DOMAIN SISTEM INFORAMSI KESEHATAN

Secara umum domain sistem informasi kesehatan dapat dikelompokkan menjadi dua berdasarkan
pada karakteristik intergrasi sistem informasi . System informasi yang mempunyai derajat intergritasi
internali yang tinggi.

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DOKUMEN

Manajemen dokumen merupakan suatu sarana untuk menyampaikan pernyataan atau informasi
secara tertulis dari pihak satu kepada pihak lainnya. Adapun manfaatnya adalah: sebagai bahan
pengambilan keputusan, sebagai memori suatu organisasi, sebagai referensi sejarah suatu
organisasi, mengurangi resiko teknis dan biaya, meningkatkan efisiensi dan proses kinerja organisasi,
serta meningkatkan proses pengendalian yang lebih baik. Sistem informasi manajemen dokumen
yang akan dibahas adalah sistem informasi manajemen dokumen elektronik, yaitu suatu sistem
aplikasi pengelolaan dokumen hardcopy (dalam bentuk laporan paper based) yang sudah diubah ke
dalam format digital ataupun softcopy berupa file tipe doc, ppt, xls, 3gp, avi, mkv, dll, kemudian
diupload ke dalam software tertentu. Dokumen yang sudah diupload tersebut kemudian dapat
diakses, dicari, ditampilkan, maupun didistribusikan oleh pengguna dokumen melalui sistem ini.

Dengan penerapan sistem menajemen dokumen elektronik ini diharapkan dapat:

• Terciptanya pengelolaan dokumen yang lebih baik

• Adanya penyimpanan salinan fisik file dokumen ke dalam media elektronik

• Menjaga keamanan dari informasi yang terkandung dalam dokumen dari bahaya yang tidak
diinginkan, seperti: kebakaran,banjir, kehilangan dokumen,dll.

• Sebagai saran untuk mempercepat proses pencarian dokumen yang dilakukan secra elektronik

• Mempercepat penemuan fisik dokumen dengan menentukan/memasukkan informasi lokasi

penyimpanan dokumen(dapat dikembangkan dengan menggunakan barcode).

• Dokumen fisik akan terjaga kelestariannya karena penggunaannya semakin jarang digunakan.

• Sistem selanjutnya dapat dikembangkan dengan pemanfatan dan pengelolaan dokumen dengan
akses melalui Internet.

KARAKTERISTIK SISTEM MANAJEMEN DOKUMEN ELEKTRONIK ADALAH

SEBAGAI BERIKUT:

1. Capture.

Capture merupakan hal penting bagi catatan dan dokumen elektronik untuk pengarsipan, retrieval
dan disrtibusi sebagai solusi dokumen menajemen. Dokumen imaging dan platform management
menyediakan dasar scanning, batch proses dan import dokumen elektronik.

Kemajuan yang utama dalam teknologi scan emmbuat dokumen dikonversi secara cepat, murah dan
gampang. Proses scan yang baik akan meletakkan kertas menjadi file komputer dengan mudah.

2. Storage
Sistem penyimpanan dokumen yang dapat dilakukan dalam jangka waktu panjang dan relatif aman
serta penyimpanan dokumen yang mengakomodasi perubahan dokumen, volume yang bertambah
dan mempercepat teknologi.

3. Index

Sistem index yang menciptakan suatu sistem pengarsipan secara terorganisisr yang dapat
ditampilkan kembali secara efisien dan mudah. Suatu sistem index yang baik akan membuat
prosedur yang berjalan dan lebih efektif.

4. Retrieval

Sistem perolehan kembali menggunakan informasi dokumen yang mencakup teks, index dan gambar
ke dalam sistem. Suatu sistem perolehan kembali yang baikakan membuat pencarian dokumen
dengan cepat dan mudah.

5. Access

Suatu sistem akses yang baik akan membuat hak akses secara personal apakah berada di kantor atau
dapat melalui internet secara flesibilitas untuk mengendalikan akses sistem.

6. Proses

Kerja sistem manajemen dokumen elektronik ini nanti yang dilakukan sendir ioleh pihak yang terkait.

Beberapa keuntungan dari sistem manajemen dokumen elektronikadalah sebagai berikut:

• Mempunyai tingkat kecepatan pencarian dokumen yang tinggi.

• Tingkat ketepatan yang tinggi, karena menggunakan sistem indeks, pencatatan tempat
penyimpanan secara fisik dan mempunyai dokumen bayangan dalam bentuk CD-ROM.

• Mendukung pengelolaan dokumen. Dokumen elektronik dapat juga mengelola dokumen dalam
bentuk audio, video,maupun berbagai jenis gambar seperti photo, poster, peta, dll.

