Nama NIM Kelas : : : TRINO ANTONIUS 1304508 B MCIO UNP 2013
FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS NEGERI PADANG 2014
2
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Penerapan e-Government di Indonesia yang ditegaskan melalui Inpres No. 3 Tahun 2003 tentang Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan E- Government, menyatakan bahwa pemerintah harus mampu memanfaatkan kemajuan Teknologi Informasi untuk meningkatkan kemampuan pengolahan, mengelola, menyalurkan dan mendistribusikan informasi dan pelayanan publik. Langkah konkrit dalam menerjemahkan e-Government telah dilakukan oleh Kementerian Pertanian dengan menegaskan melalui Kepmentan RI No.664/Kpts/OT.140/10/2004 tentang Pedoman Perkantoran Elektronis dan Standar Operasional Komputer di Lingkungan Departemen Pertanian. Dalam rangka penerapan e-government Dinas Pertanian Peternakan Perkebunan dan Kehutanan Kota Padang (Dipernakbunhut) perlu membuat sebuah rancangan tata kelola teknologi informasi (IT Governance) yang menyediakan struktur yang menghubungkan proses TI, sumber daya TI dan informasi bagi strategi dan tujuan organisasi. IT Governance dalam organisasi akan membantu proses kegiatan yang berlangsung untuk mencapai tujuan yang sesuai dengan visi dan misi organisasi. IT Governance juga dapat menciptakan birokrasi yang kuat, efektif dan berdaya saing teknologi serta membantu oranisasi dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat. Dipernakbunhut Kota Padang merupakan perangkat daerah dengan tugas pokok memberikan pelayanan kepada masyarakat. Penyelenggaraan pelayanan pemerintahan yang baik dapat dilakukan salah satunya melalui penerapan IT Governance. Dipernakbunhut dalam penerapan e-government perlu melakukan perbaikan, baik internal maupun eksternal organisasi dengan meningkatkan pemanfaatan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK). Hal ini sesuai dengan Intruksi Presiden Nomor 3 Tahun 2003 tentang Strategi Nasional Pengembangan e-government pada pemerintahan. 3
Sebagai tindak lanjut dari kepres tersebut Dipernakbunhut dalam menunjang proses kegiatannya perlu menerapkan Teknologi Informasi (IT). Upaya untuk dapat menerapkan IT yang memberikan manfaat layanan yang baik tentunya menjadi kendala tersendiri bagi Dipernakbunhut. Penerapan IT pada Dipernakbunhut ternyata tidak diiringi dengan pengelolaan IT yang terencana, ini terlihat pada hasil observasi proses penerapan IT yang ada ditemukan masih kurang optimal: 1. Penerapan Teknologi Informasi a. Meningkatnya ketergantungan instansi terhadap Teknologi Informasi sementara instansi belum melakukan pengelolaan asset IT secara efektif sebagaimana pengelolaan asset perusahaan lain. Permasalahan tersebut ditemukan pada Dipernakbunhut yang belum mempunyai struktur organisasi khusus menangani pengelolaan asset IT, dapat dilihat pada struktur organisasi. b. Aturan yang menetapkan tentang penerapan IT serta rencana program yang menunjang pemanfaatan IT untuk kedepanya tidak tertuang dalam renstra organisasi Dipernakbunhut, dapat dilihat pada Renstra Organisasi terlampir. c. Bidang khusus yang bertanggung jawab terhadap pengelolaan IT belum ada dalam struktur organisasi sehingga peranan IT dalam organisasi tidak sepenuhnya mendukung visi dan misi organisasi, dapat dilihat pada SOTK
4
Struktur Organisasi Tata Kerja/SOTK Dipernakbunhut Kota Padang
2. Dukungan Teknologi Informasi a. Instansi belum mendukung infrastruktur IT, hal ini terlihat dengan tidak adanya penyediaan anggaran dalam kegiatan pengadaan ataupun pengembangan IT, dapat dilihat pada Rencana Kerja (Renja) Dipernakbuhut Tahun 2014 terlampir d. Dalam Renstra organisasi masalah tata kelola Teknologi Informasi belum tertuang didalamnya dan juga belum ada Standar Prosedur Operasional (SOP) dalam pengelolaan IT, dapat dilihat pada Renstra Organisasi terlampir. 3. Infrastruktur Teknologi Informasi Penerapan infrastruktur jaringan belum dilakukan sehingga dalam pengolahan data belum dikelola secara terpusat sehingga pimpinan untuk dapat memperoleh data secara cepat sangat sulit dikarenakan pengolahan dilakukan pada setiap bidang.
