INTISARI
Penelitian ini bertujuan untuk menilai investasi Teknologi Informasi (TI) pada aplikasi Sistem
Informasi Akademik (SIA) di Universitas Terbuka (UT) menggunakan framework val IT 2.0.
Penelitian ini menjadi penting karena implementasi TI saat ini tidak hanya digunakan sebagai alat
penunjang operasional organisasi, tetapi juga dapat dijadikan sebagai alat pengambilan keputusan
strategis organisasi. Studi ini menemukan hasil analisis yang berbasis pada framework val IT 2.0
pada UT yang menunjukkan bahwa pada proses value governance sudah memiliki prosedur tata
kelola investasi yang telah distandarisasi, namun pada saat implementasinya masih belum
maksimal. Proses portofolio management telah memiliki portofolio investasi namun pendefinisian
permulaan investasi TI masih belum konsisten, dan proses investment management sudah memiliki
pemahaman untuk mengelola investasi TI, namun kesadaran untuk mengelola perubahan masih
belum menyeluruh. Dapat disimpulkan bahwa, secara komprehensif UT berada pada level business
process design/reengineering karena UT sudah memiliki kapabilitas yang tinggi dalam hal
operasional system TI, namun belum memaksimalkan penggunaan TI untuk mengambil keputusan
di level strategis. Hal ini berimplikasi terhadap pimpinan dan manajemen UT untuk membuat
suatu paradigma baru atas aplikasi SIA, dimana aplikasi SIA tidak hanya digunakan sebagai alat
operasional melainkan juga untuk penentuan arah kebijakan strategis organisasi.
Kata Kunci: framework val IT 2.0, value governance, portofolio management, investment
management, business process
1. Pendahuluan tahap proses, dan mengalami kegagalan
Penelitian ini bertemakan information dalam pengembalian manfaat bagi
technology governance atau tentang tata perusahaan. Pada tahun 2002 survei yang
kelola teknologi informasi (TI) organisasi dilakukan oleh Gartner mengindikasikan
terutama yang berkaitan dengan investasi TI. 20% dari pengeluaran TI terbuang sia- sia.
Hal ini perlu mendapatkan perhatian yang Studi lainnya yang dilakukan oleh The
khusus, karena saat ini implementasi TI Standish Group (2006) menemukan hanya
sudah menjadi kebutuhan utama perusahaan 35% dari seluruh proyek TI sukses.
agar memiliki keunggulan dalam bersaing. Tata kelola TI telah mengalami banyak
Hal ini menjadi perhatian khusus karena perubahan yang signifikan. Saat ini tata
masih banyak perusahaan yang investasi TI- kelola TI menjadi salah satu critical success
nya gagal atau terbuang sia-sia tanpa factor (CSF) untuk mencapai tujuan, visi dan
mendapatkan value dari hasil investasi TI. misi perusahaan. Sehubungan dengan
Penelitian Information Technology perubahan tersebut, peran TI saat ini tidak
Governance Institute (ITGI) (2008) lagi menjadi peran penunjang saja dalam
menunjukkan 20 sampai 70 persen investasi memperoleh data dengan menitikberatkan
TI dengan skala besar sia-sia, masih dalam pada efisiensi biaya operasional dan
meminimalisir risiko operasi dari berbagai investasi teknologi informasi, serta
fungsi perusahaan, tetapi saat ini peran TI membantu board level dan stakeholder
telah berubah menjadi alat strategik dalam mengetahui manfaat yang diperoleh dari
organisasi untuk meningkatkan competitive investasi TI bagi perusahaan serta membantu
advantage bagi organisasi. Seiring dengan untuk pengambilan keputusan yang tepat atas
peningkatan tersebut, maka perusahaan investasi TI tersebut. Untuk mengembangkan
sebaiknya melakukan implementasi TI dalam business case dibutuhkan beberapa langkah,
perusahaannya. Dengan implementasi TI yaitu menjabarkan lembar fakta dengan
diharapkan dapat memberikan value seperti semua data yang relevan; analisis
membantu kinerja perusahaan dan keselarasan; manfaat finansial dan non-
diharapkan memberikan manfaat tangible finansial; analisis risiko; penilaian dan
dan intangible bagi perusahaan. Oleh karena optimasi risiko; dokumentasi Business case;
itu diperlukan sebuah perencanaan yang penilaian business case selama pelaksanaan
matang dalam implementasi TI agar investasi TI (ITGI,2008). Kemudian untuk mengukur
yang dikeluarkan tidak hanya sekedar proses tingkat kematangan dari ke tiga domain Val
burning money melainkan dapat IT framework 2.0 dilakukan proses
menghasilkan value bagi organisasi. benchmarking dengan menggunakan skala
Val IT framework 2.0 ialah suatu pengukuran tambahan. Terdapat 5 tingkat
framework yang dapat membantu board level kematangan, yaitu 0-non-existent, 1-intial, 2-
dan stakeholder dalam mendukung repeatable, 3-defined, 4-managed, dan 5-
kebutuhan pencapaian tujuan perusahaan dari optimised.
