Aliran Kerja (Workflow)

A. Pengertian Workflow
Workflow merupakan istilah yang merujuk pada suatu proses kinerja sistematis dalam
perusahaan. Dimana ketika terdapat pekerjaan yang telah diselesaikan, hal tersebut akan
dipindah alihkan ke pihak lain untuk kemudian dilanjutkan sebagai bagian dalam proses
produksi. Secara sederhana, workflow merupakan rangkaian rutinitas yang dilakukan oleh
perusahaan mulai dari awal hingga akhir proses produksi. Dalam prakteknya, setiap
karyawan yang berkontribusi dalam operasional perusahaan harus mengetahui tugas serta
tanggung jawab masing-masing. Sehingga oprasional perusahaan pun dapat berjalan dengan
lancar tanpa adanya kekurangan sedikitpun. Untuk itu, bisa dibilang keberadaan workflow
atau arus kerja ini memegang peranan yang cukup penting dalam sebuah perusahaan.
Work flow atau alur kerja adalah urutan tugas yang memproses sekumpulan data. alur kerja
ini terdapat disemua jenis bisnis dan industri. Setiap kali sebuah data diteruskan antar
manusia dan sistem, alur kerja pun dibuat. Komponen ini merupakan jalur yang
menggambarkan bagaimana sesuatu berubah dari belum selesai menjadi selesai, atau mentah
menjadi sesuatu yang telah diproses.
Namun demikian, workflow juga dapat berarti lain selain seperti yang telah dijelaskan
sebelumnya. Dalam hal ini, workflow merupakan sebuah aplikasi yang digunakan untuk
memudahkan proses atau jalannya suatu pekerjaan secara otomatis. Dengan demikian,
seluruh operasional perusahaan pun dapat berjalan lancar tanpa adanya suatu hambatan.
B. Jenis Jenis Workflow
Workflow atau alur kerja ini berlaku pada seluruh divisi dalam perusahaan. Tak hanya dalam
produksi saja, namun juga mereka yang berada di dalam kantor baik itu administrasi,
marketing dan lain sebagainya. Yang perlu diketahui adalah beberapa divisi dalam
perusahaan mengharuskan bahwa arus kerja harus terstruktur. Namun beberapa di antaranya
dibebaskan untuk berkreasi dan berjalan secara impulsif tentunya dengan mempertimbangkan
satu dan lain hal. Alur kerja seperti itu biasanya dilakukan oleh divisi pemasaran atau
marketing yang harus senantiasa mengikuti trend dan perkembangan zaman.
Berikut tiga jenis utama dari alur kerja:
1. Process workflow
Proses workflow atau alur kerja merupakan rangkaian dari kumpulan tugas yang
selalu ada dan dilakukan secara berulang untuk menunjang operasional. Ini berarti
bahwa sebelum memulai alur kerja, Anda sudah mengetahui secara persis
rangkaian pekerjaan apa saja yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan.
2. Case workflow
Jenis alur kerja yang berikutnya ialah case workflow. Alur ini muncul setelah
terjadi sebuah kasus atau kondisi tertentu. Sehingga bisa dibilang untuk
menyelesaikannya tidak ada cara khusus yang spesifik. Anda bisa menyelesaikan
arus kerja yang satu ini setelah menyelidiki permasalahan dan mencari solusi
untuk mengatasi hal tersebut. Misalnya, dalam penyusunan strategi pemasaran,
Anda baru bisa mengetahui langkah apa saja yang harus dilakukan setelah
 mengidentifikasi permasalahan atau mengevaluasi rencana marketing yang
sebelumnya gagal atau kurang maksimal.
3. Project workflow
Dalam sebuah proyek pekerjaan tentu juga terdapat alur yang harus diikuti.
Namun biasanya hal ini jauh lebih fleksibel dibandingkan tipe process workflow.
Maksudnya, Anda bisa berinovasi atau melakukan hal-hal di luar rencana
sebelumnya.
C. Manfaat menggunakan sistem Workflow dalam manajemen Perusahaan
Alur kerja ini memiliki peran yang cukup penting dalam operasional sebuah
perusahaan. Selain memperjelas apa saja yang harus dilakukan serta tanggung jawab
masing-masing karyawan, sistem alur kerja juga memiliki manfaat lain. Di antaranya
adalah sebagai berikut:
1. Distribusi yang bisa dengan mudah dilakukan
Alur kerja yang sistematis dan tertata rapi akan memudahkan sistem
pendistribusian. Dengan demikian, seluruh proses dapat berjalan dengan
lancar tanpa adanya hambatan yang berarti. Siklus dari workflow tersebut pun
akan berjalan secara otomatis jika sudah terbiasa. Jika distribusi tugas lancar
maka seluruh otorisasi pekerjaan dapat dilakukan dengan cara yang lebih cepat
dan praktis.
