TSM

Joe Peppard and John Ward

THE STRATEGIC MANAGEMENT

OF INFORMATION SYSTEMS
Building A Digital Strategy

Chapter 9:
Justifying & Managing Information System and
Technology Investment

Oleh: Tim Dosen @ Trisakti School of Management

@TSM
Justifying & Managing Information System and Technology
Investment

Dalam rangka mempertimbangkan isu utama yang berkaitan dengan pengambilan

keputusan serta menggunakan berbagai pendekatan untuk mengukur nilai bisnis,
diharapkan untuk melakukan:
Justifikasi investasi dalam aplikasi bisnis dan teknologi terkait;
Mengelola investasi dan resiko terkait berdasarkan karakteristik dari aplikasi, teknologi
dan proyek yang dicakup;
Menetapkan prioritas dan mengelola portofolio investasi

2
@TSM Justifying & Managing Information System and Technology
Investment
Pada tabel 9.1 di tingkat tertinggi, perbedaan dalam kepuasan manajemen dengan praktik
manajemen investasi menunjukkan mengapa ada yang jauh lebih berhasil daripada yang
lain. Hal ini juga menunjukkan:
a) Sebagian besar organisasi tidak puas dalam praktik manajemen investasi, dan
b) Bahwa evaluasi dan review investasi yang diimplementasikan merupakan faktor yang
paling banyak membedakan kedua kelompok tersebut.

3
@TSM
Investment and Priority Setting Policies

Kesalahan saat ini yaitu banyak investasi IS/IT lebih seperti usaha bisnis baru atau
inisiatif bisnis
Dimana aspek finansialnya hanya dapat ditebak
Teknologinya digabung hanya dalam satu komponen.

Seharusnya praktik dan prinsip harus bisa mengatur keputusan antara go / no go

Hal ini dilakukan dalam rangka investasi tersendiri dan penentuan prioritas dari beberapa
proyek yang bersaing dalam mendapatkan dana maupun sumber daya.

4
@TSM
Justifying and Evaluating IS/IT investments

Ada lebih dari 90% kasus bisnis organisasi besar diharuskan menjustifikasi pendanaan
investasi IS/IT
59% untuk penilaian investasi secara formal
Hasilnya, mereka menyatakan jauh dari puas dengan teknik dan proses untuk menilai
investasi IS/IT

Meskipun lebih dari 90% tingkat kepuasan dan efektivitas ketika menjustifikasi
pendanaan investasi IS/IT-nya rendah, namun:
60% merasa penting untuk memperoleh persetujuan pendanaan
40% merasa puas dalam mengidentifikasi manfaat yang sesuai,

5
@TSM
Justifying and Evaluating IS/IT investments

Penilaian Keuangan dari Investasi IS/IT

Tujuan dari setiap kasus bisnis harus mengekspresikan sebanyak mungkin manfaat dalam hal
keuangan, sedangkan fokus eksklusif pada setiap manfaat dapat menghasilkan sejumlah
masalah, misalnya:

a) Kurangnya inovasi menggunakan IT karena manfaat2 finansial dari inovasi

cenderung kurang pasti
b) Hanya cukup menyatakan manfaat2 finansial yang tersedia untuk mengimbangi
perkiraan biaya teknologi
c) Memahami biaya organisasi dalam hal implementasi, seperti proses redesign,
pelatihan dan perubahan struktur dan peranan
d) Perhitungan2 kreatif atas manfaat2 finansial berdasarkan bukti yang tidak
memadai

6
@TSM
Justifying and Evaluating IS/IT investments

Meskipun terdapat banyak keterbatasan, berikut beberapa cara alternatif dalam

menghitung nilai ekonomi dari investasi, diantaranya dengan menggunakan:
a) Payback
b) Accounting return on investment
c) Discounted payback
d) Internal rate of return
e) Net present value
f) Profitability index

7
@TSM
Justifying and Evaluating IS/IT investments

Diakui banyak organisasi bahwa mengidentifikasi dan mengkuantifikasi manfaat2 adalah

sebuah tugas yang sulit. Namun berikut adalah faktor2 yang membedakan organisasi yang
lebih sukses dibanding organisasi yang kurang sukses (tabel 9.2)

