BAB IV

SISTEM PENYIMPANAN ARSIP

Capaian Pembelajaran:
1. Capaian Pembelajaran Umum: Mahasiswa memahami penyimpanan arsip sesuai system
yang digunakan
2. Capaian Pembelajaran Khusus: Mahasiswa mampu menata arsip sejak arsip diciptakan
sampai arsip tersebut siap untuk dimusnahkan dengan menggunakan system kearsipan,
baik secara tunggal maupun kombinasi.

Ada dua macam susunan penyimpanan:

1. Susunan Abjad
Sistem penyimpanan berdasarkan urutan abjad adalah: sistem nama, sistem geografis,
dan sistem subjek
2. Susunan Nomor
Sedangkan system penyimpanan berdasarkan susunan nomor adalah; sistem nomor
dan sistem kronologis

A. Sistem Abjad
Sistem abjad adalah system penyimpanan dokumen yang berdasarkan urutan abjad
dari kata tangkap (nama) dokumen bersangkutan
Nama dapat terdiri dari 2 jenis:
1. Nama Orang
1.1. Nama orang Indonesia
 Nama Tunggal
Nama orang yang hanya terdiri dari satu kata yang diindeks sebagai kata
tangkap yang ditulis.
Contoh: Agussalim Diindeks Agussalim
Ferdiansyah Diindeks Ferdiansyah
Monica Diindeks Monica
 Nama Majemuk
Nama orang Indonesia yang majemuk diindeks berdasarkan nama yang
tertulis.

1
Contoh: Susno Martono Diindeks Martono, Susno
Ari Sulistiorini Diindeks Sulistiorini, Ari
Dewi Fadila Diindeks Fadila, Dewi

 Nama Keluarga
Nama orang Indonesia yang menggunakan nama keluarga, yang diutamakan
adalah nama keluarganya
Contoh:
Ani Yudhoyono Diindeks Yudhoyono Ani
 Bukan Nama Melanie Subono Diindeks Subono Melanie
Rini Zakaria Diindeks Zakaria Rini
Keluarga
Di Indonesia nama keluarga belum dikenal secara luas apakah itu nama
keluarga atau nama sebenarnya, bagi petugas arsip nama-nama tersebut
nama terakhirnya dijadikan kata tangkap utama/dianggap sebagai nama
keluarga.
 Nama Marga, Suku, atau Clan
Nama orang Indonesia yang mempergunakan nama marga, suku dan clan.
Yang diutamakan adalah nama marga, suku, atau clan.
Contoh:
Pricilia Nasution Diindeks Nasution Pricilia
Ari Sulistiorini Diindeks Ari Sulistiorini
Dewi Purnama Diindeks Dewi Purnama
 Nama
wanita yang menggunakan nama laki-laki
Bagi wanita Indonesia yang menggunakan nama laki-laki diindeks nama
laki-laki dijadikan kata tangkap utama dalam mengindeks.
Contoh:
Yayuk Basuki Diindeks Basuki Yayuk
LinaWijaya Diindeks Wijaya Lina
Widya Saputra Diindeks Saputra Widya
 Nama Pemandian
Nama orang yang beragama Kristen biasanya menggunakan nama
pemandian/nama baptis, maka nama tersebut diindeks utama
 Nama Orang-orang Suci
Seperti Santa, Santo, Saint diindeks menurut nama akhir
Contoh:
Muhammad Said Diindeks Said Muhammad
Santo Petrus Diindeks Petrus Santo
Saint Benedictus Diindeks Benedictus Saint
2
  Nama Gelar
Gelar dapat dibedakan menjadi:
1. Gelar Kesarjanaan
Drs., Bsc., BA., Ir., Dr., ST., M.Sc., M.M.,
2. Gelar Kepangkatan
Mayor Jenderal, Gubernur, Bupati
3. Gelar Keagamaan
Kyai, Haji, Pastor/Romo, Pendeta
4. Gelar Kebangsawanan
RA., KFPH., BRA., BRM., Sultan, Ratu, Gusti, Daeng, Lord, Kemas,
Kiagus
5. Gelar Adat
Datuk, Sultan
6. Gelar Kekeluargaan
Tuan, Nyonya, Nona
Nama-nama yang memiliki gelar seperti diatas maka ditempatkan di
belakang dan di dalam tanda kurung
Contoh:
RM. Sahid Diindeks Sahid (RM)
Prof. Dr. Emil Salim Diindeks Salim Emil (Prof. Dr.)
Drs. Adi Sucipto Diindeks Sucipto Adi (Drs.)
 Nama
Singkatan
1. Nama singkatan yang tidak diketahui kepanjangannya. Dalam
mengindeks nama tersebut diutamakan nama lengkapnya.
Contoh:

A. Taqwa Diindeks Taqwa A

Dra. Siti L Maryati Diindeks Maryati Siti L (Dra.)

2. Nama
singkatan yang diketahui kepanjangannya, maka nama singkatan tersebut
ditulis kepanjangannya dan diindeks menurut peraturan nama tersebut
Contoh:

3
 E.S. Putra Diindeks Putra Edi Santana
Sy. Bahri Diindeks Bahri Syamsul

1.2. Nama orang Cina, Korea, Vietnam, dan sejenisnya

 Nama yang diindeks sebagaimana nama aslinya.
Contoh:

Liem Swie Liong Diindeks Liem Swie Liong

Kim Yong He Diindeks Kim Yong He

 Nama orang Cina yang menggunakan nama Eropa

Contoh:

Robert Chang Diindeks Chang Robert

Lena Tan Diindeks Tan Lena

 Nama orang India, Jepang dan Thailand

Adulyadey Burnibol Diindeks Burnibol Adulyadey

Mahatma Gandhi Diindeks Gandhi Mahatma
Keisuke Honda Diindeks Honda Keisuke

1.3. Nama orang Arab, Persia, Turki dan sejenisnya yang diikuti:
 Nama keluarga
Contoh:

Abdullah Samad Diindeks Samad Abdullah

Muhammad Sobli Diindeks Sobli Muhammad

 Nama Arab, Persia, Turki dan sejenisnya menggunakan kata bin atau binti:
Contoh:

Nagib bin Ali Diindeks Ali Nagib bin

Esya binti Alhadi Diindeks Alhadi Esya binti
Okta bin Ziad Diindeks Ziad Okta bin

 Nama Eropa, Amerika, Afrika, dan sejenisnya.

Contoh:

4
 George Walker Bush Diindeks Bush George Walker
Carly van Houten Diindeks Van Houten Carly
Eddie La Buston Diindeks La Buston Eddie

2. Badan Usaha
 Badan usaha yang lebih dikenal dengan nama singkatannya atau yang merupakan
akronim. Badan usaha tersebut tetap diindeks seperti singkatan/akronimnya dan
cara penulisannya disatukan menjadi satu seperti GIA, PSSI, KUD dan
sebagainya.Terhadap nama tersebut sebaiknya dibuatkan tunjuk silang dan nama
lengkap perpanjangannya seperti berikut ini:
Contoh:
International Business Machine Lihat I B M,
Sepak bola seluruh Indonesia, Persatuan Lihat P S S I,
Demokrasi Indonesia, Partai Lihat P D I.

 Nama perusahaan/badan usaha yang mempergunakan kata depan/kata penghubung

seperti dari,pada dan,diletakkan dalam tanda kurung mengikuti kata di depannya.
Contoh:
Nama Diindeks
Benny & Co. Benny (dan), Corrporation
Perusahaan batik dari pekalongan Pekalongan, batik (dari),Perusahaan
Salon Lia & Rani Lia (dan), Rani, Salon

 Nama hotel diindeks nama hotelnya terlebih dahulu sebagai kata tangkap utama.
Contoh:
Hotel Novotel Diindeks Novotel, Hotel
Internasional Hotel Diindeks Jayakarta Daira International,
Jayakarta Daira Hotel
Beaufort International hotel Diindeks Beaufort International, Hotel

 Nama-Nama bank diindeks nama banknya terlebih dahulu sebagai kata tangkap
utama. Apabilah nama bank itu mempergunakan nama kota, nama kota
didahulukan.
Contoh:
PT Bank Sumsel-Babel Diindeks Sumsel-Babel, Bank, PT