• Tingkat keamanan yang tinggi. Sistem ini terproteksi dengan adanya password, dan mempunyai
salinan data(backup) yang disimpan dalam lokasi atau media berbeda.

Selain keuntungan di atas, sistem ini juga dapat membantu agar penyimpanan dokumen disimpan
dalam media CD-R, DVD, serta media lainnya. Sangat baik untuk mengatur dokumen dalam jumlah
besar dan dapat memudahkan untuk malakukan indeks, penyimpanan, pencarian, penampilandi
layar, mencetakdan mengirimkan melalui email.

SISTEM INFORMASI REKAM MEDIS ELEKTRONIK

Sitem imformasi rekam medis elektronik atau disebut dengan virtual patient record/elektronick
medical record digunakan untuk mengelola informasi rekam medis pasien, sehingga memudahkan
dalam menelusur-balik informasi, termasuk sejarah penyakit dan tindakan medis yang pernah
diterima, dan menggunakannya untuk mengambil tindakan medis yang tepat. Secara umum, sistem
ini dapat didefinisikan sebagai informasi kesehatan individu yang disimpan dalam bentuk digital yang
mempunyai sebuah penanda unik setiap individu .Sistem ini digunakan di liungkungan rumah sakit
atau lembaga penyedia pelayanan kesehatan lain yang menangani pasien secara langsung. Sistem
informasi managemen dokumen Jika sistem informasi RM elektronik digunakan untuk mengelola
informasi pasien, sistem informasi managemen dokumen (disebut juga enterprise/elecktronik
conten mengement/ documen management system) digunakan untuk mengelola dokumen secara
umum untuk mendukung menagement dalam perencanaan, pengendalaian, dan pengambilan
keputusan. Termasuk dalam sistem informasi ini ada pengarsipan dokumen secara digital, workflow,
pemrosesan formulir elektronik dan penyimpanan dalam kapasitas besar (massstorage). Sistem
informasi ini tidak hanya digunakan dalam lingkup RS, tetapi juga pada lembaga yang bertanggung
jawab atas kesehatan masyarakat seperti Dinas kesehatan dan departemen kesehatan. Sistem
informasi farmasi Sistem ini digunakan di instalasi farmasi untuk mengelola pemesanan, persediaan,
dan distribusi obat obatan dan sediaan medis lainnya. Sistem ini dapat dihubungkan dengan sistem
informasi lain dirumah sakit, seperti sistem informasi rekam medis, sistem informasi klinis, dan
sistem informasi keuangan.

Karakteristik rekam medis elektronik, yaitu:

• Akses simultandari berbagai tempat

• Tampilan data dapat dilihat dari berbagai pendekatan

• Data entry lebih terstruktur

• System pendukung keputusan

• Mempermudah analisis data

• Mendukung pertukaran data secara elektronik dan pemanfaatan data secara bersama-sama (data
sharing)

• Dapat bersifat multimedia

Manfaat teknologi informasi dalam rekam kesehatan elektronik yang paling tinggi adalah
mengurangi medical error dan meningkatkan keamanan pasien (patient safety). Salah satu peranan
kecil teknologi informasi dalam tindakan pencegahan medical error,yakni dengan melakukan
pengaturan rekam medis pada suatu sistem aplikasi manajemen rekam medis. Dengan adanya
sistem aplikasi manajemen rekam medis, maka medical error dalam pengambilan keputusan oleh
tenaga kesehatan dapat dikurangi karena setiap pengambilan keputusanakan berdasarkan rekam
medis pasien yang telah ada.

Menurut Thede penerapan rekam medik elektronik mempunyai beberapa kelebihan, diantaranya:

• Dapat meminimalkan human eror, karena rekam medik elektronik dapat menghasilkan peringatan
dan kewaspadaan klinik

• Dapat berhubungan dengan sumber pengetahuan untuk penunjang keputusan layanan kesehatan

• Rekam medik elektronik dapat melakukan pengambilan data sinyal biologis secara otomatis

Menurut Sabarguna kelebihan rekam medik elektronik diantaranya:

• Ketepatan waktu dalam pengambilan keputusan medik, sehingga mutu pelayanan atau asuhan
akan semakin baik

• Kemudahan penyajian data sehingga penyampaian informasi akan lebih efektif

• Pembentukan database yang memungkinkan penelitian, simulasi dan pendidikan tenaga medik
maupun paramedik,berdasarkandata yang nyata
• Efisiensi pemanfaatan sumber daya dan biaya dengan sistem penyediaan bahan (inventory) yang
dapat menekan biaya penyimpanan, pemesanan barang maupun biaya stockout, manajemen
utilisasi menyangkut tindakan atau prosedur yang tidak perlu,dan lain-lain.