8
@TSM
Justifying and Evaluating IS/IT investments
Classifying IS/IT Investments in Terms of How they Can be Justified
Ada berbagai jenis investasi IS/IT dan jenis2 tsb tidak dapat dijustifikasi dengan cara
yang sama. Beberapa pendekatan lain untuk klasifikasi dapat membantu manajemen
dalam pengambilan keputusan. Fokusnya pada jenis2 manfaat terkait peran IS/IT dalam
bisnis.
Ketiga jenis aplikasi utama tersebut adalah:
1. Substitutive; Teknologi menggantikan orang, dengan ekonomi menjadi motor
penggerak utama untuk meningkatkan efisiensi. Ini sangat mirip dengan kebanyakan
dukungan dan beberapa aplikasi operasional utama.
2. Complementary; Meningkatkan kinerja organisasi, produktivitas dan efektivitas
karyawan dengan memungkinkan pekerjaan dilakukan dengan cara2 baru,
sekaligus sebagai kunci operasional dan beberapa aplikasi strategis.
3. Innovative; Mencapai sebuah keunggulan kompetitif dengan mengubah praktik
perdagangan dan hubungan bisnis, menciptakan pasar baru dan lain-lain, seperti
banyak aplikasi2 strategis lainnya
9
@TSM
Justifying and Evaluating IS/IT investments

Kita juga harus mempertimbangkan dan mendefinisikan lima teknik dasar untuk
mengevaluasi manfaat2:
1. Traditional cost-benefit analysis, Memungkinkan meningkatkan efisiensi dalam
proses organisasi dan tugas2 individu
2. Value linking, Memperkirakan peningkatan kinerja bisnis, tidak hanya penghematan
yang dilakukan, mulai dari memperbaiki keterkaitan antara proses2 atau aktivitas2
3. Value acceleration, Mempertimbangkan waktu ketergantungan dari manfaat dan
biaya di bidang lain dalam penyempurnaan sistem organisasi
4. Value restructuring, Mempertimbangkan peningkatan produktivitas hasil dari proses
dan perubahan organisasi serta perubahan peran pekerjaan
5. Innovation evaluation, Upaya untuk mengestimasi nilai dari model bisnis baru atau
praktik bisnis baru hasil pengaruh dari IS/IT

10
@TSM
Justifying and Evaluating IS/IT investments

Menurut Ross dan Beath, ada empat jenis investasi IS/IT yang memberikan berbagai
jenis manfaat:
1. Renewal, Untuk mengganti infrastruktur atau aplikasi yang usang dalam rangka
mengurangi biaya atau mengatasi keusangan, dimana harus memberikan
keuntungan finansial yang jelas atau meniadakan risiko bisnis yang spesifik.
2. Process improvement, Investasi 'berisiko rendah' adalah untuk memperbaiki kinerja
proses yang ada, harus mempertimbangkan hasil yang 'dapat dibuktikan' untuk
mengubah bagaimana proses dilakukan
3. Transformation, Investasi untuk mendukung model bisnis baru, dilengkapi
perubahan signifikan dalam organisasi dan investasi IS/IT tidak dapat
dipertimbangkan dalam isolasi dari perubahan lainnya.
4. Experiments, Investasi dalam mempelajari tentang peluang berbasis IS/IT baru atau
model bisnis baru yang potensial

11
@TSM
Justifying and Evaluating IS/IT investments

Perspektif yang sedikit lebih seimbang diberikan oleh Weill dan Aral, dimana mereka
yang mempertimbangkan jenis 'aset' yang diciptakan sebagai hasil investasi IS/IT dan
berbagai jenis manfaat2 yang dapat mereka berikan.
Mereka menyarankan empat jenis:
1. Transactional IT assets, Biasanya digunakan untuk memotong biaya proses atau
memungkinkan menaikan volume sehingga biaya transaksi unit lebih rendah
2. Informational IT assets, Terutama digunakan untuk memberikan informasi,
komunikasi serta kemampuan analitis kepada manajer
3. Strategic IT assets, Memungkinkan keuntungan diperoleh dengan mendukung
masuk ke pasar baru atau menciptakan produk, layanan dan proses baru
4. Infrastructures IT assets digunakan oleh banyak aplikasi, dapat menyebabkan
pengurangan biaya melalui konsolidasi (penggabungan).

