MANAJEMEN DOKUMEN

Pernahkah kamu mendengar tentang dokumen manajemen sistem? Atau kamu pernah mendengar
document management software?

Yap, kedua hal tersebut merupakan sistem berbasis komputer yang menyediakan tempat penyimpanan
berbasis web. Sistem ini dapat kamu akses di berbagai tempat. Document management software atau
sistem manajemen dokumen ini merupakan sistem yang digunakan untuk mengelola dokumen di setiap
life cycle dokumen tersebut. Dokumen manajemen sistem menangani dokumen secara elektronik, baik
itu ketika dokumen masih dalam bentuk draft hingga pada saat penyimpanan.

Dengan adanya sistem ini kamu tidak perlu khawatir kesusahan dalam mengelola dokumen. Sebab,
document management system ini memiliki begitu banyak fasilitas yang ditawarkan, yang mana fasilitas
tersebut dapat memudahkan aktivitasmu dalam mengelola dokumen. Seperti memudahkanmu dalam
mengontrol dokumen hingga memudahkanmu dalam mengatur format dari dokumen-dokumen yang
ada.

-Perusahaan

Perusahaan sangat perlu untuk melakukan penyimpanan dokumen yang dimiliki secara efisien. Hal ini
bertujuan untuk meningkatkan produktivitas dalam proses berbisnis. Document management system
dapat membantu menambah produktivitas karyawan karena karyawan dapat mengakses informasi yang
lebih cepat dan tepat dengan adanya document management software atau aplikasi dokumen
manajemen sistem ini.

Selain itu, dalam proses pencarian file dokumen, update dokumen, dan pendistribusian dokumen digital
pun dapat dilakukan dengan lebih cepat karena adanya sistem ini sehingga lebih mengehemat waktu
kerja karyawan. Sistem ini pun lebih aman digunakan karena penyimpanan dokumen dilakukan secara
digital sehingga aman dari risiko kehilangan dokumen

-Organisasi

Penggunaan dokumen manajemen sistem dapat mengurangi biaya penggunaan serta perawatan
dokumen. Hal ini dapat menjadikan suatu organisasi lebih hemat dalam mengatur pengeluarannya, dan
dapat menggunakan biaya tersebut untuk keperluan lainnya. Suatu organisasi tidak perlu lagi
mengeluarkan biaya tambahan untuk dokumen konvensional seperti kertas, lemari, ruangan dan lain
sebagainya.
Dokumen manajemen sistem dapat mengurangi biaya-biaya tersebut karena dimensi penyimpanan file
digital yang jauh lebih kecil dan lebih murah daripada sistem penyimpanan file konvensional. Sistem
penyimpanan file konvensional cenderung lebih rumit dan membutuhkan lebih banyak biaya.

Instansi

Dokumen manajemen sistem juga sangat penting digunakan oleh instansi. Baik itu instansi swasta
maupun instansi pemerintahan. Hal ini mengingat begitu banyaknya fasilitas yang ditawarkan oleh
sistem ini. Dokumen manajemen sistem mampu memeriksa jejak untuk mengawasi perubahan-
perubahan yang terjadi pada sebuah dokumen setiap waktu. Sistem ini juga mampu mengatur dokumen
berdasarkan kelompok sehingga memungkinkan dokumen-dokumen tersebut untuk didistribusikan
kepada target yang tepat. Hal-hal demikan dapat mempermudah tugas suatu instansi.

Hadirnya dokumen manajemen sistem ini mampu memberikan kemudahan bagi pengolahan,
pengaturan, dan juga penyimpanan dokumen bagi banyak kalangan. Sistem ini juga mampu
meningkatkan nilai informasi dan mengoptimalkan, serta memperlancar kinerja para pekerja di mana
pun mereka berada.

Dokumen manajemen sistem adalah manajemen arsip yang dinamis. Dokumen manajemen sistem ini
merupakan software aplikasi atau web yang dirancang untuk memudahkan pihak manapun dalam
mengelola dokumen yang dimiliki. Sistem ini digunakan sebagai penyimpanan dokumen secara online
serta memiliki tatanan dokumen yang sangat terstruktur dan efektif.