5.

1 Managing Data (Mengelola Data)

Semua aplikasi IT membutuhkan data. Data ini harus berkualitas tinggi, artinya harus
akurat, lengkap, tepat waktu, konsisten, dapat diakses, relevan, dan ringkas. Sayangnya,
proses memperoleh, menyimpan, dan mengelola data menjadi semakin sulit.

 Kesulitan Mengelola Data

karena data diproses dalam beberapa tahap dan seringkali di beberapa lokasi, data
tersebut sering mengalami masalah dan kesulitan. Mengelola data dalam organisasi sulit
karena berbagai alasan.
Pertama, jumlah data meningkat secara eksponensial seiring waktu. Harus banyak
data sejarah disimpan untuk waktu yang lama, dan data baru ditambahkan dengan cepat.
Misalnya, untuk mendukung jutaan customers, pengecer besar seperti Walmart harus
mengelola banyak data. (Satu petabyte sekitar 1.000 terabyte, atau triliunan byte; lihat
Panduan Teknologi 1.)
Data juga tersebar di seluruh organisasi, dan dikumpulkan oleh banyak individu
menggunakan berbagai metode dan perangkat. Data ini sering disimpan di banyak server dan
lokasi dan dalam sistem komputasi, database, format, dan bahasa manusia dan komputer yang
berbeda.
Masalah lainnya adalah data dihasilkan dari berbagai sumber: sumber internal
(misalnya, database perusahaan dan dokumen perusahaan); sumber pribadi (misalnya,
pemikiran, pendapat, dan pengalaman pribadi); dan sumber eksternal (misalnya, basis data
komersial, laporan pemerintah, dan situs web perusahaan). Data juga berasal dari Web dalam
bentuk data clickstream. Data aliran klik adalah data yang dihasilkan pengunjung dan
pelanggan saat mereka mengunjungi situs web dan mengklik hyperlink. Data aliran klik
menyediakan jejak aktivitas pengguna di situs web, termasuk perilaku pengguna dan pola
penelusuran.
Menambah masalah ini adalah kenyataan bahwa sumber data baru seperti blog, tweet
podcast, posting Facebook, video YouTube, teks, dan tag RFID serta sensor nirkabel lainnya
terus dikembangkan, dan data yang dihasilkan teknologi ini harus dikelola, Alio . data
menjadi kurang terkini dari waktu ke waktu. Misalnya, pelanggan pindah ke alamat baru atau
mengubah nama mereka; perusahaan gulung tikar atau dibeli, produk baru dikembangkan;
karyawan dipekerjakan atau dipecat; dan perusahaan memperluas ke negara-negara baru.
 Data juga tunduk pada pembusukan data. Pembusukan data terutama mengacu pada
masalah dengan media tempat data disimpan. Seiring waktu, suhu, kelembaban, dan paparan
cahaya dapat menyebabkan masalah fisik pada media penyimpanan sehingga mempersulit
akses data. Aspek kedua dari pembusukan data adalah sulitnya menemukan mesin yang
diperlukan untuk mengakses data. Misalnya, saat ini hampir tidak mungkin menemukan
pemutar 8-track untuk memutar dan mendengarkan musik. Akibatnya, perpustakaan kaset 8-
track menjadi relatif tidak berharga, kecuali jika Anda memiliki pemutar S-track yang
berfungsi atau Anda mengonversi kaset ke media yang lebih modern seperti CD dan DVD.
Keamanan, kualitas, dan integritas data sangat penting, namun mudah terancam
bahaya. Persyaratan hukum yang berkaitan dengan data juga berbeda antar negara maupun
antar industri, dan persyaratan tersebut sering berubah.
Masalah lain muncul dari fakta bahwa, dari waktu ke waktu, organisasi telah
mengembangkan sistem informasi untuk proses bisnis tertentu, seperti pemrosesan transaksi.
manajemen rantai pasokan, dan manajemen hubungan pelanggan. Sistem informasi yang
secara khusus mendukung proses ini memberlakukan persyaratan unik pada data, persyaratan
tersebut mengakibatkan pengulangan dan konflik di seluruh organisasi. Misalnya, fungsi
pemasaran mungkin memelihara informasi tentang pelanggan, wilayah penjualan, dan pasar.
Data ini mungkin digandakan dalam fungsi penagihan atau layanan pelanggan. Pengaturan ini
dapat menghasilkan data yang tidak konsisten di dalam perusahaan. Data yang tidak
konsisten mencegah perusahaan mengembangkan pandangan terpadu tentang informasi bisnis
inti-data tentang pelanggan, produk, keuangan, dan seterusnya-di seluruh organisasi dan
sistem informasinya.
Dua faktor lain memperumit pengelolaan data. Pertama, peraturan federal yang
misalnya, Undang-Undang Sarbanes-Oxley tahun 2002 telah menjadikannya prioritas utama
bagi perusahaan untuk mempertanggungjawabkan cara mereka mengelola informasi dengan
lebih baik. Sarbanes-Oxley mensyaratkan bahwa (1) perusahaan publik mengevaluasi dan
mengungkapkan keefektifan pengendalian keuangan internal mereka dan (2) auditor
independen untuk perusahaan tersebut menyetujui pengungkapan ini. Undang-undang juga
meminta CEOS dan CFO bertanggung jawab secara pribadi atas pengungkapan tersebut. Jika
perusahaan mereka tidak memiliki kebijakan manajemen data yang memuaskan dan terjadi
penipuan atau pelanggaran keamanan, maka pejabat perusahaan dapat dimintai
pertanggungjawaban dan menghadapi tuntutan hukum.
Kedua, perusahaan tenggelam dalam data, yang sebagian besar tidak terstruktur.
Seperti yang telah Anda lihat, jumlah data meningkat secara eksponensial. Agar
menguntungkan, perusahaan harus berkembang strategi untuk mengelola data ini secara
efektif. Masalah tambahan dengan manajemen data adalah Big Data.
 Data Governance (Tata Kelola Data)
Untuk mengatasi berbagai masalah yang terkait dengan pengelolaan data, organisasi
beralih ke tata kelola data. Tata kelola data adalah pendekatan untuk mengelola informasi di
seluruh organisasi. Ini melibatkan serangkaian proses dan kebijakan bisnis formal yang
dirancang untuk memastikan bahwa data ditangani dengan cara tertentu yang terdefinisi
dengan baik. Artinya, organisasi mengikuti aturan yang jelas untuk membuat,
mengumpulkan, menangani, dan melindungi informasinya. Tujuannya adalah untuk membuat
informasi tersedia, transparan, dan berguna bagi orang-orang yang berwenang untuk
mengaksesnya, mulai dari saat informasi tersebut masuk ke dalam organisasi hingga menjadi
usang dan dihapus.

