KEARSIPAN DI ERA DIGITAL:

Pengelolaan Dokumen Notaris

Imam Gunarto

Materi disampaikan pada Seminar Internasional Kewenangan Notaris dan PPATK

di Era Digital
Bandung 2020

ANRI
Berdasarkan peraturan
perundang-undangan
(UU No.43/2009 & PP
No.28/2012)
MENYELENGGARAKAN
FUNGSI:
penyelenggaraan pembinaan
kearsipan nasional;
perlindungan, penyelamatan, dan
pengelolaan arsip statis berskala
nasional;
penyelenggaraan sistem dan
jaringan informasi kearsipan
nasional.
Tradisi kearsipan di Indonesia telah
berlangsung 128 tahun:
1. Landsarchief tahun 1892,
2. Kobunsyokan (1942-1945),
3. Arsip Negeri, Arsip Negara, ANRI
(1945-sekarang)

Termasuk koleksi:
1. Arsip Notaris Batavia 1621 – 1817
2. Di luar Batavia (Surabaya,
Semarang, dll) 1811 – 1828
3. Kem Kehakiman 1946 – 1950
4. Setneg/Seri Produk Hukum 1949 -
2005
PEMBANGUNAN SKN MENUJU INDONESIA 2045
Penguatan 2040-2045
Kapasitas Big
Data Kearsipan 2035-2039
RPJP 2005-2024 Nasional (big
archives) dan
Memperluas penerapan penguatan akses
teknologi informasi dan layanan kearsipan 2030-2034 Pusat Referensi,
komunikasi (TIK) dalam secara digital. Kearsipan dalam Pengetahuan dan
penyelenggaraan
kearsipan melalui Pemerintahan Peradaban Terintegrasi
transformasi kearsipan ke
sistem elektronik dalam
2025-2029 Penguatan SIK dalam Modern Menguatnya
rangka meningkatkan
kualitas kehidupan Interconnected Peningkatan keutuhan memori
bermasyarakat, pelayanan publik kolektif secara digital
berbangsa, dan Government bidang kearsipan (modern) dan
bernegara.
Big Data Pengintegrasian secara digital dan menjadi pusat
Sistem Informasi terwujudnya referensi,
2020-2024 Kearsipan/ Kearsipan Nasional birokrasi pengetahuan dan
Big Archives dengan
pemerintahan peradaban
Interconnectedness
Transformasi ke Governance untuk yang modern terintegrasi.
mencapai
2019 Sistem Digital pemerintahan yang
1. Platform Per-UU-an terbuka, bersih,
(Budaya Digital) andal, dan
Tertib Arsip 2. SPBE Kearsipan terpercaya.
3. Pengelolaan Arsip
Digital
RPJP 2025 - 2044/2045
 “Information is a source of learning.
But unless it is organized, processed,
and available to the right people in a
format for decision making, it is a
burden, not a benefit.”

William Pollard
“Dunia tanpa arsip akan menjadi
dunia tanpa ingatan, tanpa
budaya, tanpa hak-hak yang sah,
tanpa pengertian akan akar
sejarah dan ilmu serta tanpa
identitas kolektif”
(Liv Mykland, 1992)
 PENGERTIAN KUNCI
1. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk
dan media sesuai dengan perkembangan TIK yang dibuat dan diterima
oleh Lembaga Negara, Pemerintahan Daerah, Lembaga Pendidikan,
Perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan
perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat,
berbangsa, dan bernegara. (UU No 43 Tahun 2009)
2. Protokol Notaris adalah kumpulan dokumen yang merupakan arsip
negara yang wajib disimpan dan dipelihara oleh Notaris (UUJN No 2
Tahun 2014 Pasal 1 nomor 13).
3. Arsip Milik Negara adalah arsip yang berasal dari Lembaga negara,
pemerintahan daerah, Lembaga Pendidikan negeri, BUMN dan/atau
BUMD, termasuk arsip yang dihasilkan dari semua kegiatan yang
dilakukan oleh pihak-pihak yang didanai oleh sumber dana negara
(penjelasan pasal 33 UU No 43 Tahun 2009)
MEDIA ARSIP
KEBIJAKAN KEARSIPAN NASIONAL

