MODUL PEMBELAJARAN

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

Mata Kuliah : Analisis Bisnis Proses

Bobot Sks : 3
Dosen Pengembang : Fesa Asy Syifa Nurul Haq, S.Kom., MMSI.
Tutor :
Capaian Pembelajaran : 1. Mampu mendeskripsikan dan menganalisis
Mata Kuliah deskripsi analisis proses bisnis
2. Mampu mengidentifikasi berbagai tipe model
bisnis
3. Mampu mendeskripsikan kinerja, pengukuran
kinerja, proses analisis, identifikasi pada
analisis proses bisnis.
4. Mampu mendeskripsikan prinsip-prinsip dan
konsep dasar pengelolaan suatu bisnis
organisasi (struktur, lingkungan organisasi,
hirarki keputusan, serta kaitan antar
organisasi).
5. Mampu mendeskripsikan analisa siklus proses
manajemen.
6. Mampu mendeskripsikan area fungsional dan
proses bisnis terkait yang berdampak pada
implementasi sistem informasi
7. Mampu menganalisis kompleksitas yang
berhubungan dengan pengelolaan,fungsi dan
tanggung jawab pada manajemen proyek.
8. Mampu mendemonstrasikan Executive
information system (EIS) hingga Sistem
Pendukung Keputusan pada proses bisnis..
Kompetentsi Akhir Di Mahasiswa mampu memahami definisi, pemodelan
Setiap Tahap (Sub- bisnis, proses operasi, informasi dan manajemen
Cpmk) pada suatu bisnis
Minggu Perkuliahan 4, 5, 6 dan 7
Online Ke-

1
 MODUL PEMBELAJARAN
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

JUDUL TOPIK
Workflow dan Management Project

1. Pendahuluan
Pada pertemuan 4,5,6, dan 7 ini, akan membahas mengenai workflow padasebuah alur
bisnis, bebrapa jenis workflow, manfaat workflow, siklus proses manajemen,
mengiplementasikan workflow kedalam project management dengan PMBOK. Selain itu
akan belajar mengenai project management life cycle, communication management, risk
management pada manajemen proyek, dan proses dan komponen umum (human
resources management, procurement management, time management, dan cost
management) pada manajemen proyek.

2. Isi topik
Workflow atau alur kerja adalah urutan tugas yang memproses sekumpulan data. Alur kerja
ini terjadi di semua jenis bisnis dan industri. Setiap kali sebuah data diteruskan antara
manusia dan sistem, alur kerja pun dibuat. Komponen ini merupakan jalur yang
menggambarkan bagaimana sesuatu berubah dari belum selesai menjadi selesai, atau mentah
menjadi sesuatu yang telah diproses.
Namun demikian, workflow juga dapat berarti lain selain seperti yang telah dijelaskan
sebelumnya. Dalam hal ini, workflow merupakan sebuah aplikasi yang digunakan untuk
memudahkan proses atau jalannya suatu pekerjaan secara otomatis. Dengan demikian, seluruh
operasional perusahaan pun dapat berjalan lancar tanpa adanya suatu hambatan.

Jenis-jenis Workflow
Berikut adalah tiga jenis utama dari alur kerja:
1. Process workflow
Proses workflow atau alur kerja merupakan rangkaian dari kumpulan tugas yang selalu
ada dan dilakukan secara berulang untuk menunjang operasional. Ini berarti bahwa
sebelum memulai alur kerja, Anda sudah mengetahui secara persis rangkaian
pekerjaan apa saja yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan.
2. Case workflow

2
 MODUL PEMBELAJARAN
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

Jenis alur kerja yang berikutnya ialah case workflow. Alur ini muncul setelah terjadi
sebuah kasus atau kondisi tertentu. Sehingga bisa dibilang untuk menyelesaikannya
tidak ada cara khusus yang spesifik. Anda bisa menyelesaikan arus kerja yang satu ini
setelah menyelidiki permasalahan dan mencari solusi untuk mengatasi hal tersebut.
3. Project workflow
Dalam sebuah proyek pekerjaan tentu juga terdapat alur yang harus diikuti. Namun
biasanya hal ini jauh lebih fleksibel dibandingkan tipe process workflow. Maksudnya,
Anda bisa berinovasi atau melakukan hal-hal di luar rencana sebelumnya.

Manfaat Workflow dalam manajemen perusahaan

1. Distribusi yang bisa dengan mudah dilakukan
Alur kerja yang sistematis dan tertata rapi akan memudahkan sistem pendistribusian.
Dengan demikian, seluruh proses dapat berjalan dengan lancar tanpa adanya hambatan
yang berarti. Siklus dari workflow tersebut pun akan berjalan secara otomatis jika
sudah terbiasa. Jika distribusi tugas lancar maka seluruh otorisasi pekerjaan dapat
dilakukan dengan cara yang lebih cepat dan praktis.
2. Penanganan dokumen bisa langsung diketahui
Sistem alur kerja juga mengatur setiap alur dalam distribusi dokumen di perusahaan.
Jika dilakukan dengan cara yang tepat, penanganan sebuah dokumen dapat dilakukan
dengan cara yang lebih efektif dan dapat dengan mudah diselesaikan.
3. Persetujuan bisa dilakukan di mana pun dan kapan pun
Persetujuan atau agreement dapat dilakukan dari mana saja dan kapan saja dengan
sistem workflow yang sudah terkelola dengan baik. Aplikasi workflow dapat
memudahkan kinerja kerja Anda meskipun sedang tidak berada di kantor atau
perusahaan. Hal ini bisa dilakukan selama perangkat Anda terhubung dengan internet,
ya.

3
 MODUL PEMBELAJARAN
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

Siklus Manajemen Kinerja

Dalam prosesnya, terdapat 4 siklus manajemen kinerja yang bisa diikuti. Empat siklus ini
harus dilakukan secara kontinyu. Berbagai tahapan tersebut adalah sebagai berikut:
1. Perencanaan (planning)
Dalam tahapan ini, pihak manajemen dan direktur perusahaan akan berdiskusi
terkait tujuan dan apa saja yang ingin diraih oleh perusahaan, baik itu dalam jangka
waktu tertentu ataupun secara keseluruhan.
Hal ini menjadi sangat penting untuk dilakukan agar setiap karyawan
mempunyai panduan dalam merancang setiap tujuan secara lebih detail. Berbagai
tujuan tersebut tidak melulu tentang strategi bisnis, namun bisa juga tentang indikator
pencapaian performa karyawan dalam suatu tim, seperti tugas, target, pengembangan,
tindakan, dll.
Setelah rencana tujuan telah ditetapkan secara umum, maka pihak manajer
yang berada di bawah bisa mulai menetapkan tujuan untuk manajemen kinerja
karyawannya. Tujuan tersebut seringkali ditetapkan dengan menggunakan metode
S.M.A.R.T atau specific, measurable, achievable, relevant, dan time-bound. Sasaran
metode SMART adalah:
 Spesifik - Tujuan diuraikan dengan jelas, dengan informasi terperinci seperti apa
yang ingin dicapai, seberapa baik itu harus dilakukan, dan mengapa itu penting.
 Measurable - Sasaran harus memiliki indikator yang pasti dan terukur untuk
mengetahui apakah itu telah tercapai.
 Achievable - Meskipun tujuan harus meregangkan karyawan, itu tidak boleh
terlalu tinggi sehingga tidak dapat dicapai sama sekali secara realistis.
 Relevan - Sasarannya sejalan dengan pekerjaan karyawan dan tujuan organisasi
secara keseluruhan.
 Terikat waktu - Harus ada garis waktu yang pasti kapan tujuan ini harus
diselesaikan.

Pada tahap ini bisa juga dilakukan perencanaan pengembangan karyawan.