Salah satu strategi penerapan tata kelola data adalah pengelolaan data induk.
Manajemen data master adalah proses yang mencakup semua proses dan aplikasi bisnis
organisasi. Ini memberi perusahaan kemampuan untuk menyimpan, memelihara, menukar,
dan menyinkronkan "versi tunggal kebenaran" yang konsisten, akurat, dan tepat waktu untuk
data master perusahaan.
Salah satu bagian besar tata kelola data adalah membangun program yang mengurai
silo data melalui proses kolaboratif dengan pemangku kepentingan dari unit-unit bisnis yang
terpisah-pisah. Program tata kelola data Anda perlu bekerja keras untuk memastikan data rapi
dan digunakan dengan tepat serta dimasukkan secara akurat ke dalam sistem. Menerapkan
strategi tata kelola data yang solid membantu memastikan informasi Anda:
 Diaudit dengan bersih
 Dievaluasi
 Didokumentasikan
 Terkelola
 Terlindungi
 Dapat Dipercaya
Namun, tim TI Anda perlu memastikan Anda dapat menyediakan data yang dapat diandalkan
terlebih dahulu. Manfaat memiliki data yang mudah diakses dan akurat adalah:
1. Memiliki satu sumber yang benar. Semua pembuat keputusan bekerja dari himpunan data
yang sama, terminologi, dan tampilan yang sama, sehingga memberikan lebih banyak
peluang adanya fleksibilitas internal.
2. Kualitas data yang lebih baik. Tim Anda dapat yakin bahwa semua data yang tersedia
aman untuk digunakan, lengkap, dan konsisten.
3. Manajemen data yang lebih baik. Membantu menentukan kode etik dan praktik terbaik
untuk memastikan tim Anda menangani hal-hal yang dibutuhkan dan yang penting bagi
organisasi dengan segera dan secara konsisten.
4. Kepatuhan yang lebih cepat dan konsisten. Memiliki manajemen data yang bersih di
seluruh proses tata kelola Anda berarti prosedur membuat, menangani, dan melindungi
data Anda dengan benar agar tetap sesuai kebijakan.
5. Pengurangan biaya dan margin keuntungan yang lebih tinggi. Membuang keputusan yang
didasarkan pada informasi yang sudah usang membuat operasi sehari-hari menjadi
efisien, audit lebih mudah, dan pemborosan berkurang.
6. Reputasi organisasi berbintang. Ketika bisnis Anda stabil dan dapat diandalkan, Anda
memposisikan bisnis Anda sebagai pemimpin di marketplace Anda.

