PROGRAM STUDI

SISTEM INFORMASI MATA KULIAH

TATA KELOLA DAN MANAJEMEN
TEKNOLOGI INFORMASI

IT-ENABLED VALUE
-BUSINESS CASE-

YUPIE KUSUMAWATI,SE,M.Kom
2021
 PROGRAM STUDI MATA KULIAH
SISTEM INFORMASI TATA KELOLA DAN MANAJEMEN
TEKNOLOGI INFORMASI

Capaian Pembelajaran

Mahasiswa dapat menjelaskan business case

dengan framework Val IT

Kemampuan Akhir yang Diharapkan

1. Mahasiswa dapat

2. Mahasiswa dapat
 PROGRAM STUDI MATA KULIAH
SISTEM INFORMASI TATA KELOLA DAN MANAJEMEN
TEKNOLOGI INFORMASI
Komponen penting dari tata kelola TI adalah memastikan bahwa nilai atau value
direalisasikan melalui investasi TI.
Tata kelola TI dalam praktiknya memastikan bahwa investasi TI memberikan
manfaat yang dijanjikan terhadap strategi yang dirumuskan.
Sehingga perlu pengoptimalan sumber daya sepanjang siklus hidup ekonomi —
termasuk investasi awal dan layanan TI yang dihasilkan serta aset TI lainnya
Mengingat bahwa investasi di bidang IT berkembang sangat pesat maka harus
dapat memberikan manfaat yang optimal bagi perusahaan.
Karena investasi di bidang IT manfaat nya tidak bisa dirasakan secara
langsung atau secara jelas maka sering menimbulkan terjadinya
kekhawatiran, fenomena ini disebut “IT black hole” yang diartikan dengan
banyaknya dana yang masuk untuk investasi IT tetapi manfaat tidak tampak
dari luar.
Sehingga pengukuran nilai investasi IT dan mendapatkan nilai menjadi
domain dari Tata Kelola TI.
Pengukuran dan pengelolaan nilai IT harus dapat menjawab pertanyaan seperti
berikut ini :
1. Jika perusahaan mengeluarkan sejumlah uang untuk IT, apa yang akan
didapatkan ?
2. Bagaimana IT perusahaan jika dibandingkan dengan IT perusahaan competitor ?
3. Apakah perusahaan akan mendapatkan apa yang sudah dijanjikan oleh IT ? Misal
apakah proses bisnis menjadi lebih efektif dan efisien, apakah omser perusahana
meningkat dll.
4. Bagaimana perusahaan belajar dari kinerja masa lalu untuk mengoptimalkan
kinerja organisasi ?
5. Apakah strategi TI sejalan dengan strategi bisnis perusahaan ?
Perbedaan Project, Program
Selama ini perusahaan sering memiliki perbedaan persepsi antara project IT, program, dan
portfolio seperti yang ditunjukkan pada gambar pada slide sebelumnya.

• Project merupakan sekumpulan aktivitas terstruktur yang berkaitan dengan penyampaian

kemampuan teknis berdasarkan jadwal yang disepakati.
• Project juga merupakan suatu aktivitas mendeliver aplikasi IT seperti aplikasi CRM atau
website yang baru yang diperlukan tetapi tidak mampu memberikanvalue bisnis yang
diinginkan perusahaan.
• Program adalah pengelompokkan proyek secara terstruktur untuk mencapai value bisnis
yang diinginkan.
• Program merupakan kombinasi dari proyek IT dan semua proyek bisnis yang dapat
mendefinisikan proses bisnis yang baru, memberikan pelatihan, dan mengelola perubahan.
• Portfolio merupakan rangkaian program investasi IT maupun non IT yang harus dikelola
dengan baik supaya menghasilkan nilai bagi perusahaan.
• Investasi IT jika dikelola dengan benar maka dapat memberikan dampak
perubahan dan keuntungan yang besar bagi perusahaan.
• Namun tanpa adanya tata kelola dan pengelolaan yang baik akan
berpotensi munculnya resiko yang dapat menghancurkan value
perusahaan.
• Sehingga diperlukan pengelolaan investasi dengan menggunakan prinsip
manajemen portfolio keuangan untuk memilih, mengelola dan
mengevaluasi investasi IT
• Salah satu framework dalam pengelolaan investasi IT adalah Val IT
 Val IT

Val IT merupakan kerangka kerja tata kelola yang dapat digunakan untuk menciptakan nilai bisnis
dari investasi IT.
Val IT terdiri dari seperangkat prinsip panduan dan sejumlah proses dan praktik terbaik yang
selanjutnya didefinisikan sebagai serangkaian praktik manajemen kunci untuk mendukung dan
membantu manajemen eksekutif dan dewan di tingkat perusahaan.

