Ada tiga sasaran utama dari upaya penerapan SI/TI dalam suatu organisasi. Pertama,
memperbaiki efisiensi kerja dengan melakukan otomasi berbagai proses yang mengelola
informasi. Kedua, meningkatkan keefektifan manajemen dengan memuaskan kebutuhan
informasi guna pengambilan keputusan. Ketiga, memperbaiki daya saing atau meningkatkan
keunggulan kompetitif organisasi dengan merubah gaya dan cara berbisnis (Ward and Peppard,
2002).
Namun sering ditemukan bahwa penerapan TI kurang berpengaruh terhadap peningkatan kinerja
dan kesuksesan bisnis organisasi maupun peningkatan daya saing organisasi. Hal tersebut terjadi
akibat penerapan SI/TI yang hanya berfokus pada teknologinya saja. Oleh karena itu, cara
efektif untuk mendapatkan manfaat strategis dari penerapan SI/TI adalah dengan berkonsentrasi
pada kaji ulang bisnis (rethinking business) melalui analisis masalah bisnis saat ini dan
perubahan lingkungannya serta mempertimbangkan TI sebagai bagian solusi (Earl, 1992).
Permasalahan di dalam penerapan SI/TI pada suatu organisasi dapat dikatakan sebagai
paradoks produktivitas (Roach, 1994). Dimana didalam penerapan SI/TI sudah
diimplementasikan secara baik, namun dari sisi lain seperti halnya keamanan, sumber daya
manusia, transparansi, dan lain-lain bersifat sebaliknya
Apakah proyek TI selalu berhasil?
Berapa banyak yang berhasil?
Apa yang akan terjadi?
Tidak ada perencanaan strategis SI/TIyang baik
Perencanaan strategi sistem ini akan memberikan gambaran bagaimana cara pendekatan untuk
melakukan perencanaan sistem informasi teknologi informasi secara strategis dalam perusahaan.
Perencanaan strategis sangat penting dilihat dari berbagai aspek, antara lain:
Strategi Bisnis,
Perkembangan Teknis Global,
Kebutuhan Aplikasi dan Infrastruktur,
Sumber Daya Manusia, Keuangan dan lain-lain.
Semua elemen-elemen diatas perlu dijadikan satu sehingga rencana akhir (TI Plan) merupakan
suatu rencana yang menyeluruh dan didukung perusahaan secara utuh. Dalam mencapai rencana
strategis yang lengkap dan efisien, seorang perencana perlu mengetahui pendekatan-pendekatan
metodologis (proven method). Perencanaan strategis (strategic plan) harus bisa memberikan
jalur migrasi (migration path) yang bisa mengatasi kelemahan-kelemahan yang ada,
mengeksploitasi kekuatan dan memunculkan kebutuhan-kebutuhan baru
Permasalahan lain dalam penerapan SI/TI adalah investasi SI/TI masih belum berhasil
memberikan manfaat yang diharapkan kepada organisasi (Ward and Peppard, 2002). Pimpinan
perusahaan sering dihadapkan pada kenyataan bahwa belanja modal (capital expenditure) untuk
SI/TI tidak membuahkan hasil hingga nilai tertentu sesuai dengan besarnya investasi yang telah
dilakukan. Perusahaan menggunakan SI/TI untuk pengelolaan akuntansi dan keuangan,
operasional pemasaran, layanan pelanggan, koordinasi antar kantor cabang, perencanaan
produksi, pengendalian persediaan, mengurangi lead time, melancarkan distribusi dan lain
sebagainya. Namun tidak jelas apakah penggunaan SI/TI semacam ini sudah secara nyata
menghasilkan output yang lebih banyak (Robert Solow dalam McCarty, 2001).
STRATEGI SI DAN STRATEGI TI
Bila kita mengharapkan agar penerapan TI optimal, dibutuhkan suatu strategi SI/TI yang selaras
dengan strategi bisnis organisasi. Hal ini diperlukan agar investasi yang dikeluarkan untuk TI
sesuai dengan kebutuhan dan memberi manfaat yang diukur dari pencapaian tujuan dan sasaran
organisasi. Earl membedakan antara strategi SI dan TI (Earl, 1997).
Strategi SI menekankan pada penentuan aplikasi sistem informasi yang dibutuhkan rganisasi.
Esensi dari strategi SI adalah menjawab pertanyaan “apa ?”.
Sedangkan strategi TI lebih menekankan pada pemilihan teknologi, infrastruktur, dan keahlian
khusus yang terkait atau menjawab pertanyaan “bagaimana ?”.
