REKAM KESEHATAN ELEKTRONIK

• Electronic Medical Record (EMR) adalah

tempat penyimpanan informasi-informasi
klinik yang mana para petugas kesehatan
membuat keputusan-keputusan mereka dalam
perawatan kesehatan pasien dengan mengacu
kepadanya (Sabarguna, 2008).
 Alur Informasi Database Rekam Medis Elektronik Secara
Umum
Sumber Data Medis
 
 
Kumpul Simpan Olah Akses

Database Management System

 
• Proses input dapat melibatkan dua atau tiga tahapan
utama yaitu penangkapan data (data capture),
penyiapan data (data preparation), dan pemasukan
data (data entry).
• ada 6 unsur yang berkaitan dengan penyimpanan
data dan informasi pelayanan pasien agar fungsi
utama rekam kesehatan tetap terjaga kualitasnya,
antara lain
1. Kemudahan akses, artinya sistem perolehan data
tersedia setiap waktu selama 24 jam dan hanya
dapat dibuka oleh pihak yang berwenang
2. Berkualitas
3. Kemananan (security) : Menjaga keamanan
dalam menyimpan data/informasi, unsur
keakuratan data/informasi dan kemudahan
akses menjadi tuntutan pihak organisasi
pelayanan kesehatan, praktisis kesehatan dan
pihak ketiga yang berwenang. Sedangkan pihak
yang membutuhkan data/informasi harus
senantiasa menghormati privacy pasien.
4. Fleksibilitas
5. Efisien
6. Dapat dihubungkan dengan berbagai sumber
(connectivity)
• Informasi yang berkualitas menjadi suatu persyaratan
dalam menyimpan rekam medis/kesehatan dan RKE.
Kurang atau hilangnya data dengan sendirinya
mempengaruhi pengambilan keputusan tentang diagnosis
dan tindakan
• Dalam menjaga kualitas data perlu diperhatikan 4 (empat)
perangkat yaitu:
1) Aplikasi data: tujuan pengumpulan data
2) Pengumpulan data: proses elemen data terakumulasi
3) Rumah data: proses dan sistem yang digunakan untuk
mengarsipkan dan menyimpan data
4) Analisis data: proses menterjemahkan data menjadi
informasi sesuai aplikasi perangkat lunak yang digunakan
Keempat perangkat kualitas data diatas harus memenuhi 10 ciri data yang berkualitas yaitu:

a) Akurat, artinya data menggunakan nilai yang benar dan

valid.
b) Mudah diakses, artinya butiran data mudah diperoleh,
layak dikumpulkan dan mempunyai nilai legal (yaitu
batasan jumlah yang boleh dimasukkan, misalnya nomor
rekam medis hanya berkisar antara 00-00-01 hingga 99-
99-99).
c) Menyeluruh (comprehensive), artinya data dikumpulkan
secara luas, lengkap meskipun ada keterbatasannya.
d) Ajeg (consistent), artinya nilai data dan aplikasi harus
sama-sama dapat dipercaya
• keamanan komputer (computer security) mencakup empat
aspek yaitu privacy, integrity, authentication, dan
availability. Selain itu terdapat juga aspek penting yang
harus diperhatikan yaitu access control dan non-
repudiation:
1. Privacy atau confidentiality : Hal utama dari aspek ini
adalah bagaimana untuk menjaga informasi dari pihak-
pihak yang tidak memiliki hak untuk mengakses informasi
tersebut. Walaupun mirip, terdapat perbedaan antara
privacy dan confidentiality, privacy lebih mengarah pada
data-data yang sifatnya pribadi seperti medical record
pasien, sedangkan confidentiality umumnya berhubungan
dengan data yang hanya diberikan kepada pihak lain
untuk suatu keperluan tertentu.
e) Mutakhir (up to date), artinya nilai tukar data harus
senantiasa yang terbaru.
f) Definisi jelas, artinya definisi data harus dijelaskan dengan
terang dan jernih sehingga mudah dimengerti dan tahu
batasannya.
g) Ada butiran data (granularity), artinya atribut dan nilai data
harus dijabarkan pada tingkatan yang benar (misalnya sensus).
h) Tepat, artinya nilai data harus cukup besar untuk mendukung
aplikasi atau proses.
i) Ada hubungannya (relevant), artinya data berguna bagi kinerja
proses dan aplikasi.
j) Masukan data (entry) dan catatan sebagaimana seharusnya
dengan benar (timeliness), artinya tergantung pada
bagaimana data digunakan dan dalam konteks apa.
3.Integrity
Integritry berkaitan dengan perubahan informasi.
Informasi tidak boleh diubah tanpa izin pemilik
informasi. Salah satu cara untuk menjaga integritry
dari suatu informasi adalah digunakannya enkripsi
dan digital signature.
4. Authentication
Authentication berhubungan dengan akses
terhadap informasi. Autentikasi berfungsi untuk
mayakinkan bahwa orang yang mengakses atau
memberikan informasi adalah benar orang yang
memiliki hak untuk melakukan itu.
5.Availability
Availability atau ketersediaan adalah aspek yang
menekankan pada tersedianya informasi ketika
dihubungnkan oleh pihak-pihak terkait. Suatu
sistem informasi yang rusak dapat menyebabkan
akses terhadap informasi tersebut tidak tersedia.
6.Access control
Access control adalah aspek yang menekankan
pada cara pengaturan akses terhadap informasi.
Access control dapat mengatur siapa-siapa saja yang
berhak untuk mengakses informasi atau siapa-siapa
saja yang tidak berhak untuk mengakses informasi.
7.Non-repudiation
Aspek ini erat kaitannya dengan suatu
transaksi atau perubahan informasi. Aspek ini
mencegah agar seseorang tidak dapat
menyangkal telah melakukan transaksi atau
perubahan terhadap suatu informasi.
Teknologi yang digunakan umumnya adalah
digital signature, certificates dan kriptografi.
• salah satu alasan meningkatnya end-user computing adalah
kemampuan sistem untuk menawarkan keuntungan-keuntungan
berikut:
a) Kreasi, pengendalian, dan implementasi oleh pemakai. Para
akuntan dan pemakai akhir lainnya mengendalikan proses
pengembangan. Mereka memutuskan kebutuhan informasi apa
yang penting dan apakah sebuah sistem harus dikembangkan. Rasa
kepemilikan yang ditimbulkan dengan diterapkannya
pengembangan oleh pemakai akhir membantu para pemakai
mengembangkan sistem yang baik.
b) Sistem yang menuhi kebutuhan pemakai
Ketika para pemakai akhir mengembangkan sistem mereka sendiri,
sistem tersebut tampaknya akan lebih dapat memenuhi kebutuhan
para pemakainya. Pemakai juga dapat menemukan kesalahan sistem
yang tidak akan dapat ditemukan oleh orang-orang dari bagian
sistem. Bentuk, isi dan volume output sistem didesain untuk
memuaskan kebutuhan pegawai.
c) Ketepatan waktu
Banyak dari penundaan dalam waktu lama dalam
proses pengembangan sistem secara tradisional
dapat dihindari, seperti analisis yang mahal dan
memakan waktu, definisi persyaratan terinci, dan
penundaan yang tidak dapat dihindari serta
birokrasi dalam proses persetujuan.
d) Membebaskan sumber daya sistem. Semakin banyak
kebutuhan informasi pemakai yang dapat dipenuhi, semakin
banyak waktu yang harus dihabiskan departemen sistem
informasi atas informasi lainnya dan aktivitas pemeliharaan.
Hal ini mengurnangi kelebihan beban yang tampak dan tidak
tampak dari proyek pengembangan sistem.
e) Kefleksibilitasan dan kemudahan penggunaan.
Sebagian besar software mudah untuk dipahami dan
