SISTEM

INFORMASI
AKUNTANSI

Enterprise Resource Planning

(ERP)
Pengembangan Penerapan ERP
beserta Faktor pendukungnya
pada PT. Astra Agro Lestari Tbk.

Disusun Oleh

: Kelompok 1

Anggota

: Ayu Wandira Sugiman 144.214.78

Nurdiani Septifa A 144.216.10
Tasya Faradila Fazar 144.216.49
Ulfia Huzaimah 144.214.77
Yunita Rahayu 144.216.27

Dosen Pengajar

: Muhammad Sani Kurniawan

MANAJEMEN KEUANGAN 4-B

KEMENTERIAN PERINDUSTRIAN RI
POLITEKNIK APP JAKARTA
2016

DAFTAR ISI
Abstrak .................................................................................................................. 3
BAB I

Pendahuluan
1.1. Latar Belakang ................................................................................................ 3
1.2. Rumusan Masalah ........................................................................................... 4
1.3. Maksud dan Tujuan Penulisan ........................................................................ 4
1.4. Manfaat Penulisan ......................................................................................... 4
1.5. Sistematis Penulisan ........................................................................................ 4
BAB II
Landasan Teori
2.1. Pengertian ........................................................................................................ 5
2.2. Gambaran ERP ................................................................................................ 6
2.3. Modul-modul Dalam Sistem ERP ................................................................... 7
2.4. Tujuan dan Peranan ERP Pada Organisasi ...................................................... 8
2.5. Manfaat Menggunakan ERP ........................................................................... 8
2.6. Implementasi ERP ........................................................................................... 9
2.7. Kelebihan dan Kelemahan ERP ...................................................................... 9
BAB III
Pembahasan (Kasus dan Pembahasan) .................................................................. 11
BAB IV
Kesimpulan ............................................................................................................ 17
Daftar Pustaka ........................................................................................................ 18

ABSTRAK
Enterprise Resource Planning (ERP) adalah sistem informasi terintegrasi
yang dapat mengakomodasikan kebutuhan kebutuhan sistem informasi secara
spesifik untuk departemen departemen yang berbeda pada suatu perusahaan. ERP
4
Terdiri dari bermacam macam modul yang disediakan untuk berbagai kebutuhan
dalam suatu perusahaan, dari modul untuk keuangan sampai modul untuk proses

Entreprise Resources Planning (ERP) | Sistem Informasi Akuntansi

distribusi. Penggunaan ERP menjadikan semua sistem di dalam suatu perusahaan

menjadi satu sistem yang terintegrasi dengan satu database, sehingga beberapa
departemen menjadi lebih mudah dalam berbagi data, dan lebih mudah pula dalam
melakukan komunikasi. Penerapan ERP dalam suatu perusahaan akan lebih efektif
jika didukung oleh infrastruktur yang sesuai. Proses bisnis yang berbeda antara satu
perusahaan dengan perusahaan lain, memungkinan dilakukan kustomisasi ERP
dalam penerapannya.
Kata kunci : ERP, PMS, GIMS, Infrastuktur, SDM
BAB I
PENDAHULUAN
1.1.

Latar Belakang
Proses bisnis dalam perusahaan harus berjalan dengan efektif, untuk menunjang
kebutuhan perusahaan akan persaingan yang semakin ketat. Implementasi IT dapat
mendukung hal ini. Namun, implementasi IT yang tidak tepat akan menambah
beban perusahaan. Oleh karena itu, implementasi IT sebaiknya dirancang
sedemikian rupa untuk menciptakan sistem yang sesuai dengan kebutuhan
perusahaan dan dapat meningkatkan efektifitas proses bisnis yang berjalan.

Salah satu implementasi IT yang banyak digunakan dan terbukti dapat

meningkatkan efektivita sperusahaan adalah ERP. Berikut ini akan dibahas
pengertian ERP, keuntungan dan kerugian ERP, serta implementasi ERP oleh salah
satu perusahaan kelapa sawit di Indonesia.
Untuk mengembangkan pertumbuhan bisnis yang makin kompleks di sektor
perkebunan, PT Astra Agro Lestari mengembangkan sistemnya menjadi sistem
informasi yang dapat mendukung penerapan ERP untuk kebutuhan bisnisnya.

1.2.

Rumusan Masalah
Dalam karya
4 tulis ini batasan masalah yang akan dibahas adalah :

1.

Apa yang melatarbelakangi perusahaan menggunakan ERP?

Entreprise Resources Planning (ERP) | Sistem Informasi Akuntansi

2.

Bagaimana penerapan ERP yang dilakukan oleh PT. Astra Agro Lestari?

3.

Apa saja faktor pendukung dalam penerapan ERP di PT. Astra Agro Lestari?

1.3.

Maksud dan Tujuan Penulisan

Karya tulis ini bertujuan untuk mengetahui apa itu ERP, bagaimana dampak
penggunaan ERP pada PT. Astra Agro Lestari dan apa saja faktor pendukung yang
dibutuhkan untuk menerapkan ERP, serta dimaksudkan untuk memenuhi tugas
kelompok di mata kuliah Sistem Informasi Akuntansi.

1.4.

Manfaat Penulisan
Manfaat yang dapat diambil dari karya tulis ini adalah untuk memahami Apa
manfaat penerapan ERP dalam perusahaan.

1.5.

Sistematis Penulisan
Sistematika penulisan karya tulis ini adalah :
BAB I

: Latar belakang, Rumusan Masalah, Tujuan penulisan, Manfaat

penulisan, Sistematika penulisan, dan Metode penulisan.