penerapan perangkat TI beserta investasinya Objek pada penelitian ini ialah Pusat
dengan biaya dan risiko seminimal mungkin. Komputer Universitas Terbuka (PUSKOM
Val IT framework 2.0 merupakan konsep UT). Universitas Terbuka (UT) adalah
yang dikeluarkan oleh ITGI sebagai Perguruan Tinggi Negeri ke-45 di Indonesia
framework yang dapat melengkapi yang diresmikan pada tanggal 4 September
framework tata kelola TI yaitu COBIT. Val IT 1984, berdasarkan Keputusan Presiden RI
framework 2.0 membantu excecutive untuk Nomor 41 Tahun 1984. Pada tahun 2016 UT
fokus pada strategic question “apakah kita menyelenggarakan 35 program studi yang
melakukan hal yang benar?” dan value terdiri dari 25 Program Sarjana Non-Pendas,
question “apakah kita mendapatkan 3 Program Diploma Non-Pendas, 2 Program
keuntugan?” (Kozina & Popovic, 2010). Val Sarjana Pendas, dan 5 Program Magister. UT
IT framework 2.0 memiliki 3 (tiga) domain menerapkan sistem belajar jarak jauh dan
utama untuk mengukur manfaat investasi TI, terbuka. Istilah jarak jauh berarti
yaitu value governance (VG), portofolio pembelajaran tidak dilakukan secara tatap
management (PM), investment management muka, melainkan menggunakan media, baik
(IM). Untuk membantu penerapan val IT media cetak (modul) maupun non-cetak
framework 2.0 pada organisasi dibutuhkan (audio/video, komputer/internet, siaran radio,
business case untuk membantu dan televisi). Salah satu sistem informasi
merencanakan, mengukur, dan memonitor yang digunakan oleh UT untuk mendukung
kelancaran operasional akademik dan memberikan value kepada perusahaan, tidak
admistrasi pendidikan adalah Sistem hanya sekedar burning money bahkan dapat
Informasi Akademik (SIA). SIA merupakan menyebabkan kegagalan. Val IT framework
sistem informasi yang menjadi inti dari 2.0 diperlukan sebagai guidance bagi board
proses operasional akademik institusi, karena level dan stakeholder untuk mengambil
SIA memfasilitasi kurang lebih 300-400 ribu keputusan dengan mempertimbangkan biaya
mahasiswa UT. Aplikasi SIA digunakan dan risiko seminimal mungkin dalam
untuk menyimpan data- data mahasiswa, investasi TI.
data- data matakuliah dan data- data bahan Berdasarkan permasalahan sebelumnya,
ajar dosen. penulis menyusun dua pertanyaan penelitian,
SIA diterapkan oleh UT sejak awal yaitu Bagaimana tingkat kematangan
berdirinya UT. Seiring waktu berjalan (maturity level) investasi TI pada aplikasi
aplikasi SIA berkembang secara bertahap SIA di Universitas Terbuka? Dan, Mengapa
sesuai dengan kebutuhan dan teknologi manfaat investasi TI pada aplikasi SIA yang
terkini. Aplikasi ini awalnya menggunakan belum optimal dapat membantu board level
basis mainframe, kemudian berkembang dan stakeholder membuat keputusan?
