DATABASE DAN

MANAJEMEN INFORMASI
Mengorganisasikan data dalam lingkungan File Tradisional
Sistem informasi yang efektif menyediakan pengguna
informasi yang akurat, tepat waktu dan relevan. Informasi yang
akurat, berarti bebas dari kesalahan. Informasi yang tepat waktu
berarti informasi yang tersedia pada saat diperlukan oleh pengambil
keputusan. Informasi dianggap relevan ketika ia memberi manfaat
serta sejalan dengan jenis pekerjaan dan keputusan yang akan
dibuat.
Kita menyadari ketika mempelajari begitu banyak organisasi
bisnis yang tidak memiliki informasi yang akurat, tepat waktu dan
relevan karena data yang terdapat pada sistem informasinya
diorganisasikan dan dikelola dengan buruk. Itulah mengapa
pengelolaan data menjadi begitu penting.
Masalah – masalah dalam lingkungan data tradisional

Pada kebanyakan organisasi, sistem cendrung berkembang

sendiri diluar rencana perusahaan. Akuntansi, keuangan,
manufaktur, sumber daya manusia, penjualan serta
pemasaran, semuanya mengembangkan sistem dan file data
sendiri.
Setiap aplikasi tentu saja memerlukan filenya masing-masing dan
program komputer untuk beroperasi. Sebagai contoh area
fungsional sumber daya manusia mungkin memiliki master file
karyawan yang berisi file penggajian, file asuransi medis, file
tunjangan pensiun dan sebagainya, yang mencapai puluhan
atau bahkan ratusan file dan program yang ada. Bagi
perusahaan secara keseluruhan, proses tersebut akan
menyebabkan penggandaan master file, yang dioperasikan dan
dikelola lewat divisi atau departemen yang terpisah – pisah.
Apabila proses ini berjalan selama 5 atau 10 tahun,
organisasi tersebut akan terbebani oleh ratusan program
dan aplikasi yang sangat sulit dirawat dan dikelola.
Masalah – masalah yang dihasilkan adalah penggandaan
data dan inkosistensi program data ( tidak tahu program
mana yang harus dipercaya ), ketergantungan program
data, tidak fleksibel, kualitas data yang buruk dan tidak
dapat membagikan data ke berbagai aplikasi.

Redudansi dan Inkonsistensi Data

Redudansi data adalah kehadiran data ganda pada
beberapa file data yang tersimpan di beberapa tempat
atau lokasi. Redudansi data terjadi ketika kelompok-
kelompok yang berbeda pada sebuah organisasi secara
independen mengumpulkan data yang sama dan
menyimpannya masing-masing.
Data redudansi menghabiskan tempat penyimpanan data,
dan menyebabkan terjadinya inkosistensi data, dimana
atribut-atribut yang sama, memiliki nilai-nilai yang berbeda.

Ketergantungan Program Data

Ketergantungan program data mengacu pada satu paket data
yang tersimpan pada file dan diperlukan oleh program-
program tertentu untuk memperbarui dan mengelola file-
file tertentu sehingga program tersebut perlu mengubah
data-data tersebut.
Sistem keamanan yang buruk
Karena longgarnya pengendalian atau pengelolaan terhadap
data, akses dan penyebaran informasi menjadi tidak
terkendali. Manajemen mungkin tidak memiliki cara untuk
mengetahui siapa yang mengakses ataupun mengubah
data organisasi.
Pendekatan Database untuk Pengelolaan Data

Teknologi database banyak menyelesaikan masalah-

masalah pada organisasi yang menggunakan sistem file
tradisional. Defenisi yang lebih jelas mengenai database
adalah sekumpulan data yang diorganisasikan untuk
melayani berbagai aplikasi secara efisien dengan
memusatkan data dan mengurangi penggandaan data.
Ketimbang menyimpan data pada file-file yang terpisah
untuk setiap aplikasi, data yang dimunculkan kepada
pengguna, berasal dari satu lokasi penyimpanan saja.
Sistem Manajemen Database
Sistem manajemen database ( database management
system – DBMS ) adalah perangkat lunak yang
memungkinkan suatu organisasi memusatkan data,
mengelola mereka secara efisien, dan menyediakan
akses terhadap data yang disimpan oleh program
aplikasi. DBMS bertindak sebagai antarmuka antara
program aplikasi dan file data secara fisik. Ketika
program aplikasi meminta suatu item data , seperti gaji
bruto, DBMS akan menemukan item data tersebut pada
database dan menampilkannya lewat program aplikasi.
Dengan menggunakan file-file data tradisional ,
pemrograman harus mengspesifkasi ukuran dan format
dari setiap elemen data yang digunakan dalam sebuah
program, kemudian menginformasikannya ke komputer
dimana lokasi mereka.
DBMS meringankan pekerjaan pemrogram dan pengguna
dengan cara memahami dimana dan bagaimana suatu
data disimpan dengan memberikan tampilan terpisah
pada data fisik dan logis. Tampilan data logis
menampilkan data sesuai apa yang diharapkan oleh
pengguna akhir ataupun spesialis bisnis, dimana
tampilan data fisik menampilkan bagaimana
sesungguhnya suatu data diorganisasikan dan di
strukturisasi pada media penyimpanan fisik.
Mengelola Sumber Data
Persiapaan database hanyalah merupakan permulaan.
Agar dapat memastikan bahwa data bagi bisnis kita
tetap akurat, dapat diandalkan dan siap tersedia bagi
mereka yang memerlukannya, maka bisnis kita
memerlukan kebijakan dan prosedur khusus untuk
manajemen data.

