Workflow 

Management System adalah tipe perangkat lunak khusus yang digunakan

untuk membantu kerja kolaboratif dengan komputer, dan sering disebut sebagai
otomatisasi workflow, karena WfMS bisa mengotomatisasi tugas atau aktifitas yang
dilakukan manusia atau komputer dari sebuah organisasi.

Workflow Management Coalition (WfMC) menggambarkan workflow sebagai fasilitasi

komputerisasi atau otomatisasi proses bisnis secara keseluruhan atau sebagian,
sedangkan WfMS digambarkan sebagai sebuah sistem yang mendefinisikan,
menciptakan, dan mengelola pelaksanaan workflow melalui penggunaan perangkat
lunak, yang berjalan pada satu atau lebih workflow engine, yang mampu menafsirkan
definisi proses, berinteraksi dengan peserta workflow, dan jika diperlukan, meminta
penggunaan alat dan aplikasi teknologi informasi (Chaffey, 1963).

Workflow dapat memberikan perbedaan yang besar pada efisiensi operasional dari

proses yang ada pada sebuah bisnis. Workflow dapat membantu manajer dalam
mengoordinasikan tugas-tugas yang dilakukan oleh staf dan
memberikan informasi kepada staf untuk membantu mereka melakukan tugas-tugasnya.
Keuntungan bisnis utama dari penerapan sebuah workflow system adalah waktu
penyelesaian dan biaya dari proses bisnis yang ada sekarang dapat dikurangi.

Elemen Kerja Kunci dalam Workflow System

1. Process Elements (Work Activities or Tasks)

Aktifitas kerja atau tugas adalah unit kerja individu yang membentuk workflow.
Aktifitas-aktifitas ini biasanya bisa diuraikan menjadi sub tugas yang membentuk
sebuah hirarki tugas. Pada saat sebuah aktifitas kerja diselesaikan, perubahan
status sebuah obyek akan terjadi dan perlu dicatat oleh sistem.
2. Resources and Their Roles
Resources adalah sumber daya manusia atau komputer yang melakukan aktifitas
kerja yang membangun proses bisnis. User atau computer resource, yang
dikenal sebagai partisipan workflow diberikan 1 (satu) atau beberapa peran (role)
yang akan menentukan apakah mereka dapat melakukan tugas tertentu.

Penggunaan peran daripada individu lebih penting karena akan memudahkan

untuk memindahkan tanggung jawab seseorang ke orang lain dengan peran
yang sama. Pada situasi tertentu, adalah penting untuk menentukan bahwa
sebuah tugas ditingkatkan pada sebuah peran yang berbeda.

3. Dependencies and Business Rules
Dependencies menjelaskan bagaimana aktifitas yang berbeda berhubungan satu
sama lain. Dependencies didefinisikan oleh peraturan bisnis yang membangun
workflow. Urutan dari aktifitas dapat diatur berdasarkan precondition (kondisi
sebelum) atau post-condition (kondisi sesudah) yang harus dipenuhi sebelum
mulai atau selesainya sebuah aktifitas.
4. Workflow Queue
Workflow system biasanya menerapkan sebuah antrian workflow yang digunakan
untuk menugaskan sebuah tugas ke individu. Sebuah urutan workflow akan
menampung sebuah daftar tugas atau aktifitas yang harus dikerjakan dalam
sebuah urutan prioritas.
 5. Case Management
Penggunaan dari sebuah case atau tiruan dari folder adalah sebuah hal yang
umum pada sistem workflow. Sebuah case akan terdiri atas sebuah instance
tunggal dari subyek dan obyek yang utama dari workflow, yaitu pelanggan.
Setiap case dapat digambarkan sebagai sebuah berkas dari sebuah lemari arsip
yang menyimpan semua informasi yang berhubungan dengan pelanggan.
6. Messaging
Pesan tambahan dapat dikirim antara teman sekerja ketika terjadi kejadian yang
tidak biasa, yang mengganggu lancarnya jalan dari sistem. Sistem mungkin
menggunakan standard company mail system, atau sistem workflow akan
mengijinkan sebuah notifikasi untuk dikeluarkan atau dapat mengijinkan
perubahan jalur sebuah tugas atau pencabutan sebuah tugas.