2. Monitoring
Pada umumnya, dalam setahun hanya akan dilakukan kontrol atau monitoring
sebanyak satu atau dua kali saja. Dalam tahapan ini, manajer harus melakukan

4
 MODUL PEMBELAJARAN
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

berbagai cara untuk memastikan apakah berbagai tujuan yang sudah direncanakan bisa
diraih.
Jika nantinya ditemukan masalah pada karyawan, maka pihak manajer harus
mampu membantu menyelesaikan masalah karyawan. Penyesuaian kembali tujuan
masih bisa dilakukan jika memang nantinya diperlukan.
Pada tahap ini, tidak menutup kemungkinan ada tujuan baru yang akan
ditetapkan, karena ada banyak perubahan yang terjadi.
3. Reviewing
Tahapan siklus selanjutnya adalah reviewing atau pengkajian yang bersifat dua
arah. Pada akhir tahun, nantinya pihak manajemen dan karyawan akan mendiskusikan
apakah seluruh tujuan yang sudah ditetapkan dari awal bisa dicapai dengan baik.
Tahapan ini dinilai sangat penting, karena pihak manajer bisa melakukan
berbagai kolaborasi dengan pihak karyawan. Semakin melibatkan pekerja, maka para
pekerja yang terlibat akan semakin terpacu untuk tetap bekerja di perusahaan tersebut.
Beberapa hal yang dikaji ini mencakup realistisnya tujuan yang sudah ditetapkan dari
awal, dan bagaimana karyawan mampu memperoleh pengalaman atau keahlian baru.
4. Penghargaan (Rewarding)
Tahap ini merupakan tahap yang tidak bisa diabaikan, karena penghargaan atau
reward adalah hal penting untuk meningkatkan semangat kerja karyawan. Jika
karyawan tidak memperoleh cukup penghargaan, maka semangat kerjanya pun akan
menurun, dan besar kemungkinan mereka mencari pekerjaan lain.
Beberapa bentuk penghargaan yang bisa diberikan antara lain, peningkatan
gaji, pemberian bonus, peningkatan jatah cuti, promosi jabatan, proyek tambahan,
testimoni tertulis, dll. Jika karyawan telah menerima penghargaan, maka siklus
manajemen kinerja bisa kembali lagi pada tahap awal.

5
 MODUL PEMBELAJARAN
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

Manfaat Menggunakan Sistem Workflow dalam Manajemen Perusahaan

Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, alur kerja ini memiliki peran yang cukup
penting dalam operasional sebuah perusahaan. Selain memperjelas apa saja yang harus
dilakukan serta tanggung jawab masing-masing karyawan, sistem alur kerja juga memiliki
manfaat lain. Di antaranya adalah sebagai berikut:
1. Distribusi yang bisa dengan mudah dilakukan
Alur kerja yang sistematis dan tertata rapi akan memudahkan sistem
pendistribusian. Dengan demikian, seluruh proses dapat berjalan dengan lancar tanpa
adanya hambatan yang berarti. Siklus dari workflow tersebut pun akan berjalan
secara otomatis jika sudah terbiasa. Jika distribusi tugas lancar maka seluruh
otorisasi pekerjaan dapat dilakukan dengan cara yang lebih cepat dan praktis.
2. Penanganan dokumen bisa langsung diketahui
Sistem alur kerja juga mengatur setiap alur dalam distribusi dokumen di
perusahaan. Jika dilakukan dengan cara yang tepat, penanganan sebuah dokumen
dapat dilakukan dengan cara yang lebih efektif dan dapat dengan mudah
diselesaikan.
3. Persetujuan bisa dilakukan di mana pun dan kapan pun
Persetujuan atau agreement dapat dilakukan dari mana saja dan kapan saja
dengan sistem workflow yang sudah terkelola dengan baik. Aplikasi workflow dapat
memudahkan kinerja kerja Anda meskipun sedang tidak berada di kantor atau
perusahaan. Hal ini bisa dilakukan selama perangkat Anda terhubung dengan
internet, ya.
Data Flow Diagram (DFD) didefinisikan sebagai suatu modeling tools yang memungkinkan
analis sistem menggambarkan sistem sebagai suatu network proses dan fungsi yang
dihubungkan satu dengan lainnya yang disebut data flow (arus data).
Data Flow Diagram (DFD) merupakan suatu diagram yang digunakan untuk menggambarkan
suatu sistem yang telah ada atau sistem yang baru, dikembangkan secara logika tanpa
mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir ( misalnya melalui telpon,
surat dsb.)
Penggunaan DFD:
1. DFD membantu para analis sistem

6
 MODUL PEMBELAJARAN
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

- Untuk meringkas informasi tentang sistem

- Untuk mengetahui komponen kunci tentang sistem
- Untuk mengetahui hubungan antara sistem
- Untuk membantu perkembangan aplikasi secara efektif
2. DFD berfungsi sebagai alat komunikasi yang baik antara pemakai dan sistem analis
3. DFD dapat menggambarkan sejumlah batasan otomasi untuk pengembangan alternatif
sistem fisik.

Komponen-komponen suatu DFD antara lain terdiri dari:

1. Terminator, merupakan lingkungan luar dari suatu sistem
2. Proses, berisikan kegiatan-kegiatan yang ada dalam suatu sistem
3. Data Flow (alur data), menunjukkan arah arus data
4. Data Store (simpanan data), menunjukkan tempat penyimpanan data

Diagram konteks sendiri adalah bagian paling tinggi dalam DFD (Data Flow Diagram),
artinya sebelum masuk ke pembuatan DFD, dibutuhkan diagram konteks terlebih dahulu. Hal
ini dikarenakan diagram konteks menggambarkan sistem secara umum, sedangkan DFD
menggambarkan sistem tersebut lebih detail hingga bagian terkecil seperti fitur dalam setiap
bagian yang dimiliki oleh sistem. Sebagai contohnya adalah konteks diagram pada istem
Administrasi Perpustakaan dibangun untuk mendukung pemberian pelayanan kepada para
peminjam buku berikut ini.

7
 MODUL PEMBELAJARAN
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

8
 MODUL PEMBELAJARAN
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

9
 MODUL PEMBELAJARAN
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

10
 MODUL PEMBELAJARAN
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

Manajemen proyek (PMBOK)

Ada 5 kelompok proses: Memulai (initiating), Perencanaan (planning), Pelaksana(executing),

Pemantauan & Mengontrol(monitoring&controling), dan Menutup(closing). Dan ada 10

11
 MODUL PEMBELAJARAN
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

bidang Pengetahuan: Integrasi, Cakupan, Jadwal, Biaya, Kualitas, Sumber Daya, Komunikasi,
Risiko, Pengadaan dan Pemangku Kepentingan; dan dipersimpangan antara kelompok proses
dan bidang pengetahuan yang kita miliki 49 proses, sehingga setiap proses memiliki grup
proses yang sesuai sebagai serta bidang pengetahuan
1. Proses Initiating – aktivitas terkait dengan persiapan pelaksanaan sebuah proyek,
terutama menyangkut kesediaan stakeholder untuk menentukan obyektifnya dan
sepakat untuk memiliki komitmen penuh mendukung proyek tersebut dalam hal
alokasi berbagai sumber daya yang diperlukan;
2. Proses Planning – aktivitas terkait dengan perencanaan pelaksanaan sebuah proyek,
terutama dalam hal memperkirakan ruang lingkup, durasi, biaya, kualitas, dan
parameter lain yang perlu dikelola di dalam proyek;
3. Proses Executing – aktivitas terkait dengan menkoordinasikan orang- orang dan
sumber daya ada untuk menjalankan sejumlah pekerjaan di dalam proyek agar
menghasilkan output yang diinginkan atau ditargetkan;
4. Proses Controlling – aktivitas terkait dengan pengawasan agar seluruh kegiatan yang
dilakukan di dalam proyek secara konsisten mengarah pada obyektif yang ingin
dicapai; dan
5. Proses Closing – aktivitas terkait dengan persetujuan formal bahwa proyek telah
berakhir dan menghasilkan output yang ditargetkan.

Manajemen Integrasi
Inti dari Manajemen Proyek sebagai berisi proses rutin yang harus dilakukan selama
durasi proyek. Menyelesaikan proses ini adalah tanggung jawab sepenuhnya dari Manajer
Proyek.
1. Membangun piagam proyek (developt project charter)
- Mengembangkan dokumen yang secara resmi mengesahkan keberadaan proyek
- Memberi PM kewenangan untuk menggunakan uang dan sumber daya untuk
proyek kerja
2. Mengembangkan rencana manajemen proyek (develop project manajemen plan)
- Mengkoordinasikan dan mengkonsolidasikan semua komponen yang
direncanakan ke dalam rencana PM

12
 MODUL PEMBELAJARAN
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

3. Mengarahkan dan mengelola pekerjaan proyek

- Memimpin dan melakukan pekerjaan yang ditentukan dalam rencana manajemen
proyek dan permintaan perubahan yang disetujui
4. Mengelola pengetahuan proyek
- Menggunakan pengetahuan yang ada dan menciptakan pengetahuan baru untuk
memfasilitasi pembelajaran organisasi
5. Memantau dan mengendalikan pekerjaan proyek
- Melacak, meninjau, dan melaporkan kemajuan secara keseluruhan untuk
memenuhi kinerja tujuan ditentukan
6. Melakukan kontrol perubahan integrasi
- Meninjau semua CR dan memutuskan hasilnya
7. Menutup proyek ata fase
- Menyelesaikan semua kegiatan untuk proyek atau fase