BAB II

: Landasan Teori, Profil Perusahaan, ERP & SAP, Penerapan ERP

pada PT Garuda Indonesia.

BAB III

: Kesimpulan, Saran

Entreprise Resources Planning (ERP) | Sistem Informasi Akuntansi

BAB II
LANDASAN TEORI
2.1.

Pengertian
ERP (Enterprise Resource Planning) System adalah sistem informasi yang
diperuntukkan bagi perusahaan manufaktur maupun jasa yang berperan
mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan
aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan bersangkutan.
ERP adalah sebuah sitem informasi perusahaan yang dirancang untuk
mengkoordinasikan semua sumber daya, informasi dan aktivitas yang diperlukan
untuk proses bisnis lengkap.
ERP merupakan software yang mengintegrasikan semua departemen dan
fungsi suatu perusahaan kedalam satu sistem komputer yang dapat melayani semua
kebutuhan perusahaan, baik dari departemen penjualan, HRD produksi maupun
keuangan.
ERP sering disebut sebagai Back Office System yang mengindikasikan
bahwa pelanggan dan publik secara umum tidak dilibatkan dalam sistem ini. Berbeda
dengan Front Office System, yang langsung berurusan dengan pelanggan seperti
sistem untuk e-commerce, Customer Relationship Management (CRM),
e-government dan lain-lain. Konsep ERP dapat dijalankan dengan baik jika didukung
dengan aplikasi dan infrastuktur komputer baik hardware maupun software sehingga
pengolahan dapat dilakukan dengan mudah.
ERP berkembang dari Manufacturing Resource Planning (MRP II) dimana
MRP II sendiri adalah hasil evolusi dari Material Requirement Planning (MRP) yang
berkembang sebelumnya. Sistem ERP secara modular biasanya menangani proses
manufaktur, logistik, distribusi, persediaan (inventory), pengapalan, invoice, dan
akuntansi perusahaan. Ini berarti bahwa sistem ini nanti akan membantu mengontrol
aktivitas bisnis seperti penjualan, pengiriman, produksi, manajemen persediaan,
manajemen kualitas, dan manajemen sumber daya manusia.
Sistem ERP dibagi atas beberapa sub-sistem yaitu sistem Financial,
Sistem Distribusi, sistem Manufacture, Sistem Maintenance dan sistem Human
Resource. Industri analisis TI seperti Gartner Group dan AMR Research telah sejak
awal tahun 90-an memantau dan menganalisa paket-paket aplikasi yang tergolong
dalam sistem ERP.
Enterprise Resource Planning atau ERP, tidak dapat diartikan hanya
dengan menerjemahkan dari kepanjangannya saja. Kata planning dan kata resource
bukanlah inti dari ERP, tetapi kata Enterprise merupakan inti sebenarnya dari istilah
ERP, yaitu untuk menyatukan seluruh departemen dan fungsi yang ada pada sebuah
perusahaan ke dalam sebuah sistem komputer terpadu yang dapat mengakomodasi
seluruh kebutuhan spesifik dari departemen yang berbeda. Sistem inilah yang harus
dapat memenuhi semua kebutuhan departemen dan mereduksi pekerjaan pekerjaan
manual yang ada. ERP mengintegrasikan sistem komputer yang tadinya saling
4
berdiri sendiri pada departemen departemen yang ada. Setiap departemen masih

Entreprise Resources Planning (ERP) | Sistem Informasi Akuntansi

memiliki sistem sendiri, tetapi semua sudah terintegrasi satu sama lain, sehingga
dapat memantau suatu permasalahan yang terjadi secara terstruktur.
2.2.
Gambaran ERP adalah sebagai berikut:
Sistem ERP adalah suatu paket perangkat lunak yang didesain untuk
lingkungan pelanggan pengguna server, apakah itu secara tradisional atau
berbasis jaringan.
Sistem ERP memadukan sebagian besar dari proses bisnis.
Sistem ERP memproses sebagian besar transaksi perusahaan.
Sistem ERP menggunakan database perusahaan yang secara tipikal
menyimpan setiap data sekali saja.
Sistem ERP memungkinkan mengakses data secara waktu nyata (real time).
Dalam beberapa hal sistem ERP memungkinkan perpaduan proses transaksi
dan kegiatan perencanaan.
Sistem ERP menunjang sistem multi mata uang dan bahasa, yang
diperlukan oleh perusahaan mutinasional.
Sistem ERP memungkinkan penyesuaian untuk kebutuhan khusus
perusahaan tanpa melakukan pemrograman kembali
Pada umumnya, ERP dibangun sebagai sistem berbasis modul yang menangani
proses manufaktur, logistik, distribusi, inventori, invoice, akuntasi perusahaan dan
lain sebagainya. Dari modul-modul tersebut, maka aktivitas penjualan, pengiriman,
produksi, manajemen persediaan, manajemen kualitas dan sumber daya manusia
dapat dikontrol dengan baik dan informasi yang berhubungan dengan aktivitas
tersebut dapat diperoleh dengan cepat.
2.3.