Domain utama menurut ITGI ( IT Governance Institute) mencakup 3 hal :

1. Tata kelola nilai
2. Manajemen portfolio
3. Manajemen investasi
Val IT membantu para eksekutif dalam hal :

1. Meningkatkan kemungkinan dalam memilih pemenang

2. Meningkatkan kemungkinan keberhasilan dalam investasi IT
3. Mengurangi potensi pembengkakan biaya (high cost) maupun keterlambatan
pengiriman
4. Mengurangi biaya karena investasi yang tidak efisien
Mengapa Val IT ?

Perusahaan membutuhkan tata kelola yang kuat atas investasi IT jika :

1. Investasi TI tidak mendukung strategi bisnis atau tidak dapat memberikan nilai
yang diharapkan
2. Terlalu banyak proyek yang mengakibatkan penggunaan sumber daya yang tidak
efisien
3. Proyek sering tertunda atau melebihi anggaran atau tidak memberikan manfaat
yang dibutuhkan
4. Ketidakmampuan membatalkan proyek ketika perlu dilakukan
5. Memastikan adanya kepatuhan terhadap industry atau pemerintah
• Banyak perusahaan telah mempraktikkan elemen Val IT
• Val IT memberikan pendekatan yang konsisten, berulang dan komprehensif.
• IT dan bisnis menjadi sejajar dengan pemegang saham karena Val IT dapat membantu menjawab
pertanyaan sebagai berikut :
7 Prinsip Val IT
Investasi yang mendukung TI, akan :
1. Dikelola sebagai portfolio aplikasi
2. Memasukkan seluruh cakupan aktivitas yang diperlukan untuk mencapai value bisnis
3. Dikelola melalui keseluruhan siklus hidup ekonomi

Praktik penyampaian nilai akan :

4. Mengenali berbagai praktik investasi untuk dikelola dan dievaluasi secara berbeda
5. Menentukan dan memonitor metriks kunci (utama) dan menanggapi secara cepat setiap
perubahan atau penyimpangan
6. Melibatkan semua stakeholder dan menetapkan akuntabilitas yang sesuai untuk
penyampaian kapabilitas dan realisasi manfaat bisnis
7. Secara terus menerus akan memantau, mengevaluasi dan meningkatkan
Bagaimana Cara Kerja Val IT ?
THE BUSINESS CASE PROCESS

Business case merupakan dokumen formal yang memberikan gambaran umum

secara terstruktur informasi tentang potensi investasi
Semua informasi yang berguna digabung dalam business case dan kalkulasi yang
relevan dijelaskan untuk memberikan dasar pemikiran dan justifikasi potensi
investasi
Tujuan keseluruhan business case secara konsisten dijelaskan untuk
memungkinkan keputusan bisnis yang digunakan sebagai acuan apakah investasi
akan dibuat, dilanjutkan, dibiarkan atau dihentikan.
PENTINGNYA BUSINESS CASE

• Business case idealnya disusun dan ditinjau tidak hanya sekali melainkan secara
berkelanjutan karena digunakan untuk mendukung keputusan investasi yang semakin
berkembang.
• Dengan menggunakan business case di seluruh life cycle invetasi dapat meningkatkan
adopsi terhadap system informasi dimana ini merupakan hal mendasar untk
mendapatkan keuntungan.
• Business case juga merupakan bagian dari competitive advantage.
• Proses business case yang berjalan secara pararel dengan life cycle investasi disajikan
melalui 3 phase yang disederhanakan yaitu sebelum, selama dan setelah
implementasi.
FULL ECONOMIC LIFE CYCLE OF AN INVESTMENT
FULL ECONOMIC LIFE CYCLE OF AN INVESTMENT

• Investment phase, mengembangkan kemampuan yang diperlukan

• Adoption phase—mengimplementasikan kemampuan yang dimiliki
• Value creation phase—pencapaian tingkat kinerja yang diharapkan dan
memindahkan kapabilitas ke dalam portfolio layanan aktif
• Value sustainment phase—memastikan bahwa asset yang dihasilkan dari investasi
akan terus menghasilkan nilai, termasuk investasi tambahan yang diperlukan
untuk menciptakan nilai
• Retirement phase—penonaktifan asset yang dihasilkan
STRUKTUR BUSINESS CASE

