Indikator:
Materi
Pengertian Kearsipan Sistem Abjad
Adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan abjad.
Contoh: Kearsipan Sistem Abjad.
Dalam penyusunannya setiap map (folder) menunjukkan nama korespondennya serta disusun berdasarkan abjad
sesuai dengan warkat yang ada.
Sistem abjad ini merupakan sistem penyimpanan yang sederhana dan mudah dalam menentukan dokumen, dimana
petugas bisa langsung ke file penyimpanan dan melihat huruf abjad, tanpa melalui alat bantu seperti indeks yang
disebut juga dengan sistem arsip langsung (direct filing system)
1. Kode
Adalah tanda atau simbol yang dibubuhkan pada lembaran warkat. Kode ditulis dengan pensil pada
lembaran warkat sebagai pedoman penyimpanan.
2. Indeks
Suatu daftar atau tabel yang dipergunakan dalam pekerjaan kearsipan.
3. Mengindeks
Kegiatan membagi nama/judul atas beberapa unit.
4. Unit
Bagian terkecil dari suatu nama/judul.
5. Kode Arsip
Diambil dari abjad pertama dari unit pertama.
Peraturan Mengindeks
Kode Nama
Peraturan Mengindeks
Dalam sistem abjad, biasanya yang di indeks dan diberi kode adalah nama orang, perusahaan, instansi pemerintah
serta organisasi/perhimpunan.
a.1. Nama Tunggal, yaitu nama yang terdiri dari satu kata diindeks sebagai mana nama itu ditulis.
Contoh:
a.2. Nama Ganda, adalah nama yang terdiri dari lebih satu kata diindeks berdasarkan nama akhir.
Contoh:
a.3. Nama keluarga, suku dan marga.
Nama orang yang diikuti nama keluarga (Jawa), atau nama suku/marga/kaum (Minang, Batak,
dll) diindeks berdasarkan nama keluarga, suku, marga, dll
Contoh:
a.5. Nama yang memakai gelar kebangsawanan, keagamaan, kesarjanaan dan kepangkatan.
Contoh:
a.6. Nama orang Indonesia dengan urutan kelahiran (orang Bali) diutamakan nama diri, diikuti
urutan kelahiran dan gelar kalau ada.
a.7. Nama yang didahului nama Baptis, maka yang diindeks adalah nama aslinya.
a.8. Nama wanita yang diikuti nama suami, keluarga suami,atau nama orang tuanya termasuk
nama yang memakai tanda hubung diutamakan nama suami, keluarga suami atau nama
keluarganya.
a.9. Nama yang memakai kata bin, binti, dan al. Diindeks menjadi satu nama dalam satu unit.
Contoh:
a.10. Nama orang yang masih memakai ejaan lama, diindeks berdasarkan nama dalam ejaan
tersebut dan diberi Lembar penunjuk silang untuk melihat nama dalam ejaan baru
Contoh:
b.
b.1. Nama orang Barat, Jepang, India, Korea dan sejenisnya, diindeks berdasarkan nama keluarga
dan biasanya terdapat setelah nama asli.
Contoh:
b.2. Nama orang Eropa yang memakai tanda penghubung, diindeks sebagai satu kata.
Contoh:
b.3. Nama ketiga (surname) orang barat yang diikuti dengan Prefiks (awalan) Seperti : A, D, Del,
Dela, Des, L, Le, Mc, St, Fitzs, dll.
Contoh:
b.4. Nama orang Cina dan Korea. Diindeks tetap nama keluarga, karena nama keluarga berada di
depan nama
Contoh:
Kode Perusahaan
Peraturan Mengindeks
c. Nama perusahaan yang terdiri dari angka dan nama perusahaan yang menggunakan huruf, dan
yang memakai tanda penghubung.
Contoh :
Peraturan Mengindeks
Peraturan Mengindeks
Diindeks kata pengenal terpenting dari nama itu dan sifat organisasi ditempatkan pada unit terakhir.
Contoh :
1. Nama Perorangan
2. Nama Perusahaan
3. Instansi Pemerintah
4. Nama Organisasi dan Perhimpunan
Setelah nama diindeks kemudian surat-surat diklasifikasikan berdasarkan abjad mulai dari A sampai Z, tapi bila
terdapat sejumlah nama yang sama maka penyusunan dilakukan berdasarkan huruf kedua, ketiga dan seterusnya.
Contoh :
A, B, C,…………………………………Z
Bila nama-nama telah diindeks itu disusun dan dikelompokkan berdasarkan abjad, maka nama-nama tersebut dapat
diurut sbb :
1. Filling Cabinet
2. Guide
3. Map Folder
4. Kotak Sortir
5. Kartu Indeks
Prosedur Penyimpanan Arsip
Prosedur Penyimpanan Arsip
1. Pengumpulan Surat
Surat-surat yang berasal dari berbagai unit organisasi dikumpulkan pada bagian kearsipan.
2. Memeriksa
Petugas memeriksa apakah surat memang sudah benar-benar akan disimpan, dengan melihat adanya tanda
“perintah simpan” (release mark) yang diterapkan oleh atasan di atas surat bersangkutan. Atau petugas
memang yakin bahwa surat sudah selesai diproses dan boleh disimpan.
3. Mengindeks
Memilih nama yang akan dipakai sebagai identitas penyimpanan dan kemudian menguraikannya menjadi
unit-unit untuk keperluan mengabjad.
Untuk surat masuk, yang dapat diindeks adalah nama pengiriman atau nama penanda tangan surat.
Contoh:
Nama Badan Pengirim adalah PT Waringin, dan penandatangannya adalah Sukoco Katim, SH. Biasanya
yang dipilih sebagai indeksnya adalah Nama Badan, karena cendrung tidak berubah dibanding dengan
nama penandatangan surat, kecuali surat perorangan.
Cara Mengindeks:
PT.Waringin Indeks Waringin PT
Surat ini akan disimpan pada abjad W dan label mapnya adalah W.
4. Memberi Kode
Pada langkah ini nama atau kata tangkap yang sudah diindeks
sebagai unit-unit diberi tanda. Misalnya, lingkaran dengan
warna merah dan angka 1 untuk unit 1,angka 2 untuk unit 2
dan angka 3 unit 3 dan seterusnya.
5. Menyortir
Adalah mengelompokkan surat kedalam kelompok abjad masing masing, agar memudahkan petugas
mengerjakan langkah terakhir yaitu menyimpan. Sortir ini penting untuk surat-surat yang banyak, kalau
suratnya sedikit (tidak lebih dari 25 pucuk) tidak perlu dilakukan sortir. Dengan adanya sortir, petugas
didalam menyimpan surat tidak perlu pulang-balik dari meja ke almari arsip, tapi dapat menyimpannya
perkelompok abjad.
6. Menempatkan
Pekerjaan ini harus dilakukan dengan hati hati. Kalau tejadi kekeliruan menempatkan surat pada map yang
bukan seharusnya maka surat tersebut dapat disebut hilang. Bila volume surat yang disimpan cukup
banyak, maka pencarian kembali akan sukar dilakukan.
3. Mengambil arsip dari tempat penyimpanan dan menggantinya dengan bon pinjaman (out slip) bila yang
dipinjam 1 lembar arsip. Jika yang dipinjam 1 folder harus dibuat out foldernya.
Jika kodenya dibuat Ah, maka surat dapat disimpan di dalam laci ABC, di belakang guide A, di dalam
folder Ah .
Atau di dalam laci A, di belakang guide A, di dalam folder Ah bagi yang membuat laci-laci sebanyak
abjad. Begitu juga dalam penemuan kembali arsip.