Workflow management system adalah sebuah istilah yang diberikan kepada software atau

perangkat lunak untuk memudahkan suatu alur pekerjaan atau yang biasa dikenal dengan
istilah workflow.  

Workflow sendiri mengacu pada proses kerja yang sistematis dimana pekerjaan yang sudah
diselesaikan oleh satu pihak dialihkan ke pihak lain untuk mendapatkan tindakan lanjutan
berdasarkan prosedur tertentu yang telah disepakati bersama dalam sebuah perusahaan. 

Workflow management system dibuat untuk memudahkan pekerjaan dan mempercepat

otorisasi sebuah dokumen atau pekerjaan kepada pihak yang berwenang atau pimpinan
sebuah perusahaan sebelum dokumen atau pekerjaan dipublikasikan. 

Biasanya dalam sebuah alur kerja ada beberapa proses yang harus dilewati seperti revisi,
penolakan pekerjaan (reject dan cancel) atau proses lain yang sudah diatur dalam aplikasi
tersebut. 

Saat mengaplikasikan workflow management system dengan baik sebagai seorang

profesional, Anda akan mendapatkan beberapa manfaat seperti:

1. Kejelasan alur dan kelancaran proses distribusi pekerjaan, mulai dari pihak pertama
sampai pihak yang berwenang untuk mengesahkan dokumen sebelum dipublikasikan.
2. Kemudahan otorisasi, karena pekerjaan atau dokumen tidak perlu lagi diantar secara
manual dalam bentuk hardcopy, tetapi dapat diakses sepenuhnya menggunakan
sistem. 
3. Penolakan atau persetujuan pekerjaan dapat diketahui secara cepat, sesaat setelah
pihak yang berwenang memberikan respon terhadap dokumen yang sudah Anda
kirimkan. 
4. Dapat diakses dimana saja dan kapan saja, jika sistem ini sudah terkoneksi dengan 
internet. 

Elemen dalam Workflow Management System 

1.  Server 

Server merupakan sebuah komputer yang menyediakan jenis layanan tertentu dalam jaringan
komputer. Ada beberapa jenis server yang biasa digunakan.
  Server aplikasi 
Merupakan server yang biasa digunakan untuk menyimpan berbagai macam
aplikasi. Server aplikasi merupakan jenis server yang digunakan untuk menyimpan data yang
digunakan oleh klien secara langsung atau data yang diproses terlebih dahulu. 

 Server Data
Merupakan server yang berfungsi untuk mengatur lalu lintas di jaringan melalui
pengaturan proxy.

 Server Proxy
Merupakan komputer server yang memiliki sistem operasi tersendiri. Sistem proxy juga dapat
berupa program aplikasi yang diinstalkan pada komputer server bersangkutan. 

2. Website

Website atau situs web biasanya menjadi tools yang digunakan dalam sebuah workflow.

Biasanya website  berisi data berupa gambar, tulisan, dan video.

2.1 Workflow Management System (WFMS) Workflow adalah suatu proses kerja/bisnis yang
sistematis dimana dokumen atau informasi yang di buat, dialirkan dari satu pihak ke pihak yang lain
untuk tindakan lanjutan menurut suatu aturan atau prosedur tertentu yang telah disepakati bersama
dalam sebuah organisasi/perusahaan. Pada umumnya workflow dalam aplikasi manajemen
dokumen elektronik di bangun untuk memudahkan dan mempercepat tibanya dokumen kepada
orang-orang yang memiliki kewenangan otorisasi agar dapat segera memberikan persetujuan
terhadap dokumen yang akan dipublikasikan. Dalam perjalanannya sebelum dokumen mendapatkan
persetujuan dari semua pihak, akan terjadi proses revisi, masukan, reject, cancel dan lain-lain yang
alurnya pun sudah di rancang dalam aplikasi tersebut. Ada beberapa cara agar pihak yang memiliki
kewenangan otorisasi dapat mengetahui apakah dokumen yang akan di approval tersebut sudah
sampai kepadanya atau belum (in progress), yaitu dengan adanya notifikasi email dan atau login ke
Aplikasi DMS itu sendiri. Dalam pemberian approval juga akan ada due date kapan dokumen jatuh
tempo untuk di approve apakah 1 hari atau 1 minggu tergantung rancang bangunnya.

