PENGELOLAAN

ARSIP INAKTIF
Pengertian
Arsip yang frekuensi penggunannya telah berkurang
atau menurun dan memasuki masa retensi inaktif
ARSIP INAKTIF yang ditunjukkan berdasarkan Jadwal Retensi Arsip

Kegiatan mengelola arsip pada record center atau pusat

PENATAAN ARSIP arsip yang dilaksanakan oleh Unit Kearsipan sampai
dengan habis masa retensinya
INAKTIF
Tujuan Pengelolaan Arsip Inaktif
Pengurangan volume arsip pada central
file

Penemuan Kembali arsip secara

cepat dan tepat

Menjamin keselamatan arsip

 Pengaturan Fisik Arsip Inaktif

Kegiatan
Penataan Pengolahan Informasi
Arsip Arsip
Inaktif
Penyusunan Daftar Arsip
Inaktif
1
Memperhatikan Asas Asal Usul
Arsip (Provenance order)
Menjaga arsip tetap terkelola dalam

Pengaturan satu kesatuan dan tidak bercampur

Fisik Arsip
Memperhatikan Asas Aturan
Asli (Original Order)
Menjaga arsip tetap tertata sesuai
dengan pengaturan awal pada saat
arsip masih digunakan
 Pemindahan Arsip Inaktif dari Unit
Pengolah ke Unit Kearsipan
Pengaturan
Fisik Arsip Fisik Arsip yang dipindahkan telah sesuai prosedur, yakni disertai
dengan Berita Acara Pemindahan, Daftar Arsip yang dipindahkan,
telah melewati masa retensi aktif serta telah dilakukan
verifikasi/pemeriksaan kesesuaian daftar arsip dengan fisik
arsipnya.

Penataan Arsip Kacau

Fisik Arsip kacau dan bercampur serta tidak ada daftar arsip
 Pemindahan Arsip Inaktif dari Unit
Pengolah ke Unit Kearsipan

Penyimpanan Arsip Inaktif dengan Roll O Pack Denah Penyimpanan Arsip Inaktif
Permasalahan Penataan Arsip Inaktif
Penataan Arsip Kacau

Menyusun daftar arsip per berkas bukan per item

berkas/naskah dinas

Tidak memberikan tanda apa pun pada arsip

yang akan dilakukan penataan

Berpegang pada prinsip asal usul dan aturan asli

Tahapan Penataan Arsip

• Memilah arsip dengan duplikasi dan bahan non arsip (amplop, map, blanko formulir, dll)
• Untuk duplikasi dan bahan non arsip dapat dimusnahkan berdasarkan surat keputusan
1 kepala kantor/Unit pengolah sebagai bagian dari pertanggungjawaban administrasi.

• Diatur kembali berdasarkan asas provenance, yaitu dikelompokan berdasarkan unit

pengolah/unit kerja.
2 • Berkas dimasukkan ke dalam boks arsip, diberi label dan kode

• Membuat Daftar Arsip Sementara

• Tentukan Umur Retensi dari arsip-arsip tersebut berdasarkan Daftar Arsip Sementara
3
Tahapan Penataan Arsip

• Untuk Arsip yang telah melampaui umur simpannya dan berketerangan musnah pada JRA,
maka dapat diusulkan pemusnahan sebagaimana prosedur pemusnahan arsip.
4

• Untuk Arsip yang telah melampaui umur simpannya dan berketerangan permanen pada
JRA, maka dapat diusulkan penyerahan sebagaimana prosedur penyerahan arsip.
5
• Untuk Arsip yang masih dalam umur simpannya sebagaimana JRA, maka dipindahkan
untuk dimasukkan dalam data base Daftar Arsip Inaktif
6
2
Menyediakan bahan layanan informasi publik
Pengolahan berupa daftar informasi tematik yang sekurang-
kurangnya memuat:
Arsip 1. Judul
2. Pencipta
Menjadi 3. Uraian Informasi

Informasi
4. Kurun Waktu
3
Penyusunan Daftar Arsip Inaktif sekurang-kurangnya
memuat:
Penyusunan 1. Pencipta arsip
2. Unit Pengolah
Daftar Arsip 3. Nomor Arsip
4. Kode Klasifikasi
Inaktif 5. Uraian Informasi Arsip
6. Kurun Waktu
7. Jumlah
8. Keterangan
Contoh Daftar Arsip Inaktif Pencipta arsip
Kantor xxxxxxxxx
No. Unit Kode Uraian Informasi Arsip Kurun Tingkat Jumlah Lokasi Ket
Pengolah Klasifikasi Waktu Perkembangan (bundel)
1 Subbag TU KP20 Kontrak Kinerja Kepala 2017 Asli 1 Rak-1
Kantor xxxxxx Boks 1
2 Subbag TU KU11 Pembayaran Honorarium 2017 Asli 1 Rak-1
Narasumber Boks 2
3
 Standar Gedung dan/atau
Ruangan
Standar
Sarana dan
Prasarana
Arsip Inaktif
Standar Peralatan
Standar Lokasi
Gedung
dan
Ruangan Konstruksi dan
Bahan Baku

Tata Ruang
Lokasi
Hindari Lokasi yang:
• Polusi Tinggi
• Bekas Hutan/Kebun
• Rawan Kebakaran
• Rawan Banjir
• Dekat Pabrik
• Dekat Pemukiman
Konstruksi dan Tahan terhadap cuaca ekstrim dan tidak mudah
terbakar

Bahan Baku
Gunakan bahan yang tidak mendatangkan
rayap

Bangunan dapat bertingkat atau pun tidak

Apabila bangunan bertingkat, masing-masing

lantai ruang arsip tingginya 260-280 cm

Apabila bangunan tidak bertingkat, tinggi

ruangan dapat disesuaikan dengan tinggi rak
Tata Ruang Ruang Kerja
Ruang
Simpan
• Menerima • Khusus untuk
pindahan menyimpan arsip
• Membaca Arsip
Inaktif
• Mengolah Arsip
Inaktif
• Memusnahkan
Arsip
 Standar Rak Arsip
Peralatan
Arsip
Inaktif
Boks Arsip
 Rak Arsip Boks Arsip
• Terbuat dari Bahan Metal • Dibuat dari bahan kardus
dan tidak mudah berkarat dan memiliki lubang
• Rak konvensional sirkulasi udara
disesuaikan dengan tinggi • Ukuran boks arsip kecil
ruangan (37x9x27 cm) dan boks
arsip besar (37x19x27 cm)
Keamanan Arsip
● Memasang alat pemadam api dengan menggunakan Fire Alarm
System dan Fire Fight System
● Tabung Pemadam, smoke detection, Hydrant
● Membatasi petugas yang berwenang memasuki ruang simpan arsip
(menyiapkan SOP yang baik untuk mengakses ke ruang penyimpanan
arsip)