CROSS-FUNCTIONAL

MINDSET

Oleh:
Mulyadi
Universitas Gadjah Mada



BUTIR PENTING
1. Opening remark
2. Latar belakang
3. Konsep Tim
4. Konsep tim lintas fungsional (cross-functional
team)
5. Cross-functional mindset
6. Perwujudan cross-functional mindset
7. Closing remark
Butir Penting Ke-1
OPENING REMARK
OPENING REMARK
The method used to manage business
process will be a major factor in
determining the survival of
corporation in the coming decade

(Noland D. Archibald)
Butir Penting Ke-2
LATAR BELAKANG
LATAR BELAKANG
STRUCTURE FOLLOWS FUNCTION
KONDISI LINGKUNGAN BISNIS MEMERLUKAN
STRUKTUR YANG FIT
Struktur organisasi
yang bagaimana?
Strategic Quality Management Era
(1980-an)
Reengineering Era (1990-an)
Velocity Era (2000-an)
TUNTUTAN JAMAN SEKARANG
Customers sangat demanding, dan mereka
sangat mudah mendapatkan tuntutan
mereka
Kebutuhan customer menjadi kompleks,
karena banyak produser yang berlomba
menawarkan berbagai values
PANDANGAN TERHADAP
ORGANISASI
Organisasi dapat dipandang dari dua sudut padang:
Strukturbagaimana komponen organisasi disusun
Kapabilitaskemampuan yang dituntut dari organisasi dalam
menghadapi tuntutan lingkungan bisnis
Strukturlingkungan bisnis menuntut struktur yang
berfokus ke customer dan bekerja sama lintas
fungsional
Kapabilitaslingkungan bisnis menuntut organisasi
memiliki kapabilitas untuk belajar, kapasitas untuk
berubah, akuntabilitas tinggi
MENGAPA CROSS-FUNTIONAL
ORGANIZATION?
Size
Role clarity
Specialization
Control
Speed
Flexibility
Integration
Innovation
Old Success Factors New Success Factors
Butir Penting Ke-3
KONSEP TIM
KONSEP TIM
Tim adalah kumpulan orang yang,
berdasarkan keahlian masing-masing yang
bersifat saling melengkapi, bekerja sama
unntuk mewujudkan tujuan tertentu
bersama
TIM LINTAS FUNGSIONAL
(CROSS-FUNCTIONAL TEAM)
Tim lintas fungsional adalah sekelompok
personel yag berasal dari berbagai fungsi
atau disiplin dalam organisasi, yang
berusaha bersama-sama mewujudkan
tujuan tim
PRINSIP PEMBANGUNAN CROSS-FUNCTIONAL
ORGANIZATION
Organisasi diorientasikan ke sistem yang
digunakan untuk melayani kebutuhan customer.
Sumber daya manusia diorganisasi menurut tim
lintas fungsional dan setiap tim diberi tanggung
jawab untuk mewujudkan tujuan sistem dan
melakukan improvement secara berkelanjutan
terhadap sistem tersebut.