Business case untuk investasi IT mempertimbangkan relasi sebagai berikut :

1. Sumber daya yang dibutuhkan untuk pengembangan
2. Teknologi atau layanan IT yang akan didukung
3. Kemampuan operasional yang memungkinkan
4. Kemampuan bisnis yang akan diciptakan

Value stakeholder yang ditunjukkan dengan adanya pengembanlian finansial atau resiko
Relasi – relasi tersebut mengartikan adanya aktivitas untuk menciptakan kemampuan,
teknis, operasional, dan bisnis.
 STRUKTUR BUSINESS CASE
Ditunjukkan pada gambar sebagai berikut :
Pada diagram struktur business case tersebut menyoroti komponen utama yang
relevan dengan business case yang mendukung TI.

Business case harus dikembangkan dari atas ke bawah, dimulai dari pemahaman
yang jelas mengenai hasil bisnis yang diinginkan.

Ada banyak komponen business case tetapi ada 4 (empat) yang menonjol yaitu
outcomes, inisiatif, kontribusi, dan asumsi.
Komponen Business Case

 Outcomes (keluaran)
Merupakan Hasil/tujuan yang jelas dan terukur, termasuk di dalamnya intermediate outcomes, penting
namun belum cukup untuk memenuhi manfaat akhir dan ultimate outcomes, manfaat akhir yang ingin
direalisasi. Manfaat bisa berupa finansial atau non finansial
 Inisiatif
Merupakan bisnis, proses bisnis, orang, teknologi dan proyek organisasional (membangun, menerapkan,
menjalankan, dan menyelesaikan aktivitas) yang memberikan kontribusi pada satu atau lebih outcomes.
 Kontribusi
Merupakan kontribusi terukur yang diharapkan dari inisiasi, atau kontribusi intermediate outcomes
terhadap inisiasi atau outcome
 Asumsi
Merupakan hipotesis mengenai kondisi penting dalam merealisasikan outcomes, diluar kendali program
organisasi.
LANGKAH – LANGKAH PENGEMBANGAN BUSINESS
CASE
LANGKAH – LANGKAH PENGEMBANGAN BUSINESS
CASE
Langkah 1 Fact Sheet (Membangun Daftar Fakta)

Daftar fakta (fact sheet) business case terdiri dari semua data yang diperlukan untuk
menganalisa keselarasan strategi, manfaat finansial, non-finansial dan risiko dari sebuah
proses perencanaan investasi teknologi informasi. Dalam tahap ini meliputi beberapa tahap
yaoti untuk membangun, mengimplementasi, mengoperasikan dan menghentikan skenario
terbaik dan terburuk untuk investasi berbasis teknologi informasi.
Langkah 2 Alignment (Analisis Keselarasan)
Melakukan analisa keselarasan berarti memastikan efektivitas dan efisiensi penggunaan
sumber daya yang jarang digunakan. Terdapat dua jenis keselarasan yang relevan dalam
konteks investasi teknologi informasi, yaitu:

1. Memastikan bahwa investasi berbasis teknologi informasi dioptimalkan untuk mendukung

sasaran atau tujuan dari strategi bisnis. Hal ini untuk melihat apakah kesempatan dapat
ditingkatkan. Semua investasi berbasis teknologi informasi harus berkontribusi pada tujuan
atau sasaran strategis perusahaan. Terdapat dua tipe kontribusi yaitu kontribusi pada
sasaran dan prioritas saat ini dan kontribusi untuk mencapai tujuan di masa depan atau visi
bisnis yang diharapkan
2. Memastikan bahwa investasi berbasis teknologi informasi disesuaikan dengan
target rencana strategis perusahaan. Hal ini bertujuan untuk melihat hubungan
antara proses, orang (people), dan teknologi yang berkerjasama untuk menciptakan
layanan yang baik. Rencana strategis diatur agar menjadi terciptanya efisiensi dan
efektivitas bagi bisnis perusahaan secara keseluruhan. Target rencana strategis
adalah blueprint yang mencerminkan apa yang diinginkan oleh perusahaan.