Dengan menggunakan workflow dalam aplikasi manajemen dokumen elektronik, ada beberapa
manfaat yang dapat kita peroleh yaitu diantaranya: 7 1. Kemudahan distribusi dokumen yang akan
dipublikasikan untuk disetujui secara elektronik kepada orang-orang yang memiliki kewenangan
otorisasi, tidak perlu lagi dokumen di kirim secara manual. 2. Persetujuan atau penolakan dokumen
oleh pihak yang terkait dapat segera dilakukan dan diketahui. 3. Tidak tergantung pada waktu dan
tempat, bisa kapan dan di mana saja untuk melakukan approval dokumen, jika aplikasi DMS tersebut
sudah berbasis web

Workflow merupakan istilah yang merujuk pada sebuah proses kinerja sistematis dalam
perusahaan. Di mana ketika terdapat pekerjaan yang telah diselesaikan, hal tersebut akan
dipindah alihkan ke pihak lain untuk kemudian dilanjutkan sebagai bagian dalam proses
produksi. 

Secara sederhana, workflow merupakan rangkaian rutinitas yang dilakukan oleh perusahaan
mulai dari awal hingga akhir proses produksi. Dalam prakteknya, setiap karyawan yang
berkontribusi dalam operasional perusahaan harus mengetahui tugas serta tanggung jawab
masing-masing. Sehingga operasional perusahaan pun dapat berjalan dengan lancar tanpa
adanya kekurangan sedikit pun.

Workflow atau alur kerja adalah urutan tugas yang memproses sekumpulan data. Alur kerja
ini terjadi di semua jenis bisnis dan industri. Setiap kali sebuah data diteruskan antara
manusia dan sistem, alur kerja pun dibuat. Komponen ini merupakan jalur yang
menggambarkan bagaimana sesuatu berubah dari belum selesai menjadi selesai, atau mentah
menjadi sesuatu yang telah diproses.

Namun demikian, workflow juga dapat berarti lain selain seperti yang telah dijelaskan
sebelumnya. Dalam hal ini, workflow merupakan sebuah aplikasi yang digunakan untuk
memudahkan proses atau jalannya suatu pekerjaan secara otomatis. Dengan demikian,
seluruh operasional perusahaan pun dapat berjalan lancar tanpa adanya suatu hambatan.

Workflow atau alur kerja ini berlaku pada seluruh divisi dalam perusahaan. Tak hanya dalam
produksi saja, namun juga mereka yang berada di dalam kantor baik itu administrasi,
marketing dan lain sebagainya. 

Yang perlu diketahui adalah beberapa divisi dalam perusahaan mengharuskan bahwa arus
kerja harus terstruktur. Namun beberapa di antaranya dibebaskan untuk berkreasi dan
berjalan secara impulsif tentunya dengan mempertimbangkan satu dan lain hal. Alur kerja
seperti itu biasanya dilakukan oleh divisi pemasaran atau marketing yang harus senantiasa
mengikuti trend dan perkembangan zaman.

Berikut adalah tiga jenis utama dari alur kerja:

1. Process workflow
Proses workflow atau alur kerja merupakan rangkaian dari kumpulan tugas yang selalu ada
dan dilakukan secara berulang untuk menunjang operasional. Ini berarti bahwa sebelum
memulai alur kerja, Anda sudah mengetahui secara persis rangkaian pekerjaan apa saja yang
harus dilakukan untuk mencapai tujuan.

