Peraturan Mengindeks

1. Peraturan 1 : Nama Orang

Nama orang diindeks menjadi urutan sebagaiberikut, yaitu nama belakang, nama depan,
dan nama tengah ( bila ada ). Untuk nama cina dan korea urutanya tetap karena nama
keluarga mereka terletak didepan .

Nama Indeks Urutan

Unit 1 Unit 2 Unit 3 Abjad
Budi Setiawan Setiawan Budi 6
Tri Ari Susilo Tri Tri Ari 7
Budiman Budiman 1
Cheng Lie Tin Cheng Lie Tin 2
Chia Giok Nio Chia Giok Nio 3
Yasuhiro Nakasone Nakasone 5
Mista Bin Idris Idris Bin Bin 4

2. Peraturan 2 : Mengabjad
Mengabjad adalah menyusun kata-kata dan nama yang sudah di indeks menurut urutan
abjad lain, dengan cara membandingkan unit pertama masing-masing huruf demi huruf. Bila
nama huruf pertama sama, maka yang dibandingkan adalah unit kedua masing-masing huruf
demi huruf dan seterusnya.

Nama Indeks Urutan

Unit 1 Unit 2 Unit 3 Abjad
Anisa Herma Herma Anisa 2
Anis Herma Herma Anis 1
Anisa Herman Herman Anisa 3
Anisa Hermansyah Hermanysah Anisa 4

3. Peraturan 3 : Nama Tanggal dan Silangkan

Nama tanggal di dalam urutan mendahului nama tanggal lainya yang sama yang
mempunyai singkatan. Singkatan medahului kepnjanganya Nama-nama yang pendek
mendahului nama tunggal yang lebih panjang. Peraturan ini lebih dikenal dengan sebutan“
tidak ada mendahului ada ”

Nama Indeks Urutan

Unit 1 Unit 2 Unit 3 Abjad
Bambang B B Bambang 1
Bambang Budi Budi Bambang 2
Bambang Budiman Budiman Bambang 3
 4. Peraturan 4 : awalan nama Keluarga
Nama asing banyak yang menggunakan nama keluarga sebagai awalan. Awalan nama-
nama keluarga dalam indeks terpisah dari nama keluarganya, sebgaai unit pertama. Awalanya
tersebut adalah : Da, De, Del, DU, Fitz, La, Le , M’, Mc, Mac, O’,St,Van,Vander,Von dan lain-
lain. Alan M, Mc diindeks dengan Mac, dan St didindeks saint.

Nama Indeks Urutan

Unit 1 Unit 2 Unit 3 Abjad
John Van Ocker Van Ocker John 5
Charly McCarthy McCarthy Charlie 3
Alex dakosta Dakosta Alex 1
John Enroe Mac Enroe John 2
George St. Jhon Saint John George 4

5. Peraturan 5 : Nama Perusahaan

Indeks perusahaan yang bukan berasal dari nama orang atau kehidupan dari nama orang
tetapi tidak lengkap dituliskan seperti semula. Nama orang tidak lengkap terdiri dari satu unit.
Jenis( bentuk ) usaha terdiri dari kata ganda atau majemuk (lihat peraturan 11) diindeks
sebagai 1 unit misalnya, took buku, perseroan terbatas, beauty salon, dan lain-lain, diindeks
sebagai berikut :

Nama Indeks Urutan

Unit 1 Unit 2 Abjad
Toko Sumber Makmur Sunber Toko 3
Makmur
Lembaga Pendidikan Harapan Lembaga Pendidikan 1
Harapan
Saragih Lapo Tuak Saragih Lapo Uak 2
Wijaya Electronic Wijaya Electronoc 5
Susu Beauty salon Susi Beauty Salon 4

6. Peraturan 6 : Nama Perusahaan bersal dari Nama Orang Lengkap

Indeks dari nama perusahaan yang berasal dari nama orang lengkap dituliskan denga
urutan pada peraturan 1, yaitu urutan nama belakang, nama depan dan nama tengah(
bilaman ada ). Nama orang lengkap terdiri lebih dari 1 unit.

Nama Indeks Urutan

Unit 1 Unit 2 Unit 3 Unit 4 Abjad
Firma Sukojo Ali Ali Sukoco Firmal 1
John Drew Lumber Company Drew John Lumber Company 2
Pt Budi Hartono Hratono PT PT 3
P.T. Miller Corporation Miller P T Corporation 5
Adnan Buyung Nasution & Nasution Adam Buyung Associates 4
Ass.
 7. Peraturan 7: Kata Sandang “ The”
Kata sandang “the” didalam indeks ditulus didalam tanda kurung, tetapi waktu mengabjas
diabaikan. The yang terletak didepan, pada indeks siletakan di dalam tanda kurung,. The yang
terletak ditengah, pada indeks diletakkan pada unit sebelumnya didlam tanda kurung.