Manajemen ruang lingkup

Proses memastikan bahwa kegiatan yang direncanakan dan hanya yang direncanakan
kegiatan- diselesaikan sebagai bagian dari proyek. Jika penambahan baru dianggap perlu
Kontrol Manajemen Perubahan harus ada
1. Rencanakan manajemen ruang lingkup
- Proses pembuatan rencana manajemen ruang lingkup, yang akan memberi tahu
bagaimana cakupan produk akan ditentukan, divalidasi, dan dikontrol berdasarkan
Piagam Proyek
2. Kumpulkan Persyaratan/permintaan
- Menentukan dan mendokumentasikan kebutuhan pemangku kepentingan
3. Tentukan cakupan/ruang lingkup
- Mengembangkan deskripsi rinci proyek
4. Membuat work breakdown stuktur(WBS)
- Membagi hasil proyek menjadi komponen yang lebih kecil
5. Melakukan validasi cakupan/ruang lingkup
- Memformalkan penerimaan kiriman proyek yang telah selesai
- Sponsor memvalidasi bahwa pekerjaan telah selesai
6. Mengontrol ruang lingkup/cakupan

13
 MODUL PEMBELAJARAN
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

- Memantau status ruang lingkup proyek dan perubahan pada baseline

Siklus manajemen proyek

1. Inisiasi adalah fase pertama dan vital dari siklus hidup manajemen proyek karena ini
menentukan proses yang diperlukan, untuk memulai proyek baru. Dalam fase ini,
manajemen tingkat atas menentukan tujuan dan ruang lingkup proyek, memberikan
alasan untuk memulai dan mengembangkan kasus bisnis.
Langkah-langkah dalam tahap inisiasi:

14
 MODUL PEMBELAJARAN
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

- Lakukan Studi Kelayakan : perlu memahami kelayakan proyek, yaitu apa

masalah bisnisnya dan apakah proyek ini memberikan solusi untuk masalah
tersebut atau tidak.
- Identifikasi Ruang Lingkup : Setelah selesai membenarkan tujuan proyek,
langkah selanjutnya adalah menentukan ruang lingkupnya. Disini akan
mengidentifikasi ruang lingkup proyek dan menentukan kedalaman dan
luasnya. Dengan perlu menentukan dan mendokumentasikan daftar tujuan
proyek tertentu, fitur, fungsi, tugas, tenggat waktu, risiko, dan biaya akhir.
- Mengidentifikasi Hasil Kerja : Langkah selanjutnya adalah mengidentifikasi
dan menentukan hasil. Deliverable di sini adalah singkatan dari produk atau
layanan akhir yang seharusnya dihasilkan oleh proyek.
- Mengidentifikasi Pemangku Kepentingan Proyek : Karena telah
mengidentifikasi ruang lingkup dan hasil proyek, dapat melanjutkannya.
Langkah selanjutnya adalah mengidentifikasi orang-orang yang peduli dengan
proyek dan bagaimana proyek ini akan mempengaruhi mereka dan kebutuhan
mereka. Perhatikan bahwa, pemangku kepentingan dalam sebuah proyek
memegang tempat penting. Pada akhir proyek jika mereka tidak puas, maka
proyek dianggap tidak berhasil.
- Kembangkan Kasus Bisnis : Setelah mengidentifikasi pilar penting dari
proyek, langkah selanjutnya adalah menghubungkan titik-titik dan
mengembangkan kasus bisnis yang lengkap untuk bergerak maju. Perlu mulai
menyusun tim juga, yang akan memikul proyek ini. Terakhir, diminta untuk
membuat SoW (Statement of Work/ Pernyataan Kerja) untuk menyelesaikan
fase Inisiasi.

Setelah Anda memiliki semua langkah ini, Anda akan siap untuk melanjutkan
dengan fase kedua dari siklus hidup manajemen proyek.
2. Planning
Perencanaan seperti namanya, adalah fase di mana solusi proyek yang diusulkan
dikuratori lebih jauh dengan lebih rinci. Ini dilakukan dengan tetap menjaga tujuan
proyek sebagai tujuan akhir. Dalam fase ini, Anda akan memecah kasus bisnis dan

15
 MODUL PEMBELAJARAN
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

SoW menjadi tugas-tugas yang lebih kecil. Kemudian tugaskan mereka ke tim
masing-masing dan persiapkan jadwal untuk penyelesaian kegiatan ini tepat waktu.
Pada dasarnya perlu melakukan langkah-langkah di bawah ini agar berhasil
menyimpulkan fase perencanaan siklus hidup manajemen proyek:

- Membuat Rencana Proyek : Langkah ini akan dimulai dengan mengidentifikasi

semua tugas yang diperlukan untuk memenuhi tujuan proyek. Tugas-tugas
seperti menentukan kegiatan, ketergantungan, kerangka waktu, potensi risiko
dan kendala yang terlibat dalam penyelesaian proyek diuraikan di sini.
- Membuat Dokumen Alur Kerja : Selanjutnya, akan mengembangkan
seperangkat dokumen perencanaan yang akan membantu dalam
memvisualisasikan jadwal proyek. Ini akan memandu tim Anda sepanjang
pengembangan proyek hingga pengiriman, melalui indikator tonggak penting.
- Memperkirakan Anggaran : Ini adalah fase penting di mana estimasi biaya
dilakukan dan anggaran akhir diumumkan. Anggaran proyek akan mencakup
semua biaya yang dihabiskan untuk tenaga kerja, peralatan, dan material. Ini
akan membantu dalam memantau dan mengendalikan pengeluaran biaya
selama pengembangan proyek sambil memastikan keuntungan maksimum.
- Mengumpulkan Sumber Daya : Langkah ini mencakup pemilihan tim
fungsional terakhir yang dipilih dari kumpulan bakat internal dan eksternal
organisasi. Juga perlu memastikan bahwa seluruh tim dilengkapi dengan alat
yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas yang diberikan.
- Mengantisipasi Risiko & Potensi Penghalang Kualitas : Setelah mengatur garis
waktu, memperkirakan biaya dan mengumpulkan sumber daya, langkah besar
berikutnya adalah memperkirakan potensi risiko. Memperkirakan risiko adalah
salah satu tugas terpenting selama perencanaan proyek. Jika melanjutkan tanpa

16
 MODUL PEMBELAJARAN
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

manajemen risiko yang tepat, ini dapat menghambat kinerja proyek atau
bahkan menimbulkan ancaman bagi penyelesaiannya yang berhasil. Namun,
dengan manajemen risiko yang tepat, dapat memitigasi risiko dan memberikan
proyek dengan kualitas yang telah disepakati tanpa penundaan.
3. Executing
Ingatlah ini, fase eksekusi, itu termasuk pengendalian dan pemantauan juga. Ini adalah
fase ekstensif di mana rencana proyek akan benar-benar dilaksanakan. Dalam fase ini,
hasil akhir mulai terbentuk dan pada akhirnya diserahkan kepada pelanggan. Tujuan
utama dari fase ini adalah untuk menjaga pekerjaan tetap pada jalurnya, mengatur tim,
memastikan bahwa kemajuan tidak ketinggalan jadwal.
Fase pelaksanaan siklus hidup manajemen proyek terdiri dari langkah-langkah di
bawah ini:

- Membuat Tugas & Mengatur Alur Kerja : Pada langkah ini, perlu menetapkan
tugas proyek ke sumber daya yang sesuai sambil mendistribusikan pekerjaan
secara merata di antara anggota tim. Hal ini akan memastikan tidak ada yang
dibebani dan mampu memberikan hasil yang berkualitas.
- Memberi Pengarahan kepada Anggota Tim tentang Tugas : Setelah Ada selesai
menugaskan tugas, langkah selanjutnya adalah memberi pengarahan kepada
setiap anggota tim tentang peran mereka dan pentingnya tugas mereka dalam
proyek. Harus membimbing mereka dalam perannya masing-masing dan
memberikan dukungan dengan mengatur pelatihan terkait proses jika
diperlukan.
- Berkomunikasi dengan Tim & Pemangku Kepentingan : Mempertahankan
komunikasi yang tepat adalah bagian penting dari kesuksesan proyek. Harus

17
 MODUL PEMBELAJARAN
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

menjaga komunikasi dua arah antara pemangku kepentingan dan tim selama
proyek berlangsung.
- Memantau Kualitas Pekerjaan : Setelah eksekusi dimulai, harus terus
memantau setiap aktivitas proyek. Ini akan memberi keunggulan dalam
memperhatikan jika ada yang tidak beres dan memberi ruang untuk
memperbarui atau menyesuaikan jadwal. Dengan memantau, dapat
memastikan kualitas pekerjaan dan produk akhir.
- Memantau anggaran : Untuk mengelola biaya dan menyelesaikan proyek
sesuai anggaran adalah tugas yang menantang. Tetapi jika tetap
memperhatikan pengeluaran proyek maka dapat dengan mudah menjaga
proyek tetap pada jalurnya dalam hal aset dan sumber daya.
4. Closure
Selama fase penutupan, fokus utama harus pada rilis dan pengiriman produk akhir.
Setelah produk diserahkan kepada customer, dapat melepaskan sumber daya Anda,
menyelesaikan dokumentasi dan secara resmi menutup proyek.