Modul Modul Dalam Sistem ERP

Sedikitnya ada 3 sumber daya dalam perusahaan yang perlu dikelola secara benar.
Inilah mengapa perangkat lunak ERP kebanyakan mempunyai 3 modul Utama, yaitu
sebagai berikut :
A. Financial
1. FI - Financial Accounting
Digunakan sebagai parameter untuk perhitungan keuntungan, mengukur
kinerja keuangan dengan berbasis pada data transaksi. Modul FI juga
menyediakan data yang dapat digunakan sebagai alat audit dalam laporan
keuangan.
2. CO-Controlling
Fungsi dari modul CO adalah untuk
mendukung empat kegiatan pokok :
Pengendalian investasi.
Pengendalian kegiatan keuangan, memantau dan merencanakan
kegiatan pembayaran sesuai dengan jadwal.
4 Pengendalian kegiatan pembelian, pengadaan dan penggunaan dana
dalam unit-unit kerja.

Entreprise Resources Planning (ERP) | Sistem Informasi Akuntansi

Pengendalian biaya dan keuntungan berdasarkan semua aktifitas

perusahaan.
3. IM - Investment Management
Modul IM berkaitan dengan fungsi modul TR, dengan modul IM lebih
ditujukan untuk analisis investasi jangka panjang dan aset tetap dari
perusahaan untuk membuat keputusan.
4. EC - Enterprise Controlling
Modul EC adalah untuk memberikan akses mengenai :
Kondisi keuangan perusahaan
Hasil dari perencanaan dan pengendalian perusahaan
Pengembangan Investasi
Pemeliharaan aset aset yang dimiliki
Pengembangan SDM perusahaan
Kondisi pasar yang berkaitan dengan pengambilan keputusan
Faktor-faktor struktural dari proses bisnis, seperti struktur produksi,
struktur biaya, neraca dan laporan rugi laba
5. TR Treasury
Modul TR berfungsi untuk mengintegrasikan antara cash management dan
cash forecasting dengan aktifitas logistik dan transaksi keuangan.
B. Distribution dan Manufacturing
1. LE - Logistics Execution
Modul ini fokus pada pengaturan logistik dari pembelian hingga distribusi.
2. SD - Sales Distribution
Modul SD ditekankan pada penggunaan strategi penjualan yang mampu
mengantisipasi perubahan pasar. Prioritas utama dari penggunaan modul
ini adalah untuk membuat struktur data yang mampu merekam,
menganalisis, dan mengontrol aktifitas untuk memberikan kepuasan
kepada pelanggan dan menghasilkan keuntungan yang layak dalam
periode akuntansi yang akan datang.
3. MM - Materials Management
Fungsi utama dari modul MM adalah untuk membantu manajemen dalam
aktifitas sehari-hari dalam tipe bisnis apapun yang memerlukan konsumsi
material, termasuk energi dan pelayanan.
4. PP - Production Planning
Modul PP ini berfungsi dalam merencanakan dan mengendalikan
jalannya material sampai kepada proses pengiriman produk.
5. PM - Plant Maintenance
Modul PM berfungsi untuk mendukung dan mengontrol pemeliharaan
peralatan, mengatur data perawatan, dan mengintegrasikan data komponen
peralatan dengan aktifitas operasional yang sedang berjalan.
6. QM - Quality Management
Modul QM terintegrasi dengan modul PP-PI Production. Salah satu fungsi
4dari modul QM adalah untuk menyediakan master data yang dibutuhkan
berdasarkan rekomendasi dari ISO-9000 series.
7. PS - Project System

Entreprise Resources Planning (ERP) | Sistem Informasi Akuntansi

Modul PS dikonsentrasikan untuk mendukung kegiatan berikut ini:

Perencanaan terhadap waktu dan nilai
Perencanaan detail dengan menggunakan perencanaan cost element
atau unit cost dan menetapkan waktu kritis, pendeskripsian aktifitas
dan penjadwalan.
Koordinasi dari sumber daya melalui otomasi permintaan material,
manajemen dan kapasitas material, serta sumber daya manusia
Pemantauan terhadap material, kapasitas dan dana selama proyek
berjalan
Penutupan proyek dengan analisis hasil dan perbaikan
C. Human Resources
Berfungsi untuk:
Memudahkan melaksanakan manajemen yang efektif dan tepat waktu
terhadap gaji, benefit dan biaya yang berkaitan dengan SDM
perusahaan
Melindungi data personalia dari pihak luar
Membangun sistem perekrutan dan pembangunan SDM yang efisien
melalui manajemen karir
2.4.

Tujuan dan Peranan ERP Dalam Organisasi

Tujuan sistem ERP adalah untuk mengkoordinasikan bisnis organisasi secara
keseluruhan. ERP merupakan software yang ada dalam organisasi/perusahaan untuk:

2.5.

a)

Otomatisasi dan integrasi banyak proses bisnis

b)

Membagi database yang umum dan praktek bisnis melalui enterprise

c)

Menghasilkan informasi yang real-time

d)

Memungkinkan perpaduan proses transaksi dan kegiatan perencanaan

Manfaat Menggunakan ERP

Berikut ini adalah sebagian kecil manfaat dengan diaplikasikannya ERP bagi
perusahaan:
a) Integrasi Data Keuangan
Untuk mengintegrasikan data keuangan sehingga Top Management bisa
melihat dan mengontrol kinerja keuangan perusahaan dengan lebih baik.
b) Standarisasi Proses Operasi
Menstandarkan proses operasi melalui implementasi Best Practice sehingga
terjadi peningkatan produktivitas, penurunan inefisisensi dan peninggkatan
kualitas produk
c) Standarisasi Data dan Informasi

Entreprise Resources Planning (ERP) | Sistem Informasi Akuntansi

Menstandarkan data dan informasi melalui keseragaman pelaporan, terutama

untuk perusahaan besar yang biasnya terdiri dari banyak business unit
dengan jumlah dan jenis bisnis yang berbeda-beda.
2.6.