PERATURAN
 Undang-undang Nomor 43/2009
Tentang Kearsipan.
 Undang-undang Nomor 8/1997
Tentang Dokumen Perusahaan
 Undang-undang Nomor 14 Tahun
2008 tentang KIP
 Undang-undang Nomor 19 tahun
2016 tentang ITE
 Undang-undang No 5 Tahun 2017
Ttg Pemajuan Kebudayaan
KEBIJAKAN KEARSIPAN NASIONAL

 PP 87/1999 tentang Tata Cara Penyerahan

dan Pemusnahan Dokumen Perusahaan.
 PP 88/1999 tentang Tata Cara Pengalihan
Dokumen Perusahaan ke dalam Mikrofilm
atau Media Lainnya dan Legalisasi.
 PP 28/2012 tentang Pelaksanaan
Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009
Tentang Kearsipan.
 Perpres 95 Tahun 2018 Tentang SPBE
 Perpres No 39 Tahun 2019 Tentang SDI
 Permen dan Perka ANRI
 Arsip Dinamis Arsip Statis

Arsip Dinamis adalah Arsip statis adalah arsip yang

dihasilkan oleh pencipta arsip
arsip yang digunakan
karena memiliki nilai guna
secara langsung dalam kesejarahan, telah habis
kegiatan pencipta arsip retensinya, dan berketerangan
dan disimpan selama dipermanenkan yang telah
jangka waktu tertentu. diverifikasi baik secara
langsung maupun tidak
langsung oleh Arsip Nasional
Republik Indonesia dan/atau
lembaga kearsipan.
 ARSIP AKTIF, frekuensi penggunaan tinggi dan/atau
terus menerus

ARSIP INAKTIF, frekuensi penggunaan sudah

ARSIP DINAMIS menrurun

ARSIP VITAL, persyaratan dasar bagi

ARSIP kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak
dapat diperbaharui, tidak tergantikan

Bernilai kesejarahan dan

ARSIP STATIS
disimpan di lembaga kearsipan

ARSIP TERJAGA, terkait dengan keberadaan dan kelangsungan hidup

bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan
ARSIP keselamatannya

ARSIP UMUM
KONSEP SISTEM PENGELOLAAN ARSIP
Penggunaan
Penciptaan (Use) & Penyusutan
(Creation) Pemeliharaan (Disposition)
(Maintenance)

Penilaian (Appraisal)
Preventive
Pengolahan Akses & Pemanfaatan
& (Description) (Access & Services)
ISAD(G) + ISAR(CFO) Preservasi
Akuisisi (Acquisition) (Preservation)
Restorative

1 2 3 4
14
 PP No. 28 Tahun 2012 : Kearsipan

- Tata Naskah Dinas

- Klasifikasi Arsip
- Sistem Klasifikasi
Keamanan dan Akses Arsip

Pembuatan Regsitrasi – Distribusi – Pengendalian

Penciptaan
Penerimaan Regsitrasi – Distribusi – Pengendalian
Dokumentasi
Sistem Klasifikasi
Keamanan dan
Akses Arsip

Kepentingan pemerintah dan masyarakat

Penggunaan
Alih media

Klasifikasi Arsip

PENGELOLAAN
Pemberkasan Arsip Aktif Fisik Tertata - Informasi Arsip - Daftar Arsip Aktif
ARSIP DINAMIS
Penataan Arsip Inaktif Fisik Tertata - Informasi Arsip - Daftar Arsip Inaktif
Pemeliharaan
Terjaga dan Umum
Penyimpanan Arsip