Di bawah ini adalah langkah-langkah rinci yang dicakup selama fase penutupan siklus
hidup manajemen proyek:

- Menganalisis Kinerja Proyek : Sebelum menyerahkan hasil akhir, perlu

menganalisis apakah tujuan proyek tercapai atau tidak. Artinya apakah produk
mampu memecahkan masalah bisnis awal. Selain itu, perlu memastikan bahwa
proyek selesai tepat waktu dan sesuai anggaran.

18
 MODUL PEMBELAJARAN
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

- Menganalisis Kinerja Tim : Selain itu, harus melacak kinerja setiap anggota
tim. Sehingga dapat melakukan ini dengan mudah dengan memantau ketepatan
waktu mereka dan kualitas pekerjaan yang mereka berikan selama proyek.
- Mendokumentasikan Penutupan Proyek: Dokumentasi adalah prosedur penting
lainnya yang tidak boleh diabaikan. Harus membuat dokumentasi proyek
dengan cara yang sistematis untuk memastikan bahwa semua aspek proyek
ditutup, tanpa meninggalkan jalan keluar yang longgar. Dapat memberikan
dokumen ini kepada pemangku kepentingan utama untuk melaporkan
penandatanganan proyek.
- Melakukan Tinjauan Pasca-Implementasi : Setelah menyelesaikan proyek,
perlu melakukan analisis akhir padanya. Jenis analisis ini akan membantu
mendapatkan wawasan dan kebijaksanaan pengalaman yang bermakna dan
dapat menggunakannya sebagai referensi di masa mendatang untuk proyek
serupa.
- Akuntansi untuk Anggaran Terpakai & Tidak Terpakai : Terkadang, bahkan
setelah proyek selesai, ada beberapa sumber daya dan anggaran yang tidak
terpakai. Dapat menetapkan sumber daya ini untuk beberapa proyek
mendatang. Ini akan membantu dalam mengurangi biaya dan pemborosan
sumber daya.

Manajemen resiko proyek

• Risiko proyek merupakan peristiwa negatif yang dapat mempengaruhi kelangsungan
hidup sebuah proyek

• Manajemen Risiko merupakan ilmu pengetahuan yang mengidentifikasi, meneliti,

dan menjawab serta melanjutkan suatu proyek dan menemukan cara yang terbaik
untuk mencapai sasaran hasil proyek.

• Manajemen resiko mempunyai suatu dampak hal positif pada memilih proyek,
menentukan lingkup proyek, dan mengembangkan perkiraan biaya dan jadwal
realistis.

19
 MODUL PEMBELAJARAN
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

• Peristiwa tidak pasti yang bila terjadi memiliki pengaruh positif atau negatif terhadap
minimal satu tujuan proyek (waktu, biaya, ruang lingkup, mutu). Risiko mungkin
memiliki satu atau lebih penyebab, yang bila terjadi memiliki satu atau lebih dampak.

Manfaat dari manajemen resiko proyek adalah

a. Dapat mengantisipasi atau menghindari masalah
b. Mencegah peristiwa-peristiwa yang mengejutkan
c. Meningkatkan kemampuan untuk bernegosiasi
d. Dapat memperoleh komitmen pelanggan
e. Dapat mereduksi pelanggaran jadwal
f. Dapat mereduksi biaya yang melebihi anggaran yang tersedia

Kelompok-kelompok yang terlibat dalam siklus hidup proyek:

1. Tim proyek : kelompok yang bertanggung jawab untuk menjalankan proyek
Terdiri dari project manager dan anggota tim proyek
- Manajer Proyek adalah orang yang bertanggung jawab untuk memastikan
bahwa Tim Proyek menyelesaikan proyek. Manajer Proyek mengembangkan
Rencana Proyek dengan tim dan mengelola kinerja tim untuk tugas-tugas
proyek. Manajer Proyek juga bertanggung jawab untuk memastikan
penerimaan dan persetujuan kiriman dari Sponsor Proyek dan Pemangku
Kepentingan(stakeholder).
- Anggota Tim Proyek bertanggung jawab untuk melaksanakan tugas dan
menghasilkan kiriman sebagaimana diuraikan dalam Rencana Proyek dan
diarahkan oleh Manajer Proyek, apa pun tingkat usaha atau partisipasi telah
ditentukan untuk mereka. Pada proyek yang lebih besar, beberapa anggota Tim
Proyek dapat bertindak sebagai Pemimpin Tim, memberikan tugas dan
kepemimpinan teknis.
2. Proyek sponsor : seorang individu (seringkali seorang manajer atau eksekutif) dengan
akuntabilitas keseluruhan untuk proyek tersebut, terutama berkepentingan untuk
memastikan bahwa proyek memberikan manfaat bisnis yang disepakati dan bertindak
sebagai perwakilan organisasi, memainkan peran kepemimpinan yang penting melalui
serangkaian bidang:

20
 MODUL PEMBELAJARAN
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

- Memberikan konteks bisnis, keahlian, dan panduan kepada manajer

proyek dan tim;
- Memperjuangkan proyek, termasuk "menjual" dan memasarkannya ke
seluruh organisasi untuk memastikan kapasitas, pendanaan, dan
prioritas proyek;
- Bertindak sebagai titik eskalasi untuk keputusan dan masalah yang
berada di luar kewenangan manajer proyek;
- Bertindak sebagai jalur komunikasi dan observasi tambahan dengan
anggota tim, pelanggan, dan pemangku kepentingan lainnya; dan
- Bertindak sebagai penghubung antara proyek, komunitas bisnis, dan
kelompok pengambilan keputusan tingkat strategis.
3. Performing organization management (POM)
Melakukan Manajemen Organisasi (POM) mencakup semua anggota tim manajemen
organisasi yang dapat memberikan pengaruh pada anggota Tim Proyek atau
dipengaruhi oleh dan terlibat dalam pengembangan dan implementasi produk proyek.
Komite yang dibentuk untuk mengevaluasi dan memilih proyek yang diusulkan untuk
Performing Organization terdiri dari anggota Performing Organization Management.
- Project Proposal Team (Tim Proposal Proyek) adalah kelompok yang
bertanggung jawab untuk menyusun Proposal Proyek pada tahap
Origination. Ini diatur oleh Sponsor Proyek.
- Project Selection Committee (Komite Seleksi Proyek) terdiri dari
anggota tim Manajemen Organisasi Berkinerja yang bertemu secara
teratur untuk mengevaluasi Proposal Proyek dan memilih proyek untuk
inisiasi. Mereka mempertahankan model peringkat Proposal Proyek
dan kriteria pemilihan proyek.
4. Customers
Pelanggan terdiri dari unit bisnis yang mengidentifikasi kebutuhan produk atau
layanan yang akan dikembangkan oleh proyek. Pelanggan dapat berada di semua
tingkat organisasi, dari Komisaris hingga juru tulis tingkat awal. Karena seringkali
tidak memungkinkan bagi semua Pelanggan untuk terlibat langsung dalam proyek,
peran berikut diidentifikasi:

21
 MODUL PEMBELAJARAN
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

- Customer representative (Perwakilan Pelanggan) adalah anggota

komunitas Pelanggan yang diidentifikasi dan tersedia untuk proyek
untuk keahlian materi pelajaran mereka. Tanggung jawab mereka
adalah untuk secara akurat mewakili kebutuhan unit bisnis mereka
kepada Tim Proyek, dan untuk memvalidasi kiriman yang
menggambarkan produk atau layanan yang akan dihasilkan oleh
proyek. Perwakilan Pelanggan juga diharapkan untuk membawa
kembali kepada komunitas Pelanggan informasi tentang proyek.
Menjelang akhir proyek, Perwakilan Pelanggan akan menguji produk
atau layanan yang dikembangkan oleh proyek tersebut, menggunakan
dan mengevaluasinya sambil memberikan umpan balik kepada Tim
Proyek.
- Customer decision makers (Pengambil Keputusan Pelanggan) adalah
anggota komunitas Pelanggan yang telah ditunjuk untuk membuat
keputusan proyek atas nama unit bisnis utama yang akan
menggunakan, atau akan dipengaruhi oleh, produk atau layanan yang
akan diberikan oleh proyek. Pengambil Keputusan Pelanggan adalah
anggota POM yang bertanggung jawab untuk mencapai konsensus unit
bisnis mereka tentang masalah dan keluaran proyek, dan
mengkomunikasikannya kepada Tim Proyek. Mereka menghadiri
pertemuan proyek seperti yang diminta oleh Manajer Proyek, meninjau
dan menyetujui kiriman proses, dan memberikan keahlian materi
pelajaran kepada Tim Proyek. Pada beberapa proyek, mereka juga
dapat berfungsi sebagai Perwakilan Pelanggan
5. Stakeholders
Terbagi menjadi dua bagian, yaitu :
- Internal Stakeholders (Pemangku Kepentingan Internal) mencakup
semua orang yang dengan cara apa pun terpengaruh oleh produk atau
layanan baru dalam Organisasi Berkinerja. Ini mungkin termasuk Tim
Proyek, Manajemen Organisasi yang Berkinerja, Pelanggan, serta rekan
kerja Pelanggan yang akan terpengaruh oleh perubahan dalam praktik
kerja Pelanggan karena produk atau layanan baru; Manajer pelanggan

22
 MODUL PEMBELAJARAN
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

yang terpengaruh oleh alur kerja atau logistik yang dimodifikasi;

Koresponden pelanggan dipengaruhi oleh kuantitas atau kualitas
informasi yang baru tersedia; dan kelompok lain yang terkena dampak
serupa.
- External stakeholders (Pemangku Kepentingan Eksternal) mencakup
semua orang di luar Organisasi Berkinerja yang dengan cara apa pun
terpengaruh oleh produk atau layanan baru. Dalam konteks Pemerintah
Negara Bagian New York, kelompok ini dapat mencakup Badan
Legislatif, Kamar Eksekutif, lembaga lain, media, dan warga negara.
Konsumen juga bisa menjadi Pemangku Kepentingan Eksternal.
6. Vendor
Vendor dikontrak untuk menyediakan produk atau layanan tambahan yang dibutuhkan
oleh proyek dan mungkin menjadi anggota Tim Proyek.

Manajemen resiko pada proyek manajemen

Risiko proyek merupakan peristiwa negatif yang dapat mempengaruhi kelangsungan
hidup sebuah proyek. Manajemen Risiko merupakan ilmu pengetahuan yang
mengidentifikasi, meneliti, dan menjawab serta melanjutkan suatu proyek dan menemukan
cara yang terbaik untuk mencapai sasaran hasil proyek. Manajemen resiko mempunyai suatu
dampak hal positif pada memilih proyek, menentukan lingkup proyek, dan mengembangkan
perkiraan biaya dan jadwal realistis.
Terdapat beberapa manfaat dalam manajemen resiko pada sebuah proyek, diantaranya:
 Dapat mengantisipasi atau menghindari masalah
 Mencegah peristiwa-peristiwa yang mengejutkan
 Meningkatkan kemampuan untuk bernegosiasi
 Dapat memperoleh komitmen pelanggan
 Dapat mereduksi pelanggaran jadwal
 Dapat mereduksi biaya yang melebihi anggaran yang tersedia

Lingkup proses manajemen resiko proyek :

1. Risk management planning

23
 MODUL PEMBELAJARAN
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

Merupakan proses yang memutuskan tentang pendekatan yang akan dilakukan, dan
bagaimana melaksanakan kegiatan manajemen resiko untuk suatu proyek.
• Faktor-faktor lingkungan organisasi
• Aset proses organisasi
• Pernyataan cakupan proyek
• Rencana manajemen proyek
Informasi yang terkandung dalam dokumen Manajemen Resiko :
 Metodologi
 Peran & Tanggung Jawab
 Dana & Biaya (yang berkaitan dengan resiko)

Kategori Resiko
 Kemungkinan dan Pengaruh Resiko
 Definisi peluang resiko dan dampaknya
 Kategori resiko :
 Market Risk
 Financial Risk
 Technology Risk
 People Risk
 Structure/Process Risk
2. Risk identification
Merupakan proses mengerti apa kejadian potensial yang mungkin merusak atau
meningkatkan proyek tertentu. Termasuk menentukan apa saja resiko yang akan
mempengaruhi proyek dan mendokumentasikan karakteristik tiap-tiap resiko tersebut.
Terdapat beberapa teknik untuk identifikasi resiko, diantaranya :
 Interview : kegiatan tanya-jawab secara lisan untuk memperoleh informasi;
 Brainstroming : untuk mengumpulkan ide-ide mentah dengan cepat, di mana
seseorang akan diminta untuk mengungkapkan ide-ide mereka dengan lantang;
 Delphi Technique : kerangka proses forecasting(peramalan) berdasarkan hasil
beberapa putaran kuesioner yang dikirim ke panel ahli.
 Analisis SWOT : merupakan teknik atau metode perencanaan strategi yang
bertujuan untuk mengevaluasi kekuatan (strength), kelemahan (weakness),

24
 MODUL PEMBELAJARAN
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

peluang (opportunity), dan ancaman (threats) sebuah perusahaan dalam suatu

proyek atau bisnis.

3. Quality risk analysis

a. Qualitative Analysis
Memberi nilai prioritas pada resiko-resiko proyek untuk dijadikan dasar analisa
dan tindakan selanjutnya dengan cara melakukan asesmen dan menggabungkan
peluang munculnya resiko dengan dampaknya.
b. Quantitative Analysis

Dapat menghitung faktor resiko proyek dengan menggunakan konsensus tim proyek
untuk menentukan skor untuk setiap Probabilitas Kategori Kegagalan: Kematangan
(Pm), Kompleksitas (Pc), Ketergantungan (Pd)
(𝑃𝑚 + 𝑃𝑐 + 𝑃𝑑)
𝑃𝑓 =
3
Menentukan skor untuk setiap Konsekuensi Kegagalan Kategori: Biaya (Cc), Jadwal
(Cs), Keandalan (Cr), Kinerja (Cp).
(𝐶𝑐 + 𝐶𝑠 + 𝐶𝑟 + 𝐶𝑝)
𝐶𝑓 =
4
Menghitung faktor resiko pada proyek secara keseluruhan dapat menggunakan rumus
berikut ini :
𝑅𝐹 = 𝑃𝑓 + 𝐶𝑓 − (𝑝𝑓 ∗ 𝐶𝑓)
Sehingga kategori risk dapat diketahui dengan range berikut
 Low risk Rf < 0.3
 Medium risk Rf = 0.3 to 0.7

25
 MODUL PEMBELAJARAN
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

 High risk Rf > 0.7

4. Risk response planning
Menyusun opsi dan tindakan untuk memperbesar peluang dan mengurangi ancaman
bagi tercapainya tujuan / sasaran proyek. Menggunakan output dari proses manajemen
resiko terdahulu, tim proyek dapat mengembangkan strategi reaksi terhadap resiko
yang sering berakibat pada pembaharuan dengan daftar resiko dan rencana manajemen
proyek seperti persetujuan perjanjian berhubungan dengan resiko. Menetapkan :
• Tindak lanjut bagi peluang
• Tanggapan untuk ancaman
5. Risk monitoring and control
Berisi tanggapan dari risk response planning terdiri dari :
1) Strategi untuk ancaman (resiko negatif)
• Menghilangkan resiko
• Mentransfer resiko kepada pihak lain: misal, melakukan outsourcing untuk
pekerjaan yang kurang dikuasai dengan mahir, asuransi, dll
• Mitigasi (melakukan tindakan untuk memperkecil peluang timbulnya
resiko negatif )
2) Strategi untuk peluang (resiko positif)
• Eksploitasi
• Berbagi dengan pihak yang lebih mampu dalam memanfaatkan peluang
• Meningkatkan peluang
3) Menyusun rencana kontinjensi: Langkah yang akan diambil bila resiko terjadi.
4) Menerima resiko (positif maupun negatif)

Menentukan Bagaimana Menangani Risiko

Jadi pada poin di seri ini, kita telah mengidentifikasi seluruh risiko utama dalam bisnis kita,
memprioritaskannya berdasarkan kecendrungan dan dampak, dan menilai efektifitas kendali
sekarang ini.
Langkah berikutnya adalah menentukan apa yang harus dilakukan pada tiap risiko, sehingga
kita dapat menanganinya dengan baik. Dalam dunia manajemen risiko, ada empat strategi
utama:
1. Menghindarinya.
2. Menguranginya.
3. Memindahkannya.

