EXECUTIVE SUMMARY

Sistem Manajemen Dokumen

Agustus 2015
Proposal number: 123-4567
EXECUTIVE SUMMARY

Objective
Dokumen adalah darah dari sebuah organisasi. Dokumen fisik ataupun digital sampaidengan saat ini adalah
satu-satunya alat yang digunakan oleh semua bagian pada semua tingkatan pada sebuah organisasi/
perusahaan. Dokumen berisi segala macam informasi yang ada, mulai dari operasional, legal, sampai dengan
catatan-catatan non-formal. Esensi dokumen sendiri untuk sebuah organisasi adalah segala sesuatu yang
dapat mewakili hal-hal terkecil atau bahkan sesuatu yang sangat detail tentang komponen-komponen yang
ada disana. Pengelolaan dokumen yang buruk dapat membuat operasional perusahaan tersebut berjalan
macet atau bahkan stagnan.

Seiring berkembangnya organisasi, maka jenis dokumen

dan kuantitas dokumen menjadi membengkak, sehingga
stakeholder pada organisasi tersebut tidak sadar akan hal
tersebut akan malah menjadi penghambat bagi
kelangsungan operasi organisasi tersebut. Pengelolaan
dokumen yang baik dan sesuai dengan kaidah-kaidah
yang berlaku sangat dibutuhkan bukan hanya untuk
organisasi yang mempunyai jumlah dokumen besar saja,
akan tetapi hal ini juga sangat diperlukan untuk
organisasi-organisasi lain seperti; organisasi nirlaba,
institusi pemerintahan, koperasi dan lain sebagainya.

Terkait dengan institusi pemerintahan, pengelolaan dokumen digunakan untuk mengadopsi workflow atau alur
kerja yang ada pada institusi tersebut. Biasanya satu dokumen harus didisposisi ke bagian lain lalu disebarkan
ke bagian-bagian dibawahnya, maka sistem pengelolaan dokumen yang baik ini akan dapat dengan mudah
melakukannya tanpa harus membuat duplikasi pada dokumen fisiknya. Selain itu, pencarian dokumen-
dokumen yang ada dapat dilakukan dengan mudah tanpa harus membongkar file-file yang telah ada.

Goals
Melihat hal tersebut diatas maka Pengelolaan Dokumen pada Institusi Pemerintahan adalah hal yang penting.
Pengelolaan Dokumen yang harus diimplementasikan seyogyanya harus mengikuti kaidah-kaidah manajemen
dokumen yang berlaku dan juga harus sesuai dengan perundang-undangan mengenai proses dan cara
pengelolaan dokumen terutama dokumen digital.
Solution
Sistem Manajemen Dokumen adalah sebuah sistem yang dapat mengelola dokumen digital untuk kemudian
dapat digunakan baik sebagian atau keseluruhan dari dokumen untuk pihak-pihak yang membutuhkan.
Sistem ini akan mengatur dokumen-dokumen dari mulai masuk ke sistem (baik melalui proses digitasi ataupun
file digital yang telah jadi) untuk kemudian diproses (penyuntingan dokumen, moderasi, sensor dan lain
sebagainya) dan penyajian (dalam bentuk tampilan pada layar atau print-out salinan) serta distribusi (baik itu
melalui modul yang ada pada sistem tersebut ataupun melalui entitas lain seperti e-Mail)

Sistem Manajemen Dokumen tersebut akan mengakomodir semua proses-proses tersebut dengan
menyesuaikan kepada tugas pokok dan fungsi dari bagian-bagian yang ada pada organisasi. Sehingga semua
bagian yang ada dapat bersinergi satu sama lain tanpa ada tugas dan kewajiban yang tumpang tindih.