Sebagai contoh suatu organisasi menerapkan Executive Information System pada bidang
pemasaran hal ini mempengaruhi aliran informasi vertikal dalam perusahaan. Pihak manajemen
atas memiliki akses informasi yang lebih besar dan mengurangi ketergantungan sumber
informasi terhadap manajemen menengah. Jaringan telekomunikasi sebagai aplikasi teknologi
informasi memungkinkan informasi mengalir dengan mudah dan cepat di antara departemen dan
divisi yang berbeda. Hubungan antara strategi TI, strategi SI dan strategi bisnis terlihat pada
gambar dibawah ini
Perencanaan strategis SI/TI merupakan proses identifikasi portofolio aplikasi SI berbasis komputer
yang akan mendukung organisasi dalam pelaksanaan rencana bisnis dan merealisasikan tujuan
bisnisnya. Perencanaan strategis SI/TI mempelajari pengaruh SI/TI terhadap kinerja bisnis dan
kontribusi bagi organisasi dalam memilih langkah-langkah strategis. Selain itu, perencanaan strategis
SI/TI juga menjelaskan berbagai tools, teknik, dan kerangka kerja bagi manajemen untuk
menyelaraskan strategi SI/TI dengan strategi bisnis, bahkan mencari kesempatan baru melalui
penerapan teknologi yang inovatif (Ward & Peppard, 2002). Gambar dibawah menunjukkan skema
perencanaan strategis SI/TI Ward dan Peppard.
Beberapa karakteristik dari perencanaan strategis SI/TI antara lain adalah adanya misi utama :
Keunggulan strategis atau kompetitif dan kaitannya dengan strategi bisnis; adanya arahan dari
eksekutif atau manajemen senior dan pengguna; serta pendekatan utama berupa inovasi pengguna
dan kombinasi pengembangan bottom up dan analisa top down (Pant & Hsu, 1995).
Pendekatan metodologi versi Ward and Peppard ini dimulai dari kondisi investasi SI/TI dimasa lalu
yang kurang bermanfaat bagi tujuan bisnis organisasi dan menangkap peluang bisnis, serta fenomena
meningkatkan keunggulan kompetitif suatu organisasi karena mampu memanfaatkan SI/TI dengan
maksimal. Kurang bermanfaatnya investasi SI/TI bagi organisasi disebabkan karena perencanaan
strategis SI/TI yang lebih fokus ke teknologi, bukan berdasarkan kebutuhan bisnis.
Metodologi versi ini terdiri dari tahapan masukan dan tahapan keluaran (Ward & Peppard, 2002).
Tahapan masukan terdiri dari:
1. Analisis lingkungan bisnis internal, yang mencakup aspek-aspek strategi bisnis saat ini, sasaran,
sumber daya, proses, serta budaya nilai-nilai bisnis organisasi.
2. Analisis lingkungan bisnis eksternal, yang mencakup aspek-aspek ekonomi, industri, dan iklim
bersaing perusahaan.
3. Analisis lingkungan SI/TI internal, yang mencakup kondisi SI/TI organisasi dari perspektif bisnis
saat ini, bagaimana kematangannya (maturity), bagaimana kontribusi terhadap bisnis, keterampilan
sumber daya manusia, sumber daya dan infrastruktur teknologi, termasuk juga bagaimana portofolio
dari SI/TI yang ada saat ini.
4. Analisis lingkungan SI/TI eksternal, yang mencakup tren teknologi dan peluang pemanfaatannya,
serta penggunaan SI/TI oleh kompetitor, pelanggan dan pemasok.
Sedangkan tahapan keluaran merupakan bagian yang dilakukan untuk menghasilkan suatu dokumen
perencanaan strategis SI/TI yang isinya terdiri dari:
1. Strategi SI bisnis, yang mencakup bagaimana setiap unit/fungsi bisnis akan memanfaatkan SI/TI
untuk mencapai sasaran bisnisnya, portofolio aplikasi dan gambaran arsitektur informasi.
2. Strategi TI, yang mencakup kebijakan dan strategi bagi pengelolaan teknologi dan sumber daya
manusia SI/TI.
3. Strategi Manajemen SI/TI, yang mencakup elemen-elemen umum yang diterapkan melalui
organisasi, untuk memastikan konsistensi penerapan kebijakan SI/TI yang dibutuhkan.
Beberapa teknik/metode analisis yang digunakan dalam perencanaan strategis SI/TI pada metodologi
ini, mencakup analisis SWOT, analisis Five Forces Competitive, analisis Value Chain, metode
Critical Succes Factors, metode Balanced Scorecard, dan McFarlan’s Strategic Grid.