26
 MODUL PEMBELAJARAN
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

4. Menerimanya.

Setiap strategi memiliki kelebihan dan kekurangannya masing - masing, dan

mungkin akan pada akhirnya menggunakan semuanya. Terkadang mungkin perlu
menghindari risiko, dan di saat lainnya akan ingin menguranginya, memindahkannya,
atau cukup menerimanya. Mari lihat apa maksud istilah tersebut, dan bagaimana
memutuskan klasifikasi yang mana yang akan digunakan pada risiko bisnis.
5. Menghindari risiko

Terkadang, sebuah risiko akan begitu serius hingga anda ingin menghilangkannya,
contohnya dengan menghindari seluruh aktivitas, atau menggunakan pendekatan yang
benar - benar berbeda. Jika sebuah jenis trading tertentu sangat berisiko, anda
mungkin memutuskan bahwa itu tidak sebanding dengan apa yang akan didapat, dan
meninggalkannya.
Keuntungan strategi ini adalah bahwa ini merupakan cara yang paling efektif dalam
berurusan dengan risiko. Dengan menghentikan aktivitas yang menyebabkan masalah
- masalah potensial, anda menghilangkan peluang kerugian. Namun kelemahannya
adalah bahwa anda juga kehilangan beberapa keuntungan juga. Aktivitas yang berisiko
dapat menjadi sangat menguntungkan, atau mungkin memiliki keuntungan lainnya
bagi perusahaan anda. Jadi strategi ini sangat baik digunakan sebagai langkah terakhir,
ketika anda mencoba strategi lainnya dan menemukan bahwa tingkat risiko masih
terlalu tinggi.
6. Mengurangi Risiko

Jika anda tidak menghilangkan seluruh aktivitas, pendekatan umum adalah

mengurangi risiko yang berkaitan dengan itu. Ambil langkah untuk membuat hasil
negatif lebih sedikit terjadi, atau meminimalkan dampaknya ketika itu terjadi.
Dengan kasus kita sebelumnya, "Klien utama XYZ Corp terlambat membayar
tagihan" kita dapat mengurangi kecendrungan untuk terjadi dengan menawarkan
insentif kepada klien yang membayar tagihannya tepat waktu. Mungkin diskon 10%
untuk pembayaran yang lebih cepat, dan penalti untuk pembayaran yang terlambat.
Berurusan dengan pelanggan yang terlambat membayar dapat sangat mengecok, dan
kami telah membahasnya lebih pada tutorial tentang menangani cash flow lebih
efisien, namun berikut adalah beberapa pilihan.
Pada contoh yang sama, kita dapat mengurangi dampak dengan mengatur akses ke
fasilitas kredit jangka pendek. Dengan cara tersebut, bahkan jika klien terlambat
membayar, kita tidak kehilangan uang. Untuk mengetahui lebih lanjut tentang pilihan
peminjaman jangka pendek seperti factoring and lines of credit, lihat tutorial kami
tentang meminjam uang untuk mendanai bisnis.
Ini mungkin merupakan strategi yang paling umum, dan cocok digunakan untuk
rentang risiko yang luas. Pada strategi anda anda dapat melanjutkan aktivitas anda,
namun dalam pengukuran yang membuat bahayanya berkurang. Jika dilakukan
dengan benar, anda mendapatkan yang terbaik. Namun bahayanya adalah kendali anda
menjadi tidak efektif, dan anda berakhir dengan tetap menderita kerugian yang anda
takutkan.
7. Memindahkan Risiko

27
 MODUL PEMBELAJARAN
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

Kita semua familiar dengan konsep asuransi dari kehidupan sehari - hari, dan hal yang
sama berlaku dalam bisnis. Sebuah kontrak asuransi pada dasarnya merupakan transfer
risiko dari satu pihak ke pihak lainnya, dengan imbalan bayaran.
Contohnya ketika anda memiliki sebuah rumah, ada risiko besar akan kebakaran,
pencurian atau kerusakan lainnya. Jadi anda membayar sebuah polis asuransi rumah,
dan memindahkan risiko tersebut ke perusahaan asuransi. Jika sesuatu terjadi,
perusahaan asuransi yang akan menanggung kerugiannya, dan sebagai imbalan untuk
jaminan tersebut, anda membayar premi.
Ketika anda memiliki sebuah bisnis, anda memiliki pilihan untuk memindahkan
banyak risiko anda ke perusahaan asuransi. Anda dapat mengasuransikan properti dan
kendaraan anda, juga mengambil berbagai jenis asuransi liabilitas untuk melindungi
anda dari tuntutan hukum. Kita akan membahas lebih detil tentang asuransi pada
tutorial selanjutnya dalam seri ini, namun ini adalah pilihan yang bagus dalam
menangani risiko yang memiliki dampak yang besar, sepanjang anda dapat
menemukan polis yang terjangkau.
8. Menerima Risiko

Seperti yang telah kita lihat, manajemen risiko mempunyai harga. Menghindari risiko
berarti membatasi aktivitas perusahaan anda dan melewatkan peluang keuntungan.
Mengurangi risiko dapat melibatkan sistem baru yang mahal atau proses dan kontrol
yang melelahkan. Memindahkan risiko juga ada harganya, contohnya seperti pada
premi asuransi.
Jadi dalam kasus risiko tingkat minor, langkah terbaik adalah menerimanya. Tidak
masuk akal bila menginvestasikan dalam serangkaian software yang mahal hanya
untuk mengecilkan sebuah risiko yang tidak akan memiliki dampak yang besar. Untuk
risiko yang mendapatkan nilai dampak dan kecendrungan yang rendah, carilah solusi
sederhana dan murah, dan jika anda tidak dapat menemukannya, maka mungkin akan
lebih berharga untuk menerimanya dan melanjutkan bisnis seperti biasa.
Keuntungan dalam menerima risiko adalah cukup jelas: tidak ada biaya, dan
membebaskan sumber daya untuk fokus pada risiko yang lebih serius. Kelemahannya
adalah juga cukup jelas: anda tidak memiliki kendali. Jika dampak dan
kecenrungannya minor, itu mungkin tidak masalah. Namun pastikan bahwa anda telah
menilai semua hal tersebut dengan benar, sehingga anda tidak akan mendapat kejutan
yang tidak menyenangkan.

Manajemen sumber daya proyek

Manajemen Sumber Daya Manusia (SDM) suatu Proyek termasuk proses yang
diperlukan untuk membuat penggunaan secara efektif dari orang yang terlibat dengan proyek.
Ini mencakup semua proyek stakeholder – sponsor, pelanggan, mitra, kontributor individu,
dan lain-lain.
Manajemen Sumber Daya Manusia dalam proyek adalah proses mengorganisasikan
dan mengelola atau menempatkan orang-orang yang terlibat dalam proyek, sehingga orang

28
 MODUL PEMBELAJARAN
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

tersebut dapat dimanfaatkan potensinya secara efektif dan efisien.Manajemen Sumber Daya
Manusia (SDM) suatu Proyek termasuk proses yang diperlukan untuk membuat penggunaan
secara efektif dari orang yang terlibat dengan proyek. Ini mencakup semua proyek stakeholder
– sponsor, pelanggan, mitra, kontributor individu, dan lain-lain.
Untuk merencanakan tenaga kerja proyek yang realistis perlu diperhatikan bermacam-macam
faktor, di antaranya yang terpenting adalah seperti berikut ini :
• Produktivitas tenaga kerjaTenaga kerja periode puncak (peak)

• Jumlah tenaga kerja kantor pusat

• Perkiraan jumlah tenaga kerja konstruksi di lapangan

• Meratakan jumlah tenaga kerja guna mencegah gejolak

Human Resource Management adalah prosedur sistematik untuk mengumpulkan,

menyimpan, mempertahankan, menarik, dan menvalidasi data yang dibutuhkan oleh sebuah
organisasi tentang sumber daya manusia, aktivitas sumber daya manusia, dan karakteristik
unit organisasinya.
Manajemen Sumber Daya Manusia (SDM) suatu Proyek termasuk proses yang diperlukan
untuk membuat penggunaan secara efektif dari orang yang terlibat dengan proyek.
Ini mencakup semua proyek stakeholder – sponsor, pelanggan, mitra, kontributor individu,
dan lain-lain.
Tahapan Manajemen SDM :
1) Perencanaan Sumber Daya Manusia Mengidentifikasi dan mendokumentasikan
peranan seseorang dalam proyek, tanggung jawabnya dan bagaimana relasi pelaporan
orang tersebut dengan orang- orang lain dalam proyek.