Prinsip dan praktik terbaik tata kelola data yaitu ketika membuat kerangka kerja yang
diperlukan untuk tata kelola data, Anda perlu membuat kerangka kerja yang cocok dengan
tujuan organisasi. Beberapa hal yang perlu Anda pikirkan adalah cara menggunakan data
dengan benar, meningkatkan keamanan data, membuat dan menerapkan kebijakan distribusi
data, serta mematuhi semua ketentuan regulasi. Untuk menjamin keberhasilan implementasi,
fokus pada lima prinsip tata kelola data ini:
1. Akuntabilitas
Di seluruh organisasi, Anda akan memerlukan anggota tim mengontrol data Anda jika
tidak ada yang bertanggung jawab, maka tidak akan ada tata kelola data. Anda dan tim IT
harus menerapkan kepemilikan dan tanggung jawab. Buat tim tata kelola data yang terdiri
dari perwakilan dari departemen lain untuk memastikan akuntabilitas lintas organisasi.
2. Aturan dan regulasi
Anda memerlukan aturan dan regulasi standar untuk ditaati oleh semua orang—yang
dikembangkan oleh tim tata kelola data Anda untuk menerapkan dan membuat kriteria untuk
semua penggunaan data.
3. Administrasi data
Memilih administrator data khusus, juga dikenal sebagai pengurus data, adalah kunci
untuk memberlakukan dan memastikan perlindungan yang tepat terhadap tata kelola data
Anda. Sebagai pengurus data, tanggung jawab orang ini adalah melapor kepada tim tata
kelola data dan menegakkan aturan dan regulasi data, memastikan agar selalu diikuti.
4. Kualitas data
Anda memerlukan data berkualitas tinggi, rapi, dan dapat diandalkan untuk membuat
keputusan bisnis yang tepat. Untuk melakukannya, pengurus data Anda akan membuat
kumpulan standar bersama untuk meningkatkan kualitas data.
5. Transparansi
Semua proses tata kelola data harus setransparan mungkin. Menyimpan catatan
permanen dari semua fungsi dan langkah untuk memastikan audit yang akan datang dapat
menentukan penggunaan data, data apa yang digunakan, cara Anda menangani data, dan
mengapa tim Anda menggunakannya.
Data master adalah sekumpulan data inti, seperti pelanggan, produk, karyawan,
vendor, lokasi geografis, dan seterusnya, yang menjangkau sistem informasi perusahaan.
Penting untuk membedakan antara data master dan data transaksional. Data transaksional,
yang gen. dihasilkan dan ditangkap oleh sistem operasional, menggambarkan aktivitas bisnis,
atau transaksi. Sebaliknya, data master diterapkan ke banyak transaksi, dan digunakan untuk
mengkategorikan, menggabungkan, dan mengevaluasi data transaksional.
 Mari kita lihat contoh transaksi: (Mary Jones) membeli satu televisi LCD Samsung
42 inci, nomor komponen 1234, dari Bill Roberts di Best Buy, seharga $2.000, pada tanggal
20 April 2017. Dalam contoh ini, master data adalah "produk yang dijual", "penjual",
"wiraniaga", "toko", "nomor suku cadang", "harga pembelian". dan "kencan". Ketika nilai
spesifik diterapkan ke data master, maka sebuah transaksi direpresentasikan. Oleh karena itu,
data transaksi masing-masing adalah televisi LCD 42 inci", "Samsung", "Best Buy", "Bill
Roberts", "1234", "$2.000", dan "April 20, 2017".
Contoh manajemen data master adalah Dallas, Texas, yang menerapkan rencana
untuk mendigitalkan catatan publik dan pribadi kota, seperti dokumen kertas, gambar,
gambar. dan konten video dan audio. Master database dapat digunakan oleh salah satu dari 38
departemen pemerintah yang memiliki akses yang sesuai. Kota ini juga mengintegrasikan
proses keuangan dan penagihan dengan program manajemen hubungan pelanggannya.
Bagaimana Dallas akan menggunakan sistem ini? Bayangkan kota mengalami jeda
saluran air. Sebelum menerapkan sistem tersebut, petugas perbaikan harus menggeledah
Balai Kota untuk catatan yang diajukan secara sembarangan. Setelah para pekerja
menemukan cetak biru hard copy, mereka membawanya ke lokasi dan, setelah mereka
memeriksanya secara manual, memutuskan rencana tindakan. Sebaliknya, sistem baru
mengirimkan cetak biru secara nirkabel ke laptop kru di lapangan, yang dapat memperbesar
atau menyorot area yang menjadi perhatian untuk menghasilkan respons yang cepat. Proses
ini mengurangi waktu yang diperlukan untuk menanggapi keadaan darurat beberapa jam.
Seiring dengan tata kelola data, organisasi menggunakan pendekatan basis data untuk
mengelola data mereka secara efisien dan efektif.