Tujuan utama perencanaan strategis informasi adalah mempersiapkan rencana bagi pengelolaan
analisis, perancangan dan pengembangan sistem berbasis komputer
Untuk perencanaan strategi informasi dapat dilihat dari dua sisi yaitu:
data, arah tinjauan strategisnya adalah terhadap kebutuhan informasi yang dibutuhkan oleh enterprise.
aktivitas, arah tinjauan strategisnya adalah dalam hal pemanfaatan teknologi untuk peningkatan
kinerja enterprise.,
Sasaran IISP
Sasaran Keseluruhan Information Strategic Planning (ISP) menurut Roger dalam Rekayasa
Perangkat Lunak:
1. Menentukan sasaran dan tujuan bisnis strategis.
Misal pada industri manufaktur menyatakan tujuan-tujuan seperti
Mengotomatisasi pemasangan komponen secara manual,
Mengurangi tingkat penolakan pelanggan sebesar 20 % dalam 9 bulan.
2. Mengisolasi faktor sukses kritis yang memungkinkan bisnis mencapai tujuan dan sasaran
tersebut. Critical Success Factors (CSF) dapat dihubungkan dengan sasaran/tujuan individual.
Misal bentuk CSF (Critical Success Factors) pada SI Rumah Sakit :
motivasi dan pelatihan pekerja atau pegawai
mesin-mesin komputer dengan reabilitas tinggi,
rencana pelayanan untuk menyakinkan pasien agar yakin untuk berobat.
mempertimbangkan kemungkinan pengembangan sebagai pengaruh dari peningkatan kebutuhan
bisnis
3. Menganalisis pengaruh teknologi dan otomasi terhadap tujuan dan sasaran. Dengan menekankan
pada pertanyaan :
seberapa kritiskah teknologi digunakan untuk mencapai sasaran bisnis?
Bagaimanakah teknologi dapat mengubah cara bisnis dilakukan ?
Bagaimana bisnis harus menyesuaikan atau memperluas sasaran atau tujuan untuk
mengakomodasi teknologi ?
4. Menganalisis informasi yang ada untuk menentukan perannya dalam pencapaian sasaran dan
tujuan
Berikut ini informasi terkait ketika kita mulai membuat rencana strategis TI, mudah-mudahan
dapat membantu.
Tujuan
Rencana TI yang telah disusun akan menjadi referensi bersama bagi seluruh unit kerja yang ingin
mensinergikan inisiatif TI nya.
Agar perencanaan TI selaras dengan perencanaan dan tujuan bisnis perusahaan.
Keselarasan perencanaan TI dengan bisnis dilakukan sejak tahap awal proses dan mencakup
internal satuan unit kerja maupun hubungan antar satuan unit kerja
Mendefinisikan kontribusi TI yang diperlukan untuk mencapai tujuan strategis perusahaan, biaya
terkait dan sasaran kinerja, dan melakukan penilaian rencana strategis bagaimana TI dapat
menciptakan peluang bisnis.
Menerjemahkan rencana strategis menjadi operasional TI jangka pendek, proyek-proyek TI dan
tujuan TI. Menilai tujuan kinerja TI taktis dalam hal hal ketersediaan, fungsionalitras, biaya
kepemilikan total saat ini dan ROI.
Lingkup
Rencana Strategis TI
Menetapkan visi, misi dan strategi TI dalam hubungannya dengan kebutuhan perusahaan
Menetapkan kebutuhan stakeholder sesuai dengan Rencana Jangka Panjang Perusahaan
Penetapan Proses
Penterjemahan strategi bisnis, ekspektasi bisnis, kemampuan TI saat ini dan saat mendatang
menjadi Rencana Strategis TI
Pengidentifikasian, pendokumentasian dan penanganan saat terjadi perubahan organisasi,
evolusi teknologi dan ketentuan perundangan dalam proses perencanaan
Pendefinisian peran dan tanggung jawab dari para stakeholder dalam proses pembuatan
perencenaan TI
Pengesahan dan pengkomunikasian Perencanaan TI agar dipahami oleh para stakeholder yang
akant menterjemahkan menjadi anggaran, rencana taktis, strategi pengadaan dan struktur
organisasi
Penterjemahan tujuan TI yang didasarkan atas tujuan bisnis menjadi outcome yang
direpresentasikan menjadu metrik (what) dan target yang dapat dikaitkan dengan manfaat
bisnis dan disetujui oleh stakeholder terkait
Penetapan arah dan tujuan TI yang didorong oleh kebutuhan bisnis
Rancangan Induk TI
Arsitektur Informasi, yaitu model informasi pada Perusahaan yang mendefinisikan lingkup
kebutuhan informasi yang dipetakan kedalam proses bisnis
Tujuannya adalah tersedianya referensi model informasi perusahaan yang akan menjadi rujukan
