FILING MANAGEMENT

RUANG LINGKUP
MANAJEMEN KEARSIPAN

ROHMAH, K
 ISTILAH ARSIP

 Bahasa Belanda : Archief

 Bahasa Inggris : Archive
 Bahasa Yunani : Archivum
 ISTILAH LAIN

 ARSIP
 ARSIPARIS
 KEARSIPAN
 MANAJEMEN KEARSIPAN
DEFINISI ARSIP
( MENURUT UNDANG-UNDANG NO. 7 TAHUN 1971)
a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima
oleh lembaga-lembaga dan badan-badan
pemerintah dalam bentuk corak apapun
baik dalam keadaan tunggal maupun
berkelompok dalam rangka pelaksanaan
kegiatan pemerintah
b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima
oleh badan-badan swasta atau perorangan
dalam bentuk corak apapun baik dalam
keadaan tunggal maupun berkelompok
dalam rangka pelaksanaan kehidupan
berbangga.
 MANAJEMEN KEARSIPAN
 Menurut Amsyah (2000:4) manajemen
kearsipan adalah pekerjaan pengurusan
arsip yang meliputi pencatatan,
pengendalian dan pendistribusian,
penyimpanan, pemeliharaan,
pengawasan, pemindahan dan
pemusnahan. Jadi pekerjaan tersebut
meliputi suatu “siklus kehidupan arsip
sejak lahir sampai dimusnakan”
 KLASIFIKASI ARSIP
ARSIP

ARSIP DINAMIS / ARSIP STATIS /

RECORD ARCHIVES

ARSIP AKTIF
ARSIP IN AKTIF
 DARI SUDUT HUKUM DAN
UNDANG-UNDANG ADA 2 JENIS ARSIP :
1. Arsip Otentik : arsip yang diatasnya
tertera tanda tangan asli dengan tinta,
bukan foto copy atau print out
komputer, fax dll
2. Arsip tidak Otentik : arsip yang bukan
tanda tangan asli dengan tinta dapat
berupa foto copy atau print out
komputer, fax dll
KITA MENGURUS ARSIP
HARI INI :
A = Aktif
R = Rajin
S = Sabar
I = Ingat
P = Patuh
 SEBAB ARSIP
MAMPU MEMBERIKAN :
A = Argumentasi yang
R = Rasional
S = Semua
I = Informasi yang diberikan
P = Pimpinan
 MAU PEDULI ARSIP :
A = Akui keberadaannya
R = Rawat fisiknya
S = Simpan pada tempatnya
I = Identifikasi permasalahannya
P = Pakai sistem penyiimpanan
 ISTILAH ARSIP
 A – Administrative value
 L – Legal value
 F – Financial value
 R – Research value
 E – Educational value
 D – Documentary value
ALASAN MENYIMPAN ARSIP
1. Alasan pribadi
2. Alasan sosial
3. Alasan ekonomis
4. Alasan hukum
5. Alasan instrumental
6. Alasan simbolis
7. Alasan ilmu pengetahuan
 MASALAH-MASALAH DALAM
PENGABAIAN ARSIP
1. Tidak dapat menemukan kembali
dengan cepat
2. Peminjaman atau pemakaian arsip
oleh pimpinan atau devisi lain
3. Bertambahnya terus menerus arsip
4. Tata kerja dan peralatan kearsipan
yang tidak mengikuti perkembangan
ilmu kearsipan modern
 TUJUAN KEARSIPAN
1. Menerima arsip
2. Mencatat arsip
3. Mendistribusikan arsip sesuai kebutuhan
4. Menyimpan, menata dan menemukan kembali
arsip sesuai dengan sistem tertentu
5. Memberikan pelayanan kepada pihak-pihak yang
memerlukan arsip
6. Mengadakan perawatan atau pemeliharaan arsip
7. Mengadakan atau merencanakan penyusutan
arsip
8. Pemusnahan arsip
PEDOMAN-PEDOMAN ARSIP
1. Sistem penyimpanan warkat yang tepat
bagi masing-masing instansi
2. Tata kerja penyimpanan dan pemakaian
warkat
3. Penyusutan arsip secara teratur
4. Penataran pegawai-pegawai bagian arsip
sehingga memiliki dan dapat
mempraktekkan pengetahuan dibidang
kearsipan terbaru yang efisien
 PERANAN ARSIP
1. Alat utama ingatan organisasi
2. Sebagai alat pembuktian (Bukti
Otentik)
3. Bahan dasar perencanaan dan
pengambilan keputusan
4. Barometer kegiatan organisasi
mengingat setiap kegiatan pada
umumnya menghasilkan arsip
5. Bahan informasi kegiatan ilmiah
lainnya.
 SISTEM PENYIMPANAN ARSIP
1. Sistem Abjad (Alphabetic filing)
2. Sistem Pokok hal (Subject filing)
3. Sistem Wilayah (Geographic filing)
4. Sistem Nomor (Numeric filing)
5. Sistem Tanggal (Chronological filing)
 SISTEM ABJAD
(ALPHABETIC FILING SYSTEM)

 Sistem penyimpanan arsip yang digunakan

mengikuti nama orang atau individu dan
nama perusahaan dalam pencarian dokumen,
seperti A, B, C,……Z
 SISTEM POKOK HAL
(SUBJECT FILING SYSTEM)
 Sistem penyimpanan arsip yang digunakan
berdasarkan pada perihal, pokok masalah,
permasalahan, pokok surat masalah surat,
seperti Perihal atau Hal
 SISTEM WILAYAH
(GEOGRAPHIC FILING SYSTEM)

 Sistem penyimpanan arsip yang digunakan

berdasarkan nama tempat, lokasi, wilayah,
kota dan negara.
 SISTEM NOMOR
(NUMERIC FILING SYSTEM)
 Sistem penyimpanan arsip yang digunakan
berdasarkan pada kode nomor sebagai
pengganti nama orang atau nama
perusahaan, seperti 001, 002….100
 SISTEM TANGGAL
(CHRONOLOGICAL FILING SYSTEM)

 Sistem penyimpanan arsip yang digunakan

berdasarkan waktu, tanggal, bulan dan tahun
pada surat diterima atau dikirim keluar.
TUGAS TAKE HOME :
MEMBUAT RESUME
FILING MANAGEMENT
MATUR NUWON