digunakan. Para pemakai dapat mengubah informasi
yang mereka hasilkan atau memodifikasi aplikasi
mereka kapan saja kebutuhan mereka berubah.
 SIMRS
Sistem Informasi Rumah Sakit (SIRS) merupakan suatu tatanan
yang berurusan dengan pengumpulan data, pengolahan data,
penyajian informasi, analisis dan penyimpulan informasi yang
dibutuhkan untuk kegiatan rumah sakit (Sabarguna, 2008). Peran
SIRS adalah:
• Pengendalian mutu pelayanan medis;
• Pengendalian mutu dan penilaian produktivitas;
• Analisis pemanfaatan dan perkiraan kebutuhan;
• Perencanaan dan evaluasi program;
• Menyederhanakan pelayanan;
• Penelitian klinis;
• Pendidikan.
• Memberikan nilai tambah dengan meningkatkan:
1) Efisiensi
2) Kemudahan
3) Standard praktek kedokteran yang baik dan benar
4) Dokumentasi yang Auditable dan Accountable
5) Mendukung Pemasaran Jasa RS: Mutu, kecepatan,
kenyamanan, kepastian, biaya, bahkan  gengsi pelayanan
6) Meningkatkan profesionalisme dan kinerja manajemen rumah
sakit
7) Mendukung koordinasi antar bagian dalam rumah sakit
8) Meningkatkan akses dan pelayanan rumah sakit terhadap
berbagai sumber daya, antara lain mitra usaha potensial seperi
Pedagang Besar Farmasi, JAMSOSTEK, Instansi/Perusahaan 
pemberi jaminan karyawannya, ASKES, dll
• Meningkatkan profesionalisme manajemen
rumah sakit:
1)Setiap unit akan bekerja sesuai fungsi,
tanggung jawab dan wewenangnya;
• Fungsi Pelayanan dan Informasi
• Fungsi Perawatan (medical care)
• Fungsi Penunjang/SuppoRT
•  Fungsi Administrasi dan Keuangan
• Fungsi Pengawasan, dll
2) Mendukung kerja sama, keterkaitan dan koordinasi antar
bagian / unit dalam rumah sakit.
Contoh:
Unit Registrasi dengan Unit RM dalam hal Petugas RM dapat
mengetahui secara real time pasien yang mendaftar di bag
Registrasi.
• Unit Registrasi dengan Unit Rawat Jalan.
• Koordinasi antara Unit Rawat Jalan / Rawat Inap dengan Unit
Apotik/Farmasi dalam hal Resep Online dan informasi
lainnya.
• Koordinasi antara Unit Rawat Jalan / Rawat Inap dengan Unit
Laboratorium, Radiologi, IBS, Gizi, Farmasi, dan Keuangan
dan sebaliknya
 Manfaat Operasional
A. Kecepatan
• Manfaat yang paling terasa ketika SIMRS tersebut selesai
diimplementasikan adalah kecepatan penyelesaian
pekerjaan-pekerjaan administrasi. Ketika dengan sistem
manual pengerjaaan tagihan kepada mitra/pihak ke-3,
misalnya, memakan waktu sampai 1 bulan sejak pasien
selesai dilayani, dengan SIMRS hanya memakan waktu 1-2
hari saja.  Kecepatan ini tentu saja membuat efektifitas kerja
meningkat.   Pada awal pemasangan SIM, ketika aliran kerja
belum lancar, peningkatan kecepatan belum terlalu terasa. 
Namun ketika komitmen seluruh unit untuk tepat waktu
memasukkan data dengan akurasi entri data yang tinggi
dipenuhi, maka akan terasa sekali dampak dari SIMRS
terhadap kecepatan kerja.  
B. Akurasi
• SIMRS juga dapat mencegah terjadinya
duplikasi data untuk transaksi-transaksi
tertentu. Misalnya, pasien yang sama
diregistrasi 2 kali pada hari yang sama, maka
SIMRS akan menolaknya, SIMRS juga akan
memberikan peringatan jika tindakan yang
sama untuk pasien yang sama dicatat 2 kali, hal
ini menjaga agar user lebih teliti.
C. Integrasi
• Hal lain yang juga terasa berpengaruh terhadap
budaya kerja adalah integrasi data di setiap unit.
Bila dengan sistem manual, data pasien harus
dimasukkan di setiap unit, maka dengan SIMRS
data tersebut cukup sekali dimasukkan di
pendaftaran saja. Hal ini jelas mengurangi beban
kerja adminstrasi dan menjamin konsistensi data. 
Ilustrasi pada awal makalah ini merupakan
gambaran proses integrasi pada beberapa unit
layanan di rumah sakit.
D. Peningkatan pelayanan
• Pengaruh SIMRS yang dirasakan oleh pasien
adalah semakin cepat dan akuratnya
pelayanan. Sekarang pasien tidak perlu
menunggu lama untuk menyelesaikan
administrasinya, baik rawat inap ataupun
rawat jalan. Hal yang sama juga dirasakan
perusahaan pelanggan, dimana tagihan yang
dikirim cukup akurat dan detil sehingga
memudahkan analisa mereka.  
E. Peningkatan Efisiensi
karena kecepatan dan akurasi data meningkat,
maka waktu yang dibutuhkan untuk melakukan
pekerjaan-pekerjaan administrasi berkurang jauh,
sehingga karyawan dapat lebih fokus pada
pekerjaan utamanya.
Tanpa SIM, perawat harus memasukan data standar
asuhan keperawatan secara berulang-ulang dan
sangat memakan waktu, tetapi dengan SIM,
perawat hanya tinggal memasukan data diagnosa
penyakit pasien, dan komputer yang akan mencetak
laporan ,untuk ditanda-tangani perawat.  
F. Kemudahan pelaporan
• Pekerjaan pelaporan adalah pekerjaan yang
menyita waktu namun sangat penting. Dengan
adanya SIM, proses pelaporan hanya
memakan waktu dalam hitungan menit
sehingga kita dapat lebih konsentrasi untuk
menganalisa laporan tersebut.
 Manfaat Manajerial