5
 Bank Central Asia Diindeks Asia Central, Bank
Bank Syariah Mandiri Diindeks Mandiri Syariah, Bank

 Nama-Nama Rumah Sakit dan Nama-nama Universitas diindeks nama Rumah sakit
dan nama Universitas sebagai kata tangkap utama.
Contoh:
Rumah Sakit Dr.Muhammad Diindeks Husin Muhammad (Dr.),
Husin Rumah sakit
Rumah Sakit RK Charitas Diindeks Charitas (RK), Rumah
Sakit.
Universitas Gajah Mada Diindeks Gajah Mada, Universitas
Universitas Sriwijaya Diindeks Sriwijaya, Universitas

 Nama Organisasi Kemasyarakatan, Organisasi Kemasyarakatan sering juga disebut

civil mission (organisasi non profit), yang umumnya bergerak dibidang sosial.
Berbagai macam bentuk organisasi kemasyarakatan antara lain:
- Ikatan - Badan
- perhimpunan - Perkumpulan
- Yayasan - Kerukunan
Nama organisasi kemasyarakatan, sifat organisasi tidak merupakan bagian dari
nama, sehingga dalam indeks ditempatkan dalam tanda kurung.
Contoh:
Nama Indeks
Lembaga Bantuan Hukum Bantuan hukum (Lembaga)
Himpunan Mahasiswa Islam Mahasiswa Islam Indonesia (Himpunan)
Indonesia
Persatuan Mahasiswa Khatolik Mahasiswa Khatolik Republik
Republik Indonesia Indonesia (persatuan)
Golongan Karya Karya (Golongan)

 Nama-Nama perusahaan penerbangan Asing diindeks sebagaimana tertulis.

Contoh:
Nama Diindeks
Malaysia Airlines System (MAS) Malaysia, Airlines, System
Pan American World Airways Pan,American, World Airways
(PANAM)
Singapore Airlines Ltd, Pt (SA) Singapore, Airlines (Ltd,Pt), SA

 Nama-nama Kedutaan Besar, nama negara dijadikan sebagai kata tangkap utama.

6
 Contoh:
Kedutaan Besar Republik Afganistan diindeks Afganistan, Republik
(Kedutaan Besar)
Kedutaan Besar Vatikan tahta Suci Diindeks Vatikan, Tahta Suci
(Kedutaan Besar)

2.1. Pengindeksan nama Instansi/Badan Pemerintah

- Departemen
- Direktorat
- Kantor
Pada dasarnya badan-badan pemerintah yang meliputi seperti diatas baik sipil
Maupun militer diindeks sebagai berikut:
 Untuk nama-nama Departemen, Dirjen dan sejenisnya diindeks:
Kementerian pertanian diindeks Pertanian (Kementerian)
Kantor Urusan Agama diindeks Urusan Agama (kantor)
Inspektorat Jendral diindeks Agama (Inspektorat
Kementerian Agama Jendral Kementerian)

Apabila badan tersebut di atas lebih dikenal dengan nama singkatan/akronimnya

sebaiknya dibuatkan tunjuk silang, seperti contoh di bawah ini:
Depnaker Deptan
Lihat lihat
Tenaga Kerja (Departemen) Pertanian (Departemen)

 Untuk Lembaga-lembaga Negara dan lembaga-lembaga Pemerintah Non

Departemen diindeks sebagai berikut:

Badan Administrasi Administrasi Kepegawaian

Kepegawaian Negara Negara (Badan)

Badan Koordinasi Keluarga Koordinasi, Keluarga,Berencana

Berencana Nasional Nasional (Badan)

Lembaga Administrasi Negara Administrasi,Negara (Lembaga)

Dewan Perwakilan Rakyat Perwakilan, Rakyat (Dewan)

Majelis Permusyawaratan Rakyat Permusyawaratan, Rakyat

(Majelis)

7
 Untuk lembaga-lembaga seperti tersebut diatas, apabila yang dijadikan sebagai
kata tangkap utama adalah nama singkatan/akronimnya dibuatkan tunjuk silang,
misalnya:
LIPI
Lihat
Ilmu Pengetahuan Indonesia (Lembaga)
 Untuk badan-badan pemerintah diindeks dengan kata tangkap utama yaitu nama
tempat,kota/daerah diikuti bentuk atau tingkat badannya.
Contoh:

Pemerintah Daerah Tingkat I Sumatera Selatan, Pemerintah

Sumatera Selatan Daerah Tingkat I.
Atau
Sumatera Selatan, Pemda I
Pemerintah Daerah Istimewa Yogyakarta, Pemerintah Daerah
Yogyakarta Istimewa
Atau
Yogyakarta,Pemerintah DI

Pemerintah Daerah Khusus ibu Jakarta, Pemerintah Daerah

Kota Jakarta Khusus ibu Kota
Atau
Jakarta, Pemda DKI

 Nama Instansi Militer

Dapat diindeks sesuai dengan singkatan atau akronimnya.
Contoh:
AKABRI diindeks AKABRI
LEMHANAS diindeks LEMHANAS
KOPASANDA diindeks KOPASANDA
SESKOWAD diindeks SESKOWAD
SESKOWAL diindeks SESKOWAL

Apabila yang dijadikan kata tangkap utama akronimnya tunjuk silang dibuat
sebagai berikut:
SESKOWAL
Lihat
Staf Komando Angkatan laut (SESKOWAL)

8
 Apabila yang dijadikan sebagai kata tangkap utama dan dilihat menurut
kepanjangannya tunjuk silangnya dapat dibuat sebagai berikut:
Komando Pasukan Sandi Yuda
Lihat
KOPASANDA

Pemahaman Pengindeksan nama tempat,nama benda dan pokok persoalan:

1. Mengindeks nama tempat,kota ,daerah .
a. Nama tempat,kota atau daerah diindeks sesuai aslinya
contoh:
Palembang diindeks Palembang
Banda Aceh diindeks Banda Aceh
b. Nama-nama tempat, kota atau daerah yang disertai keterangan tentang tingkat
wilayahnya diindeks dengan kata pengenal utama nama daerah diikuti
keterangan tingkat wilayah.
Contoh:
Kota Palembang diindeks Palembang, Kota
Provinsi Sumatera Selatan diindeks Sumatera Selatan, Provinsi

2. Mengindeks nama benda/barang

a. Nama-nama benda atau barang diindeks sesuai dengan aslinya.
Contoh:
Filing Cabinet diindeks Filing Cabinet
Sepeda Motor diindeks Sepeda Motor

b. Nama-nama benda atau barang yang diikuti dengan pabriknya. Nama

pabriknya. Nama pabriknya/merek dijadikan sebagai kata tangkap utama.
Contoh:
Tinta Parker diindeks Parker Tinta
Mobil Toyota diindeks Toyota mobil
Mesin Ketik Olympia diindeks Olympia Mesin Ketik

3. Mengindeks pokok persoalan (Subjek)

Untuk mengindeks pokok masalah yang harus ditemukan dalam surat ialah
pokok masalahnya yang dijadikan sebagai kata tangkap utama.
Contoh:

9
 a. Pokok Masalah Pegawai
Mutasi pegawai diindeks Pegawai Mutasi
Uraian Tugas Pegawai diindeks Pegawai Uraian
Tugas
Pegawai Tugas Belajar diindeks Pegawai Tugas
Belajar
b. Pokok masalah Gaji
Gaji Pegawai diindeks Gaji Pegawai
Gaji Pegawai Harian diindeks Gaji Pegawai
Harian
Peraturan Gaji Pegawai diindeks Gaji Pegawai
Peraturan
Penundaaan Kenaikan diindeks Gaji Berkata
Gaji Berkala Penundaan
Kenaikan
c. Pokok Masalah Pajak
Pajak Penghasilan diindeks Pajak Penghasilan
Pemungutan Pajak diindeks Pajak Pemungutan
Peraturan Perpajakan diindeks Pajak Peraturan
Undang-Undang diindeks Pajak Undang-Undang
Perpajakan
d. Pokok Masalah Administrasi
Administrasi Kepagawaian diindeks Administrasi
Kepegawaian
Administrasi Perusahaan diindeks Administrasi
Perusahaan
 Mengapa sistem abjad dipilih,karena:
1. Dokumen-dokumen cenderung dicari atau diminta melalui nama.
2. Petugas menginginkan agar dokumen-dokumen 1 (satu) nama yang sama,akan
berkelompok di bawah 1 (satu) nama.
3. Jumlah langganan yang berkomunikasi banyak jumlahnya
4. Unit kerja atau sekretaris biasanya hanya menerima dan menyimpan dokumen
yang berhubungan dengan fungsi/tugas masing-masing, sehingga isi dokumen
lebih cenderung mengenai masalah yang sama (misalnya produksi, keuangan, dan
sebagainya). Untuk situasi tersebut susunan nama lebih menentukan.
5. Nama lebih mudah diingat oleh siapa pun.
 Keuntungan sistem abjad:
1. Dokumen yang berasal dari satu nama (nama individu dan nama badan) yang sama
akan berkelompok menjadi satu.