Implementasi ERP
Berikut ini adalah pedoman yang digunakan pada saat implementasi ERP:
a) ERP adalah bagian dari infrastuktur perusahaan, dan sangat penting untuk
kelangsungan hidup perusahaan. Semua orang dan bagian yang akan
terpengaruh oleh adanya ERP harus terlibat dan memberikan dukungan
terhadap jalannya ERP.
b) ERP ada untuk mendukung fungsi bisnis dan meningkatkan produktivitas,
bukan sebaliknya. Tujuan implementasi ERP adalah untuk meningkatkan
daya saing perusahaan.
c) Pelajari kesuksesan dan kegagalan implementasi ERP, jangan berusaha
membuat sendiri praktek implementasi ERP. Ada metodelogi tertentu untuk
implementasi ERP yang lebih terjamin keberhasilannya.

2.7.

Kelebihan dan Kelemahan ERP

Kelebihan sistem ERP adalah sebagai berikut:
a)

Integrasi antara area fungsional yang berbeda untuk meyakinkan komunikasi,

produktifitas, dan efisiensi yang tepat.

b)

Rancangan Perekayasaan

c)

Pelacakan pemesanan dari penerimaan sampai fulfillment

d)

Mengatur saling ketergantungan dari proses penagihan material yang

kompleks

e)

Pelacakan 3 cara yang bersesuaian antara pemesanan pembelian, penerimaan

inventori, dan pembiayaan

f)

Akuntasi untuk keseluruhan tugas: melacak pemasukan, biaya dan

keuntungan pada level inti.

Keuntungan yang bisa diukur dari penggunaan ERP:

a)

Penurunan inventory

b)

Penurunan tenaga kerja secara total

c)

Peningkatan service level

d)

Peningkatan kontrol keuangan

e)

Penurunan waktu yang di butuhkan untuk mendapatkan informasi

Kelemahan
4 sistem ERP adalah:
a)

Terbatasnya kustomisasi dari perangkat lunak ERP

Entreprise Resources Planning (ERP) | Sistem Informasi Akuntansi

b)

Sistem ERP sangat mahal dan pilihan ERP yang salah bisa menjadi mimpi
buruk.

c)

Perekayasaan kembali proses bisnis untuk menyesuaikan dengan standar

industri yang telah dideskripsikan oleh sistem ERP dapat menyebabkan
hilangnya keuntungan kompetitif

d)

ERP sering terlihat terlalu sulit untuk beradaptasi dengan alur kerja dan
proses bisnis tertentu dalam beberapa organisasi

e)

Sistem dapat terlalu kompleks jika dibandingkan dengan kebutuhan dari

pelanggan

f)

Data dalam sistem ERP berada dalam satu tempat, contohnya: pelanggan,
data keuangan. Hal ini dapat meningkatkan resiko kehilangan informasi
sensitif, jika terdapat pembobolan sistem keamanan.

Entreprise Resources Planning (ERP) | Sistem Informasi Akuntansi

BAB III
PEMBAHASAN
(Kasus dan Pembahasannya)
Perkembangan ERP dalam perkebunan belum maksimal, seperti perkebunan
kelapa sawit dan karet, dan lain lain merupakan penghasil devisa nonmigas terbesar
di tanah air. Tetapi sektor ini belum digarap secara profesional. Hampir 80% industri
perkebunan masih belum memanfaatkan IT, khususnya aplikasi enterprise resource
planning (ERP), untuk mengintegrasikan proses bisnis mereka. Jika perusahaanperusahaan perkebunan di indonesia dapat menerapkan ERP, sehingga proses bisnis
lebih efisien dan keuntungan bisa ditingkatkan tentu saja usaha agro industri akan
bisa lebih berkembang, hasil perkebunan indonesia dapat lebih bersaing di dunia
internasional serta dapat meningkatkan devisa negara.
Penerapan ERP untuk industri perkebunan sesungguhnya tidaklah jauh
berbeda dengan industri-industri yang lain. Seperti halnya industri yang lain, didalam
industri perkebunan juga menerapkan modul Material management, Requisition to
Pay (Purchasing Management), Quote to Cash (Sales management), dan
Accounting.
Terdapat hal menarik dari perusahaan perkebunan di Indonesia yaitu mereka
memiliki jenis usaha yang cukup beragam, baik dikelola dibawah divisi tersendiri
maupun sebagai anak perusahaan, sebagai contoh: Sebuah perusahaan perkebunan
Kelapa sawit PT Astra Agro Lestari tbk., yang bergerak dibidang manajemen bahan
bahan perkebunan seperti: Kelapa sawit, karet, teh, cokelat dan minyak kelapa sawit.
Karena bisnis kelapa sawit sangat menjanjikan, membuat perusahaan ini mencoba
peruntungan untuk lebih fokus dalam pengembangan bisnis kelapa sawit. Ketika
akan menerapkan ERP pada perusahaan perkebunan tersebut tentu saja harus mampu
meliputi seluruh aspek bidang usaha yang ada, dan inilah letak kesulitannya karena
untuk memenuhi hal tersebut akan membutuhkan banyak kustomisasi. Sebaliknya
apabila perusahaan tersebut adalah murni perkebunan, tidaklah terlalu sulit untuk
menerapkan Opensource ERP baik Compiere, Adempiere atau Openbravo pada
perusahaan tersebut. Namun sayangnya perusahaan yang murni perkebunan tersebut
rata-rata skalanya masih perusahaan kecil dan menengah dimana masih dikelola
secara tradisional sehingga kebutuhan akan ERP belum menjadi prioritas.
Beberapa tantangan lain dalam penerapan ERP di perkebunan adalah
Infrastruktur dimana kita tahu umumnya lokasi perkebunan berada di remote area
yaitu jauh4 dari kota sehingga ketersediaan jaringan LAN dan internet hanya bisa
dipenuhi dengan sistem wireless dan VSAT. Sehingga dalam berbagai kesempatan
untuk penggunaan ERP di perkebunan lebih disarankan untuk menggunakan ERP