2. Case workflow
Jenis alur kerja yang berikutnya ialah case workflow. Alur ini muncul setelah terjadi sebuah
kasus atau kondisi tertentu. Sehingga bisa dibilang untuk menyelesaikannya tidak ada cara
khusus yang spesifik. Anda bisa menyelesaikan arus kerja yang satu ini setelah menyelidiki
permasalahan dan mencari solusi untuk mengatasi hal tersebut.
Misalnya, dalam penyusunan strategi pemasaran, Anda baru bisa mengetahui langkah apa
saja yang harus dilakukan setelah mengidentifikasi permasalahan atau mengevaluasi rencana
marketing yang sebelumnya gagal atau kurang maksimal.
3. Project workflow
Dalam sebuah proyek pekerjaan tentu juga terdapat alur yang harus diikuti. Namun biasanya
hal ini jauh lebih fleksibel dibandingkan tipe process workflow. Maksudnya, Anda bisa
berinovasi atau melakukan hal-hal di luar rencana sebelumnya.

Perbedaan Aplikasi Workflow dengan

Workflow Engine
Bagi Anda yang mungkin bertanya-tanya, apa sih perbedaan dari aplikasi workflow dengan
workflow engine? Di bawah ini kami berikan penjelasan singkatnya yang bisa Anda pahami.

Secara sederhana aplikasi workflow dibuat sedemikian rupa untuk memudahkan kinerja
operasional perusahaan agar memperjelas alur apa saja yang perlu dilakukan untuk
menyelesaikan sebuah proses. Aplikasi ini biasanya didesain dengan memisahkan antara
fungsi tugas, alur kerja serta komponen yang berkaitan satu sama lain seperti routing.

Dalam prakteknya, fitur fungsi tugas serta alur kerja merupakan komponen yang harus ada
dalam setiap aplikasi workflow dengan dapat dibuat sesuai dengan preferensi masing-masing.
Sedangkan routing dan fitur yang lain dapat dibuat secara baku tanpa adanya banyak
perubahan maupun penyesuaian. Gabungan antara dua komponen inilah yang nantinya dapat
disebut sebagai workflow engine atau mesin alur kerja.

Kesimpulan
Dalam praktek operasional sebuah bisnis, dibutuhkan sistem alur kerja yang mampu
membantu kinerja usaha agar lebih maksimal. Ada begitu banyak aplikasi workflow yang
bisa Anda gunakan untuk membantu operasional perusahaan dan kinerja karyawan. Dengan
teknologi digital ini, beberapa proses krusial dapat dilakukan secara otomatis dengan cara
yang lebih praktis.

Anda tak perlu membuang-buang waktu untuk melakukan hal yang bisa dilakukan dengan
cara yang lebih efektif. Sebagai gantinya, waktu yang tersisa bisa digunakan untuk
menyelesaikan pekerjaan lain sehingga menunjang tingkat produktivitas Anda dan seluruh
karyawan.

Dalam sebuah perusahaan pastinya memiliki alur pekerjaan. Setiap karyawan

pastinya paham dan sudah hafal tentang apa yang harus dikerjakan. Oleh karena itu
pekerjaan yang ada di dalam perusahaan bisa berjalan dengan baik dan juga lancar.
Biasanya di dalam sebuah perusahaan juga dikenal dengan adanya workflow. Istilah
tersebut bisanya memiliki pengertian bahwa sebuah proses atau pekerjaan yang
dilakukan sistematis yang berkaitan dengan dokumen atau surat-surat yang dibuat.

Dokumen tersebut dibuat dan disusun sedemikian rupa dan kemudian dialirkan ke
pihak-pihak yang lain agar dokumen tersebut bisa ditindaklanjuti hingga ke tangan
pemimpin. Alur pekerjaan tersebut harus sesuai dengan prosedur yang ada di dalam
sebuah perusahaan itu sendiri.

