Klasifikasi Dan Indeks Arsip

KLASIFIKASI & INDEKS ARSIP
OLEH: DR. MADZIATUL CHURIYAH, S.PD., M.M

Penggolongan arsip menurut urusan/ masalah secara logis,
kronologis, & sistematis berdasarkan fungsi & kegiatan organisasi
Pengertian kalsifikasi
pencipta & merupakan pedoman utk pengaturan, penataan &
penemuan kembali arsip.
Pedoman baku utk penataan arsip yg didasarkan pd sistem

perberkasan subjek
Keutuhan informasi, arsip dari kegiatan yg sama
Kegunaan Mengatur penyimpanan arsip secara logis dan sistematis
Mendukung secra langsung dalam penyusustan arsip
Sarana pengendalian & membantu dalam mempercepat penemuan

kembali arsip
SYARAT PENYUSUNAN KLASIFIKASI
1. TERPELIHARANYA HUBUNGAN LOGIS & URUTAN YANG KRONOLOGIS

DIANTARA SUBYEK YANG ADA ATAU MASALAH-MASALAHNYA .
CONTOH URUTAN YANG KRONOLOGI
CONTOH URUTAN YANG TIDAK KRONOLOGIS
KEPEGAWAIAN: KEPEGAWAIAN:
- Perencanaan Pegawai
- PENSIUN
- Pengangkatan Pegawai - PENGANGKATAN PEGAWAI
- Pensiun - PERENCANAAN PEGAWAI
2. Harus mencerminkan luas lingkup proses tahapan-tahapan kegiatan
organisasi yang bersangkutan, harus sesuai dengan masalah yang benar-benar
terjadi & dilaksanakan oleh organisasi yang bersangkutan. Klasifikasi harus
fleksibel , luwes, dapat mengakomodasi, dan mengikuti perkembangan fungsi
kegiatan yang ada.
3. Jika terdapat kegiatan yang permasalahnnya tidak bisa dilakukan dengan
urutan kronologis, penyususnan dapat diurutkan denga abjad.
4. Harus terdapat hubungan logis dan urutan kronologis yang membentuk
skema klasifikasi. Untuk mempermudah pengenalan klasifikasi, digunakan kode
berupa abjad, angka atau gabungan abjad dan angka yang mudah diingat.
5. Skema klasifikasi harus disusun secara berjenjang atau bertingkat, mulai dari
masalah pokok (primer), sub masalah ( sekunder), dan sub-submasalah (
tersier). Sebaiknya maksimal tiga tingkat sampai ke masalah tersier.
Contoh:
Pokok pertama ( pokok masalah/primer)
Pokok kedua ( Sub masalah/ sekunder)
pokok ketiga (sub-submasalah/ tersier)
KEGIATAN
UNSUR MASALAH
SUBSTANTIF
UNSUR FUNGSI
KEGIATAN
FASILITATIF
KELOMPOK
INFORMASI ARSIP
UNSUR STRUKTUR
ORGANISASI
UNSUR KLASIFIKASI
IDENTIFIKASI TUGAS Menentukan judul Menyusun rancanga
& FUNGSI subjek pola klasifikasi
KODE ARSIP
Mengelompokkan Menentukan kode
subjek/ masalah klasifikasi
TATA CARA MENGINDEKS
Berikut adalah beberapa aturan dalam mengindeks yang merujuk pada pendapat Gregg
et.al (1962:375-384);
A. Mengindeks Nama Orang
1. Nama biasa, yaitu yang tidak termasuk golongan nama keluarga atau marga. Nama
seperti ini dindeks sebagaimana nama tersebut ditulis.
Contoh:
Filing Segment Indexing Order of Unit
No Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3
1 Suroso Adhi Prakasa Suroso Adhi Prakasa

2. Nama perorangan jika menggunakan nama keluarga, unit pertama adalah nama
keluarga. Khusus nama orang China atau Korea nama keluarga biasanya ditulis di depan
sehingga penulisan indeks sebagaimana nama itu ditulis.
1 George R. Terry Terry George R
2 Liem Swie King Liem Swie King
3 Kim Jong Soen Kim Jong Soen

3. Nama perorangan jika menggunakan nama marga sebagai salah satu unit nama orang
tersebut, unit pertama adalah nama marganya.

1 Abdul Haris Nasution Nasution Abdul Haris
2 Pierre Tendean Tendean Pierre -
3 Ferdinand Sinaga Sinaga Ferdinand -

4. Nama perorangan jika menggunakan nama baptis, yang digunakan adalah nama
aslinya/ nama jelasnya.

1 Franciscus Sutopo Sutopo Franciscus -
2 Antonius Sukoco Sukoco Antonius -
3 Franciscus Xaverius Arianto Arianto Franciscus Xaverius

5. Nama perorangan jika disingkat, yang dipakai adalah nama jelasnya.

1 R. Ristiana Ristiana R -
2 Reza H. Reza H
3 Kamila C.I. Kamila C I

6. Nama wanita jika diikuti nama suaminya, yang digunakan adalah nama suaminya.

1 Tien Soeharto Soeharto Tien -
2 Ny. Aulia Kartosasmito Kartosasmito Aulia (Ny)
3 Ny. Kamila Ibrahim Ibrahim Kamila (Ny)