Entreprise Resources Planning (ERP) | Sistem Informasi Akuntansi

berbasis web, hal ini bisa dipenuhi dengan menggunakan Adempiere atau
Openbravo, dan apabila perusahaan memiliki budget untuk membeli lisensi bisa juga
dipertimbangkan untuk menggunakan Compiere Profesional Edition. Sehingga kita
bisa meletakkan server di kantor pusat (misalnya di jakarta) dan dari lokasi
perkebunan (misal di Sumatera, Kalimantan) cukup menghubungkan komputer ke internet dan membuka aplikasi ERP menggunakan internet browser. Dengan
demikian biaya pemeliharaan dan perawatan server juga dapat di minimalisir.
Disamping infrastruktur, SDM IT untuk perkebunan juga perlu dibina dan
dikembangkan dengan baik, terutama dalam menangani aplikasi ERP, hal ini
mengingat dewasa ini perusahaan perkebunan umumnya masih belum menggunakan
aplikasi terintegrasi seperti ERP. Untuk hal tersebut perlu adanya sosialisasi dan
training aplikasi ERP terhadap karyawan perekebunan sebelum proses implementasi
dilakukan. Training implementasi ERP terhadap SDM ini mutlak diperlukan karena
salah satu faktor penunjang keberhasilan implementasi ERP adalah SDM yang
terlatih. Kebutuhan dalam membangun system informasi ERP antara lain :
1. Perangkat keras; stand alone, client server (2-tiers) dan 3-tiers.
2. Perangkat lunak; system operasi, bahasa pemrograman dan system database.
3. Sumber Daya Manusia; business proses analyst, system analyst, programmer,
tester, system administrator, database administrator, hardware team,
operational team, maintenance team, help desk.
Dengan perangkat lunak yang ada tersebut, maka terbayang bahwa tidak sedikit
sumber daya dan dana yang diperlukan untuk merintis ERP, implementasi dan
perawatan yang dilakukan.
Pada tahun 2003 dilakukan survey terhadap implementasi ERP yang
dilakukan oleh Tech Republic. Hasil dari survey tersebut yaitu :
1. Biaya yang digunakan untuk implementasi ERP.
Hampir 80 % suatu perusahaan mengeluarkan biaya hingga $ 5 juta,
sementara 10 % perusahaan mengeluarkan biaya sebesar $ 5 juta hingga $ 10
juta dan sisanya mengeluarkan dana di atas $ 10 juta.
2. Masalah setelah implementasi ERP
Hasil survey menunjukkan masalah utama setelah implementasi ERP adalah
end-user di dalam mengadopsi system ERP sebagai system baru. Sebanyak 32
% responden mengkawatirkan hal tersebut. Kekawatiran tersebut diikuti
kekawatiran lain yaitu perawatan system sebesar 29 %, 23 % tentang upgrade system pada masa yang akan datang dan 15 % tentang implementasi
yang melebihi anggaran.
3. Lama waktu ketahanan sistem ERP
44 % dari responden yakin bahwa sistem ERP tidak akan bertahan lebih dari 5
tahun. Akan tetapi cukup banyak yang merasa optimis, 34 % menyatakan
bahwa ERP akan bertahan 5 hingga 10 tahun. Bahkan 21 % responden merasa
yakin bahwa ERP akan terus bertahan dalam jangka waktu yang lama.
Berikut ini adalah contoh kasus mengenai Penerapan ERP :
PT. Astra Agro Lestari Tbk
4
Mengelola Kebun Sawit Gaya Mutakhir
Thursday, January 21st, 2010