berbasis desktop dan yang paling baru saat ini
menggunakan basis web. Dengan terus 2. Landasan Teori
mengikuti perkembangan teknologi yang ada
Tata Kelola TI
saat ini, menjadikan pelayanan bagi
mahasiswa menjadi lebih baik, karena IT Governance Institute (ITGI)
seluruh operasional yang berkaitan dengan mendefinisikan IT Governance (tata kelola
akademik sudah terintegrasi melalui TI) sebagai tanggung jawab dewan direksi
teknologi informasi yang diterapkan. dan executive management. Tata kelola TI
Asumsi yang melandasi penelitian ini tersebut merupakan bagian dari Corporate
ialah saat ini minat publik atas investasi TI Governance (tata kelola korporat) yang
meningkat, ditandai dengan adanya terdiri dari leadership (kepemimpinan),
peningkatan investasi TI diseluruh dunia struktur-struktur organisasi dan proses-
sebesar 3% pada tahun 2016 dibandingkan proses yang menjamin bahwa organisasi
pada tahun 2015 (Gartner, 2016). Namun mendukung dan memperluas strategi dan
terdapat fenomena yang kontradiktif atas tujuan organisasi (ITGI, 2008).
investasi TI tersebut, yaitu terdapat investasi
Van Grembergen (2009) dalam Budianto
yang berhasil dan ada pula investasi yang
(2014) mendefinisikan tata kelola TI sedikit
gagal. Investasi TI yang memberikan
berbeda, menurutnya tata kelola TI adalah
feedback yang positif (berhasil) bagi
kapasitas organisasi yang harus dikelola oleh
perusahaan sebesar 70% (Press, 2014), tetapi
direksi, executive management dan pengelola
terdapat pula investasi TI yang memberikan
TI untuk mengendalikan formulasi dan
feedback negatif (gagal) bagi perusahaan
implementasi strategi TI agar perpaduan
sebesar 30%. Oleh karena itu, guidance
bisnis dan TI terjamin. Weill and Ross (2004)
dibutuhkan agar investasi TI dapat
dalam Budianto (2014) mempunyai definisi
yang lain terkait dengan tata kelola TI, yaitu “apakah kita melakukan dengan cara yang
menentukan hak dalam pengambilan benar?” dan delivery question “apakah kita
keputusan serta kerangka kerja yang dapat menyelesaikannya?”(Kozina &
akuntabel untuk mendorong perilaku yang Popović, 2010).
diharapkan dalam penggunaan TI. Weill and
Ross menyebutkan bahwa tata kelola TI
berpegang pada 3 pertanyaan dasar, yaitu
what, who, dan how.
Saran
6. Referensi
Berdasarkan hasil analisis yang telah
Applegate. Lynda M, Austin. Robert D,
dilakukan pada penelitian ini diajukan Soule. Deborah L. (2009). Corporate
beberapa saran dalam penerapan investasi TI, Information Strategy and Management.
sebagai berikut: McGraw. Hill International Edition.
Eight Edition.
1. PUSKOM UT disarankan untuk
menerapkan langka- langkah perencanaan Budianto, T. (2014). Kajian Penerapan
investasi TI tidak hanya pada aplikasi SIA Proses Tata Kelola Teknologi
Informasi Pada Proses Pengelolaan
tetapi juga pada seluruh investasi TI
Investasi Dalam Transformasi
institusi. Kemudian hal tersebut perlu Kelembagaan: Studi Kasus
diukur secara periodik agar dapat Kementerian Keuangan. Fasikom, UI.
mengambarkan value dari investasi TI
Cahyono dan Nugroho, (2014). Belajar Dari
secara realtime supaya cepat mengambil
Kegagalan Proyek- Proyek Teknologi
tindakan apabila terjadi perubahan- Informasi. Seminar Nasional
perubahan kebijakan pada institusi. Informatika 2014 (semnasIF 2014).