Project Outline
Pembangunan Sistem Manajemen Dokumen berangkat dari kebutuhan yang ada serta urgensi dari sistem itu
sendiri. Sistem Manajemen Dokumen dilihat dari proses-proses yang dilakukan terdiri atas beberapa
komponen:

Secure

Capture Store Automate

Search &
Retrieve

Capture
Proses ini adalah dimana dokumen pertama kali masuk ke dalam sistem. Segala bentuk dokumen harus bisa
diterima oleh sistem, mulai dari dokumen fisik (melalui proses digitasi menggunakan scanner), file-file kerja,
surat elektronik, fax dan lain sebagainya. Proses ini juga akan melakukan indexing terhadap isi dari dokumen
tersebut, sehingga proses pencarian berdasarkan kata kunci tertentu dapat dilakukan. Selain itu proses ini
juga memungkinkan pengguna menggunakan perangkat-perangkat mobile yang dipunya, hal ini akan
memudahkan pengguna yang berada jauh dari kantor atau berada di lapangan.

Selain dokumen yang telah siap atau telah jadi, sistem juga dapat menyediakan formulir yang dapat dibuat
secara dinamis dan dapat dengan mudah dibentuk kedalam format lain. Hal ini akan membuat proses input
dokumen yang biasa dilakukan dengan kertas dapat dihilangkan. Selain itu pengguna yang membutuhkan
formulir dapat mengaksesnya dari mana saja.

Proses capture yang efisien akan dapat memudahkan pengguna-pengguna yang membutuhkan dokumen
pada proses selanjutnya dapat dengan mudah mengaksesnya dan lebih terorganisir. Untuk proses ini
dibutuhkan alat-alat yang dapat mengubah dokumen fisik menjadi digital seperti scanner, dan juga yang
bersifat data menjadi file jadi, seperti mesin fax. Alat-alat tersebut akan didukung oleh perangkat lunak yang
dapat berkomunikasi langsung melalui protokol standar (seperti TWAIN untuk scanner) sehingga tidak ada lagi
jeda antara pengambilan hasil digitasi ke dalam sistem.

Store
Dokumen digital yang telah ada selanjutnya akan disimpan di dalam sistem. Proses penyimpanan ini akan
memudahkan sistem untuk mengelolanya. Penyimpanan dokumen disesuaikan dengan peraturan atau tata
cara yang ada pada organisasi tersebut, misalnya berdasarkan tanggal, atau bagian, atau jenis dokumennya.
Proses penyimpanan ini juga akan memungkinan satu dokumen untuk diduplikasi berdasarkan pada
perubahan-perubahan yang terjadi pada dokumen tersebut, sehingga pada suatu saat pengguna dapat
melihat perubahan-perubahan yang ada dan dapat mengembalikannya ke versi sebelumnya.

Dokumen yang ada pada penyimpanan selanjutnya dapat ditambahkan informasi meta yaitu informasi-
informasi tambahan yang melekat pada dokumen akan tetapi tidak ada pada fisik dokumennya sendiri.
Informasi ini juga berisi sebagai daftar pengguna yang dapat mengkasesnya. Untuk kebutuhan hak akses
pada dokumen, maka dokumen harus bisa juga diberikan hak akses sesuai dengan pengguna yang ada pada
sistem tersebut. Hal ini juga dapat menyembunyikan salah satu bagian pada dokumen atau seluruhnya.
Dokumen yang ada pada sistem secara otomatis akan diset pembuatnya sesuai dengan pengguna yang
menggunakannya. Selain itu, dokumen juga dapat ditandatangi secara digital sesuai dengan peruntukannya.
Tambahan lain seperti catatan-catatan pada dokumen juga dapat ditambahkan secara mudah, dan tidak
menyentuh dokumen secara fisik.

Secure
Proses pengamanan dokumen harus dilakukan untuk menjaga privasi dokumen itu sendiri. Aspek keamanan
yang harus dijaga meliputi folder/lokasi dokumen, dokumen itu sendiri, informasi-informasi tambahan (dalam
bentuk Meta), serta index dari dokumen tadi.

Untuk memudahkan pengaturan maka sistem dapat mengelompokkan pengguna berdasarkan hak akses
terhadap satu inventori (baik itu dokumen atau kelompok dokumen). Pengelompokan dokumen ini menjadi
penting ketika banyak dokumen yang hanya dapat diakses oleh sebagian pengguna saja.