CFO
Direksi
Order Getting
System
Order Filling
System
After Sales
Service
System
SDM Akuntansi
Operation
Planning &
Control
Operation Engineering Utilities
ORGANISASI FUNGSIONAL UTAMA
ORGANISASI FUNGSIONAL
PENDUKUNG
Logistic
Cross-Functional Team
Cross-Functional Team
Cross-Functional Team
Auditor
Intern
Keuangan
Marketing
Umum
ORGANISASI
SISTEM
SIAPA YANG MENJADI LEADER TIM LINTAS
FUNGSIONAL?
Case manageruntuk tim lintas
fungsional permanen
Team leaderuntuk tim lintas
fungsional ad hoc
ORGANISASI SISTEM
Sistem Order Getting
Sistem Order Filling
Sistem Purna Jual
TUJUAN ORGANISASI SISTEM
Mencapai tujuan sistem untuk
menghasilkan value bagi customer.
Melakukan improvement secara
berkelanjutan terhadap kinerja sistem.
TUJUAN SISTEM ORDER GETTING
Quick respond to request
On-time delivery
Fit to request.
Win the mindshare
TUJUAN SISTEM ORDER FILLING
Quick respond to order
On-time delivery
Fit to order
Win the marketshare
TUJUAN SISTEM PURNA JUAL
Quick respond to complaint
On-time solution
Fit to complaint.
Win the heartshare
KEUNGGULAN ORGANISASI LINTAS
FUNGSIONAL
Kecepatan
Kompleksitas
Berfokus ke pemuasan kebutuhan
customer
Kreatif
Pembelajaran
Single point of contact
Butir Penting Ke-4
BUILDING BLOCKS OF CROSS-
FUNCTIONAL MINDSET
KEYAKINAN DASAR:
(1) produk berkualitas hanya dapat
dihasilkan secara konsisten melalui
kerja sama lintas fungsional, (2) kerja
sama lintas fungsional menghasilkan
sinergi, (3) cross-functional approach
membentuk learning organization, (4)
kerja sama lintas fungsional
memfokuskan sumber daya organisasi
ke pemuasancustomer.
Pengetahuan
Manajemen
Cross-functional
Mindset
(1)kerja sama, (2) mental berlimpah, dan (3) kerendahan hati.
NILAI DASAR:
Paradigma Lintas Fungsional
Tampak Luar
BUILDING
BLOCKS OF
CROSS-
FUNCTIONAL
MINDSET
CROSS-FUNCTIONAL MINDSET
Paradigma lintas fungsional
Keyakinan dasar:
Produk berkualitas hanya dapat dihasilkan secara konsisten melalui
cross-functional approach
Kerja sama lintas fungsional menghasilkan sinergi
Cross-functional approach membentuk learning organization
Kerja sama lintas fungsional memfokuskan sumber daya organisasi
kepada kepuasan customer
Nilai dasar
Kerja sama
Mental berlimpah
Kerendahan hati
PARADIGMA CROSS-FUNCTIONAL
Organisasi sebagai rangkaian sistem yang
digunakan untuk melayani kebutuhan customers
Organisasi sebagai suatu kumpulan shared
competencies and resources yang disediakan
untuk memenuhi kebutuhan customers
Butir Penting Ke-5
KEYAKINAN DASAR
Produk berkualitas hanya dapat
dihasilkan secara konsisten melalui
cross-functional approach
KUALITAS PRODUK YANG KONSISTEN
Membangun kualitas ke dalam setiap aspek manajemen memerlukan
perjalanan jangka panjang yang penuh dengan halangan.
Dan hanya dengan membangun kualitas ke dalam setiap aspek
manajemen, produk dan jasa berkualitas dapat dihasilkan secara
konsisten dalam jangka panjang.
Dari pengalaman masa lalu, organisasi fungsional hanya menghasilkan
kerja sama antarfungsi yang sangat minimum, bahkan organisasi
terpecah-pecah ke dalam fungsi yang masing-masing fungsi
berorientasi untuk memenuhi kepentingan fungsinya, bukan
kepentingan organisasi perusahaan secara keseluruhan.
Untuk menghadapi lingkungan yang di dalamnya customer memegang
kendali bisnis, cross-functional approach mengintegrasikan kembali
fungsi-fungsi yang dibentuk dalam organisasi untuk memfokuskan
usaha seluruh fungsi dalam memuasi kebutuhan customer.
Cross-functional approach memaksimumkan kerja sama lintas fungsi
untuk menghasilkan produk berkualitas secara konsisten dalam
jangka panjang.
Kerja sama lintas fungsional
menghasilkan sinergi
KERJA SAMA SINERGISTIK
Produk pada dasarnya merupakan satu bundel jasa yang
berfungsi untuk memuasi kebutuhan, keinginan, dan
harapan customer.
Oleh karena dalam lingkungan bisnis yang customer
memegang kendali bisnis, customer sangat pemilih dan
sangat tinggi tuntutannya, maka setiap komponen jasa
dalam bundel jasa tersebut harus berkualitas.
Setiap tahap dalam pemakaian menyeluruh produk (find,
acquire, transport, store, use, dispose of, stop) harus
menghasilkan value bagi customer. Hanya melalui kerja
sama lintas fungsi, setiap tahap dalam pemakaian
menyeluruh produk tersebut dapat dijamin.
Kerja sama lintas fungsional menghasilkan sinergi yang
mampu melipatgandakan value yang dapat diserahkan
oleh perusahaan kepada customer.
KEBUTUHAN
CUSTOMER
ADALAH KOMPLEKS
