Anda di halaman 1dari 23

KLASIFIKASI & INDEKS ARSIP

OLEH: DR. MADZIATUL CHURIYAH, S.PD., M.M


Penggolongan arsip menurut urusan/ masalah secara logis,
kronologis, & sistematis berdasarkan fungsi & kegiatan organisasi
Pengertian kalsifikasi
pencipta & merupakan pedoman utk pengaturan, penataan &
penemuan kembali arsip.

Pedoman baku utk penataan arsip yg didasarkan pd sistem


perberkasan subjek

Keutuhan informasi, arsip dari kegiatan yg sama

Kegunaan Mengatur penyimpanan arsip secara logis dan sistematis

Mendukung secra langsung dalam penyusustan arsip

Sarana pengendalian & membantu dalam mempercepat penemuan


kembali arsip
SYARAT PENYUSUNAN KLASIFIKASI

1. TERPELIHARANYA HUBUNGAN LOGIS & URUTAN YANG KRONOLOGIS


DIANTARA SUBYEK YANG ADA ATAU MASALAH-MASALAHNYA .
CONTOH URUTAN YANG KRONOLOGI
CONTOH URUTAN YANG TIDAK KRONOLOGIS
KEPEGAWAIAN: KEPEGAWAIAN:
- Perencanaan Pegawai
- PENSIUN
- Pengangkatan Pegawai - PENGANGKATAN PEGAWAI
- Pensiun - PERENCANAAN PEGAWAI
SYARAT PENYUSUNAN KLASIFIKASI
2. Harus mencerminkan luas lingkup proses tahapan-tahapan kegiatan
organisasi yang bersangkutan, harus sesuai dengan masalah yang benar-benar
terjadi & dilaksanakan oleh organisasi yang bersangkutan. Klasifikasi harus
fleksibel , luwes, dapat mengakomodasi, dan mengikuti perkembangan fungsi
kegiatan yang ada.
3. Jika terdapat kegiatan yang permasalahnnya tidak bisa dilakukan dengan
urutan kronologis, penyususnan dapat diurutkan denga abjad.
4. Harus terdapat hubungan logis dan urutan kronologis yang membentuk
skema klasifikasi. Untuk mempermudah pengenalan klasifikasi, digunakan kode
berupa abjad, angka atau gabungan abjad dan angka yang mudah diingat.
SYARAT PENYUSUNAN KLASIFIKASI

5. Skema klasifikasi harus disusun secara berjenjang atau bertingkat, mulai dari
masalah pokok (primer), sub masalah ( sekunder), dan sub-submasalah (
tersier). Sebaiknya maksimal tiga tingkat sampai ke masalah tersier.
Contoh:
Pokok pertama ( pokok masalah/primer)
Pokok kedua ( Sub masalah/ sekunder)
pokok ketiga (sub-submasalah/ tersier)
KEGIATAN
UNSUR MASALAH
SUBSTANTIF
UNSUR FUNGSI
KEGIATAN
FASILITATIF
KELOMPOK
INFORMASI ARSIP
UNSUR STRUKTUR
ORGANISASI
UNSUR KLASIFIKASI
IDENTIFIKASI TUGAS Menentukan judul Menyusun rancanga
& FUNGSI subjek pola klasifikasi
KODE ARSIP
Mengelompokkan Menentukan kode
subjek/ masalah klasifikasi
TATA CARA MENGINDEKS

Berikut adalah beberapa aturan dalam mengindeks yang merujuk pada pendapat Gregg
et.al (1962:375-384);
A. Mengindeks Nama Orang
1. Nama biasa, yaitu yang tidak termasuk golongan nama keluarga atau marga. Nama
seperti ini dindeks sebagaimana nama tersebut ditulis.
Contoh:
Filing Segment Indexing Order of Unit
No Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3
1 Suroso Adhi Prakasa Suroso Adhi Prakasa
TATA CARA MENGINDEKS

A. Mengindeks Nama Orang


2. Nama perorangan jika menggunakan nama keluarga, unit pertama adalah nama
keluarga. Khusus nama orang China atau Korea nama keluarga biasanya ditulis di depan
sehingga penulisan indeks sebagaimana nama itu ditulis.
Filing Segment Indexing Order of Unit
No Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3
1 George R. Terry Terry George R
2 Liem Swie King Liem Swie King
3 Kim Jong Soen Kim Jong Soen
TATA CARA MENGINDEKS

A. Mengindeks Nama Orang


3. Nama perorangan jika menggunakan nama marga sebagai salah satu unit nama orang
tersebut, unit pertama adalah nama marganya.

Filing Segment Indexing Order of Unit


No Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3
1 Abdul Haris Nasution Nasution Abdul Haris
2 Pierre Tendean Tendean Pierre -
3 Ferdinand Sinaga Sinaga Ferdinand -
TATA CARA MENGINDEKS

A. Mengindeks Nama Orang


4. Nama perorangan jika menggunakan nama baptis, yang digunakan adalah nama
aslinya/ nama jelasnya.

Filing Segment Indexing Order of Unit


No Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3
1 Franciscus Sutopo Sutopo Franciscus -
2 Antonius Sukoco Sukoco Antonius -
3 Franciscus Xaverius Arianto Arianto Franciscus Xaverius
TATA CARA MENGINDEKS

A. Mengindeks Nama Orang


5. Nama perorangan jika disingkat, yang dipakai adalah nama jelasnya.

Filing Segment Indexing Order of Unit


No Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3
1 R. Ristiana Ristiana R -
2 Reza H. Reza H
3 Kamila C.I. Kamila C I
TATA CARA MENGINDEKS