Selain itu, kelompok pengguna juga harus bisa diatur tentang proses apa yang dapat mereka kerjakan. Proses
Capture cukup membutuhkan pengguna yang dapat menggunakan alat-alat yang tersedia saja, akan tetapi
pengguna tersebut tidak harus bisa mensortir dokumen-dokumen tadi.

Pada sisi dokumen digitalnya, setiap dokumen dapat disensor

bagian-bagian mana saja yang dapat diakses oleh pengguna
umum atau hanya dapat diakses oleh sekelompok pengguna
saja. Proses sensor ini dilakukan tanpa mengubah sama sekali
dokumen digital yang ada pada sistem. Proses ini akan
menyajikan dokumen secara partial dan informasi yang ada
pada dokumen tersebut disajikan dalam bentuk asli akan tetapi
ada sensor pada bagian-bagian tertentu saja.

Search & Retrieve

Pencarian adalah salah satu dari fungsi utama dari sebuah Sistem Manajemen Dokumen. Seiring berjalannya
operasional sebuah organisasi maka bertambah pula dokumen-dokumen yang diproduksi oleh organisasi
tersebut, akan tetapi masalah akan timbul bila dokumen yang disimpan dalam bentuk arsip sulit untuk
ditemukan bila diperlukan di kemudian hari. Maka fungsi pencarian akan sangat penting untuk organisasi yang
mempunyai kuantitas dokumen yang selalu bertambah setiap hari.
Sistem Manajemen Dokumen akan membuat index pada saat pertama kali dokumen tersebut masuk ke
sistem, fungsi index akan mengambil isi dari dokumen tersebut dan menyimpankan ke dalam basis data yang
sudah dioptimasi untuk keperluan pencarian tadi. Hal ini akan memungkinkan bila pengguna harus mencarinya
berdasarkan kata kunci saja.

Sistem Manajemen Dokumen pun akan mengatikan dengan beberapa dokumen yang dirasa mempunyai
kesamaan, hal ini akan sangat membantu pengguna dalam mencari dokumen akan tetapi disaat yang hampir
bersamaan dokumen lain pengguna tersebut membutuhkan daftar dokumen-dokumen yang serupa.

Automate
Proses bisnis yang ada pada satu organisasi
biasanya akan berkomunikasi dengan
menggunakan dokumen sebagai input proses
selanjutnya. Sistem Manajemen Dokumen akan
menangani itu semua karena fungsi-fungsi
dasar (seperti Digital Signature, distribusi
dokumen, sortir terhadap dokumen) telah
tersedia, sehingga sistem tinggal
mengidentifikasi pemicu proses selanjutnya.
Ketika pemicu proses berikutnya terjadi, maka
sistem secara otomatis akan menjalankan
proses tadi dan menyertakan dokumen terkait untuk selanjutnya ditindaklanjuti oleh pengguna yang berhak.
Keseluruhan proses yang dapat berjalan secara otomatis akan mengurangi waktu serta dapat meningkatkan
efisiensi seluruh bagian-bagian yang terlibat. Kontrol dokumen tetap pada pengguna, akan tetapi proses
distribusi serta otomatisasi alur dokumen ditangani oleh sistem.

Conclusion
Layaknya sistem pada umumnya, sebuah Sistem Manajemen Dokumen akan dapat berjalan dengan baik
karena tersedianya komponen-komponen yang saling bersinergi satu sama lain. Pada organisasi yang sudah
berjalan biasanya beberapa komponen tersebut sudah ada seperti, prosedur/SOP dan pengguna. Sementara
komponen yang lain seperti, software, hardware, database serta komunikasi data hanya tersedia parsial atau
tidak ada sama sekali. Sistem Manajemen Dokumen yang akan diimplementasikan seharusnya mengena pada
semua komponen sistem tersebut sehingga efisiensi dan efektifitas sistem bisa tercapai.