A. Kecepatan mengambil keputusan

• Dengan sistem manual, manajer seringkali mengambil
keputusan berdasarkan informasi yang mungkin sudah
tidak relevan lagi. Belum lagi jika yang dibutuhkan
adalah trend berdasarkan selang waktu tertentu
(harian/mingguan/dsb), ini mengakibatkan keputusan
yang diambil belum tentu sesuai dengan kondisi nyata. 
Namun dengan SIM, informasi yang disajikan bersifat
real time, bahkan kita dapat membuat tabulasi dari
informasi tersebut sehingga informasi yang kita dapat
sudah sangat spesifik sesuai dengan kebutuhan kita.
B. Akurasi dan kecepatan Identifikasi masalah
Karena laporan-laporan yang dihasilkan SIMRS
memberi gambaran dari hari ke hari mengenai
kinerja rumah sakit, maka jika ada hal-hal yang
tidak normal dapat segera kita ketahui. Hal ini
membuat identifikasi potensi masalah dapat
dilakukan lebih dini, sehingga tindakan
pencegahan atau penanggulangannya dapat
segera disusun.  
C. Kemudahan penyusunan strategi
• Sejalan dengan identifikasi masalah di atas,
kita pun dapat menyusun strategi ke depan
berdasarkan data populasi, bukan lagi statistik,
karena SIMRS mampu memberikan data
populasi dengan selang waktu tertentu,
bahkan menyajikan kecenderungan datanya
kepada kita. Ini tentu saja semakin
menajamkan strategi yang kita susun.
 Manfaat Organisasi
A. Budaya Kerja
• Karena SIMRS ini mensyaratkan kedisiplinan dalam pemasukan data, baik
ketepatan waktu maupun kebenaran data, maka budaya kerja yang
sebelumnya menangguhkan hal-hal seperti itu, menjadi berubah. Hal ini
dapat terjadi karena integrasi SIMRS dengan seluruh unit layanan. Sebagai
contoh, jika unit registrasi tidak memasukkan data pasien yang akan
berobat, maka unit layanan tidak mungkin dapat memasukkan layanan
kepada pasien tersebut, dan kasir pun tidak mungkin menerima
pembayaran dari pasien tersebut. Katakanlah semua unit sepakat untuk
menangguhkan pemasukan datanya, maka keesokan harinya, manajer akan
melihat penurunan trend pasien atau melihat ada pasien-pasien yang
menggantung. Ada juga pengalaman menarik yang kami temukan dalam
implementasi SIMRS di suatu Rumah Sakit, karena dasar perhitungan
imbalan jasa medik untuk dokter dan perawat dihitung berdasarkan data
transaksi yang ada di SIM, maka dokter yang berkepentingan dengan data
tersebut menjadi supervisor data yang dimasukkan tanpa diminta.
Implikasinya adalah, sedikit sekali data yang salah dimasukkan.  
B. Transparansi
• SIMRS sebaiknya dirancang menganut kebijakan data
terpusat, artinya data-data yang digunakan oleh seluruh
rumah sakit berada di bawah satu kendali. Misalnya untuk
data tarif tindakan, unit layanan tidak boleh dan tidak bisa
memasukkan atau mengubah tarif yang ada, data yang
mereka masukkan hanya layanan yang diberikan kepada
pasien sehingga manipulasi tarif tidak dimungkinkan.   Hal
lain lagi, pendapatan setiap unit layanan terlihat dari
laporan harian yang selalu dilaporkan kepada direktur.
Dengan demikian setiap orang dapat melihat jalannya
proses transaksi di rumah sakit dan secara tidak langsung
juga turut mengawasi proses tersebut.  
C. Koordinasi antar unit (Team working)
• Karena seringkali data yang digunakan oleh unit
layanan tertentu adalah milik unit layanan yang
lain, misalnya kode PERUSAHAAN pelanggan
adalah milik keuangan yang digunakan secara
intensif oleh medrec, maka ketika terjadi
perubahan terhadap data tersebut, unit yang
bersangkutan akan mengkoordinasikannya
dengan unit yang terpengaruh. Apabila hal ini
tidak dilakukan maka dengan sendirinya akan
terjadi kekacauan data referensi.  
D. Pemahaman sistem
• Apabila dulu dengan sistem manual, sedikit sekali
personel yang mengetahui atau perduli dengan
proses yang terjadi di unit lain, maka dengan adanya
SIMRS hal tersebut terjadi dengan sendirinya. Ini
karena seringkali untuk memahami aliran data
sampai datang kepada unitnya, melibatkan berbagai
unit lain. Ketika terjadi kesalahan setiap user
berusaha mencari tempat terjadinya kesalahan
tersebut agar bukan unitnya yang disalahkan.
Efeknya adalah mereka menjadi paham bagaimana
sistem di rumah sakit tersebut bekerja.
E. Mengurangi biaya administrasi
• Seringkali orang menyatakan bahwa dengan
adanya komputerisasi biaya administrasi
meningkat. Padahal dalam jangka panjang yang
terjadi adalah sebaliknya, jika dengan sistem
manual kita harus membuat laporan lebih dulu di
atas kertas, baru kemudian dianalisa, maka dengan
SIMRS analisa cukup dilakukan di layar komputer,
dan jika sudah benar baru datanya dicetak. Hal ini
menjadi penghematan yang cukup signifikan dalam
jangka panjang.