7. Nama perorangan jika menggunakan gelar adat, keagamaan, kesarjanaan, atau gelar
kepnagkatan: gelarnya tidak doperhatikan dan nama orang tersebut diindeks sesuai
dengan peraturan mengindeks.
1 R.A. Kartini Kartini (R.A.)
2 KH. Abdullah Gymnastiar Abdullah Gymnastiar (KH)
3 Dr. Maziatul Churiyah Maziatul Churiyah (Dr)

8. Nama urutan kelahiran, seperti di Bali , unit utamanya adalah nama diri, kemudian
diikuti oleh gelar urutan kelahiran.
1 Ida Bagus Putu Arsana Arsana Putu Ida Bagus
2 I Made Putu Wirawan WIrawan Putu I Made
3 I Gusti Nyoman Panji Panji Nyoman I Gusti

9. Nama yang ada tanda bacanya (koma, titik, tanda hubung, garis bawah, garis miring)
Semua tanda baca tersebut diabaikan. Adapun nama-nama yang diindeks mengikuti
peraturan mengindeks
1 Michael D’Agostino DAgostino Michael -
2 Penelope D’Cruz DCruz Penelope -
3 Terrence O’Donald ODonald Terrence -

10. Nama asing yang memakai awalan seperti: D’, da, De, El, Les, Los, Van, Van de,
Von, Ste, dst. Awalan tersebut tidak dianggap sebagai unit sendiri atau tergabung dengan
nama sisanya menjadi satu unit.
1 Michael D’Agostino DAgostino Michael -
2 Penelope D’Cruz DCruz Penelope -
3 Oscar de La Hoya DeLaHoya Oscar -
B. Mengindeks Nama Perusahaan
1. Nama Perusahaan atau organisasi diindeks sebagaimana yang tertulis dengan kepala
surat atau merk dagang yang tertulis
1 Ikatan Dokter Indonesia Dokter Indonesia Ikatan
2 PT Pos Indonesia Pos Indonesia PT
3 Bank BNI BNI Bank -
4 Toko Buku ABC ABC Toko Buku -
5 CV Makmur Karya Makmur Karya CV

6 PT Telkom Indonesia Telkom Indonesia PT
2. Nama Organisasi yang sering disingkat dan sudah populer dengan nama singkatanya
tidak perlu dipanjangkan dan diindeks seperti tertulis.

1 MPR M P R
2 ITB ITB - -
3 UM UM - -
3. Nama perusahaan, yayasan yang menggunakan nama orang sebagai salah satu unit,
dari nama tersebut yang dijadikan unit pertama adalah nama orangnya, dan nama orang
tersebut diindeks sesuai dengan peraturan mengindeks.
1 Rumah Sakit Saiful Anwar Saiful Anwar Rumah Sakit
2 Bandara Husen Sastranegara Sastranegara Husen Bandara
3 Ayam Goreng Suharti Suharti Ayam Goreng -
4. Nama perusahaan yang terdiri atas nama angka sebagai bagian dari nama
perusahaan tersebut, diindeks dengan cara mengganti angka dengan huruf sebagai satu
unit.
1 7 Day Market Seven Day Market
2 21 Movie Twenty One Movie -
3 Toko 4545 Empat Lima Empat Toko -
Lima
C. Mengindeks Nama Instansi Pemerintah
1. Nama instansi pemerintahan yang diutamakan adalah kata pengenal yang terpenting
dari nama instansi tersebut, sedangkan bentuk organisasinya dijadikan sebagai unit
terakhir.
1 Kemetrian Sosial RI Sosial RI Kementrian
2 Kementrian Pendidikan dan Pendidikan dan RI Kementrian
Kebudayaan RI Kebudayaan
-
C. Mengindeks Nama Instansi Pemerintah
1. Nama instansi pemerintahan atau nama wilayah yang diutamakan adalah kata
pengenal yang terpenting dari nama instansi tersebut, sedangkan bentuk organisasinya
dijadikan sebagai unit terakhir.
1 Kemetrian Sosial RI Sosial RI Kementrian
2 Kementrian Pendidikan dan Pendidikan dan RI Kementrian
Kebudayaan RI Kebudayaan
3 Kota Malang Malang Kota -
TERIMA KASIH!

Klasifikasi Dan Indeks Arsip

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Klasifikasi Dan Indeks Arsip

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

KLASIFIKASI & INDEKS ARSIP

OLEH: DR. MADZIATUL CHURIYAH, S.PD., M.M

Pedoman baku utk penataan arsip yg didasarkan pd sistem

Keutuhan informasi, arsip dari kegiatan yg sama

Kegunaan Mengatur penyimpanan arsip secara logis dan sistematis

Mendukung secra langsung dalam penyusustan arsip

Sarana pengendalian & membantu dalam mempercepat penemuan

1. TERPELIHARANYA HUBUNGAN LOGIS & URUTAN YANG KRONOLOGIS

A. Mengindeks Nama Orang

A. Mengindeks Nama Orang

Filing Segment Indexing Order of Unit

A. Mengindeks Nama Orang

Filing Segment Indexing Order of Unit

A. Mengindeks Nama Orang

Filing Segment Indexing Order of Unit

A. Mengindeks Nama Orang

Filing Segment Indexing Order of Unit

A. Mengindeks Nama Orang

A. Mengindeks Nama Orang

A. Mengindeks Nama Orang

A. Mengindeks Nama Orang

5 CV Makmur Karya Makmur Karya CV

Filing Segment Indexing Order of Unit

Anda mungkin juga menyukai