2) Akuisisi Tim Proyek Mendapatkan tim projek dengan melibatkan mendapatkan dari
beberapa personil yang ada pada tim projek dan ditugaskan untuk dan bekerja pada
projek

3) Mengembangkan Tim Proyek Meningkatkan kompetensi dan interaksi anggota tim

proyek, baik secara individual maupu secara berkelompok untuk meningkatkan kinerja
proyek

29
 MODUL PEMBELAJARAN
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

4) Mengelola Tim Proyek Memantau kinerja tim proyek dengan memberikan masukan
atau motivasi, solusi ataupun sekedar koordinasi dalam rangka meningkatkan kinerja
proyek

Manajemen SDM yang berhubungan dengan:

a) Analisis dan desain pekerjaan

b) Staffing

c) Pelatihan dan Pengembangan

d) Penghargaan

e) Kompensasi

f) Pemeliharaan

Fungsi MSDM terbagi menjdai 2, yaitu :

1. Fungsi manajemen
 Perencanaan
 Pengorganisasian
 Pengarahan
 Pengontrolan

2. Fungsi operasional
- Pengadaan
- Pengembangan
- Pemberi Kompensasi
- Integrasi
- Pemeliharaan

30
 MODUL PEMBELAJARAN
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

Tujuan Penerapan MSDM

Penerapan manajemen sumber daya manusia pada sebuah perusahaan bukanlah tanpa tujuan.
Berikut ini adalah poin-poin tujuan penerapan manajemen sumber daya manusia menurut ahli
ekonomi, Sunarto.

 Menghasilkan sumber daya manusia yang terampil, bermotivasi tinggi, serta dapat
dipercaya untuk menjalankan tugas organisasi.
 Melakukan peningkatan kualitas sumber daya manusia secara berkala melalui sistem
kerja yang efektif.
 Mewujudkan lingkungan kerja yang kondusif dan mendukung produktivitas kerja
karyawan.
 Menyeimbangkan kepentingan tenaga kerja dan organisasi.
 Memberikan penghargaan atas semua prestasi kinerja sumber daya manusia.
 Meningkatkan kesejahteraan tenaga kerja secara jasmani dan rohani.
 Melakukan pengelolaan karyawan atas dasar keadilan, transparan, dan perhatian.
 Memberikan kesempatan yang sama bagi karyawan untuk bekerja dan menyelesaikan
pekerjaannya.
 Mengakomodir perbedaan kebutuhan pada setiap individu dalam mengeluarkan
pendapat.

31
 MODUL PEMBELAJARAN
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

Project Procurement Management

Project Procurement Management mencakup proses- proses yang diperlukan untuk membeli
atau memperoleh produk, jasa, yang dibutuhkan dari luar organisasi .
Why Outsource
• Agar Organisasi dapat tetap fokus pada bisnis utamanya

• Mempermudah akses keterampilan dan teknologi

• Memberikan fleksibilitas

• Meningkatkan akuntabilitas

plan

close conduct

control
1. Plan procurement
Pengadaan pertama kali diidentifikasi selama fase perencanaan proyek. Untuk
setiap kontraktor eksternal, perlu ada statement of work (SOW) yang berfungsi
sebagai dokumen yang menguraikan pekerjaan yang dikontrak.
Sebelum kontrak, bagaimanapun, permintaan proposal dimana beberapa
kontraktor dapat menawar untuk pekerjaan itu, dan manajer proyek dapat
menentukan dari penawaran mereka siapa yang akan mendapatkan kontrak.
Permintaan ini dipikirkan dengan matang karena berfungsi sebagai dokumen
panduan melalui proyek. Semakin spesifik mereka, semakin baik. Ini untuk
menghindari kebingungan di kemudian hari dan membantu mengembangkan
rencana yang lebih akurat.
2. Conduct procurements

Setelah menyelesaikan dokumen tahap pertama, tahap melakukan pengadaan

adalah ketika mempelajari tawaran yang datang kembali dan menentukan mana

32
 MODUL PEMBELAJARAN
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

yang akan diterima. Namun, sebelum memutuskan, harus ada kriteria untuk
memutuskan penawaran mana yang terbaik untuk proyek dan sesuai dengan
manajemen logistik proyek. Perjanjian kemudian ditandatangani, dan rencana
manajemen proyek diperbarui.
Tentukan pemenang dengan melakukan konferensi dengan penawar, memiliki
teknik untuk mengevaluasi proposal dan memiliki perkiraan independen untuk
memastikan tawaran berada dalam kisaran normal. Tidak ada salahnya mencari
nasihat dari para ahli dibidang kontrak untuk mendapatkan perspektif mereka.
Ada juga teknik analitik yang bisa diterapkan. Iklan adalah cara yang baik
untuk memastikan menebarkan jaring seluas mungkin, sehingga dapat
memutuskan berdasarkan semua calon penawar. Lalu ada negosiasi pengadaan
yang akan dibutuhkan untuk menyesuaikan kontrak akhir untuk memenuhi
kebutuhan penerima dan kontraktor. Harus menggunakan pesanan pembelian
untuk mendokumentasikan harga, jumlah, jendela pengiriman dan ketentuan
pembayaran barang / jasa yang dipesan. Ini adalah dokumen yang mengikat secara
hukum yang memastikan bahwa penerima dan vendor berada di halaman yang
sama.

3. Control procurements

Setelah kontrak ditandatangani, manajemen kontraktor tersebut harus

dimasukkan ke dalam tanggung jawab manajemen secara keseluruhan. Kontraktor
dapat berdampak negatif pada anggaran dan jadwal, yang dapat menyebabkan
proyek keluar jalur atau lebih buruk.
Oleh karena itu, pembaruan status rutin diperlukan untuk meninjau perjanjian
kontraktor, mendapatkan pembaruan kemajuan dan meninjau kinerja kerja untuk
memastikan bahwa kontraktor memenuhi persyaratan yang diuraikan dalam
kontrak mereka. Meskipun Anda menyewa kontraktor karena mereka ahli dalam
pekerjaannya, Anda tetap perlu memantau dan melacak pekerjaan mereka untuk
memastikannya berjalan sesuai rencana.
Yang terbaik adalah mengontrak sistem kontrol perubahan dan melakukan
tinjauan kinerja pengadaan secara teratur, termasuk inspeksi dan audit untuk

33
 MODUL PEMBELAJARAN
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

memastikan pekerjaan berjalan dengan baik. Pelaporan kinerja membantu manajer

mendapatkan informasi juga. Sistem pembayaran harus ada serta administrasi
klaim dan sistem manajemen pencatatan. Perintah kerja harus mencakup semua
detail tentang pekerjaan yang dilakukan oleh kontraktor untuk memfasilitasi
pemantauan kinerja.
4. Close procurements

Sama seperti proses untuk memulai pengadaan, perlu ada satu proses untuk
menyelesaikannya. Apa yang merupakan pekerjaan yang sudah selesai harus
dirinci dalam perjanjian awal dengan kontraktor, sehingga tidak ada kebingungan
dari pihak mana pun tentang kapan pekerjaan itu selesai.
Asuransi dan ikatan juga biasanya membutuhkan pelepasan tanggung jawab
secara resmi. Hal ini untuk memastikan bahwa tidak ada perubahan yang belum
diselesaikan terkait dengan nilai dan tanggal penyelesaian kontrak.
Audit pengadaan membantu proses ini, serta memiliki negosiasi pengadaan
yang terstruktur. Sistem manajemen catatan juga akan diperlukan untuk
mengelola semua dokumen yang akan terlibat dalam tahap proses pengadaan ini.

Time Project management

Project Time Management adalah proses yang diperlukan untuk memastikan proyek
berjalan sesuai waktu yang ditentukan. Pengelolaan waktu dalam proyek menjadi sangat
penting, karena waktu tidak dapat dihentikan, dan berjalan terus meskipun dalam kondisi
apapun.
Tujuan akhir dari schedule development adalah membuat suatu jadwal proyek yang
realistis sehingga menyediakan suatu dasar untuk memantau berjalannya proyek dan untuk
dimensi waktu dari proyek.
Hasil utama dari proses ini adalah
• jadwal proyek,

• model data jadwal,

• suatu baseline jadwal,

34
 MODUL PEMBELAJARAN
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

• perubahan yang diinginkan, dan

• perubahan untuk kebutuhan resource, atribut aktivitas, kalendar proyek, dan

prencanaan manajemenproyek.