2. Penanganan dokumen bisa langsung diketahui
Sistem alur kerja juga mengatur setiap alur dalam distribusi dokumen di
perusahaan. Jika dilakukan dengan cara yang tepat, penanganan sebuah
dokumen dapat dilakukan dengan cara yang lebih efektif dan dapat dengan
mudah diselesaikan.
3. Persetujuan bisa dilakukan di mana pun dan kapan pun
Persetujuan atau agreement dapat dilakukan dari mana saja dan kapan saja
dengan sistem workflow yang sudah terkelola dengan baik. Aplikasi workflow
dapat memudahkan kinerja kerja Anda meskipun sedang tidak berada di
kantor atau perusahaan.
D. Perbedaan aplikasi Workflow dengan Workflow engine
Secara sederhana aplikasi workflow dibuat sedemikian rupa untuk memudahkan
kinerja operasional perusahaan agar memperjelas alur apa saja yang perlu dilakukan
untuk menyelesaikan sebuah proses. Aplikasi ini biasanya didesain dengan
memisahkan antara fungsi tugas, alur kerja serta komponen yang berkaitan satu sama
lain seperti routing. Dalam prakteknya, fitur fungsi tugas serta alur kerja merupakan
komponen yang harus ada dalam setiap aplikasi workflow dengan dapat dibuat sesuai
dengan preferensi masing-masing. Sedangkan routing dan fitur yang lain dapat dibuat
secara baku tanpa adanya banyak perubahan maupun penyesuaian. Gabungan antara
dua komponen inilah yang nantinya dapat disebut sebagai workflow engine atau
mesin alur kerja.
E. Kesimpulan
Dalam praktek operasional sebuah bisnis, dibutuhkan sistem alur kerja yang mampu
membantu kinerja usaha agar lebih maksimal. Ada begitu banyak aplikasi workflow
yang bisa Anda gunakan untuk membantu operasional perusahaan dan kinerja
karyawan. Dengan teknologi digital ini, beberapa proses krusial dapat dilakukan
secara otomatis dengan cara yang lebih praktis. Anda tak perlu membuang-buang
 waktu untuk melakukan hal yang bisa dilakukan dengan cara yang lebih efektif.
Sebagai gantinya, waktu yang tersisa bisa digunakan untuk menyelesaikan pekerjaan
lain sehingga menunjang tingkat produktivitas Anda dan seluruh karyawan. Tak
hanya sistem alur kerja saja yang dibutuhkan oleh perusahaan Anda. Sistem
manajemen pengeluaran dan keuangan perusahaan pun juga perlu diperhatikan.
F. Analisis Aliran Kerja dan Struktur Organisasi

Analisis arus kerja (workflow analisis) mempelajari cara kerja dalam bergerak
melewati organisasi dan biasanya dimulai dengan memeriksa hasil yang diinginkan
dan aktual (barang dan jasa) dalam bentuk kuantitas dan kualitas. Hal ini dapat
dicontohkan pada sebuah perusahaan, keperluan listrik, di mana apabia seorang
pelanggan menelpon dan mengadukan adanya keluhan karena layanan, seorang
perwakilan layanan pelanggan biasanya menerima informasi tersebut dalam basis data
yang kemudian akan dilanjutkan oleh seorang petugas di departemen operasi yang
dapat mengakses basis data tersebut untuk menyuruh seorang ahli teknik saluran
telepon memperbaiki problematika tersebut.
Setelah analisis arus kerja dapat memberikan pemahaman tentang bagaimana kerja itu
dilaksanakan penyusunan ulang menghasilkan perubahan-perubahan yang dibutuhkan
dalam akses bisnis. Penyusunan ulang proses bisnis berfokus pada kerja dan pekerjaan
serta bagaimana mereka harus berkembang titik penyusunan ulang terdiri dari
beberapa tahap yaitu:
1. Berpikir ulang, mengevaluasi bagaimana suatu pekerjaan dapat mempengaruhi
kepuasan pelanggan.
2. Merancang ulang, menganalisis bagaimana menggabungkan pekerjaan dan arus
kerja untuk tujuan yang ingin dicapai.
3. Memperbaiki alat-alat yang menggunakan teknologi sebagai peluang untuk
meningkatkan kualitas produk dan jasa dengan tujuan mencapai kepuasan
pelanggan (Malthis, Robert & Jacson, John, 2006)