Arti Workflow Dalam Aplikasi Manajemen

Pengertian lain dari workflow adalah sebuah aplikasi atau software yang digunakan

untuk menjalankan proses pekerjaan secara otomatais atau elektronik tanpa ada
campur tangan manual. Sehingga pekerjaan bisa berjalan dengan lancar tanpa
adanya hambatan.

Kemudian istilah tersebut dalam manajemen juga bisa diartikan sebagai aplikasi
manajemen dokumen elektronik yang dirancang untuk memudahkan proses
penanganan sebuah dokumen. Penanganan sebuah dokumen pastinya memiliki
sebuah proses yang memiliki istilah-istilah tersendiri. Mulai dari proses revisi atau
perbaikan dokumen, masukan atau adanya kritik dan saran untuk merevisi
dokumen, reject atau penolakan dokumen, dan juga cancel atau dokumen yang
dibatalkan. Istilah tersebut harus dipahami oleh pihak-pihak yang menangani
dokumen tersebut agar pekerjaan lebih lancar dan tidak terjadi masalah. Namun
aplikasi workflow memang sudah dirancang untuk menangani proses-proses
tersebut.

Manfaat Penggunaan Workflow Dalam Sebuah Manajemen

Seperti yang diketahui bahwa workflow memiliki arti penting dalam sebuah
perusahaan. Istilah tersebut memang berkaitan dengan alur pekerjaan dan juga
keruntutan sebuah pekerjaan. lalu apakah manfaat dari workflow itu sendiri? Berikut
ini beberapa manfaatnya.

1. Pendistribusian menjadi lebih mudah

Hal pertama yang menjadi manfaat dari alur pekerjaan yang sistematis adalah
penyaluran dokumen atau pendistribusian sebuah dokumen dapat berjalan lancar
tanpa adanya hambatan. Apabila pendistribusian lancar maka otorisasi bisa lebih
cepat dan mudah. Hal ini membuat dokumen tidak perlu didistribusikan dengan cara
manual.

2. Penanganan dokumen segera diketahui

Manfaat selanjutnya adalah penanganan dari sebuah dokumen bisa langsung

diketahui. Hal ini dikarenakan adanya penanganan secara tepat dan juga terbuka
serta tidak dilakukan secara manual.

3. Persetujuan bisa dilakukan dimanan saja dan kapan saja

Manfaat yang terakhir adalah persetujuan bisa dilakukan dimana saja dan kapan
saja tidak tergantung pada keadaan tempat dan juga waktu pengerjaan sebab
menggunakan sebuah aplikasi.

Penjelasan diatas bisa anda jadikan sebagai referensi untuk mengetahui lebih jauh
mengenai workflow mulai dari pengertian dan juga manfaatnya. Penerapan workflow
memang sangat bermanfaat pada sebuah perusahaan.

Pada hakikatnya, setiap perusahaan yang menjalankan operasional bisnis

akan mengerjakan tugas-tugas tertentu yang harus di selesaikan melalui
serangkaian alur kerja (workflow). Supaya aktivitas tersebut dapat terlaksana
secara lebih komprehensif, tim manajemen perusahaan perlu memahami
pengelolaan alur kerja atau workflow management. Seiring dengan semakin
meluasnya pengaruh transformasi digital dalam industri bisnis (konsep
digitalisasi bisnis), workflow management menjadi salah satu konsep
manajemen operasional perusahaan yang wajib untuk di terapkan. Dengan
begitu, perusahaan startup atau bisnis UKM/UMKM dari berbagai niche
industri mengoptimalkan performa bisnisnya sesuai dengan karakteristik
pangsa pasar bisnisnya (market share).