Entreprise Resources Planning (ERP) | Sistem Informasi Akuntansi

oleh : A. Mohammad BS
Untuk mengelola secara efektif kebun sawit dengan luas ratusan ribu
hektar seperti yang dijalankan PT Astra Agro Lestari tak cukup hanya
memperhatikan masalah sarana produksi ataupun mekanisasi. Manajemen data
secara modern pun menjadi syarat penting keberhasilan. Mengelola dan mengontrol
bisnis kebun sawit yang luasnya mencapai ratusan ribu ha bukan soal mudah.
Apalagi site kebunnya terpencar-pencar. Untuk mengawasi secara fisik saja, sudah
terbayang repotnya.
Begitu pula kaitannya dengan pengelolaan dan pengawasan
data/informasinya. Dalam banyak kasus, tak jarang koordinasi dan pelaporan data ke
kantor pusat terlambat. Contohnya, dokumen yang dikirim dari site berupa hard copy
baru bisa sampai ke kantor pusat sebulan kemudian. Dengan begitu, pengambilan
keputusan yang dilakukan bisa dibilang action terhadap kondisi yang sudah lama
terjadi. Persoalan semacam itu pernah dialami PT Astra Agro Lestari Tbk. (AAL)
beberapa tahun lalu, ketika mekanisme kerja di perusahaan agribisnis Grup Astra ini
masih banyak dilakukan secara manual.
Komunikasi antar-site dan juga ke head office merupakan aktivitas yang
tidak dapat dihindarkan lagi, baik dengan pengiriman dokumen hard copy maupun
komunikasi via elektronik (e-mail), ujar Dedi Kurniadi, Kepala Divisi TI AAL.
Kadang-kadang terjadi misalignment antara kebijakan manajemen dengan pelaku
operasional. Kebijakan itu juga terkadang tidak sampai ke front liner, tambah Dedi.
Sebagai perusahaan agribisnis besar, jangkauan wilayah kerja AAL cukup luas, dari
ujung barat Sumatera (Aceh) sampai ujung timur Sulawesi (Morowali). Perusahaan
ini memiliki 43 site perkebunan kelapa sawit yang terbagi atas beberapa wilayah,
yaitu Andalas 1 (A1) meliputi 3 site dengan luas 12,6 ribu ha, Andalas 2 (A2)
mencakup 10 site seluas 61 ribu ha, Andalas 3 (A3) terdiri dari 3 site seluas 33 ribu
ha, Borneo 1-3 lebih dari 100 ribu ha, dan Sulawesi seluas 185 ribu ha. Ke depan,
AAL menargetkan bisa memiliki luas kebun hingga 500 ribu ha. Dengan kebun luas
yang tersebar seperti itu jelas menghadirkan tantangan tersendiri.
Tanaman sawit merupakan makhluk hidup yang memiliki masa
produktivitas tertentu, dan tidak dapat dipaksakan seperti halnya memproduksi
barang manufaktur/otomotif. Pengelolaan makhluk hidup lebih kompleks dan rumit.
Tergantung pada karakteristiknya seperti usia, topologi tanah, nutrisi, dan
sebagainya. Melihat situasi dan permasalahan seperti itu, pemanfaatan dan
implementasi teknologi informasi (TI) yang dipilih mestilah solusi yang cocok,
sehingga bisa membantu perusahaan meningkatkan performa, yang berujung pada
peningkatan revenue dan net profit. Untuk dapat meningkatkan performa, dengan
kondisi areal AAL yang tersebar di beberapa tempat, diperlukan alur informasi yang
cepat, tepat dan tertib dari kantor afdeling ke kantor besar, dan dari site ke kantor
pusat.
Tersajinya informasi secara cepat, tepat, tertib dan akurat, dapat membantu
manajemen dalam proses pengambilan keputusan untuk terwujudnya continuous
improvement,
4 ujar Dedi. Perlu dijelaskan, istilah site mengacu pada sebuah lokasi
yang menandai legalitas perusahaan yang dikepalai oleh seorang kepala cabang. Satu
site biasanya terdiri dari 15 - 20 afdeling. Satu afdeling terdiri dari 20-25 blok, yang

Entreprise Resources Planning (ERP) | Sistem Informasi Akuntansi

dikomandoi oleh dua-tiga mandor. Satu mandor mengawasi 15-20 orang pemanen
sawit. Bertolak dari pentingnya kehadiran TI yang memadai, walaupun agak
terlambat jika melihat sejarah perusahaan itu yang berdiri sejak 1983 AAL pun mulai
memodernisasi sistem TI secara total pada 2005.
Implementasi teknologi canggih di industri perkebunan yang dilakukan
AAL berfokus pada pengembangan tiga sistem aplikasi. Pertama, Enterprise
Resource Planning (ERP), yang menggunakan solusi khusus perkebunan dari sebuah
vendor asal Eropa. Investasinya mencapai US$ 2 juta, dengan modul mencakup
Finance, Distribution dan Human Resouce Management (HRIS). Menurut Dedi,
sebelumnya masing-masing sistem aplikasi (modul) berdiri sendiri, dan disesuaikan
dengan unit bisnisnya, misalnya HR, Accounting, Tax, dan sebagainya. Ketika itu,
masing-masing sistem aplikasi dari site dikonsolidasikan ke kantor pusat
menggunakan jalur File Transfer Protocol (FTP).
Agar masing-masing bagian lebih mudah melakukan rekonsiliasi, maka
diimplementasikanlah sistem ERP yang terintegrasi dan tersentral di kantor pusat.
Dengan begitu, konsolidasi data tidak diperlukan lagi, karena setiap site melakukan
transaksi yang langsung terkoneksi ke kantor pusat secara real time. Singkatnya,
dengan sistem ERP ini, tracking transaksi di site dapat diperoleh pada hari dan jam
yang sama. Contohnya, ketika ada pengiriman armada CPO ke dermaga dari sebuah
site, saat itu pula di kantor pusat sudah dapat diketahui jumlah (tonase) CPO yang
dikirim, berikut data jam pengiriman, sesuai dengan nomor SJ/DO pengiriman.
Ketika armada tiba di dermaga pun sudah langsung dapat diketahui pada saat itu,
papar Dedi yang membawahkan 24 staf TI.
Aplikasi penting kedua adalah Plantation Management System (PMS).
Aplikasi yang dikembangkan sendiri ini dibutuhkan untuk seluruh proses di site.
Total investasi buat PMS ini sekitar Rp 1,6 miliar. Seperti diketahui, pada umumnya
kualitas CPO menyangkut rendemen dan free fatty acid (FFA). Guna mendapatkan
CPO yang berkualitas diperlukan kontrol (grading) tandan buah segar (TBS) yang
akan diolah. Kualitas TBS dapat dijaga pada saat panen. Nah, dengan sistem PMS,
kualitas TBS dicatat secara harian, sehingga mandor dan asisten dapat mengetahui
kualitas TBS secara harian. Jika ada kualitas yang tidak sesuai dengan standar,
informasi dari PMS dapat dijadikan umpan balik untuk perbaikan di hari selanjutnya.
Karena itu pula, setiap hari mandor/asisten dapat memacu produktivitas karyawan.
Performa setiap karyawan akan terpampang di semacam fitur majalah dinding
(dengan adanya modul Performance-Driven Management System). Dengan
terpampangnya performa harian, setiap karyawan dapat terpacu dengan sendirinya.
Tentunya, menjadi sebuah kebanggaan ketika prestasi bagus kami terpampang, ujar
Dedi.
Aplikasi penting ketiga adalah Geographical Information & Management
System (GIMS), yang juga dikembangkan sendiri oleh tim TI AAL. GIMS ini
merupakan dashboard dalam pengelolaan site. Informasi yang disajikan merupakan
hasil pengolahan data yang dikirim dari site ke kantor pusat setiap hari. Informasi
disajikan sampai level blok, sehingga para manajer site dapat mudah memonitor blok
yang menjadi
4 wilayahnya. GIMS ini masih terus dikembangkan ke arah lini-lini lain
untuk dapat membantu kalangan manajemen yang berkepentingan, Dedi
menerangkan.