Keselarasan dengan rencana strategis perusahaan harus dapat mengevaluasi hal- hal
yang tidak terduga dalam perubahan investasi teknologi informasi untuk mencapai
target rencana strategis.
Langkah 3 Financial Benefit (Analisis Manfaat Finansiil)

Menyatakan manfaat dalam bentuk finansial adalah tujuan utama dalam membangun
sebuah business case. Penilaian sebuah investasi bisnis TI tidak berbeda dengan keputusan
investasi individu. Berikut merupakan tahapan yang harus dilakukan, yaitu :

1. Mengestimasi dan menghitung nilai untuk cashflow yang diharapkan

2. Menilai risiko dan menentukan tingkat pengembalian yang dibutuhkan (biaya atau risiko)
untuk cashflow yang diharapkan.
3. Menentukan dan membandingkan biaya perencanaan investasi TI untuk mengetahui
apakah perencanaan investasi TI sudah cukup baik. Jika perencanaan investasi TI baik dan
NPVnya positif maka layak dikerjakan.
Langkah 4 Non Financial Benefit (Analisis Manfaat Non
Finansial)
• Manfaat non-finansial sering diabaikan dalam business case atau kontribusinya
dihilangkan karena sulitnya untuk menyatakan manfaat tersebut dalam bentuk manfaat
finansial.
• Berdasarkan keuntungan non-finansial, perusahaan perlu mengembangkan pengertian
tentang nilai untuk perusahaan dan bagaimana nilai diciptakan seperti menunjukkan
bagaimana keuntungan ini dapat berkontribusi dalam menciptakan nilai.
• Keuntungan nonfinansial dan model analisa dipilih untuk memfasilitasi suatu identifikasi
dari sebuah indikator yang dapat dipantau yang dapat memberikan kontrol terhadap
realisasi keuntungan perusahaan.
Langkah 5 Risk (Analisis Resiko)

• Pada langkah analisa risiko ini memerlukan suatu pendekatan terstruktur yang dapat
direkomendasikan ke dalam suatu rencana manajemen risiko yang terintegrasi dengan
business case.

• Analisa dan evaluasi risiko dilakukan untuk mengetahui sejak awal risiko apa saja yang
akan dihadapi oleh perusahaan, apakah risiko tersebut berdampak besar sehingga perlu di
minimalisir atau dihilangkan serta risiko yang berdampak kecil yang bahkan tidak
mempengaruhi operasional perusahaan sehingga risiko tersebut dapat diabaikan oleh
perusahaan.
Langkah 6 Optimising Risk and Return (Mengoptimalkan Resiko
dan Pengembalian)
• Keputusan dan penilaian dari suatu perencanaan investasi teknologi informasi perusahaan
yaitu keselarasan strategis, keuntungan finansial, keuntungan nonfinansial dan risiko
dikombinasikan untuk mengoptimalkan risiko dan pengembalian

• Pada Tabel berikut merupakan matrik keputusan dalam mengoptimalkan risiko dan
pengembalian yang menyediakan suatu matrik keputusan yang diusulkan untuk penilaian
mengenai hasil analisa data fakta dari perencanaan investasi teknologi informasi
perusahaan.
Langkah 7 Documentation (Mendokumentasikan Business
Case)
• Pada langkah ini, dilakukan pendokumentasian dari mulai analisa keselarasan, analisa manfaat
finansial, analisa manfaat non-finansial, analisa risiko serta analisa optimalisasi risiko dan
pengembalian sebagai dasar dalam perencanaan investasi teknologi informasi perusahaan
• Content business case meliputi :
1. Cover
2. Eksekutif summary
3. Current situation
4. Project overview
5. Benefit (financial dan non financial)
6. Impact
7. Risk analysis
8. Financial summary
9. Recomendation
Langkah 8 Maintenance (Peninjauan Business Case)

• Business case adalah alat operasional yang harus secara terus menerus diperbaharui
sepanjang perjalanan bisnis dari investasi TI, yang berfungsi untuk mendukung
pelaksanaan perencanaan investasi TI yang berkelanjutan.
• Langkah ini dilaksanakan ketika keuntungan perusahaan berubah, risiko berubah, dan
persiapan peninjauan ulang.
• Peninjauan business case penerapan investasi TI didukung untuk proses pembelajaran
dari kesuksesan dan kegagalan serta jika dilakukan secara terus menerus maka dapat
meningkatkan kualitas dari portofolio perusahaan itu sendiri dan proses peninjauan
business case pengelolaannya harus selalu aktif.
 PROGRAM STUDI MATA KULIAH
SISTEM INFORMASI TATA KELOLA DAN MANAJEMEN
TEKNOLOGI INFORMASI

Study Question :
1. Jelaskan mengapa dan bagaimana
business case dapat digunakan
dalam konteks IT Enabled
investment.
2. Buatlah draft business case untuk
salah satu perusahaan yang bergerak
di bidang manufaktur.
THANKS
ANY QUESTIONS?