10
 2. Surat masuk dan pertinggal dari surat keluar disimpan bersebelahan dalam satu
map.
3. Pencarian dokumen dapat dilakukan secara langsung melalui nama pengirim yang
dikirim surat,tanpa mempergunakan kartu indeks. Karena itu disebut sebagai
sistem langsung.
4. Susunan guide dan folder sederhana.
5. Mudah dikerjakan dan cepat di dalam penemuan.
6. Dapat juga mempunyai file campuran.

 Kerugian sistem abjad:

1. Pencarian dokumen untuk nama orang tidak dapat dilakukan melalui bagian nama
yang lain seperti nama depan atau panggilan, tetapi harus melalui nama belakang.
2. Surat-surat atau dokumen-dokumen yang ada hubungan satu sama lain tetapi
berbeda nama pengirimnya akan terletak terpisah di dalam penyimpanan.
3. Ejaan huruf sering berubah seperti oe-u, dj-j, ch-kh, tj-c, sedangkan nama orang
ditulis berdasarkan kemauan ejaan masing-masing.
4. Harus mempergunakan peraturan mengindeks.

Ada 3 (tiga) cara penggunaan map yang dapat dipilih oleh para pengelola arsip yang
memilih sistem abjad sebagai sistem penyimpanan arsip:
1. Setiap koresponden (misalnya nama perusahaan) diberi map secara langsung
walaupun suratnya baru (satu) lembar.
Contoh almari arsip sistem abjad:
Gambar 22
Contoh Almari Arsip

11
2. Cara yang kedua adalah bila kita memberlakukan map gantung sebagai map
kantong.

Gambar 23
Penyimpanan Dalam Map Ordner

12
 3. Cara lain adalah dengan mempergunakan map campuran dan map individu. Yaitu
map gantung yang di pergunakan sebagai map campuran(miscellaneous Folder)
dan map individu(Individual Folder). Adanya map campuran adalah untuk
menampung surat-surat yang baru sedikit diterima dari koresponden-koresponden
(nama-nama), atas dasar untuk menghemat pemakaian map
 Prosedur Penyimpanan system abjad:
1. Memeriksa
Pada tahap ini petugas memeriksa apakah surat memang sudah benar-benar akan
disimpan, misalnya dengan melihat adanya tanda “perintah simpan”.
2. Mengindeks
3. Memberi tanda

13
 Pada langkah ini nama atau kata tangkap yang sudah diindeks sebagai unit-unit
diberi tanda, misalnya lingkaran dengan warna merah dan angka 1 untuk unit satu,
dan angka 2 untuk unit dua angka 3 untuk unit tiga dan seterusnya bila unitnya
masih ada.
Gambar 24 Mengindeks

4. Menyortir
Langkah ini adalah mengelompokan surat berdasarkan abjad masing-masing agar
memudahkan petugas mengerjakan langkah terakhir yaitu menyimpan.
5. Menempatkan
Penempatan arsip harus hati-hati dan tepat pada tempatnya,jika sekali-kali salah
menempatkan maka surat tersebut dapat disebut hilang. Bilamana volume surat
atau kartu yang disimpan cukup banyak, maka pencarian kembali akan sukar
dilakukan.

