MANAJEMEN DOKUMEN

INAKTIF

LATAR BELAKANG MASALAH

Permasalahan yang sering muncul dalam pengelolaan
arsip in aktif adalah bagaimana cara menemukan arsip
dengan cepat, tepat dan benar.
Cepat berkaitan dengan waktu penemuan kembali
Tepat yaitu arsip yang diminta sesuai dengan arsip yang
tersedia
Benar adalah arsip harus diberikan kepada orang yang
berhak, hal ini upaya untuk menjaga keamanan informasi
arsip

PENGERTIAN
ARSIP/DOKUMEN INAKTIF
Arsip frekwensi penggunaannya untuk
penyelengaraan administrasi sehari-hari suatu
kantor sudah menurun
Betty R. Ricks ( 1992: 101) Arsip inaktif adalah
arsip dinamis Yang frekuensi penggunaan arsip
kurang dari enam sampai sepuluh kali setahun
sudah dikatakan arsip inaktif.

TUJUAN PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF

Mampu menyediakan arsip yang benar, pada waktu

yang cepat, tepat, untuk orang yang tepat dengan biaya
yang efesien.

DASAR HUKUM PENATAAN ARSIP INAKTIF

1. SE Ka ANRI No. 01/1981 tentang penanganan arsip

Arsip inaktif dibedakan menjadi:

1. Arsip teratur
2. Arsip tidak teratur
Dalam penataan arsip tidak teratur dapat
dengan cara yang sederhana yaitu hanya
mengelompokkan tahun dan unit kerja.

RECORDS CENTRE
1.
2.

Onsite storage
Offide storage

Berdasarkan
Pelayanannya:
1. Self servis
2. Full servis

Berdasarkan pengelolaan :
Swakelola
Komersial (comersial records
center)

PENGELOLAAN DOKUMEN INAKTIF

AKTIF

Sering dipakai
-Di unit kerja
-bentuk berkas/file
-sarana folder dan
filing cabinet
-

INAKTIF

Jarang dipakai
-Di records center
-Bentuk seri
-Sarsna folder
dan boks
-

STATIS

Jarang dipakai
-Di depo ANRI
-Bentuk group/fonds
-Srana kissing dan
boks
-

AZAS PRINSIP PENGELOLAAN

DOKUMEN INAKTIF
1.

2.

Azas aturan asli (principle of original order)

Pengaturan arsip sesuai masa aktif arsip
dimaksud.
Azas asal usul (principle of provenance)
Penagturan arsip berdasarkan asalusul
organisasi pencipta.

PROSEDUR PENGELOLAAN ARSIP

INAKTIF

Survei Arsip

Pemindahan Arsip

Penataan dan Penyimpanan

Pelayanan

Pemusnahan

SURVEI ARSIP
Bertujuan untuk mengetahui jumlah arsip
di instansi yang akan dibenahi.
OUT PUT : Daftar Ikhtisar Arsip
Rencana kerja yang akan dilakukan ;

Sumber Daya Manusia

Waktu Pengerjaan

Anggaran biaya

Jumlah peralatan (boks, rak, folder/kertas

kissing

PEMINDAHAN ARSIP

Arsip yang berada di Pusat Arsip berasal dari

beberapa unit kerja.
Dalam pemindahan arsip harus ditentukan
kapan arsip dipindah.
Pemindahan berdasarkan Jadwal Retensi
Arsip bagi yang sudah memiliki.
Bagi instansi yang tidak memiliki JRA,
dilakukan pembenahan arsip.

PENATAAN ARSIP INAKTIF

IDENTIFIKASI ARSIP
REKONSTRUKSI ARSIP
PENDESKRIPSIAN
PEMBUATAN SKEMA
PENOMORAN DIFINITIF
PELABELAN
PEMBUATAN DAFTAR ARSIP SEMENTARA

IDENTIFIKASI ARSIP
INAKTIF

Meneliti apakah arsip telah in aktif

Meneliti Kondisi fisik arsip
Meneliti Pencipta Arsip
Meneliti Sistem Kearsipan

REKONSTRUKSI ARSIP

PEMILAHAN ARSIP
Memilah antara arsip dan non arsip

PENYUSUNAN KELOMPOK ARSIP

1. Memilah berdasarkan struktur organisasi
2. Memilah berdasarkan klassifikasi
masalah
3. Memilah berdasarkan kronologis

PENDESKRIPSIAN

Bentuk Redaksi
Isi Informasi
Kurun Waktu / Periode
Tingkat Keaslian/ Perkembangan
Jumlah / Volume
Keterangan Khusus
Ukuran ( Arsip Bentuk Khusus)

PEMBUATAN SKEMA

Manuver/pengelopkan kartu fisches.

Dilakukan apabila arsip belum
dikelompokan
sebelumnya atau arsip
tersebut
dikerjakan lebih dari dua orang.
Pembuatan skema arsip didasarkan
kepada
hasil manuver kartu fisches.
Kartu-kartu tersebut dikelompokkan
menurut
masalahnya.
Mengurutkan masalah-masalah yang
kemudian hasilnya berupa skema arsip.

PENOMORAN DEFINITIF

Memberikan nomor tetap pada kartu

deskripsi
Nomor tetap tersebut digunakan untuk
memberi nomor defmitif pada fisik arsip

PELABELAN

Arsip yang telah diberi nomor definitif

dan dibungkus /dimasukan ke dalam
odner,
Kemudian dimasukan ke dalam boks
arsip,
Boks tersebut diberi label secara
berurutan sesuai dengan nomor arsip
yang ada dalam boks.

PEMBUATAN DAFTAR
PERTELAAN ARSIP
SEMENTARA

Setelah selesai pembuatan skema, langkah

selanjutnya adalah pengetikan Daftar Arsip.
Arsip-arsip yang dituangkan pada kartu segera
dipindahkan kedalam Daftar Pertelaan Arsip
Sementara yang urutannya sesuai dengan
skema.
Penomoran pada daftar arsip dengan
menggunakan nomor definitif, sedangkan
nomor-nomor yang ada pada kartu yang
merupakan nomor sementara segera diganti