Alih Media Arsip

Identifikasi - Pelindungan & Pengamanan -
Program Arsip Vital Penyelamatan & Pemulihan
Jadwal Retensi
Arsip (JRA)
Pemindahan Arsip Inaktif Seleksi – Pembuatan Daftar - Penataan

Penyusutan Pemusnahan Arsip Prosedur - Dokumentasi

Penyerahan Arsip Statis Prosedur - Dokumentasi

KEARSIPAN DALAM UUJN
1. Pasal 1 Butir 13 UUJN : Protokol Notaris (PN) adalah kumpulan dokumen
yang merupakan arsip negara yang wajib disimpan dan dipelihara oleh
Notaris. Penyimpanan dan pemeliharaan PN terus berlangsung
sekalipun ybs sudah pensiun atau sudah meninggal. PN tsb diserahkan
ke notaris lain sebagai pemegang PN.
2. Penjelasan pasal 62 UUJN, PN terdiri dari: Minuta Akta, Buku Daftar
Akta/Repertorium, Buku daftar akta di bawah tangan, Buku daftar nama
penghadap/klapper, buku daftar protes, buku daftar wasiat, dan buku
daftar lain.
3. Selain itu perlu diatur tentang: buku daftar akta harian, Minuta2 akta
sebelum dijilid per bulan, warkah akta, copy surat di bawah tangan yg
disahkan/dibukukan, copy daftar protes, laporan bulanan, laporan
wasiat, tanda terima, arsip korespondensi, dll
4. Penjelasan pasal 15 (3) ….kewenangan mensertifikasi transaksi yang
dilakukan secara elektronik (cyber notary), …
Manfaat:
a. Digitalisasi tugas tugas notaris (tugas-tugas menjadi lebih ringan)
b. Melegalisasi dokumen2 elektronik
c. Mengelola dokumen notaris elektronik (lebih efisien)
The Great Hack
KEBIJAKAN KEARSIPAN NASIONAL
KEBIJAKAN KEARSIPAN NASIONAL

TRANSFORMASI KEARSIPAN KE SISTEM ELEKTRONIK

Ekosistem Komitmen
TERTIB ARSIP:
1. Kebijakan Budaya Digital Arsip diciptakan dalam
format digital
2. Organisasi
3. SDM
4. Sistem Pengelolaan
5. Sarana dan Prasarana
6. Pendanaan
Sistem
Digital
Kebutuhan

Arsip dikelola secara digital

Akses Digital

Demokrasi

Arsip diakses secara digital

KEBIJAKAN KEARSIPAN NASIONAL

PERPRES Penyelenggaraan pemerintahan dengan memanfaatkan TIK

SPBE untuk memberikan layanan kepada Pengguna SPBE.
95/2018

Layanan
• Layanan Administrasi Pemerintahan
Tata Kelola Audit TIK Manajemen
Risiko Berbasis Elektronik
Kerangka kerja yang • Layanan Publik Berbasis Elektronik
memastikan terlaksananya
7
pengaturan, pengarahan,
dan pengendalian dalam Manajemen Layanan Rencana 1 Manajemen
Keamanan
Penyelenggara
SDM
penerapan SPBE secara SPBE Anggaran Informasi • Tim Koordinasi SPBE Nasional
6
terpadu • Pelaksana SPBE di Instansi Pusat dan
Keamanan Rencana Induk Proses Bisnis Pemerintah Daerah
SPBE dan
Manajemen Arsitektur 2 Manajemen
Perubahan SPBE Data
5
Data dan Percepatan
Manajemen Aplikasi SPBE Informasi • Integrasi Layanan
Infrastruktur
Melaksanakan pengelolaan SPBE 3 • Pembangunan Aplikasi Umum
4
unsur-unsur SPBE secara Manajemen Manajemen • Pembangunan Infrastruktur
Pengetahuan Aset TIK
efisien, efektif, dan
berkesinambungan Manajemen
Layanan
 PLATFORM E-ARSIP TERINTEGRASI