Entreprise Resources Planning (ERP) | Sistem Informasi Akuntansi

Begitulah, ketiga sistem aplikasi penting tadi menjadi pilar bagi

berjalannya alur kerja di perkebunan kelapa sawit ini. Gambarannya bisa
dicontohkan sebagai berikut. Misalnya, satu afdeling melakukan panen, per 11
Desember oleh 15 pemanen. Seorang pemanen rata-rata mendapat 1,3 ton. Hasil
panen itu dicatat di kertas oleh mandor, lalu direkap di kantor afdeling. Selanjutnya
diberikan ke kantor besar untuk di-input di aplikasi PMS. Dari PMS setiap hari data
seperti itu dikirim via satelit. Data itu kemudian masuk ke aplikasi GIMS, yang
selanjutnya bisa diakses oleh direktur area, dewan direksi (BoD), dan manajemen
site.
Tentunya, untuk menjalankan sistem aplikasi tersebut pihak AAL telah
membangun infrastrukturnya. Antara lain, server yang ditujukan untuk
mempermudah aliran informasi. Jika sebelumnya lalu lintas data dari satu site ke
kantor pusat dikirim melalui pos berbentuk hard copy, sekarang sudah ada teknologi
elektronik pendukungnya, dengan infrastruktrur satelit/VSAT. Begitu pula ada
infrastruktur server untuk aplikasi back office (ERP).
Infrastruktur lainnya, yakni jaringan Local Area Network (LAN) dan WiFi. Jaringan LAN dipasang di kantor pusat dan seluruh site. Juga, ada jaringan Wide
Area Network yang menghubungkan site dengan kantor pusat, dan Internet. Tak
heran, transaksi berbasis ERP dapat dilakukan secara real time dan tersentralisasi.
Adapun Wi-Fi merupakan nilai tambah, yang berfungsi agar kantor pusat lebih
mudah mengakses aplikasi e-mail Lotus Notes, FTP, dan dan server data dari lantai
dasar sampai lantai lima, hingga sekeliling perkantoran. AAL pun tak lupa dengan
langkah antisipasi. Saat ini kami sedang menyusun skenario Disaster Recovery Plan
dan konfigurasi Disaster Recovery Centre sebagai antisipasi agar bisnis dapat tetap
berlangsung jika terjadi bencana. Paling tidak, data transaksi masih dapat
terselamatkan, Dedi mengungkapkan.
Di luar itu, guna meningkatkan pelayanan kepada user dan unit bisnis,
AAL telah pula membentuk IT Service Desk yang membantu karyawan jika ada
masalah terkait dengan TI. Selain itu, program pelatihan rutin diberikan kepada
karyawan untuk mendukung pekerjaan mereka. Dalam praktik di AAL, satu site
biasanya dilengkapi satu server PMS dan empat PC untuk kebutuhan entri.
Sementara itu, di kantor pusat disediakan satu server PMS, dua server ERP, 20 unit
terminal server lainnya, dan 20 terminal klien. Bagaimana dampak bisnis dari
segenap inisiatif di bidang TI ini? Diklaim Dedi, dalam beberapa tahun terakhir AAL
memperlihatkan pertumbuhan kinerja yang signifikan. Misalnya, produksi CPO naik
hampir 19 kali lipat. Tahun 1992 produksinya hanya 49 ribu ton, meningkat drastis
jadi 921 ribu ton pada 2007 dan 982 ribu ton tahun berikutnya.
Adapun revenue dalam 15 tahun terakhir mengalami kenaikan hampir 124
kali lipat. Jika pada 1992, revenue AAL hanya Rp 48 miliar, meningkat drastis
menjadi Rp 5,96 triliun pada 2007, dan menjadi Rp 8,16 triliun pada 2008. Di
samping itu, net profit yang pada 2007 sebesar Rp 1,97 triliun menjadi Rp 2,6 triliun
pada 2008. Tak hanya itu, Revolusi sistem TI yang dilakukan manajemen AAL juga
dirasakan manfaatnya oleh kalangan internal. Hal itu diakui Dony Yoga, Kepala
Operasional
4 Site Area Andalas 2 AAL.
Menurut Dony, sebelumnya data operasional masih terkotak-kotak di
bagian masing-masing, sehingga belum menjadi sebuah informasi yang holistik.