2. Diperlukan perbaikan dan peningkatan
Cook, Rick. (2007). How to Spot a Failing
pelaksanaan dari setiap proses framework
Project.
val IT 2.0 dan keterlibatan pimpinan dan http://www.cio.com/article/2438424/p
manajemen yang proaktif dalam roject-management/how-to-spot-a-
mengawasi seluruh proses investasi TI. failing-project.html. Diakses tanggal
Hal tersebut diperlukan untuk dapat 12 Februari 2017.
memahami manajemen bisnis investasi TI
Conn, Stamford (2016). Gartner Survey Kozina,M., & Popovic,D. (2010). VAL IT
Reveals Investment in Big Data is UP Framework and ICT benefits, 221-228.
but Fewer Organizations Plan to
Invest. Moleong, L.J. (2012). Metodologi Penelitian
http://www.gartner.com/newsroom/id/ Kualitatif. Bandung : PT Remaja
3466117. Diakses tanggal 20 Mei 2017. Rosdakarya.
Cooper, D.R. dan P.S. Schindler. (2014). Nasution, S. (1988). Metode Penelitian
Business Reasearch Methods. New Naturalistik Kualitatif. Bandung: Tarsito.
York. 12th Edition. MCGraw Hill Press, Gil. (2014). Gartner Predicts Top
International Edition 2015 and Beyond Trend for
Creswell, John. (2016). Research Design Technology, IT Organization, and
Quantitative, Qualitative and Mixed Consumers.
Method Approach. California: Sage https://www.forbes.com/sites/gilpress/
Publication Inc. 2014/10/09/gartner-predicts-top-
trends-for-technology-it-organizations-
Ghozali, Imam. (2003). Aplikasi Multivariate and-consumers-for-2015-and-
Dengan Program SPSS. Badan beyond/#31a27ff010d2. Diakses
Penerbit Universitas Diponegoro: tanggal 20 Mei 2017.
Semarang.
Robina, Yasmin. (2008). A Study on the
Huber, Nick. (2002). Gartner:firms waste Effects of Strategic HRM System on
€351bn each year on ill-conceived IT Performance: The Case of Pakistani
projects. Manufacturing Companies. Japanese
http://www.computerweekly.com/new Journal of Administrative Science.
s/2240044713/Gartner-firms-waste- Volume 21. No.1. 2008. 47-60
351bn-each-year-on-ill-conceived-IT-
projects. Diakses tanggal 12 Februari Roger, E.M. (1962). Diffusion Of Innovations
2017. Third Edition. New York, NY: The
Free Press.
ITGI. (2006). IT Governance Global Status
Report. USA: IT Governance Institute.
Ross, Jeanne W. and Cynthia M. Beath.
ITGI. (2007). Control Objectives for (2002). Beyond the Business Case:
Information and Related Technology New Approaches to IT Investment. MIT
(COBIT4.1). USA: IT Governance Sloan Management Review.
Institute.
Santoso, Singgih. (2003). SPSS Statistik
ITGI. (2008). Enterprise Value: Governance Multivariat. PT Elex Media
of IT Investments, The Val IT Komputindo. Jakarta.
Framework 2.0. USA: IT Governance
Sumardi Suryabrata. (2005). Metodologi
Institute.
Penelitian, Jakarta: PT. Raja Grafindo
Khatri, Naraseh. (2009). Consequence of Persada.
Power Distance Orientation in
Organisations. The Journal of Business Teece, D.J., Pisano, G. and Shuen, A. (1997).
Perspective. Vol 13. Dynamic Capabilities And Strategic
Management. Strategic Management
Journal, pp.509-533.
Tepper. J. Bennett, Duffy. Michelle K, Henle. Yin, R.K. (2013). Case Study Design and
Christine A, Lambert. Lisa Schurer. Method. Cetakan 13. PT Rajawali Pers.
(2006). Procedural Injustice, Victim
Precipitation, and Abusive
Supervision. Personnel Psychology,
2006, 59, 101-123.
Yanti. (2008). Keputusan Investasi Teknologi
Informasi. Binus journal vol.1 no.1,
(9), 65-72.