NATIONAL HUB A
A
r KEMENPAN, KOMINFO, r
ANRI DAN BSSN
s s
i i
p p

D D
i i
n n
a a
m m
i i
s SIKD/RMS ANRI/LKD SIKD/RMS s

Arsip Statis/Terbuka SIKS/CAMS

Arsip Statis/Terbuka

SISTEM DAN JARINGAN INFORMASI KEARSIPAN NASIONAL/ SJIKN

KEBIJAKAN KEARSIPAN NASIONAL

PENYELENGGARAAN SDI – PREPRES 93 TAHUN 2019

Perencanaan meliputi:
1. Penentuan Daftar Data yg dikumpulkan tahun
selanjutnya, berdasar : Arsitektur SPBE,
Kesepakatan Forum SDI, dan Rekomendasi
Dewan Pengarah.
2. Penentuan Daftar Data Prioritas
3. Penentuan Rencana Aksi SDI : Juknis,
Keg. Pengumpulan, Pemeriksaan, dll
1. Produsen mengumpulkan data sesuai
Standar Data, Daftar Data, dan Jadwal
Pemutakhiran/Rilis Data
2. Penyampaian data disertai :
a. Data yang dikumpulkan
b. Standar Data yg berlaku
c. Metadata yg melekat pada Data

1. Penyebarluasan meliputi pemberian

akses, pendistribusian, & pertukaran data. 1. Data dari produsen diperiksa
2. Dilakukan walidata melalui portal Satu Data kesesuaian dgn prinsip SDI oleh
Indonesia, atau media lain sesuai TIK walidata. Data prioritas diperiksa
3. Portal memuat Kode Referensi, Data Induk, walidata & Pembina data.
Data, Metadata, Data Prioritas, Jadwal Rilis. 2. Jika belum sesuai, data dikembalikan
4. Dapat mengajukan pembatasan akses. untuk diperbaiki.
KEBIJAKAN KEARSIPAN NASIONAL
PENGEMBANGAN
1. Membangun mekanisme distribusi dokumen 3. Membangun aplikasi RMS untuk lembaga pemerintah

elektronik 4. Membangun rekayasa ulang proses bisnis yang

disesuaikan dengan RMS
2. Membangun standar pengelolaan arsip elektronik

MENINGKATKAN TRANSPARANSI DAN AKUNTABILITAS MELALUI DOKUMEN/ARSIP

MEMPERLUAS LAYANAN INFORMASI KEPADA PENGGUNA YANG BERBASIS PADA E- ARSIP

5. Integrasi dan pemanfaatan layanan melalui RMS 7. Mengembangkan infrastuktur, fasilitas dan peralatan

6. Menetapkan sistem pemanfaatan nasional yang 8. Mengembangkan SDM Profesional

berdasarkan pada dokumen elektronik

Membutuhkan Visi dan Rencana Tindakan Terperinci

untuk Inovasi Bisnis Pemerintah
Strategi untuk e-Dokumen/e-Arsip

EKOSISTEM DIGITAL
Inovasi Bisnis, Inovasi system
Pengetahuan Nasional
BUDAYA DIGITAL
Perubahan persepsi
Peningkatan apresiasi dan
perubahan budaya tertib arsip
SISTEM DIGITAL AKSES DIGITAL
Perekeyasaan ulang dalam Meningkatkan partisipasi
manajemen arsip digital publik
MANAJEMEN BENCANA TERHADAP ARSIP
COMPONENT

RECOVERY PREVENTION

EMERGENCY MANAGEMENT
From
Hurricane, tornado, earthquake,
radiation leak, flood, fire, water demage,
Equipment failure, etc

RESPONSE PREPAREDNESS
PELESTARIAN ARSIP
PLANNING IMPLEMENTATION
Invironmental survey Invironmental Control(1)
Disaster Planning Building Maintenance
Use Policies Security Procedures (2)
Prevention Holdings Survey Holdings Maintenance (3)
Staf and User education
Outreach/community liaison
Fundraising
Strategi for treatment Phisical and Chemical treatments (4)
Renewal Strategi for reformating Reformat (5)
Strategi for replecement Replace (6)
Desaster Procedures Desaster Response