12
@TSM
Justifying Business Applications

Organisasi memerlukan kasus bisnis

Berharap kasus bisnis tsb dieksekusi secara finansial
Kemudian akan ditinjau dan dinilai investasinya pada poin-poin kunci dalam life cycle.
Ketika penafsiran dinyatakan dalam finansial, biasanya keuntungan selalu sulit
diterjemahkan dalam uang (intangible).

Gambar 9.1 menyoroti beberapa poin penting

yang harus dipertimbangkan dalam justifikasi
aplikasi di setiap segmen.

14
@TSM
Justifying Business Applications

Support
Tujuan utama investasi aplikasi pendukung adalah meningkatkan efisiensi, yang
memungkinkan untuk mengukur dan mengubahnya menjadi suatu uraian keuangan.
Pada segmen ini, masuk akal jika mengharapkan potensi keuntungan untuk diestimasi
sebelum sumber daya dan biaya yang dikeluarkan dalam rangka mengidentifikasi solusi
paling ekonomis dalam manfaat2 yang bisa dicapai.
Key Operational
Bisnis mungkin mengalami kerugian serius jika aplikasi operasional utama gagal atau
menjadi tidak memadai dalam hal mencocokkan kebutuhan bisnis saat mereka berevolusi.
Perlu mencapai solusi terpadu yang lebih mudah disesuaikan, yang tidak hanya memenuhi
kebutuhan saat ini secara lebih efektif, namun juga memudahkan aplikasi strategis
kedepannya untuk dikembangkan. Biasanya, hal ini akan meningkatkan biaya dan
membuat keseluruhan manfaat menjadi sulit untuk diungkapkan secara finansial.

15
@TSM
Justifying Business Applications

Strategic
Strategi yang paling tepat adalah perencanaan terpusat, dimana peluang dan ancaman
IS/IT dijustifikasi bersamaan dengan masalah2 dan strategi bisnis.
Anggaran untuk investasi dan pengendalian keuangan dari pengeluaran aktual mungkin
harus berada pada kelompok pengendali, bukan barisan manajer atau IS/IT-nya, untuk
memastikan bahwa kemajuan dan sumber dipusatkan secara terpusat dan terencana.
High Potential
Inti dari investasi high potential adalah bahwa manfaatnya tidak diketahui dan tujuannya
adalah untuk mengidentifikasi kemungkinan manfaat2 dan bagaimana hal itu dapat
dicapai.
Tidak ada investasi yang harus tinggal di segmen ini terlalu lama atau menghabiskan
terlalu banyak uang untuk membelanjakannya. Ketika alokasi awal habis, jumlah lebih
lanjut harus justifikasi berdasarkan bukti manfaat2 yang memungkinkan, bukan pada
harapan yang samar akan kesuksesan.

16
@TSM
Justifying Infrastructure Investments

Tujuan utama investasi teknologi infrastruktur adalah agar aplikasi bisnis dapat berjalan
dengan sukses dan menciptakan kemampuan yang sesuai untuk penggunaan2 umum
untuk alat2 IT dalam jangka pendek dan menengah, serta untuk mengantisipasi, sejauh
mungkin, jangka waktu yang lebih jauh namun tidak pasti akan kebutuhan bisnis dan
organisasi.
Linking the IT Infrastructure with the Business Strategy
Sebagai tanggapan pada pengendali bisnis yang mempengaruhi kebutuhan investasi
infrastruktur, seperti cost-effectiveness, agility, remote working, globalization and
employee productivity, biasanya akan ada sejumlah tujuan spesifik IT yang harus
dipenuhi, misalnya:
Menyediakan integrasi dan konsistensi yang cukup untuk meminimalkan biaya,
memberikan ketahanan dan memungkinkan konektivitas internal dan eksternal
Mampu mengakomodasi perubahan besar seperti merger, akuisisi dan divestasi
tanpa biaya dan risiko bisnis yang berlebihan

17
@TSM
Justifying Infrastructure Investments

Memfasilitasi produktivitas pengguna melalui pembuktian akses desktop dan

remote ke berbagai aplikasi perangkat lunak dan sumber informasi, serta
kapasitas dan bandwidth yang memadai untuk penggunaan efektifnya.
Mengurangi kompleksitas dan non standardisasi ketika memastikan responsivitas
terhadap perubahan dan pengembangan organisasi, serta memungkinkan
mobilitas staf
Lebih kompatibel dengan organisasi lain di industrinya agar dapat memanfaatkan
inovasi dan pengembangan IS/IT dalam industri tersebut, serta mampu
berkomunikasi dengan pemasok dan pelanggan.