Latihan:
1. Mengindeks
2. Membuat kartu indeks dan mencatat kedalam kartu indeks
3. Menata arsip berdasarkan system abjad.

B. Sistem Nomor
Sistem nomor adalah system penyimpanan arsip berdasarkan kode nomor sebagai
pengganti dari nama orang atau nama badan. Nomor lebih sulit untuk diingat
dibandingkan dengan nama. Untuk mengingat nomor dalam sistem nomor digunakan
juga alat bantu yang disebut indeks, oleh karena itu sistem nomor disebut juga sistem
tidak langsung (indirect filing system).Sedangkan abjad disebut dengan sistem langsung
(direct filing system).

Keuntungan pemakaian sistem nomor:

14
1. Teliti
2. Kode nomor dapat disamakan untuk semua unit kerja
3. Perluasan nomor tidak terbatas
4. Penunjuk silang disusun bersama-sama dengan kartu indeks
5. Indeks memuat seluruh nama koresponden.
Kerugian pemakaian sistem nomor:
1. Filing tidak langsung
2. Untuk map campuran diperlukan file tersendiri
3. Indeks yang disusun alfabetis harus mengikuti ketentuan peraturan Mengindeks
4. Ongkos agak tinggi.

 Penunjuk Silang (cross reference)

Lembar penunjuk silang menunjuk kepada map dimana dokumen yang dicari
disimpan. Pada sistem nomor fungsi penunjuk silang sama seperti kartu indeks, yakni
menunjuk kepada nomor file dari dokumen yang dicari.
Gambar 25 Tujuk SIlang

 Cara menyimpan system nomor:

1. Susunan berurutan
Sistem penyimpanan ini disusun berdasarkan nomor urut yang dimulai dari nomor
kecil ke nomor besar. Cara penyimpanan ini dipakai untuk jumlah surat atau kartu
kurang dari 10.000 atau 5 digit, karena kalau sudah lebih dari 5 digit sudah tidak
efektif lagi.
2. Susunan digit
a. Terminal Digit

15
 Untuk surat yang kira-kira berkembang akan lebih banyak mencapai
lebih dari 5 digit atau 6 digit, maka sebaiknya cara penyimpanan dengan
menggunakan terminal digit. Sebab kemampuan penglihatan dan daya ingat
manusia ssudah kurang efektif untuk dipergunakan menyusun deretan angka
yang digitnya banyak.
Jika angka-angka tersebut sudah terlalu banyak,maka angka tersebut
dipecah menjadi dua dua atau sepasang-sepasang sebagai petunjuk(guide) dari
kanan ke kiri. Nomor pada terminal digit terdiri dari 6 angka.
Contoh: 027451
51 Petunjuk (guide) I atau laci no.51
74 Petunjuk (guide) II
02 Urutan kartu
Gambar susunan terminal digit:

Gambar 26
Penyimpanan dengan Terminal Digit

b. Middle digit.
Susunan
penyimpanan
hampir sama
dengan system
digit,atau
sebagai variasi dari digit. Sedangkan untuk system middle digit sesuai dengan
namanya, maka guide I adalah 2 angka yang berada di tengah-tengah sebagai
guide laci, guide II adalah 2 angka di depan sebagai guide dan 2 angka
dibagian kanan adalah urutan surat.
Gambar 26
Penyimpanan dengan Middle Digit

16
 c. Triple digit
Perkembangan dari middle digit.

C. Sistem Subjek (masalah)

Adalah system penyimpanan dokumen yang berdasarkan isi dari dokumen
bersangkutan. Isi dokumen sering juga disebut sebagai perihal, pokok masalah,
permasalahan, masalah, pokok surat, atau subjek.
 Ada 2 macam system subjek:
a. Subjek murni
Adalah system subjek yang pengelompokan subjek-subjeknya berdasarkan urutan
abjad.
b. Subjek bernotasi
Adalah system subjek yang pengelompokan subjek-subjeknya berdasarkan urutan
kode(notasi) tertentu.