(1) temperatur, RH, light, dust, gas, pests (Paul Conway, 2003)
(2) Buildings, stack, reference room
(3) Rehouse, remove, or replace demaging or deterioration
(4) Wash, deacidify, dry or humidity, resize, dry clean, restore, repair, rebind
(5) Microfilm, fiche, papae, optical disc
(6) Microform, paper, duplicate copy
Tsunami Aceh, 2004

Bencana Sumbar, Oktober 2009

Situ Gintung, Maret 2009 Kebakaran di Kantor BPN Cianjur, 3
Juni 2009
Arsip yang rusak
akibat banjir Jakarta 2013
Arsip Pengadilan 200 files Kantor Pemprov DKI 9000 files

KPK 200 m’ PLTU 500 m’

Banjir Bandang Menado, 2014
DISASTER MANAGEMENT E-ARCHIVES
INFRASTRUCTURE
Infoware

Disaster
Organware Management Technoware
Archives

Humanware
INFOWARE
ARCHITECTUR
Validity Organizing
QUALITY
Currently
Categorizing
Relevancy
Labeling
CHARACTERISTIC

History- News- Public/

Projection Exhortation
Private
 TECHNOWARE: Performance

Volatility
Capacity Accessibility
(Power Supply, Hardware &
(User Friendly, Retrievable) Software Update)
(Storage, Bandwidth, Memory)
 TECHNOWARE: Security

Housekeeping
Access Control Protection Against Hacker
(Back-up Strategy)
 HUMANWARE

Capability Responsibility Integrity

 ORGANWARE

Vision, Mission, Value Org. Structure Org. Planning

Org. Communication
Kebijakan Nasional Manajemen Bencana
thd Arsip
1. UU 24 2007 pasal 6 huruf (g) pemerintah bertanggungjawab
memlihara arsip/dokumen otentik dan kredibel dari ancaman dan
dampak bencana
2. PP 21/2008 pasal 73 ayat (2) kegiatan pemulihan fungsi
pemerintahan dilakukan melalui upaya: b. penyelamatan dan
pengamanan dokumen-dokumen negara dan pemerintahan.
3. UU 43/2009 pasal 34 ayat (3) – (6)
(3) Negara menyelenggarakan pelindungan dan penyelamatan arsip
dari bencana alam, bencana sosial, perang, tindakan criminal serta
tindakan kejahatan yang mengandung unsur sabotase, spionase,
dan terorisme.
(4) Pelindungan dan penyelamatan arsip sebagaimana dimaksud pada
ayat (1) dan ayat (2) dilaksanakan dan dikoordinasikan oleh ANRI,
pencipta arsip, dan pihak terkait.
(5) Pelindungan dan penyelamatan arsip akibat bencana nasional
dilaksanakan oleh ANRI dan pencipta arsip yang berkoordinasi
dengan Badan Nasional Penanggulangan Bencana (BNPB).
(6) Pelindungan dan penyelamatan arsip akibat bencana yang tidak
dinyatakan sebagai bencana nasional dilaksanakan oleh pencipta
arsip, arsip daerah provinsi, dan/atau arsip daerah kabupaten/kota
yang berkoordinasi dengan BNPB.
4. PP 28 Tahun 2012
1) pasal 98 (2) Preservasi arsip statis dengan cara preventif
sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan dengan:
penyimpanan, pengendalian hama terpadu, reproduksi; dan
perencanaan menghadapi bencana.
2) pasal 161 ayat (1) Pendanaan dalam rangka pelindungan dan
penyelamatan arsip akibat bencana menjadi tanggung jawab
lembaga kearsipan dan pencipta arsip. Dan ayat (2) Pendanaan
sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi pencegahan
bencana, penyelamatan, dan pemulihan akibat bencana.