Pengertian Workflow Management Menyadur dari laman situs TechTarget,

workflow management adalah proses mendokumentasikan, memantau, dan
meningkatkan serangkaian alur kerja (workflow) agar perusahaan dapat
menyelesaikan tugas atau pekerjaan dengan lebih tepat, konsisten, dan
efisien. Workflow di sini menggambarkan proses kerja yang terdiri dari
beberapa aktivitas berulang yang mana secara keseluruhan merupakan
proses bisnis. Aktivitas dari workflow pada dasarnya terbagi ke dalam dua
kategori utama, yaitu: Sequential: merujuk pada serangkaian langkah sebagai
peristiwa yang harus di kerjakan satu per satu secara berurutan yang mana
bergantung pada penyelesaian langkah sebelumnya untuk menyelesaikan
tugas berikutnya. Parallel: merujuk pada serangkaian langkah yang dapat di
kerjakan secara bersamaan untuk menyelesaikan banyak tugas dengan lebih
cepat. Meskipun begitu, metode ini membuat alur kerja terkadang harus
bergantung satu sama lain untuk mencapai tujuan bisnis yang menyeluruh.

Dalam konsep manajemen bisnis, proses workflow management dapat terjadi

ketika alur kerja di picu oleh aspek input dan aktivitas transformasi tertentu.
Dengan tujuan untuk menghasilkan output atau hasil dari setiap langkah
manajemen yang nantinya dapat menjadi input untuk langkah selanjutnya
atau menjadi keluaran akhir. Aspek-aspek pemicu tersebut dapat berupa:
Input: semua informasi, aset, dan sumber daya perusahaan, seperti karyawan,
vendor, prospek atau pelanggan, atau mitra bisnis yang di dapatkan secara
langsung maupun melalui berbagai saluran digital (omnichannel atau
multichannel). Transformasi: merujuk pada strategi bisnis atau tindakan yang
tim perusahaan ambil untuk melakukan setiap tanggung jawabnya dalam
memanajemen alur kerja secara sequential atau paralel (corporate
responsibility). Sebagai contoh, seorang anggota tim marketer mengajukan
sejumlah dana untuk menjalankan suatu operasional pemasaran (operating
expense). Misalnya pelaksanaan strategi pemasaran yang memanfaatkan
marketing campaign untuk memasarkan produk (product marketing) atau
layanan bisnis (services marketing). Terkait kebutuhan tersebut, perusahaan
yang di bantu tim keuangan akan melaksanakan serangkaian langkah atau
alur kerja untuk menyediakan marketing budget.

Perusahaan juga dapat memanfaatkan manajemen workflow ini untuk

kebutuhan employee onboarding atau proses sistematis dan terarah dalam
mempekerjakan karyawan baru sekaligus mengenalkan lingkungan
perusahaan ke karyawan baru. Dengan begitu, perusahaan dapat
mengenalkan budaya kerja dan pekerjaan atau tanggung jawab seorang
karyawan baru di perusahaan.