Dalam system subjek diperlukan Daftar Klasifikasi Subjek agar istilah-istilah yang
di pergunakan untuk mengelompokan dokumen dapat dibuat tetap dan seragam.
Daftar klasifikasi subjek dibagi2:
1. Daftar klasifikasi standar.
Disebut standar karena daftar ini sudah merupakan standar umum di dunia
internasional. Standar ini dipergunakan untuk mengelompokan buku-buku di
perpustakaan, tetapi ada juga di pergunakan untuk menyimpan arsip-arsip.
Ada beberapa Daftar Klasifikasi Subjek Standar yang cukup banyak di
pergunakan secara international yaitu DDC (Dewey Decimal
Clasification),UDC(Universal Decimal Clasification), dan LC (Library of Congress
Clasification)

17
 MELVIL DEWEY
DDC (Dewey Decimal Clasification) membagi subjek dalam 10 kelas
utama, sebenarnya sama dengan pembagian UDC (Universal Decimal
Clasification):
000 Umum
100 Filfasat
200 Agama
300 Ilmu sosial
400 Bahasa
500 Ilmu murni
600 Ilmu terapan
700 Kesenian
800 Kesusastraan
900 Sejarah dan Ilmu Bumi

Kelas utama dibagi dalam 10 kelas kedua (divisi), kelas kedua dibagi dalam 10
kelas ketiga(seksi), contoh:
600 Pekerjaan Umum dan Ketenagaan/Ilmu Terapan
600 Pekerjaan Umum
602 Kontraktor
605 Instalasi
610 Pengairan
620 Jalan
630 Pertanian
630 Teknik Mencangkok
631 Teknik dan Alat Pertanian
631.0 Alat Pertanian
631.1 Mesin Pengerjaan Tanah
631.2 Dst
640 Jembatan
650 Bangunan
660 Ketenagaan
661 Listrik

18
 662 Tenaga air
670 ……
680 ……
690 ……
2. Daftar klasifikasi buatan sendiri.
Daftar Klasifikasi buatan sendiri dapat terdiri dari Daftar Klasifikasi Subjek
Murni dan Daftar Klasifikasi Subjek berkode.
 Daftar Klasifikasi Subjek Murni adalah daftar yang berisikan istilah-istilah subjek
tanpa disertai kode(notasi) dan disusun menurut urutan abjad(abjad kamus dan
abjad ensiklopedia).
Abjad Kamus:
Gaji
Hukuman
Kesehatan
Kesejahteraan
Keuangan
Koperasi
Kredit
Lamaran
Mutasi

Abjad ensiklopedia:

Keuangan
Kredit
Pajak
Personalia
Kesejahteraan
Bonus
Cuti
Gaji
Kesehatan
Koperasi
Pengembangan SDM

19
 Pelatihan
Pendidikan

 Daftar Klasifikasi Subjek Berkode

Adalah daftar yang berisikan istilah-istilah subjek yang dilengkapi dengan
kode dari istilah subjek bersangkutan.
Salah satu contoh dari Daftar Subjek Berkode dicantumkan berikut:
A. Umum
A.1 Peralatan
A.1.1 Alat Tulis
A.1.2 Mesin Kantor

100 Pemerintahan
110 Pemeritahan Pusat
111 Presiden
112 Wakil Presiden

190 Hubungan Luar Negeri

191 Perwakilan Asing
192 PBB

200 Potitik

Penunjuk Silang
Dalam sistem subjek sering terjadi satu surat atau masalah, yakni masalah mobil
dan masalah motor. Surat tersebut dapat disimpan pada map dengan label MOBIL, dan
fotokopinya disimpan pada map dengan label MOTOR. Untuk menghemat biaya
fotokopi, petugas tidak perlu membuat fotokopi sura tersebut tetapi cukup menggantinya
dengan selembar kertas (formulir yang distensil) berukuran 0,5 folio yang berisikan
petunjuk untuk menemukan surat bersangkutan. Lembar tersebut disebut lembar
penunjuk silang (cross reference sheet).
Gambar 28 Lembar Penunjuk Silang dengan 2 Subjek

20
  Prosedur Penyimpanan
Sama seperti sistem-sistem penyimpanan yang lain, prosedur penyimpanan
sistem subjek terdiri dari langkah-langkah:
1. Memeriksa
2. Mengindeks
3. Mengkode
4. Menyortir
5. Menempatkan.