4. Sumber daya manusia dalam bidang Teknologi Informasi a. Kurangnya personil profesional bidang Teknologi Informasi dikarenakan tidak adanya pegawai yang berlatar belakang pendidikan IT dan belum adanya program untuk menyiapkan tenaga professional di bidang IT, dapat dilihat pada data bezeting kepegawaian terlampir. b. Belum diterapkannya aturan yang memberlakukan kebijakan untuk mengatur tenaga operator IT yang berhubungan dengan kegiatan yang dianggap teknis dan biasanya masih bersifat penunjukan pimpinan tanpa didukung oleh Surat Keputusan. Untuk mengatasi permasalahan tersebut diatas maka sangat diperlukan sekali melakukan pengelolaan teknologi informasi (IT Governance) yang mendukung renstra organisasi agar penerapan IT tentunya akan dapat menunjang tujuan, visi dan misi organisasi. Untuk melaksanakan hal tersebut maka diperlukan suatu metode atau framework yang dapat melakukan tata kelola IT. Ada banyak metode yang yang digunakan diantaranya yaitu Control Objective for Information and Related Technology (COBIT), The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO), The IT Infrastruktur Library (ITIL) dan International Organization for Standardization ISO/IEC 20000. Tetapi metode yang cocok digunakan untuk merancang tata kelola IT adalah framework COBIT, karena framework COBIT adalah suatu framework yang digunakan untuk mengembangkan mempublikasikan dan mempromosikan kontrol IT governance yang diakui secara internasional. Cobit merupakan kerangka kerja yang memungkinkan managemen untuk menjembatani kesenjangan antara persyaratan kontrol, masalah teknis dan resiko bisnis serta membantu memahami dan mengelola resiko dan manfaat yang terkait dengan IT. Cobit juga menyediakan referensi best business practice yang mencakup keseluruhan proses bisnis organisasi dan memaparkannya dalam struktur aktivitas-aktivitas logis yang dapat dikelola dan dikendalikan secara efektif, juga standar yang digunakan secara internasional dan cocok digunakan pada instansi pemerintahan. 6
Penelitian yang membahas tentang penerapan tata kelola Teknologi Informasi berdasarkan kerangka kerja COBIT ini sudah dilakukan oleh Diana Effendi (2008) yang merancang tata kelola IT pada layanan akademik menggunakan kerangka Cobit 4.0, Sri Yulianti Lubis (2008) yang merancang model tata kelola TI untuk mendukung unjuk kerja dengan pendekatan struktur, proses dan mekanisme hubungan menggunakan kerangka Cobit 4.0. Hasil penelitian diatas menyimpulkan perancangan tata kelola IT dengan menggunakan kerangka kerja COBIT dapat menjawab akar permasalahan yang menjadi faktor penghambat tata kelola TI untuk keberhasilan proyek. Seiring dengan perkembangan waktu COBIT juga mengalami pengembangan dan sudah sampai ke versi 5. Pertimbangan memilih COBIT 5 karena merupakan standar baru yang telah mempertimbangkan kekurangan dari standar sebelumnya. Pertimbangan lain memilih COBIT 5 dapat membantu organisasi dalam menciptakan nilai IT yang optimal dengan mewujudkan keseimbangan antara manfaat yang diharapkan dan mengoptimalkan tingkat risiko dan penggunaan sumber daya. COBIT didasarkan pada lima prinsip utama dalam tata kelola dan manajemen TI perusahaan, yaitu: 1. Menemukan kebutuhan stakeholder, 2. Mencakup end-to-end perusahaan, 3. Menerapkan kerangka tunggal yang terintegrasi, 4. Memungkinkannya pendekatan holistik, dan 5. Memisahkan tata kelola dari manajemen. Penelitian yang membahas tentang kerangka kerja COBIT versi 5 ini sudah dilakukan oleh Leni Novianda A (2014), Nur Sigit Sulistya Hadi (2013) dan Rendra Papang Eko Noor Sancoyo (2013). Hasil penelitiannya mengungkapkan kerangka kerja COBIT 5 dapat memberikan gambaran tentang kondisi pengelolaan teknologi informasi saat ini dan menjadi parameter untuk penilaian tata kelola TI. Framework COBIT ini memiliki 5 domain (Evaluate, Direct and Monitor (EDM), (Align, Plan and Organise (APO), (Build, Acquire and 7
Implement (BAI), (Deliver, Service and Support (DSS) dan (Monitor, Evaluate and Assess (MEA). Untuk mengatasi permasalahan dalam penerapan IT pada Dipernakbunhut Kota Padang, maka penulis perlu melakukan Perancangan Tata Kelola TI dengan Menggunakan Framework COBIT versi 5. Dalam melakukan perancangan tata kelola TI pada Dipernakbunhut Kota Padang, penulis hanya fokus pada domain (Evaluate, Direct and Monitor (EDM) yaitu EDM03 dan EDM04)), (Align, Plan and Organise (APO) yaitu APO01, APO03 APO05, APO06, APO07, APO011,)), (Build, Acquire and Implement (BAI) yaitu BAI02, BAI04, BAI09)), (Deliver, Service and Support (DSS) yaitu DSS01, DSS03 dan (Monitor, Evaluate and Assess (MEA) yaitu MEA01, MEA02)). Proses domain yang digunakan dalam menganalisis mencakup pembahasan untuk memastikan kemampuan IT yang memadai (karyawan, proses dan teknologi) untuk mendukung tujuan perusahaan secara efektif dengan biaya yang optimal. Menyediakan pendekatan terstruktur untuk memastikan penataan, penempatan, keputusan dan keterampilan sumber daya manusia yang optimal. Hal ini termasuk mengkomunikasikan peran dan tanggung jawab, rencana pembelajaran dan pengembangan, dan ekspektasi kinerja yang didukung oleh staf-staf kompeten dan termotivasi dengan tujuan untuk mengoptimalkan kemampuan sumber daya manusia untuk memenuhi tujuan perusahaan.