A. Mengindeks Nama Orang


6. Nama wanita jika diikuti nama suaminya, yang digunakan adalah nama suaminya.

Filing Segment Indexing Order of Unit


No Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3
1 Tien Soeharto Soeharto Tien -
2 Ny. Aulia Kartosasmito Kartosasmito Aulia (Ny)
3 Ny. Kamila Ibrahim Ibrahim Kamila (Ny)
TATA CARA MENGINDEKS

A. Mengindeks Nama Orang


7. Nama perorangan jika menggunakan gelar adat, keagamaan, kesarjanaan, atau gelar
kepnagkatan: gelarnya tidak doperhatikan dan nama orang tersebut diindeks sesuai
dengan peraturan mengindeks.
Filing Segment Indexing Order of Unit
No Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3
1 R.A. Kartini Kartini (R.A.)
2 KH. Abdullah Gymnastiar Abdullah Gymnastiar (KH)
3 Dr. Maziatul Churiyah Maziatul Churiyah (Dr)
TATA CARA MENGINDEKS

A. Mengindeks Nama Orang


8. Nama urutan kelahiran, seperti di Bali , unit utamanya adalah nama diri, kemudian
diikuti oleh gelar urutan kelahiran.
Filing Segment Indexing Order of Unit
No Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3
1 Ida Bagus Putu Arsana Arsana Putu Ida Bagus
2 I Made Putu Wirawan WIrawan Putu I Made
3 I Gusti Nyoman Panji Panji Nyoman I Gusti
TATA CARA MENGINDEKS

A. Mengindeks Nama Orang


9. Nama yang ada tanda bacanya (koma, titik, tanda hubung, garis bawah, garis miring)
Semua tanda baca tersebut diabaikan. Adapun nama-nama yang diindeks mengikuti
peraturan mengindeks
Filing Segment Indexing Order of Unit
No Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3
1 Michael D’Agostino DAgostino Michael -
2 Penelope D’Cruz DCruz Penelope -
3 Terrence O’Donald ODonald Terrence -
TATA CARA MENGINDEKS

A. Mengindeks Nama Orang


10. Nama asing yang memakai awalan seperti: D’, da, De, El, Les, Los, Van, Van de,
Von, Ste, dst. Awalan tersebut tidak dianggap sebagai unit sendiri atau tergabung dengan
nama sisanya menjadi satu unit.
Filing Segment Indexing Order of Unit
No Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3
1 Michael D’Agostino DAgostino Michael -
2 Penelope D’Cruz DCruz Penelope -
3 Oscar de La Hoya DeLaHoya Oscar -
TATA CARA MENGINDEKS
B. Mengindeks Nama Perusahaan
1. Nama Perusahaan atau organisasi diindeks sebagaimana yang tertulis dengan kepala
surat atau merk dagang yang tertulis
Filing Segment Indexing Order of Unit
No Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3
1 Ikatan Dokter Indonesia Dokter Indonesia Ikatan
2 PT Pos Indonesia Pos Indonesia PT
3 Bank BNI BNI Bank -
4 Toko Buku ABC ABC Toko Buku -

5 CV Makmur Karya Makmur Karya CV


6 PT Telkom Indonesia Telkom Indonesia PT
TATA CARA MENGINDEKS
B. Mengindeks Nama Perusahaan
2. Nama Organisasi yang sering disingkat dan sudah populer dengan nama singkatanya
tidak perlu dipanjangkan dan diindeks seperti tertulis.

Filing Segment Indexing Order of Unit


No Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3
1 MPR M P R
2 ITB ITB - -
3 UM UM - -
TATA CARA MENGINDEKS
B. Mengindeks Nama Perusahaan
3. Nama perusahaan, yayasan yang menggunakan nama orang sebagai salah satu unit,
dari nama tersebut yang dijadikan unit pertama adalah nama orangnya, dan nama orang
tersebut diindeks sesuai dengan peraturan mengindeks.
Filing Segment Indexing Order of Unit
No Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3
1 Rumah Sakit Saiful Anwar Saiful Anwar Rumah Sakit
2 Bandara Husen Sastranegara Sastranegara Husen Bandara
3 Ayam Goreng Suharti Suharti Ayam Goreng -
TATA CARA MENGINDEKS
B. Mengindeks Nama Perusahaan
4. Nama perusahaan yang terdiri atas nama angka sebagai bagian dari nama
perusahaan tersebut, diindeks dengan cara mengganti angka dengan huruf sebagai satu
unit.
Filing Segment Indexing Order of Unit
No Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3
1 7 Day Market Seven Day Market
2 21 Movie Twenty One Movie -
3 Toko 4545 Empat Lima Empat Toko -
Lima
TATA CARA MENGINDEKS
C. Mengindeks Nama Instansi Pemerintah
1. Nama instansi pemerintahan yang diutamakan adalah kata pengenal yang terpenting
dari nama instansi tersebut, sedangkan bentuk organisasinya dijadikan sebagai unit
terakhir.
Filing Segment Indexing Order of Unit
No Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3
1 Kemetrian Sosial RI Sosial RI Kementrian
2 Kementrian Pendidikan dan Pendidikan dan RI Kementrian
Kebudayaan RI Kebudayaan
-
TATA CARA MENGINDEKS
C. Mengindeks Nama Instansi Pemerintah
1. Nama instansi pemerintahan atau nama wilayah yang diutamakan adalah kata
pengenal yang terpenting dari nama instansi tersebut, sedangkan bentuk organisasinya
dijadikan sebagai unit terakhir.
Filing Segment Indexing Order of Unit
No Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3
1 Kemetrian Sosial RI Sosial RI Kementrian
2 Kementrian Pendidikan dan Pendidikan dan RI Kementrian
Kebudayaan RI Kebudayaan
3 Kota Malang Malang Kota -
TERIMA KASIH!