seluruh desain software aplikasi di tahap selanjutnya dalam rangka mengurangi tingkat
redudansi informasi
Arsitektur Informasi mencakup informasi arsitektur (database, database table, pertukaran data)
dan informasi tidak terstruktur (gambar, video, file dokumen, dan lainnya)
Arsitektur Informasi mencakup penetapan klasifikasi ke dalam kelas-kelas data, pemetaan
kepemilikan data, dan pendefinsian data dictionary dan syntax rules
Arsitektur Informasi juga menetapkan klasifikasi tingkat keamanan data untuk setiap klasifikasi
kelas data melalui penetapan kriteria yang tepat sesuai dengan kebutuhan perusahaan
Arsitektur Aplikasi, yaitu model aplikasi pada Perusahaan yang mendefinisikan lingkup aplikasi
beserta persyaratan dan spesifikasi desain yang dibutuhkan untuk mengakomodasi seluruh
tingkat proses bisnis seperti: operasional, transaksional, pelaporan, analisa, monitoring dan
perencanaan
Tujuannya adalah terealisasinya dukungan atas proses bisnis dimana setiap aplikasi selalu akan
berkorelasi terhadap sebuah proses bisnis yang didukungnya
Arsitektur Aplikasi memberikan peta tentang aplikasi apa saja yang dibutuhkan sesuai dengan
karakteristik perusahaan dan manajemen
1. Pelayanan publik, merupakan aplikasi yang dikhususkan untuk memberikan pelayanan kepada
warga dan komunitas bisnis, baik layanan informasi, komunikasi maupun transaksi
2. Manajemen Internal, merupakan aplikasi yang dikhususkan untuk mengelola proses bisnis
seperti keuangan, kepegawaian, pengelolaan aset, pengelolaan program kerja, monitoring
kinerja dan sejenisnya
3. Pendukung Manajemen, merupakan aplikasi yang sifatnya mendukung operasional manajemen
sehingga proses-proses bisnis standar manajemen dan pelayanan kepada publik dapat optimal,
mencakup diantaranya fungsional informasi, komunikasi dan kolaborasi
4. Data Warehouse dan Business Intelligence, merupakan aplikasi yang digunakan untuk
mengelola laporan dan fasilitas analisa data multidimensional
Yaitu struktur organisasi dan metoda pengelolaan yang mampu menyediakan layanan dan
produk Teknologi Informasi yang efektif untuk internal organisasi dan operasional Teknologi
Informasi di lingkup Perusahaan
Perencanaan organisasi mencakup identifikasi struktur organisasi pengelola yang akan
melakukan operasional harian
Perencanaan manajemen mencakup pendefinisian prosedur teknis dengan prioritas pada:
1. Realisasi Sistem
2. Operasi Sistem
3. Pemeliharaan Sistem
Pendekatan dan Implementasi Roadmap yaitu menciptakan suatu kerangka kerja Sistem
Informasi terpadu yang akan menjadi dasar pengembangan dan penerapan sistem informasi
fungsional perusahaan yang mencakup tugas-tugas seluruh unit kerja di Perusahaan.
Setiap perencanaan sistem menggunakan skenario Project Management untuk setiap proyek
inisiatif TI yang direncanakan untuk memastikan dapat diselesaikan tepat waktu, tepat sasaran,
dan tepat anggaran
Setiap inisiatif yang direncanakan selalu menyertakan proyeksi waktu, kapan manfaat (benefit)
yang diharapkan dapat terealisasi.
Setiap perencanaan sistem mempunyai implementasi Roadmap yang didasarkan pada analisa
kesenjangan arsitektur (informasi, aplikasi dan infrastruktur teknologi) serta kesenjangan
manajemen dan organisasi
Perusahaan memiliki Rencana Induk TI lima tahunan yang akan menjadi dasar dalam
pelaksanaan inisiatif TI tahunan, dengan memperhatikan keselarasan dengan Rencana Jangka
Panjang Perusahaan
Komite Pengarah TI Perusahaan dapat melakukan review tahunan terhadap kekinian dan
kesesuiaan Rencana Induk TI.
Komite Pengarah TI memberikan persetujuan akhir atas rencana induk TI lima tahunan yang
kemudian akan disahkan secara legal dan formal oleh eksekutif Perusahaan
Komite Pengarah TI melakukan review dan memberikan masukan atas perencanaan TI
Indikator Keberhasilan
Keselarasan strategis
Efisiensi arsitektur
Penurunan tingkat redudansi sistem akibat kurang optimalnya implementasi mekanisme shared-
services arsitektur