Nama Indeks Urutan

Unit 1 Unit 2 Unit 3 Abjad
The National Shop National Shop (the) 2
Andrew The Baker Andrwe (the) Baker 1

8. Peraturan 8 : Nama dengan Tanda Hubung

Kata atau nama-nama yang disatukan dengan tanda hubung dianggap debgai satu unit.
Untuk nama orang lengkap yang mengandung tanda hubung diinseks seperti peraturan 1
yang dibalik.

Nama Indeks Urutan

Abjad
Unit 1 Unit 2 Unit 3
Andrean Herman-Sugiarto Herman-Sugiarto Andrian 1
Lia-Tia Restaurant Lia-Tia Restaurant 4
Alex J Lee-Barry Lee-Barry Alex 2
Alex John Lee-Barry Lee-Barry John Company 3
Company (the)

9. Peraturan 9 : singkatan
Nama orang lengkap terdiri lebih dari satu unit

Nama Indeks Urutan

Unit 1 Unit 2 Unit 3 Abjad
Toko Jam OHM H H Toko jam 2
ASEAN 1
TVRI 4
RRI 3

10. Peraturan 10 : bentuk usaha dan kata sambung

Bentuk usaha atau yang dapat disamakan dengan bentuk usaha diindeks sebagai unit
dengan menempatkan di belakang. Bentuk usaha yang terdiri dari kata ganda indeks sebgaai
satu unit. Perlu diingat bahwa prinsip mengindeks adlah bagian nama yang sebenarnya selalu
diletakan didepan, sebab nama itulah yang dijadikan dasar urutan abdjad. Kata sambung
seperti :dan, and, dan for, dalam. Dan sebagainya. Didalam indeks tetap dituliskan, tetapi
diabaikan pada waktu mengabjad, ditempatkan dibelakang unit bersangkutan didalam tanda
kurung. Untuk jelasnya dapat dilihat pada contoh berikut ini :
 Nama Indeks Urutan
Unit 1 Unit 2 Unit 3 Abjad
PT Sido Muncul Sido muncul Perseroan 5
terbatas
Jill Co.Ltd Jill Company Limited 2
Toko Buku Gunung Gunung Agung Took Buku 1
agung
Lapangan terbang Perdanakusuma Halim Lapangan 4
Halim Perdana Kusuma Trebang
Macleod & Co.Ind Macleood(&) Company Incorporated 5

11. Peraturan 11: kata majemuk

Dalam bahasa inggris aa kata yang boleh ditulis satu kata dan yang dapat ditulis dengan
dua kata, hal ini tidak terdapat dalam bahasa Indonesia. Misalnya “airport” dapat dibuka juga
sebgai “ air port ”, tetapi “ lapangan terbang” tidak mungkinditulis menjadi “ lapangan
terbang”. Didalam indeks kata-kata bahasa inggris yang dapat ditulis sebagai satu atau dua
kata dipandang sebagai satu unit, demikian pula kata majemuk dalam bahasa Indonesia,
didalam indeks dijadikan satu unit.

Nama Indeks Urutan

Abjad
Unit 1 Unit 2
Rumah Sakit Amanda Ananda Rumah Sakit 1
Poli Klinik satya Wacana Satya Wacana Poli Klinik 2
PT Terang Benderang Terang Benderang Perseroan 3
Terbatas

12. Peraturan 12 : Nmaa Tempat yang Ganda

Nama tempat yang ganda diindeks sebagai satu unit tanpa memperhatikan apakah nama
tersebut bahasa Indonesia atau bahasa asing.

Nama Indeks Urutan

Abjad
Unit 1 Unit 2 Unit 3
The New York Times Corp New York Times Corporation 1
(the)
Terminal Jakarta Selatan
Jakarta Terminal 2
Selatan
Toko Mas Bukit Tinggi Bukit Tinggi Toko Mas 3
Kuala lumpur Hotel Kuala Hotel 5
Lumpur
Rumah Makan Tulung Tulung Rumah 4
agung Agung makan
 13. Peraturan 13 : Gelar dan Pangkat
Gelar dan pangkat dapat dikelompokan menjadi empat kelompok, yaitu kesarjamaan,
kebangsawanan, keagamaan dan kepangkatan. Didalam indeks, gelar dan pangkat bukan unit
dan dituliskan dalam tanda kurung dibelakan unit terakhir. Kalau namanya adalah nama
lengkap maka dalam indeks nama tersebut dibalik, sedangkan nama tunggal adalah tetap.
Istilah senioritas seperti:jr, Sr, I,II, Iii dan lain-lain adalah unit dalam indeks ditempatkan dalam
tanda kurung sebagai unit terakhir.