Menurut Thede , kekurangan dari penerapan rekam medik elektronik adalah :

• Membutuhkan investasi awal yang lebih besar daripada rekam medik kertas untuk pengadaan
perangkat keras, lunak, dan biaya penunjang

• Waktu yang harus disediakan oleh key person dan perawat dalam mempelajari sistem dan
merancang ulang alur kerja memerlukan waktu yang lama.

• Konversi Rekam medik kertas ke rekam medik elektronik memerlukan waktu, sumber daya, tekad
dan kepemimpinan

• Resiko kegagalan pada sistem computer.

• Problem dalam pemasukan data oleh petugas kesehatan,

❖ PENGERTIAN REKAM MEDIS

Rekam medis adalah berkas yang berisi identitas, anamnesa, penentuan fisik, laboratorium, diagnosa
dan tindakan medis terhadap seorang pasien yang dicatat baik secara tertulis maupun elektronik.
Bilamana penyimpanannya secara elektronik akan membutuhkan komputer dengan memanfaatkan
manajemen basis data.

Manfaat RME Mempertimbangkan berbagai keuntungan termasuk faktor cost and benefits dari
penerapan RME di rumah sakit (pusat pelayanan kesehatan),ada tiga manfaat yang dapat diperoleh,
masing-masing adalah:

❖ Manfaat Umum

RME akan meningkatkan profesionalisme dan kinerja manajemen rumah sakit. Para stakeholder
seperti pasien akan menikmati kemudahan, kecepatan, dan kenyamanan pelayanan kesehatan. Bagi
para dokter, RME memungkinkan diberlakukannya standard praktek kedokteran yang baik dan
benar. Sementara bagi pengelola rumah sakit, RME menolong menghasilkan dokumentasi yang
auditable dan accountable sehingga mendukung koordinasi antar bagian dalam rumah sakit.
Disamping itu RME membuat setiap unitakan bekerja sesuai fungsi, tanggungjawab dan
wewenangnya.

❖ Manfaat Operasional

RME di implementasikan paling tidak ada empat faktor operasional yang akan dirasakan

1.Faktor yang pertama adalah kecepatan penyelesaian pekerjaan-pekerjaan administrasi. Ketika

dengan sistem manual pengerjaaan penelusuran berkas sampai dengan pengembaliannya ketempat
yang seharusnya pastilah memakan waktu, terlebih jika pasiennya cukup banyak. Kecepatan ini
berdampak membuat efektifitas kerja meningkat.

2.Yang kedua adalah faktor akurasi khususnya akurasi data, apabila dulu dengan sistem manual
orang harus mencek satu demi satu berkas, namun sekarang dengan RME data pasien akan lebih
tepat dan benar karena campur tangan manusia lebih sedikit, hal lain yang dapat dicegah adalah
terjadinya duplikasi data untuk pasien yang sama. Misalnya, pasien yang sama diregistrasi 2 kali pada
waktu yang berbeda, maka sistem akan menolaknya, RME akan memberikan peringatan jika
tindakan yang sama untuk pasien yang sama dicatat 2 kali, hal ini menjaga agar data lebih akurat dan
user lebih teliti.

3. Ketiga adalah faktor efisiensi, karena kecepatan dan akurasi data meningkat, maka waktu yang
dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan-pekerjaan administrasi Berkurang jauh,sehingga karyawan
dapat lebih fokus pada pekerjaan utamanya.

4. Keempat adalah kemudahan pelaporan. Pekerjaan pelaporan adalah pekerjaan yang menyita
waktu namun sangat penting. Dengan adanya RME, proses pelaporan tentang kondisi kesehatan
pasien dapat disajikan hanya memakan waktu dalam hitungan menit sehingga kita dapat lebih
konsentrasi untuk menganalisa laporan tersebut.

❖ Manfaat Organisasi

SIMRS ini mensyaratkan kedisiplinan dalam pemasukan data, baik ketepatan waktu maupun
kebenaran data, maka budaya kerja yang sebelumnya menangguhkan hal-hal seperti itu, menjadi
berubah. Seringkali data RME diperlukan juga oleh unit layanan yang lain. Misal resep obat yang
ditulis di RME akan sangat dibutuhkan oleh bagian obat, sementara semua tindakan yang dilakukan
yang ada di RME juga diperlukan oleh bagian keuangan untuk menghitung besarnya biaya
pengobatan. Jadi RME menciptakan koordinasi antar unit semakin meningkat. Seringkali orang
menyatakan bahwa dengan adanya komputerisasi biaya administrasi meningkat.

Padahal dalam jangka panjang yang terjadi adalah sebaliknya, jika dengan sistem manual kita harus
membuat laporan lebih dulu di atas kertas, baru kemudian dianalisa, maka dengan RME analisa
cukup dilakukan di layar komputer, dan jika sudah benar baru datanya dicetak.