Entreprise Resources Planning (ERP) | Sistem Informasi Akuntansi

Tentu saja, hal itu menyulitkan dalam proses pengambilan keputusan karena
informasinya masih berupa pulau-pulau (island). Sekarang sudah sangat berubah,
baik dalam hal data maupun informasi. Juga, sistem komunikasi antara personel site
dan head office jauh lebih baik, kata Dony. Yang terpenting, menurut Dony, dengan
adanya analisis data operasional yang lengkap ia dapat melakukan positioning
kinerja, karena bisa melihat performa perkebunan dalam satu grup AAL. Dengan
begitu, ia punya pegangan untuk selalu meningkatkan performa menjadi yang
terbaik. Saya berharap, ke depan, sistem TI yang terintegrasi harus dibuat lebih
presisi dan lebih detail lagi dalam menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh
bagian operasional, katanya berharap.
Saldin Rusmajadin dari Divisi Internal Auditor AAL juga merasakan
manfaat dari perombakan sistem TI di perusahaannya. Terutama membantu proses
auditing di AAL, serta proses tracking data yang lebih cepat, akurat dan transparan.
Ke depan, yang perlu lebih diperbaiki adalah meningkatkan kemampuan hardware
dan software sesuai dengan kebutuhan. Misalnya, meningkatkan bandwidth sesuai
dengan peningkatan transaksi, Saldin menyarankan.

Entreprise Resources Planning (ERP) | Sistem Informasi Akuntansi

BAB IV
KESIMPULAN
Dari pembahasan diatas dapat diketahui seberapa banyak manfaat yang
diperoleh jika perusahaan itu menggunakan sistem ERP. Proses implementasi ERP
tidak hanya berhenti sampai selesainya instalasi software komputer, tetapi harus
dilanjutkan dengan optimasi proses secara terus-menerus agar mencapai tujuan
perusahaan seperti: pertumbuhan (growth), ketangkasan (agility), dan kemampuan
menciptakan keuntungan (profitability). Semua ini akan tergantung pada
efektivitas dari manajemen sistem, karena kekuatan dari suatu sistem sangat
tergantung pada manajemen dari sistem tersebut dan kualifikasi sumber daya
manusia yang menempati posisi manajemen.
Selain itu penerapan ERP harus melihat kebutuhan perusahaan berkaitan
dengan internal bisnis proses dari organisasi yang akan menggunakan sistem
tersebut. Sehingga dengan internal bisnis proses yang sudah dipahami dengan
baik, maka kita akan bisa membangun sebuah sistem yang akan sesuai dengan
yang kita inginkan maupun yang kita butuhkan. Karena kebanyakan dari sistem
yang ada bisa mengalami kustomisasi. Karena begitu perusahaan yang akan
membangun sistem dan kemudian menghadirkan sistem tersebut, belum tentu
sistem tersebut dapat langsung sesuai dengan apa yang dibutuhkan dalam
organisasi/perusahaan tersebut. Setelah sistem terebut disesuaikan dengan
kebutuhan maka barulah sistem tersebut bisa digunakan.

Entreprise Resources Planning (ERP) | Sistem Informasi Akuntansi

DAFTAR PUSTAKA

Endonesia.com (2009) ERP dan SCM [Online]. Available at:

http://www.endonesia.com/mod.php?mod=katalog&op=viewlink&cid=85
[Accessed: 30 Mei 2009].
Heryanto, D. 2009. ERP dan Penerapannya [Online] Available at:
http://community.gunadarma.ac.id/blog/view/id_1092/title_erp-danpenerapannya/ [Accessed: 31 Mei 2009].
IBM (n.d) IBM Membantu Implementasi ERP di Belfoods [Online]. Available at:
http://www-07.ibm.com/shared_downloads/express/belfood.pdf [Accessed: 30
Mei 2009].
IFS (n.d) IFS Indonesia [Online]. Available at:
http://www.ifsworld.com/id/news_events/our_customers/default.asp# [Accessed:
31 Mei 2009].
INTACS (2008) Faktor-Faktor Kesuksesan Implementasi ERP [Online] Available
at: http://intacsindo.com/art-2.html [Accessed: 31 Mei 2009].
Lutchen, Mark D. 2004. Managing IT as a Business. John Wiley & Sons, Inc.
Mabert, VA., Soni A., Venkataramanan MA. 2000. Enterprise Resources Planning
Survey of US Manufacturing Firm. Productin and Inventory Managment Journal
2000, Vol 41 No.2 pp 52-58.
Riswanto & Sukriana, Y. (2008) Menimbang Urgensi Implementasi ERP [Online].
Available at: http://www.ubb.ac.id/menulengkap.php?judul=Menimbang
%20Urgensi%20Implementasi%20ERP&&nomorurut_artikel=108 [Accessed: 30
Mei 2009].
Setyawan, Wibisono. September 2005. Enterprise Resource Planning (ERP)
Solusi Sistem Informasi Terintegrasi, Jurnal Teknologi Informasi DINAMIK
Volume X, No.3. Halaman 150-159.

4 Falahah. 2007. Enterpise Resource Planning: Menyelaraskan Teknologi

Wawan,
Informasi dengan Strategi Bisnis. Bandung: Informatika.

Entreprise Resources Planning (ERP) | Sistem Informasi Akuntansi

Website :
http://scholargoogle.com
http://books.google.co.id/
http://scribd.com

Entreprise Resources Planning (ERP) | Sistem Informasi Akuntansi