Nama Indeks Urutan

Unit 1 Unit 2 Unit 3 Abjad
Prof.Dr. Adi Santoso Santoso Adi (Prof.Dr) 5
Dr. Budiman Budiman(Dr) 1
Lady Diana spencer Spencer Diana Lady
K.H. Ali Mustofa Mustofa Ali (K.H) 3
Pastor Suwarno Suwaeno 7
(pastor)
Pendeta Daniel Herawan Daniel (pendeta) 2
herawan
Let.Jen. Ali Sadikin Sadikin Ali (Let.Jen.Purn 4
John Smith,Jr Smith John (Jr) 6

14. Peraturan 14 : kepunyaan

Tanda kepunyaan dalam bahasa inggris ditandai dengan postrof dan huruf s, sedangkan
kata yang berakhiran huruf s cukup ditandai dengan apostrop saja. Tanda apostrof dan huruf
S ini didalam indeks tetap divcantumkan, tetapi dalam mengabjad tidak diperhitungan ( di
abaikan ).
Nama Indeks Urutan
Unit 1 Unit 2 Unit 3 Abjad
Myer’s Oxygen Service Myer’s Oxygen Service 1
Thomas B. Myer Myer Thomas B 2
Myer’s Pant store Myer’s Pant store 3
Hendry Myerson Hendry Hendry 4

15. Peraturan 15 : Badan Pemerintah Pusat Dan Kepanitiaan

Badan pemerintah pusat, seperti Departemen, Lembaga non Departemen, dan Lembaga-
lembaga tinggi Negara diindeks mellaui nama negara, diikuti nama instansi dari yang lebih
tinggi sampai yang lebih rendah ( misalnya nama departemen, iikuti nama direktoran jendral,
kemudian nama biro bilaman ada). Jenis pemerintahan dan tingkat instansi seperti kata-
kata departemen, ministry, biro, dan sebagainya ditempatkan dalam Tanda Kurung sebagai
unit. Untuk nama pemerintah federal Amerika Serikta, sebagai unit kegiatan adalah kata
“Government”. Nama- nama kepanitian ( Commite, dan sebagainya) diindeks sesuai nama
kepanitiaan dengan unit-unit sesuai peraturan mengindeks yang ada.
 Nama Indeks Urutan
Abjad
Unit 1 Unit 2 Unit 3
Kanwil Dep.penerangan Provinsi Kalimantan Barat Propinsi Penerangan (kanwil 1
Kalbar Dep)
Dinas Pertanian Kab.Karawang Karawang kabupaten Pertanian(Dinas) 4
Jawa barat
DPRD Provinsi Lampung Lampung Provinsi Dewan Perwakilan 2
Rakyat Daerah
Dept.OF Education New York State New York State Education (Dept.op) 3

16. Peraturan 16 : Badan Pemerintah Daerah dan Pengaturan Tinggi

Nama Badan Pemerintah Daerah diindeks menurut nama daerah, diikuti tingkat daerah
bersangkutan, kemudian sterusnya nama-nama instansi dari yang tinggi ke yang lebih rendah,
dengan masing-masing tingkat instansi ditempatkan dalam tanda kurung dibelakang nama
instasi masing-masing. Kata-kata dalam kurung adalah bukan unit dan didalam mengabjad
diabaikan. Jenis perguruan tingi dibelakang dari namanya didalam indeks.

Nama Indeks Urutan

Unit 1 Unit 2 Unit 3
Unit 4 Unit 5 Abjad
Committee Committee World Travel
for world (for) 1
travel
US Dept of United States Government Commerce Cesus
Commerce (Dept. of) (Bureau
5
Bureau of of )
Census
MPR RI Indonesia Majelis
(Rep) Permusyawaratan 3
Rakyat
Kingdom Sweden Defense (Ministry
of Sweden Kingdom of)
4
Ministry of
of defense
LIPI Indonesia Lembaga Ilmu
(Rep) Pengetahuan 2
Indonesia
 17. Peraturan 17 : Angka
Angka yang terdapat pada nama indeks dalam bentuk huruf sesuai bahasa dari nama
bersangkutan, dan dianggap sebagai satu unit. Angka bahasa inggris diatas 1.000 seperti
1.205 diindeks sebagai “Twelve hundret five” bukan “one thousand two hundred”.