Menetapkan Kebijakan Informasi

Setiap bisnis skala besar maupun kecil, memerlukan
kebijakan informasi. Data perusahaan anda merupakan
sumber daya yang penting dan Anda perlu memiliki
aturan-aturan mengenai bagaimana data
diorganisasikan dan dipertahankan, dan siapa yang
diizinkan untuk melihat data atau mengubah mereka.
Kebijakan informasi menentukan aturan organisasi dalam hal
pembagian, penyebaran, perolehan, standarisasi,
klasifikasi dan penyimpanan informasi. Undang-undang
kebijakan informasi menjelaskan prosedur dan
akuntabilitas yang spesifik, mengidentifikasikan informasi
dapat saling dibagi oleh pengguna dan unit organisasi,
dimana informasi dapat didistribusikan dan siapa yang
bertanggungjawab untuk memperbarui dan memelihara
informasinya. Sebagai contoh kebijakan informasi
umumunya menentukan bahwa hanya anggota terpilih dari
departemen penggajian dan sumber daya manusia yang
memiliki hak untuk mengubah dan melihat data karyawan
yang sensitif seperti misalnya gaji karyawan atau nomor
jaminan sosialnya dan departemen-departemen ini yang
bertanggung jawab untuk memastikan bahwa data
karyawan tersebut adalah akurat.
Jika anda berada dalam bisnis skala kecil, maka kebijakan
informasi akan ditetapkan dan diimplementasikan oleh
pemilik atau manajer. Dalam organisasi berskala besar,
pengelolaan dan perencanaan informasi sebagai sumber
daya perusahaan membutuhkan fungsi administrasi data
formal. Administrasi data bertanggung jawab atas kebijakan
dan prosedur yang mengatur data sebagai sumber daya
organisasi. Tanggung jawab tersebut meliputi
pengembangan kebijakan informasi, perencanaan data,
pengawasan rancangan database logis dan pengembangan
kamus data serta pemantauan terhadap spesialis sistem
informasi dan kelompok pengguna akhir dalam
menggunakan data. Organisasi yang besar juga memiliki
rancangan database dan kelompok manajemen didalam
divisi sistem informasi perusahaan yang bertanggung jawab
untuk mendefenisikan dan mengatur struktur dan isi
database serta memelihara database tersebut.
Dengan bekerjasama secara erat dengan para pengguna,
kelompok perancangan menciptakan database fisik,
relasi logis antar elemennya, dan aturan akses serta
prosedur keamanan. Fungsi-fungsi yang dilakukannya
disebut administrasi database.

Memastikan kualitas data

Database dan kebijakan informasi yang dirancang dengan
baik akan berlanjut pada jaminan bahwa perusahaan
akan memiliki informasi yang diperlukannya. Namun,
langkah-langkah tambahan harus diambil untuk
memastikan bahwa data dalam database perusahaan
akurat dan tetap dapat diandalkan.
Jika database dirancang dengan tepat dan standar data
keseluruhan perusahaan ditentukan dengan baik, maka
elemen data yang mengalami duplikasi atau tidak
konsisten akan diminimalkan.
Sebelum database baru dipergunakan, maka organisasi
perlu mengidentifikasi dan memperbaiki data yang salah
dan menciptakan program-program yang lebih baik
untuk mengedit data ketika database tersebut mulai
dioperasionalkan. Analisis kualitas data sering dimulai
dengan audit kualitas data yang merupakan survey
terstruktur atas keakuratan dan tingkat kelengkapan dari
data dalam suatu sistem informasi. Audit kualitas data
dapat diselenggarakan dengan melakukan survei
keseluruhaan file data, menyurvei sampel file data atau
menyurvei pengguna data atas persepsi mereka
mengenai kualitas data.
Pembersihan data juga dikenal sebagai data scrubbing
terdiri atas kegiatan mendeteksi dan mengoreksi data
dalam database yang tidak benar, tidak lengkap, tidak
diformat dengan tepat atau berlebihan. Pembersihan
data bukan hanya mengoreksi kesalahan, tetapi juga
menekankan konsistensi diantara serangkaian data
yang berbeda yang berasal dari sistem informasi yang
terpisah. Perangkat lunak pembersihan data yang
khusus tersedia untuk menyurvei file data secara
otomatis, memperbaiki kesalahan dalam data, dan
mengintegrasikan data dalam format yang konsisten
bagi semua bagian dari perusahaan.