ASSALAMU'ALAIKUM WARAHMATULLAHI WABARAKATUH

TATA KERJA, PROSEDUR

DAN SISTEM KERJA
SERTA
MENGELOLA EFISIENSI
PEKERJAAN KANTOR
Nama: ananda amesa diwa
Nim : 0142S1A021030
prodi : adminstrasi pendidikan
A.pengertian
AGAR DAPAT MEMBEDAKAN MASING-MASING
PENGERTIAN, MAKA BERIKUT INI
AKAN DIJELASKAN ARTI TATA KERJA, PROSEDUR
KERJA DANSISTEM KERJA.

Tata kerja adalah cara-cara pelaksanaan kerja yang seefisien mungkin atas
sesuatu tugas dengan mengingat segi-segi tujuan, peralatan, fasilitas tenaga
kerja, waktu, ruang dan biaya yang tersedia.
Prosedur kerja adalah rangkaian tata cara kerja yang berkaitan satu sama
lain sehingga menunjukkan adanya suatu urutan tahap demi tahap serta jalan
yang harus ditempuh dalam rangka penyelesaian sesuatu bidang tugas.
Sistem kerja adalah suatu rangkaian tata kerja dan prosedur kerja yang
kemudian membentuk suatu kebutuhan pola tertentu dalam rangka
melaksanakan sesuatu bidang pekerjaan.
B. Manfaat
Berdasarkan pengertian yang
ada maka manfaat yang dapat
diperoleh
dari tata kerja, prosedur kerja
dan sistem kerja sebagai berik
Tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja penting artinya sebagai suatu

polakerja yang merupakan penjabaran tujuan, sasaran, program kerj, fungsi-

fungsi dan kebijaksanaan ke dalam kegiatan-kegiatan pelaksanaan yang

nyata.
C. Asas-Asas Penyusunan Tata D. Pengaturan Pokok Bidang Tata Kerja,
Prosedur Kerja Dan
Kerja, Prosedur Kerja Dan Sistem Kerja Dalam Organisasi
Sistem Kerja Secara umum kebijaksanaan pengaturan
Supaya ada kejelasan, maka guna di bidang Tata Kerja, Prosedur
Kerja Dan Sistem Kerja dapat dinyatakan
penyusunan tata kerja, prosedur sebagai berikut :
kerja Setiap pimpinan wajib menerapkan prinsip koordinasi, integrasi, dan

dan sistem kerja perlu

sinkronisasi baik dalam lingkungan instansi masing-masing maupun dengan

instansi atau kantor lain.

Setiap pimpinan satuan organisasi bertanggung jawab memimpin dan

memperhatikan beberapa asas

mengkoordinasikan bawahannya masing-masing dan membingbing serta

memberikan petunjuk bagi pelaksanaan tugas bawahannya.

Setiap pimpinan satuan organisasi wajib mengikuti petunjuk dan bertanggung

jawab kepada atasan masing-masing dengan menyampaikan laporan berkala

sebagai berikut : tepat pada waktunya.

Setiap pimpinan organisasi wajib mengolah dan memanfaatkan laporan guna

bahan pengambilankeputusan, penyusunan laporan lebih lanjut dan

memberikan petunjuk kepada bawahan.

Harus dinyatakan secara tertulis dan disusun secara sistematis, serta

Dalam menyampaikan suatu laporan, setiap satuan organisasi wajib

dituangkan dalam bentuk manual atau pedoman kerja pelaksanaannya.

memberikan tembusan kepada satuan organisasi lainnya yang secara

Harus dikomunikasikan atau diinformasikan secara sistematis kepada semua

fungsional mempunyai hubungan kerja

petugas atau pihak yang bersangkutan atau yang berkepentingan.

 E. Penyederhanaan Kerja (Work
Simplification)
1
2 3 4

Dari penyederhanaan

a. Adanya organisasi yang efisien. Penerapan anggaran sesuai dengan
kerja, dapat dihasilkan
b. Adanya pimpinan yang tangguh dan kebutuhan.

adanya penyederhanaan
Pengertian bersih, serta mau mendahulukan
kerja. Dari f. Ketepatan di dalam pemanfaatan
kepentingan kelompok atau bawahan dari

penyederhanaan kerja, waktu dan gerakan-gerakan badan

pada kepentingannya sendiri.

Dengan bertambah luasnya dapat dihasilkan adanya c. Proses pengambilan keputusan dalam melaksanakan pekerjaan.

kegiatan yang harus

pelaksanaan kerja dilaksanakan dengan cepat dan tepat. g. Ketepatan di dalam bidang
yang cepat, tepat, d. Terdapatnya alat-alat pengendalian perkantoran.

dilakukan, bertambah
mudah dan praktis, yang tepat, antara lain : h. Dibidang prosedur kerja antara lain
besarnya organisasi dan 1) Ketepatan penggunaan formulir.
sehingga dihasilkan pula meliputi usaha

bertambahnya jumlah 2) Perencanaan yang mantap

adanya 1) Mengotomatisasikan pekerjaan-
pegawai, serta adanya perkembangan dan 3) Pengumpulan dan pengolahan data
dilakukan secara efektif pekerjaan rutin

perkembangan atau kemajuan.