18
@TSM Linking the IT Infrastructure with the Business Strategy

Dua masalah berbeda yang terus berlanjut dari pengelolaan infrastruktur IT, dimana
menciptakan sejumlah kesulitan dalam justfikasi investasi infrastruktur, yaitu:
Harus dikembangkan sebagai dasar di masa depan, penggunaan aplikasi yang tidak
pasti, serta bukan hanya sesuai dengan fungsionalitas bisnis saat ini saja
Sulit untuk menentukan nilai yang didapat dari infrastruktur IT

19
@TSM
Building the Infrastructure Business Case

Infrastruktur berkontribusi terhadap penyampaian manfaat bisnis dengan berbagai cara

dan justifikasi pengeluaran, seperti pengadaan barang, lisensi perangkat lunak,
pembelian/kapasitas jaringan, dan perangkat keras yang didapat dari pemasok.
Hal tersebut perlu dipresentasikan berdasarkan kontribusinya
1. Untuk mengurangi biaya operasional bisnis dan IT yang dijalankan dan mendukung
aplikasi yang ada dengan menggunakan teknologi hemat biaya. Hal itu bisa
dimigrasikan ke teknologi lain yang ada, pilihannya adalah:
Membangun kembali atau membeli aplikasi dengan versi yang lebih baru
Mengidentifikasi fungsionalitas inti dari aplikasi serta membeli atau
mengembangkan aplikasi pengganti untuk memenuhi kebutuhan

20
@TSM
Building the Infrastructure Business Case

2. Untuk mengaktifkan atau bahkan menciptakan pertumbuhan pada volume bisnis.

Dengan meningkatkan transaksi, baik internal maupun eksternal. Namun, pertumbuhan
volume transaksi mungkin karena perubahan praktik bisnis dibanding peningkatan
volume bisnis yang sebenarnya.
Dari segi manfaat, terdapat tiga jenis uraian berbeda dalam peningkatan kapasitas:
Untuk menghadapi peningkatan aktivitas bisnis, sehingga pendapatan meningkat
Untuk mengakomodasi perubahan jenis transaksi yang berubah, harus diimbangi
dengan penghematan di tempat lain. Meningkatnya penggunaan elektronik
dibanding transaksi kertas harus menghasilkan penghematan biaya
Karena meningkatnya penggunaan kapasitas yang murni aktivitas internal.

21
@TSM
Building the Infrastructure Business Case

3. Aplikasi2 baru atau yang direncanakan

Beberapa biaya infrastruktur dapat dijustifikasi sebagian berdasarkan pada manfaat yang
diberikan oleh aplikasi yang akan menggunakannya

4. New working practices

Praktik ini biasanya merupakan perubahan yang disengaja, namun terkadang muncul atau
perubahan informal untuk memperbaiki praktik yang kemudian diperluas dan dibangun

Misalnya, menggunakan layanan pesan dan media sosial agar staf penjualan dan layanan
selalu mengetahui masalah atau bahkan berita yang mempengaruhi perusahaan, sehingga
informasi membantu staf saat berbicara dengan pelanggan.

5. To create a new business capability

Hal penting untuk strategi bisnis masa depan bisa saja strategis yang eksplisit atau inisiatif

22
@TSM
Building the Infrastructure Business Case

23
@TSM
Assessing and Managing Investment Risks

Sebagai bagian dari penilaian kelayakan investasi, penting untuk menilai potensi
risiko:
Risiko gagal menghasilkan apa pun dan, yang lebih umum: gagal memberikan beberapa
atau semua manfaatnya.
Survei menunjukan hingga 70% proyek IS/IT termasuk gagal, hal ini disebabkan oleh
penilaian atau pengelolaan risiko yang tidak memadai.