D. Sistem Kronologis
Adalah sistem penyimpanan warkat yang didasarkan kepada urutan waktu surat
diterima atau waktu dikirim ke luar. Penyimpanan warkat system ini biasanya
menggunakan map ordner. Hubungan penyimpanan sangat erat dengan Buku Agenda,
Karena susunannya sama-sama kronologis. Pencarian warkat sering diawali dengan
menyebutkan waktu, dengan demikian harus membalik-balik buku agenda karena tidak
semua surat dapat diingat oleh pegawai. Oleh karena itu untuk mempercepat penemuan
informasi pada buku Agenda, maka dicari jalan lain, yaitu dengan pembuatan agenda
bentuk kartu, misalnya pada Sistem Kulbach dan Kartu Kendali.
Contoh penyimpanan dengan menggunakan sistem kronologis:
a. Kuitansi

21
 Mengapa kuitansi menggunakan sistem kronologis; (1) Karena susunan
pembukuan umumnya kronologis, (2) dengan susunan waktu yang sama (kronologis)
akan memudahkan pencarian bukti-bukti keuangan yang tercatat pada pembukuan.
b. Cek (Cheque)
Di Amerika Serikat cek-cek yang sudah diuangkan di bank biasanya dikembalikan
kepada nasabah sebagai bukti yang disertakan bersama-sama dengan rekening bulanan
(bank statement) dari nasabah yang bersangkutan. Disini bank hanya menyimpan cek-
cek bekas untuk sementara sebelum dikembalikan kepada nasabah masing-masing. Cek
ini disimpan menurut sistem nomor, yaitu berdasarkan nomor rekening nasabah.
c. File Tindak Lanjut (Follow-Up File)
Adalah suatu file yang disusun berdasarkan waktu dengan frekuensi tertentu,
misalnya harian, mingguan, atau bulanan, bahkan dapat juga per tahun sesuai keperluan.
Kalau yang disimpan pada follow-up adalah surat-surat, maka yang dipergunakan
adalah laci lemari arsip dengan susunan map-map menurut tanggal,mingguan, atau
bulanan. Kalau yang disimpan adalah formulir (misalnya kuitansi), maka yang
dipergunakan adalah kotak atau map ordner dengan penyekat (guide) tanggal,
mingguan, atau bulanan yangdiperlukan. Untuk map biasanya paling banyak sejumlah 3
(tiga) bulan atau 63 buah map.
d. File (Penyimpanan) Arsip Inaktif
Arsip-arsip di simpan dengan mempergunakan sistem kronologis, karena:
1. Arsip sudah kurang dipergunakan, sehingga penemuan yang cepat masih dapat
ditawar.
2. Jumlah Arsip sangat banyak, sehingga penemuan memerlukan sistem yang mudah.
3. Perlengkapan dan peralatan yang dipergunakan untuk sistem kronologis lebih
sederhana dan dengan kapasitas yang banyak.

Gambar 29
Penyimpanan dengan Sistem Kronologis

22
E. Sistem Geografis
Adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan kepada pengelompokan
menurut nama tempat. Sistem ini sering juga disebut sistem lokasi. Sistem geografis
dapat dikelola menurut 3 tingkatan, yaitu menurut nama negara, nama pembagian
wilayah administrasi negara, dan nama pembagian wilayah adminstrasi khusus.
Contoh:

Gambar 30 Penyimpanan dengan Sistem Geografis

23
Rangkuman:
Pengelolaan arsip sejak diciptakan sampai arsip disimpan diperlukan penanganan
dengan baik agar arsip dapat ditemukan dengan mudah dan cepat. Penyimpanan arsip dapat
dilakukan dengan menggunakan satu atau lebih dari kelima system kearsipan yang ada,
tentunya system yang digunakan disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing instansi.

Latihan:
1. Susunlah surat yang ada dengan menggunakan system kearsipan yang sudah saudara
pelajari, pilihlah dengan menggunakan system abjad. (kerja kelompok)
2. Susunlah surat yang ada dengan menggunakan system kearsipan yang sudah saudara
pelajari, pilihlah dengan menggunakan system subjek bernotasi angka dan huruf.

24