Indeks Urutan
Nama
Unit 1 Unit 2 Abjad
69 Klab Malam Enam puluh sembilan Klab Malam 1
Restoran 99 Sembilan puluh Restoran
2
sembilan
The 6th Street Theather Sixth Street Theater (The) 3
69 Club Sixtynine Club 4

18. Peraturan 18 : Nama-Nama yang Sama

Apabila nama-nama yang akan diabjad sama, tetapi alamatnya berbeda-beda, maka
nama-nama tersebut diabjad menurut nama kota. Nama provinsi atau negara bagian hanya
dicantumkan bilamana terdapat dua nama kota yang bersamaan. Bilamana berada dikota
yang sama, maka diabjad melalui nama jalan, bilamana jalan juga sama, maka diabjad melalui
nomo denga nomor kecil mendahului nomor besar.

Indeks Urutan
Nama
Unit 1 Unit 2 Unit 3 Unit 4 Unit 5 Abjad
Toko Buku Gramedia Toko Jakarta Jalan 1
Gramedia Buku Merapi
Jalan Merapi
Jakarta
Toko Buku Gramedia Toko Jakarta Jalan 4
Gramedia Buku Siliwangi
Jalan Siliwangi
Toko Buku Gramedia Toko Jakarta Jalan Nomor 3
Gramedia Buku Pahlawan 50
Jalan Pahlawan
No.50
Jakarta
Toko Buku Gramedia Toko Jakarta Nomor 2
Gramedia Buku 45
Jalan Pahlawan
No.45
Jakarta
 19. Peraturan 19 : Nama Bank dan Nama Sekolah
Nama Bank pertama-tama diindeks menurut nama kota, kemudian bagian dari nama kota
bilamana ada, kedudukan bank dalam tanda kurung di belakang unit terakhir, nama sekolah
diindeks pada nama kota diikuti nama sekolah dan nomor. Didalam mengabjad, nomor kecil
mendahului nama besar.

Nama Indeks Urutan

Unit 1 Unit 2 Unit 3 Unit 4 Unit 5 Abjad
BNI Cabang Jakarta Jakarta Thamrin Negara Bank 3
Thamrin (cabang) Indonesia
BNI Kantor Pusat Jakarta Negara Bank 1
Jakarta (Kantor Indonesia
Pusat)
PT Bank Central Jakarta Senayan Central Bank PT 2
Asia Cabang (Cabang) Asia
Jakarta Selatan
SMA 1 Salatiga Salatiga SMA 1

20. Peraturan 20 : Gelar Nyonya (Ny./Mrs)

Indeks nama wanita yang mengandung gelarnya (Ny./Mrs) Tergantung pada model nama
bersangkutan, misalnya mengandung tanda hubung, diindeksnya adalah menurut peraturan
mengindeks nama-nama yang sesuai, dan gelarnya nyonya ditempatkan dibelakang unit
terakhir didalam tanda kurung yang didalam abjad diabaikan.

Nama Indeks Urutan

Unit 1 Unit 2 Unit 3 Abjad
Ny. Budi Imam Saputro Saputro Budi Imam (Ny ) 2
Ny. Tien Budi Soeharto Soeharto Tien(Ny) 3
Ny. Intan Budi Susilo Budi Susilo Intan 1
Dr.Ny. Ida Sukaman Sukaman Ida(ny) 4

Kesimpulan
Dari pembehasan diatas dapat disimpulkan bahwa mengindeks adalah urutan unit-
unit atau bagian-bagian dari kata tangkap yang akan disusun menurut abjad. Sedangkan
indeks adalah saran penemuan kembali surat atau arsip dengan cara mengidentifikasi surat
melalui penunjukan suatu tanda pengenal yang dapat membedakan surat tersebut dengan
lainya. Menurut susunan dari ARMA (American record management association ) peraturan
mengindeks berjumlah 20 piluh peraturan yang digunakan oleh kebanyakan perusahaan,
organisasi dan badan pemerintah Amerika Serikat. Adapun syaratsyarat dari indeks yaitu :
1) Singkat, jelas dan mudah diingat,
2)Kata benda atau kata pengertian kebendaan,
3)Harus berasal dari surat masuk atau surat keluar,
4) Harus berorientasi kepada kebutuhan si pemakai.