Dari sebuah perspektif manajemen bisnis atau investasi, risikonya dapat dijustifikasi
dalam tiga tujuan utama, yaitu:
1. Technical risks
Hal ini terkait dengan pemilihan teknologi dan pemasok serta kemampuan mereka untuk
menyajikan fungsionalitas, ketahanan dan kinerja yang dibutuhkan. Apakah organisasi
memiliki pengetahuan internal, keterampilan dan infrastruktur yang dibutuhkan, dan
mempertimbangkan penggunaan proses yang paling tepat untuk menerapkan teknologi

24
@TSM
Assessing and Managing Investment Risks

2. Financial risks
Perhatian terhadap perkiraan biaya dan kepercayaan terhadap keuntungan finansial.
Risiko tersebut dapat diperkirakan dengan melakukan pemeriksaan sensitivitas terhadap
kasus keuangan, dengan asumsi biaya yang lebih tinggi dan manfaat yang dikurangi
atau tertunda.
3. Business change and organizational risks
Termasuk kemampuan dari organisasi, dan dalam beberapa kasus, para pemangku
kepentingan eksternal memungkinkan melakukan perubahan bisnis yang penting untuk
mewujudkan masing-masing manfaatnya.
'Analisis kemampuan' ditambah penilaian terperinci tentang perspektif dan kekhawatiran
pemangku kepentingan adalah cara paling efektif untuk mengambil tindakan untuk
mengurangi risiko organisasi, mengurangi dampaknya atau menyesuaikan cakupan
proyek untuk menghindari resiko.

25
@TSM
Assessing and Managing Investment Risks

Arsiran pada Gambar

9.3 menunjukkan
bagaimana masing2
digunakan untuk
menunjukkan risiko
yang diketahui dan
memerlukan tindakan
(biru gelap),

sedangkan risiko
potensial yang harus
dipantau (biru muda),

serta aspek2 yang

tampaknya tidak
berisiko dalam proyek
ini (biru terang)
26
@TSM Variations in Risk Patterns for Different Types of Application
Investments

27
@TSM
Managing the Portfolio of Investments

Mayoritas investasi IS/IT dikelola sebagai proyek sehingga manajemen portofolio IS/IT
memiliki banyak karakteristik pada Project Portfolio Management (PPM).
PPM telah lama dikenal sebagai komponen integral perencanaan strategis IS. Pendekatan
PPM memiliki aspek yang sama dengan manajemen portofolio keuangan, seperti
menyeimbangkan risiko dan reward, serta pengaturan prioritas, tantangan utamanya
termasuk:

Kendala pada sumber daya tertentu

Kesulitan dan biaya dari penghentian proyek yang sedang berlangsung dengan alasan
'eskalasi komitmen

Jenis proyek yang beragam, baik aplikasi maupun infrastruktur serta saling
ketergantungannya

Kesulitan mengidentifikasi dan menilai banyak manfaat2, kemudian secara akurat

menghubungkan biaya dan manfaat pada investasi2 tertentu.

28
@TSM
Managing the Portfolio of Investments

29
@TSM
Setting Priorities amongst IS/IT Investments

Terdapat banyak varian pendekatan portofolio untuk menilai prioritas di seluruh

investasi, namun hampir semua berdasarkan pada apa yang dapat dilakukan oleh
organisasi dan risikonya versus reward atas investasi dan potensi investasi saat ini.
Ada tiga faktor yang perlu disertakan dalam penilaian prioritas:
1. What is most important to do, Berdasarkan manfaat yang teridentifikasi
2. What is capable of being done, Berdasarkan sumber daya yang tersedia
3. What is likely to succeed, Berdasarkan risiko dari kegagalan masing-masing
investasi

30
 Organizational IS/IT Portfolio and Investment Management
@TSM Maturities

A Maturity Model of Portfolio Management

Jeffrey dan Leliveld mengidentifikasi empat tingkat kematangan manajemen portofolio IT
dalam organisasi, yaitu:
1. Level 0 Ad hoc
Keputusan dibuat terkait investasi2 mandiri yang tanpa koordinasi
2. Level 1 Defined
Pandangan investasi yang terkonsolidasi serta evaluasi proyek secara konsisten dan
memprioritaskan proses, seringkali dimungkinkan melalui Project Management Office
3. Level 2 Managed
Investasi IT secara mandiri terkait dengan strategi bisnis dalam justifikasi dan total belanja IT
yang ditinjau sehubungan dengan kontribusi yang diharapkan
4. Level 3 Synchronized
Portofolio yang sejalan dengan strategi bisnis, dengan metrik untuk menilai kinerja dan rasio
reward/risiko yang secara terus-menerus dinilai untuk memprioritaskan proyek dan
menyingkirkan inisiatif yang berkinerja buruk.