Find
Acquire
Transport
Store
Dispose of
Stop
Fungsi Penjualan
Fungsi Penjualan
Fungsi Billing
Fungsi Transportasi/
Pengiriman
Fungsi Packaging
Fungsi Design,
Logistik, Produksi
Use
Fungsi Aftter Sale
Fungsi Penjualan
Fungsi Billing
THE ENTIRE USE
PROCESS
LINTAS FUNGSI
YANG TERKAIT
Cross-functional approach
membentuk learning organization
LEARNING ORGANIZATION
Untuk menghadapi lingkungan yang senantiasa berubah, kemampuan
organisasi untuk beradaptasi dengan perubahan yang terjadi atau
yang secara potensial akan terjadi, menjadi faktor penentu
kelangsungan hidup organisasi.
Kemampuan beradaptasi dengan perubahan lingkungan bisnis hanya
dimiliki oleh learning organizationsuatu organisasi yang seluruh
personelnya memiliki kemampuan untuk mempelajari trend
perubahan dan mampu menyesuaikan kompetensi mereka untuk
memenuhi tuntutan perubahan yang terjadi atau yang secara
potensial akan terjadi.
Cross-functional approach merupakan pendekatan yang
memungkinkan setiap fungsi yang terlibat di dalam proses
penyediaan value bagi customer melakukan information sharing
untuk memungkinkan masing-masing fungsi memberikan manfaat
terbaik bagi pemuasan kebutuhan customer.
Melalui information sharing ini dan tuntutan untuk senantiasa
melakukan improvement terhadap proses, masing-masing personel
yang terlibat dalam proses penyediaan value bagi customer
menjalani proses pembelajaran.
Kerja sama lintas fungsional
memfokuskan sumber daya organisasi
kepada kepuasan customer
FOKUS KE CUSTOMER
Pendekatan fungsional di masa lalu menghasilkan
organisasi yang berorientasi ke dalam, yang berfokus
untuk memuasi kebutuhan fungsinya masing-masing,
sehingga kepentingan customer menjadi terabaikan.
Cross-functional approach mengubah orientasi semua
fungsi ke pemuasan kebutuhan customer.
Melalui pendekatan ini, seluruh sumber daya organisasi
diarahkan untuk pemenuhan kebutuhan customer,
karena disadari bahwa hanya melalui pemuasan
kebutuhan customer, kelangsungan hidup organisasi
dapat dipertahankan.
Butir Penting Ke-6
NILAI DASAR
Kerja sama
KERJA SAMA
Cross-functional approach hanya akan terwujud jika
anggota organisasi menjunjung tinggi nilai kerja sama.
Karena kompleksnya kebutuhan customer, usaha
individual dan fungsional tidak akan mampu memenuhi
kebutuhan customer.
Oleh karena itu, hanya melalui kerja sama berkualitas
kerja sama yang dilandasi dengan kompetensi dan
kesediaan untuk berbagi tanggung jawabperusahaan
atau bagiannya akan mampu memuasi kebutuhan
customer.
Mental Berlimpah
MENTAL BERLIMPAH (ABUNDANT
MENTALITY)
Mental berlimpah adalah kemampuan jiwa seseorang
dalam menerima keberhasilan, kelebihan,
keberuntungan, penghargaan yang diperoleh orang lain.
Kerja sama lintas fungsional tidak akan dapat
diwujudkan oleh personel yang berjiwa miskin (scarcity
mentality), yang tidak bisa melihat dan menerima
personel lain lebih dalam segala hal.
Sebaliknya, kerja sama lintas fungsional hanya dapat
diwujudkan oleh personel yang menjunjung tinggi
keadaan jiwa yang mampu menerima keunggulan yang
terdapat dalam diri orang lain.
Mental berlimpah merupakan perwujudan rasa syukur
personel kepada Tuhan Yang Maha Esa atas segala sesuatu
yang, atas kebijaksanaanNya dan keadilanNya, telah
dilimpahkan kepada personel tersebut.
Kerendahan hati
KERENDAHAN HATI
Kerendahan hati menjadikan orang mampu menerima
kehadiran orang lain dalam bekerja dan mampu
membangun kerja sama dengan orang lain dalam
mencapai tujuan bersama.
Dalam kerja lintas fungsional, personel dituntut
mengesampingkan kepentingan fungsinya, untuk
mewujudkan kepentingan yang lebih besar dari itu
kepentingan organisasi secara keseluruhan: pemuasan
kebutuhan customer.
Butir Penting Ke-7
PERWUJUDAN CROSS-FUNCTIONAL
MINDSET
PERWUJUDAN CROSS-
FUNCTIONAL MINDSET
Cross-functional mindset diwujudkan ke dalam dua
komponen sistem pengendalian manajemen
struktur sistem pengendalian manajemen dan
proses sistem pengendalian manajemen.
Cross-functional mindset diwujudkan ke dalam tahap-
tahap proses sistem pengendalian manajemen berikut
ini:
penyusunan anggaran berbasis aktivitas (activity-based
budgeting),
implementasi rencana dengan activity-based management,
pengendalian pelaksanaan rencana dengan activity-based cost
system.
Butir Penting Ke-8
CLOSING REMARK
OPENING REMARK
No system can make bad man good,
but bad system can frustrate the
efforts of good man.

(Mahatma Gandhi)