4) Penataan dan pemanfaatan berkas 2) Mempergunakan alat-alat kerja
kemajuan yang dicapai, Penyederhanaan kerja
laporan secara maksimal bantuan seperti skema arus kerja,

tentu mengakibatkan pula adalah : Proses kegiatan 5) Adanya kejelasan dan dimanfaatkan daftar tugas, manual dan sebagainya.

bertambahbanyaknya yang harus dilakukan buku pedoman 3) Mengatur kembali frekuensi kerja
pekerjaan operasional yang secara rasional, untuk
dan pembagian kerja

dilakukan. menerapkan tata kerja,

prosedur kerja
Selain itu, hal-hal yang pengerjaan bersifat pengulangan atau berganda,
tugasnya dapat diserahkan kepada mesin-mesin yang tidak perna cepat bosan.
Lebih cepat dan tepat bekerja serta lebih hemat. Hasil dari penelaahan sistem
dan prosedur serta tata kerja dari semua proses pekerjaan kantor antara lain
berupa :

Terdapatnya prosedur baku yang seragam bagi setiap transaksi yang sama.

Biaya di dalam mengerjakan tugas-tugas kantor yang bersifat rutin akan

terkurangi.

Latihan pegawai akan lebih terarah.

Penyempurnaan dalam pelaksanaan pekerjaan dapat dilakukan secara terus-

menerus.
F. Efisiensi Pekerjaan Kantor

PADA MULANYA ISTILAH EFISIENSI TIMBUL DALAM BIDANG ILMU PENGETAHUAN

EKONOMI. MENURUT WEBSTER’S NEW ENCYCLOPEDIC DICTIONARY (1994:319) BAHWA :
“EFISIENSI (EFFICIENCY) ADALAH : (1) KUALITAS ATAU DERAJAT EFISIEN (EFFICIENT); (2)
A.TINDAKAN EFISIEN; B. TINDAKAN EFEKTIFSEHINGGA DIUKUR DENGAN SUATU PERBANDINGAN
PRODUKSI DENGAN BIAYA (SEPERTI DALAM ENERGI, WAKTU, UANG). SEDANGKAN EFISIEN
(EFFICIENT) ADALAH KEMAMPUAN MENGHASILKAN EFEK YANG DIINGINKAN [LATIHAN
EFFICIENS, DARI EFFICARE “TO BRING ABOUT” (“MENGHASILKAN”)]. SELANJUTNYA DALAM
ENSIKLOPEDI INDONESIA DIJELASKAN BAHWA “EFISIENSI” ADALAH USAHA PADA PRODUKSI
UNTUK MEMBERANTAS SEGALA PEMBOROSAN BAHAN DAN TENAGA KERJA MAUPUN SEGALA
YANG MERUGIKAN. DENGAN DEMIKIAN, DAPAT DISIMPULKAN BAHWA“EFISIENSI” ADALAH
KEMAMPUAN MEMANFAATKAN USAHA PRODUKSI YANG MELIPUTI KEGIATAN KERJA, WAKTU,
BIAYA SEMAKSIMAL MUNGKIN SEHINGGA TIDAK TERJADI PEMBOROSAN.
G. In-Efisiensi Pekerjaan Kantor

Menurut Winardi, kesalahan yang umum dalam

kebanyakan organisasi

atau lembaga adalah bahwa “Posisi manajemen

perkantoran tidak dianggap

sebagai bagian dari top manajemen”. Hal ini berakibat

banyaknya kesalahan-

kesalahan umum yang banyak terjadi dalam manajemen

perkantoran antara lain

mencakup :Ketidakmampuan manajemen perkantoran

untuk mengerti hubungan-
hubungan yang tepat antara kantor dengan bagian-
bagian lain dalam
organisasi/ lembaga secara keseluruhan.
Banyak melakukan pekerjaan-pekerjaan administrasi
secara berlebihan yang
sebagian besar sebenarnya tidak diperlukan.
H. Upaya Meningkatkan
Efisiensi Pekerjaan Kantor
KARENA IN-EFISIENSI MENGAKIBATKAN SUATU KERUGIAN BAGI
ORGANISASI ATAU

LEMBAGA MAKA ADALAH TUGAS MANAJEMEN PERKANTORAN UNTUK

MELAKUKAN PERBAIKAN.

PERBIKAN INI DAPAT DILAKUKAN DENGAN BERBAGI MACAM CARA DAN

BERTOLAK DARI

AKTIVITAS MANAJEMEN PERKANTORAN SERTA TANTANGANTANTANGAN

YANG SECARA UMUM

DIHADAPI MANAJEMEN PERKANTORAN. MAKSUDNYA ADALAH MANAJEMEN

HARUS BENAR-

BENAR MELAKSANAKAN MANAJEMEN PERKANTORAN YANG SEMESTINYA

DAN SENANTIASA

BERUPAYA UNTUK MENGHINDARI TERJADINYA KESALAHAN-KESALAHAN

a. Segala kegiatan harus direncanakan

Bertitik tolak dari aktivitas pokok dan dengan baik dan ditetapkan dengan

tantangan-tantangan manajemen
tepat pelaksanaannya;

perkantoran sebagaimana dikemukakan b. Ciptakan seluruh komunikasi secara

di atas, maka upaya untuk
benar dalam organisasi agar setiap

meningkatkan

personil dapat berkomunikasi dengan rekan

efisiensi pekerjaan perkantoran adalah
sebagai berikut : sekerjanya dalam pelaksanaan

tugas;
 a. Rencanakan ruangan-ruangan kantor dan
aturlah penempatan mebeler
Sediakan fasilitas yang baik sesuai serta fasilitas lainnya agar dapat membuat
dengan kebutuhan ini dimaksudkan para karyawan betah dan
agar
memungkinkan mereka bekerja dengan
para karyawan dapat bekerja penuh keleluasan.
dengan baik. Adapun cara yang
dapat
b. Sesuaikan spesifikasi
dilakukan meliput fasilitas kantor dengan fungsi
atau tugas masing-

c. Aturlah penerangan dan ventilasi agar

karyawan dapat bekerja
dalam keadaan segar serta kurangilah
kegaduhan agar dapat bekerja
dengan tenang.