Akan tetapi, manajemen workflow di lakukan untuk meningkat manajemen

(sustainability management) dan pertumbuhan bisnis yang berkelanjutan
(sustainable growth). Di mana hal tersebut berbanding terbalik dengan konsep
manajemen proyek yang cenderung terlaksana dalam jangka waktu pendek,
dengan pengawasan yang akan berakhir saat proyek selesai. Tak hanya
dengan project management, konsep workflow management juga terkadang
di gunakan secara bergantian dengan business process management (BPM).
Padahal kedua disiplin ilmu tersebut berbeda secara signifikan dalam hal
cakupannya. Manajemen workflow berfokus pada pengelolaan langkah-
langkah untuk menyelesaikan satu tugas. Sedangkan BPM bertujuan untuk
mengelola, meningkatkan, dan mengoptimalkan proses bisnis dengan
melibatkan perencanaan hingga eksekusi tindakan (action plan). Mulai dari
business process discovery, business process mapping, business process
modelling, dan business process automation. Manfaat Workflow Management
Berkat proses manajemen workflow, perusahaan berkesempatan untuk bisa:
Membuat dan mendokumentasikan seluruh alur kerja dengan lebih terstruktur
dan konsisten. Menyelesaikan suatu tugas atau pekerjaan secara kolaboratif
dengan anggota tim lainnya. Menciptakan visibilitas terkait proses
penyelesaian tugas serta peran dalam mengelola alur kerja perusahaan.
Dengan begitu, manajer perusahaan dapat melihat hambatan, inefisiensi, atau
redudansi dalam alur kerja. Mengidentifikasi peluang untuk
menyederhanakan, mengotomatisasi, serta meningkatkan efisiensi dan
efektivitas alur kerja. Pada akhirnya, perusahaan dapat menghemat tenaga,
waktu, dan keuangan bisnisnya (business cost). Menciptakan budaya kerja
yang lebih positif serta meningkatkan produktivitas (employee activation) dan
kepuasan karyawan dalam mengerjakan tugas (employee engagement). Tips
Terbaik Workflow Management Supaya proses manajemen workflow dapat
terlaksana dengan lebih maksimal, alangkah baiknya seluruh tim perusahaan
menerapkan tips-tips terbaik berikut ini. 1. Petakan Workflow Pertama-tama,
manajer perusahaan perlu memetakan seluruh alur kerja (process mapping),
bahkan pada alur kerja yang tergolong sederhana. Cara ini dapat membantu
perusahaan dalam memvisualisasikan setiap langkah bisnis dan
mengidentifikasi area mana yang dapat perusahaan tingkatkan (gap analysis).
2. Identifikasi Stakeholder Internal dan Eksternal Setelah memetakan alur
kerja, langkah selanjutnya adalah mengidentifikasi semua jenis stakeholder
atau individu yang bertanggung jawab atas tugas tertentu dalam alur kerja
(stakeholder management). Utamanya, stakeholder menjadi pihak yang
memiliki peran penting dalam manajemen finansial perusahaan. Di mana
secara konsep, stakeholder terbagi menjadi dua jenis, yaitu: Stakeholder
internal yang mencakup pemegang saham (shareholder), karyawan,
koordinator proyek, koordinator pengadaan (procurement), dan manajer
perusahaan (manajer lini dan manajer senior). Stakeholder eksternal yang
mencakup masyarakat umum, vendor, supplier, konsumen, kontraktor,
kreditur, dan regulator industri. Tentukan semua stakeholder yang terlibat dan
tetapkan peran mereka. Apa tugas spesifik yang menjadi tanggung jawab
stakeholder? Atau kapan para stakeholder tersebut harus menyelesaikan
tugas-tugasnya? Pastikan pula mencatat aliran di antara setiap langkah
workflow. Dapatkan feedback dari setiap stakeholder saat perusahaan
berupaya memetakan workflow pada tahap sebelumnya. 3. Gunakan
Workflow Management System Perusahaan juga bisa memaksimalkan
manajemen workflow dengan menggunakan sistem khusus yang dapat
mengotomatisasi alur kerja (workflow automation) agar tugas atau pekerjaan
perusahaan dapat terselesaikan dengan lebih cepat, mudah, dan konsisten
tanpa melibatkan peran maupun input manusia. Sistem manajemen yang di
beri kategori sebagai Software-as-a-Service (SaaS) ini juga bermanfaat untuk:
Meningkatkan skalabilitas perusahaan dan user experience.
Menyederhanakan manajemen bisnis. Mengurangi time to market dalam
business lifecycle. Mengurangi potensi kesalahan atau error (risk appetite)
dari data entry manual (risk management). Mengotomatiskan alur pengajuan
dokumen dan persetujuan dalam perusahaan. Memperjelas alur komunikasi
antara tim produksi dan operasional perusahaan (corporate communication).
Menciptakan pengawasan administratif yang lebih baik di seluruh cloud,
jaringan, sistem operasi, dan interaktivitas departemen. Memberikan
visualisasi yang jelas dalam mengonfigurasi, mengawasi, dan menganalisis
kesehatan dan keamanan jaringan perusahaan dengan lebih baik.