31
@TSM
A Maturity Model of Portfolio Management

Selain praktik2 terbaik dalam mengelola proyek, beberapa hal yang penting antara lain:

Sebuah pendefinisian strategi IS/IT atau digital serta rencana jangka menengah yang
berasal dari dan selaras dengan strategi bisnis
Struktur dan proses tata kelola perusahaan yang matang, serta melibatkan eksekutif dan
manajer bisnis senior yang melakukan pertemuan setiap tiga bulan
Proses approval stage-gate serta kasus bisnis yang ketat digunakan untuk menilai dan
mengevaluasi semua jenis investasi IS/IT, mulai dari konsep proyek sampai pasca
pelaksanaan
Akuntabilitas manajer bisnis untuk mengidentifikasi manfaat2, termasuk tanggung jawab
untuk change management
Akurat, pelaporan berkala tentang kemajuan dan perubahan proyek yang mempengaruhi
hasil yang diharapkan, dengan menggunakan indikator yang terkemuka, bukan metrik
yang kuno dalam menilai kinerja

32
@TSM
A Maturity Model of Investment Management

The resulting model has four levels of investment practice maturity and the related
success level:
Level 1 Unsuccessful
In these organizations, the majority of projects fail to achieve time, cost, quality and
benefit targets. As the result, there is little management confidence that IS/IT
investments will improve business performance. To improve performance at this level,
organizations should:
Ensure they can deliver most project to time, cost and quality targets
Mandate and police the use of project management and other methodologies
Review how successfully they achieve the TCQ estimates
Improve the approach to costing to include more of the actual costs that will be
incurred, not just direct expenses

33
@TSM
A Maturity Model of Investment Management

Level 2 Moderately Successful

At this maturity level, the majority of IS/IT investments fail to deliver the expected benefits,
even though they are normally delivered close to time, cost and quality targets. As a
consequences, management are comfortable that IS/IT projects are well managed, but will
not risk making the business changes needed to deliver the benefits available. To improve
performance, these organizations should:
Develop a comprehensive portfolio management approach that takes into account
both demand and supply side factors when selecting which investments to approve
Develop more rigorous business cases, which are realistic in terms of deliverable
benefits
Change how IT and the business work together, involving the business managers
more in prioritization and identifying the benefits and costs in the business cases
Extend the review process to include the benefits and changes

34
@TSM
A Maturity Model of Investment Management

Level 3 Successful
Many projects deliver the expected benefits but there are inconsistent levels of success
across the investment portfolio. This is mainly due to inadequate approaches to
implementation management in some projects, leading to failure to achieve the benefits in
the business case. To further improve performance, organizations should:
Develop process and organizational change plans that are integrated with the
technology delivery plan
Extend the range of benefit types that are included in the business cases, to increase
the business commitment to achieving investment success
Develop benefit delivery plans with accountability for each benefit assigned to
individual business managers
Increase the scope of the review process to consider not only benefits realized, but
also the changes that were required to achieve them
Have an effective process that ensures lessons from all completed projects are passed
on to future projects

35
@TSM
A Maturity Model of Investment Management

Level 4 Highly Successful

At the highest level of maturity, the majority of projects deliver the expected benefits.
Achieving ongoing success in terms of both benefits realized and management
satisfaction implies not only delivering to the business cases of the selected projects, but
also responding objectively to all types of management demand for new investments. To
sustain this level of performance, comprehensive practices, strong working relationships,
collective, consistent decision making and the ability to learn previous investments are
essential to ensuring business value drives the investment programme.

36
@TSM
Four levels of organizational IT investment success

37
The end