Project cost management

Project Cost Management menekankan kepada manajemen biaya proyek. Hal ini terkait
dengan estimasi biaya dalam kegiatan proyek. Teknik yang digunakan untuk manajemen
biaya antara lain adalah :
 ROM,

 Budgetary, dan

 Definitive.

Project Cost Manajement atau biasa disebut dengan manajemen biaya adalah sebuah
metode yang menggunakan teknologi untuk mengukur biaya dan produktivitas melalui siklus
hidup penuh proyek tingkat perusahaan.
Fungsi khusus pada cost management adalah : memperkirakan kontrol pekerjaan,
pengumpulan data lapangan, penjadwalan, akuntansi dan desain.

Terdapat 4 proses dari Project Cost Management, yaitu:

1. Plan Cost Management
Merupakan proses untuk menetapkan kebijakan, prosedur, dan dokumentasi
perencanaan, pengelolaan, pengeluaran, dan pengendalian biaya proyek. Manfaat

35
 MODUL PEMBELAJARAN
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

utama dari proses ini adalah untuk membuat adanya penjagaan/pemantawan dan
pengarahan tentang bagaimana biaya proyek akan dikelola sepanjang proyek
dilaksanakan.
2. Estimate Cost
Merupakan suatu perkiraan pengembangan sumber daya moneter yang diperlukan
untuk melengkapi kegiatan proyek. Keakuratan perkiraan proyek akan meningkat
selama proyek berlangsung melalui siklus hidup proyek. Tujuan utama dari cost
budgeting adalah untuk menghasilkan suatu cost baseline untuk memastikan performa
proyek dan kebutuhan proyek.
3. Determine Budget
Merupakan proses menggabungkan estimasi biaya kegiatan individu atau paket
pekerjaan untuk menetapkan cost baseline. Anggaran tersebut akan memberikan
gambaran umum mengenai biaya secara periodik maupun biaya total proyek.
Perkiraan biaya menentukan biaya setiap aktivitas kerja.
4. Control Cost
Merupakan suatu Proses pengendalian biaya termasuk dalam monitoring kinerja
pembiayaan, meyakinkan bahwa hanya perubahan yang tepat yang termasuk dalam
baseline biaya yang direvisi, memberikan informasi pada stakeholders bahwa
perubahan dapat mengakibatkan perubahan biaya pula.

3. Soal Mandiri
Soal akan diberikan dalam kuis pada LMS setiap Minggu
4. REFERENSI/DAFTAR PUSTAKA
1. https://www.jagoanhosting.com/blog/pengertian-six-sigma/. Diakses 20
Februari 2021.
2. https://www.jojonomic.com/blog/workflow/. Diakses 20 Februari 2021.
3. https://accurate.id/marketing-manajemen/manajemen-
kinerja/#Siklus_Manajemen_Kinerja. Diakses 20 Februari 2021.
4. https://www.valamis.com/hub/performance-management-cycle diakses pada
20 Februari 2021.

36
 MODUL PEMBELAJARAN
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

5. Dian Wijayanto,Spi,MM, MSE. 2012. Pengantar Manajemen. Jakarta:PT

Gramedia Pustaka Utama. link
6. Brocke, Jan vom, dan Rosemann, Michael. 2010. Handbook on Business

Process Management 1: Introduction, Methods, and Information Systems .

Diakses 21 Februai 2021. link_1 dan Link 2

7. Hilton, Peter. 2021. What is Workflow Management. Diakses 21 Februai 2021.
Link
8. Valamis.2019. Performance Management. Diakses 21 Februari 2021. Link
9. Wibowo, DR. Eng. Antoni. 2020. Siklus Manajemen Layanan ITIL. Diakses
22 februari 2021. LInk
10. iSixSigma-Editorial. 2020. Design for six sigma (DFSS) vs DMAIC. Diakses
22 Februari 2021. Link
11. Brue, Greg; Launsby, Robert G. (2003). “Design for Six Sigma”. New
York: McGraw-Hill. ISBN 9780071413763. OCLC 51235576.
12. Yang, Kai; El-Haik, Basem (2003). “Design for Six Sigma: A Roadmap for
Product Development”. New York: McGraw-
Hill. ISBN 9780071412087. OCLC 51861987.
13. Cavanagh, Roland R.; Neuman, Robert P.; Pande, Peter S. (2005). “What Is
Design for Six Sigma?”. New York: McGraw-
Hill. ISBN 9780071423892. OCLC 57465690.
14. Chowdhury, Subir (2002). Design for Six Sigma. Chicago: Dearborn Trade
Publishing. ISBN 9780793152247. OCLC 48796250. Link
15. Hasenkamp, Torben (2010). "Engineering Design for Six Sigma". Quality and
Reliability Engineering International. 26 (4): 317–324. doi:10.1002/qre.1090.
16. Hasenkamp, Torben; Ölme, Annika (2008). "Introducing Design for Six Sigma
at SKF". International Journal of Six Sigma and Competitive Advantage. 4 (2):
172–189. link
17. Lee, Sunggyu (2012). Encyclopedia of Chemical Processing Vol 1. Taylor &
Francis. pp. 2719–2734. doi:10.1081/E-ECHP
18. ReliaSoft. 2020. Design for Reliability: Overview of the Process and
Applicable Techniques. Diakses 23 februari 2021. Link

37
 MODUL PEMBELAJARAN
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

19. Ubud,ST.MT., DR. Syahnaz.. 2020. Inovasi Sistem manajemen dengan Six
Sigma. Diakses 23 februari 2021. Link
20. https://www.sixsigmaconcept.com/six-sigma-design Diakses 24 februari 2021.
21. Sukamto, Titien S. 2020. Manajemen Proses Bisnis. Diakses 24 februari 2021.
Link
22. Signavio. Workflow management. link
23. New York State. 2020. Project Management Guidebook Release 2. Diakses 24
Februari 2021. Link
24. Chand, Swatee. 2020. Project Management Life Cycle – Everithing You Need
to Know. Diakses 25 Februari 2021. Link
25. Susanto, Inge. 2020. Manajemen Sumber Daya Manusia Pada Sebuah Proyek.
Diakses 25 Februari 2021. Link
26. Baskoro, Fajar. 2019. Project Procurement Management. Diakses 25 Februari
2021. Link
27. https://www.projectmanager.com/blog/project-procurement-management-
quick-guide diakses 25 Februari 2021.
28. Alexandra twin. 2020. Delphi Methode. Diakses 25 Februari 2021. Link
29. Braza, Annisa Safira. 2019. Project Cost Management Processes. Diakses 25
Februari 2021. Link.
30. Proxsis Group. 2020. Project Quality Management. Diakses 26 Februari 2021.
Link
31. Manajemen kualitas proyek (bahan Ajar UDINUS). Diakses 15 Maret 2021.
Link
32. Lauw Tjun Nji. Project Quality Management. Diakses 15 Maret 2021. Link
33. Wrike. “What is change management in project management?”. Diakses 15
maret 2021. Link
34. Dr. Ir. Erizal, Magr. Manajemenn Risiko Proyek. Diakses 15 maret 2021. Link
35. Jurnal enterpreneur. Manajemen SDM : Kenali Fungsi dan Tujuannya. Diakses
15 Maret 2021. Link
36. Simon, Stephanie. 2021. How to Apply Knowledge management to Peoject
Management. Diakses 15 Maret 2021. Link

38
 MODUL PEMBELAJARAN
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

37. Ritchie, Paul, dan Jorgensen, Kenneth. 2007. Project Management

Knowledgement Management. Diakses 15 Maret 2021. Link
38. http://journal.vokasi.ui.ac.id/index.php/jabt/article/view/17 diakses 15 maret
2021.
39. Budiati, Neni. 2020. Konsep Kekayaan Intelektual dan Knowledge Based
Economy. Link
40. Kadhum, Zahraa. 2019. Project management Cycle. Diakses 16 Maret 2021.
Link
41. Marhendrawathi ER, Ph.D . link
42. Chen Mawson. “What Does a Business Process Analys Do?”. Link
43. Nindito, Hendro. 2016. Karakteristik Teknologi Informasi Executif
Information System. Diakses pada 15 Maret 2021. Link
44. https://repository.dinus.ac.id/docs/ajar/kasus_proses_bisnis.pdf
45. BPMN Indonesia. 2020. Notasi BPMN dan Implementasi. Diakses pada 15
Maret 2021. Link

39