liem Swie King Liem Swie King
 Mengindeks Nama Orang
3. Nama perorangan jika menggunakan nama marga sebagai salah
satu unit nama orang tersebut, unit pertama adalah nama nama
marganya.

Filling Segment Indexing Order of Unit

No Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3
1 Abdul Haris Nasution Nasution Abdul Haris
2 Pierre Tendean Tendean Pierre -
 Mengindeks Nama Orang
4. Nama perorangan jika menggunakan nama baptis, yang
digunakan adalah nama aslinya/nama jelasnya.

Filling Segment Indexing Order of Unit

No Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3
1 Franciscus Sutopo Sutopo Franciscus -
2 Antonius Sukoco Sukoco Antonius -
 Mengindeks Nama Orang
5. Nama perorangan jika disingkat, yang dipakai adalah
nama jelasnya.

Filling Segment Indexing Order of Unit

No Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3
1 R. Agrezta Agrezta R. -
2 Reza H. Reza H. -
 Mengindeks Nama Orang
6. Nama wanita jika diikuti nama suaminya, yang
digunakan adalah nama suaminya.

Filling Segment Indexing Order of Unit

No Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3
1 Ny. Agrezta Reza Reza Agrezta (Ny)
2 Aulia Kartadipoera Kartadipoera Aulia -
 Mengindeks Nama Orang
7. Nama perorangan jika memakai gelar adat, gelar keragaman,
gelar kesarjanaan, atau gelar yang berwujud kepangkatan, gelar-
nya tidak diperhatikan dan nama orang tersebut diindeks sesuai
dengan peraturan mengindeks

Filling Segment Indexing Order of Unit

No Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3
1 R.A Kartini Kartini (R.A) Haris
2 dr. R.M Nurrachim Nurrachim (dr. R.M) -
3 Kapten Jono Jono (Kapten)
 Mengindeks Nama Orang
8. Nama urutan kelahiran, seperti di Bali, unit utamanya
adalah nama diri, kemudian diikuti oleh gelar urutan
kelahiran.
Filling Segment Indexing Order of Unit
No Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3

1 Ida Bagus Putu Arsana Arsana Putu Ida Bagus

2 I Made Putu Wirawan Wirawan Putu I Made

 Mengindeks Nama Orang
9. Semua tanda baca (koma, titik, tanda hubung, apostrof, tanda h
ubung, tanda seru, tanda tanya, tanda kutip, garis bawah, dan g
aris miring) diabaikan ketika mengindeks. Adapun nama-nama y
ang diindeks mengikuti peraturan mengindeks.

Filling Segment Indexing Order of Unit

No Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3
1 Michael D’ Agostino DAgostino Michael -
2 Penelope D’Cruz DCruz Penelope -
 Mengindeks Nama Orang
10. Nama asing yang memakai awalan seperti D’, Da, De, Del, De,
La, Della, Den, Des, Di, Dos, Du, E’, El, Fitz, II, L’, La, Las, Le, Les,
Lo, Los, M’, Mac, Mc, O’, Per, Saint, San, Santa, Santo, St., Ste., Te,
Ten, Ter, Van, Van de, Van der, Von, Von der, dan sebagainya, awal-
an tersebut tidak dianggap sebagai unit sendiri atau tergabung
dengan nama sisanya menjadi satu unit.

Filling Segment Indexing Order of Unit

No Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3
1 Michael D’Agostino DAgostino Michael -
2 Penelope D’Cruz DCruz Penelope -
 Mengindeks Nama Perusahaan
1. Nama perusahaan atau organisasi diindeks sebagai
mana yang tertulis dengan kepala surat atau merk
dagang yang tertulis

Filling Segment Indexing Order of Unit

No Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3
1 Persatuan Wartawan
Wartawan Indonesia Persatuan
Indonesia
2 Ikatan Dokter Indonesia Dokter Indonesia Ikatan
3 PT Pos Indonesia Pos Indonesia PT
 Mengindeks Nama Perusahaan
2. Nama organisasi yang sering disingkat dan sudah popular dengan
nama singkatannya tidak perlu dipanjangkan dan diindeks seperti
yang tertulis. Jika huruf tunggal, dipisahkan oleh spasi indeks setiap
huruf sebagai unit terpisah, seperti MPR. Akronim (kata yang dibentuk
dari pertama, atau beberap huruf pertama, dari beberapa kata, seperti
UNPAD dan UPI) diindeks sebagai satu unit tanpa tanda baca atau
spasi.
Filling Segment Indexing Order of Unit
No Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3
1 MPR M P R
2 UPI UPI - -
4 UNPAD UNPAD
 Mengindeks Nama Perusahaan
3. Nama perusahaan, yayasan yang menggunakan nama orang
sebagai salah satu unit, dari nama tersebut yang dijadikan unit
pertama adalah nama orangnya, dan nama orang tersebut
diindeks sesuai dengan peraturan mengindeks.

Filling Segment Indexing Order of Unit

No Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3
1 Rumah Sakit Hasan
Hasan Sadikin Rumah Sakit
Sadikin
2 Bandara Husein
Sastranegara Husein Bandara
Sastranegara
3 Ayam Goreng Suharti Suharti Ayam Goreng
 Mengindeks Nama Perusahaan
4. Nama perusahaan yang terdiri atas nama angka sebagai bagian
dari nama perusahaan tersebut, diindeks dengan cara mengganti
angka dengan huruf sebagai satu unit.

Filling Segment Indexing Order of Unit

No Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3
1 7 Day Market Seven Day Market
2 Toko 711 Tujuh Sebelas Toko -
3 21 Movie Twenty One Movie -
 Mengindeks Nama Perusahaan
5. Nama perusahaan yang menggunakan kata-kata kecil dan
symbol (article, prepositions, conjunction, and symbols)
ditulis sebagai unit terpisah dalam pengindeksnya.

Filling Segment Indexing Order of Unit

No Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 Unit 4
1 A & A Drilling A and A Drilling
2 A Clean House A Clean House
3 The $ Shop Dollar Shop the
 Mengindeks Nama Perusahaan
6. Semua tanda baca (koma, titik, tanda hubung, apostrof, tanda
hubung, tanda seru, tanda Tanya, tanda kutip, garis bawah, dan
garis miring) diabaikan ketika mengindeks. Nama-nama yang
diindeks mengikuti peraturan mengindeks.

Filling Segment Indexing Order of Unit

No Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3
1 Bandara Soekarno-Hatta SoekarnoHatta Bandara -
2 Inter-Asia Services InterAsia Service -
Mengindeks Nama Instansi Pemerintah
1. Nama instansi yang diutamakan adalah kata pengenal yang
terpenting dari nama instansi tersebut, sedangkan bentuk
organisasinya dijadikan sebagai unit terakhir.

Filling Segmentv Indexing Order of Unit

No
Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3

1 Kementrian Pendidikan
Pendidikan RI -
RI
2 Departemen Sosial Sosial Departemen -
Mengindeks Nama Instansi Pemerintah
2. Pada beberapa instansi pemerintahan atau nama atau wilayah
yang diutamakan adalah nama tempat atau daerah, kemudian
diikuti oleh bentuk kata tingkat badannya.

Filling Segment Indexing Order of Unit

N
Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3
o
1 Kota Bandung Bandung Kota -
2 Provinsi Jawa Barat Jawa Barar Provinsi
Terimakasih