B. Identifikasi Masalah Berdasarkan permasalahan yang telah dipaparkan pada latar belakang diatas, untuk itu penulis mencoba menyimpulkan berbagai permasalahan sebagai berikut : a. Sumber daya IT yang ada pada Dipernakbunhut belum mampu mencapai tujuan strategis organisasi. b. Belum terintegrasinya jaringan IT, sistem aplikasi, layanan dan data yang ada di Dipernakbunhut. 8
c. Belum adanya infrastruktur dan dukungan dalam pengelolaan IT untuk menunjang kinerja instansi. d. Penggunaan IT belum digunakan secara efektif dan efisien untuk meningkatkan kinerja Dipernakbunhut e. Belum adanya rancangan tata kelola IT yang mengiringi Renstra Organisasi.
C. Batasan Masalah Berdasarkan pemaparan permasalahan diatas maka penulis perlu membatasi ruang lingkup penelitian sebagai berikut: 1. Penelitian dilakukan pada Dipernakbunhut Kota Padang. 2. Terkait dengan objek penelitian ini hanya melakukan Perancangan Tata Kelola TI dengan Menggunakan Framework COBIT versi 5. Dalam melakukan usulan tata kelola TI penulis penulis hanya fokus pada domain (Evaluate, Direct and Monitor (EDM) yaitu EDM03 dan EDM04)), (Align, Plan and Organise (APO) yaitu APO01, APO03 APO05, APO06, APO07, APO011,)), (Build, Acquire and Implement (BAI) yaitu BAI02, BAI04, BAI09)), (Deliver, Service and Support (DSS) yaitu DSS01, DSS03 dan (Monitor, Evaluate and Assess (MEA) yaitu MEA01, MEA02)). 3. Alasan penulis melakukan pembatasan ruang lingkup penelitian ini bertujuan agar didalam melakukan penelitian menjadi lebih fokus dan lebih spesifik serta keterbatasan waktu.
D. Perumusan Masalah Berdasarkan latar belakang serta identifikasi dan batasan masalah yang telah diuraikan pada point sebelumnya, maka dapat dirumuskan beberapa permasalahan sebagai berikut: 1. Bagaimana merancang tata kelola IT menggunakan framework COBIT versi 5 yang sesuai dengan kebutuhan Dipernakbunhut Kota Padang? 2. Bagaimana merumuskan dokumen fortofolio perancangan tata kelola IT sesuai dengan kebutuhan Dipernakbunhut Kota Padang?
9
E. Tujuan Penelitian 1. Mengatahui rancangan tata kelola IT menggunakan framework COBIT versi 5 yang sesuai dengan kebutuhan Dipernakbunhut Kota Padang. 2. Mengatahui hasil rumusan dokumen fortofolio tata kelola IT menggunakan framework COBIT versi 5 yang sesuai dengan kebutuhan Dipernakbunhut Kota Padang.
F. Manfaat Penelitian 1. Menjadi pedoman dan acuan dalam pengelolaan IT sehingga pemanfaatan IT dapat menunjang kinerja instansi dalam mewujudkan visi dan misi. 2. Peningkatan kinerja pegawai dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat yang cepat, akurat, tepat waktu dan relevan sesuai dengan kebutuhan masyarakat.
Pendekatan sederhana untuk SEO: Bagaimana memahami dasar-dasar optimasi mesin pencari dengan cara yang sederhana dan praktis melalui jalur penemuan non-spesialis untuk semua orang
Perancangan Tata Kelola Teknologi Informasi Di Pt. Industri Telekomunikasi Indonesia (Inti) Menggunakan Framework Cobit 5 Pada Domain Align, Plan, and Organize (Apo) PDF
Pengukuran Tingkat Kapabilitas Tata Kelola Teknologi Informasi Menggunakan Framework Cobit 5 Dan Rekomendasi Perbaikan (Studi Kasus: Badan Pengembangan Teknologi Informasi)