6.

1 Mengorganisasikan Data dalam lingkungan file tradisional

Sistem informasi yang efektif menyediakan pengguna informasi yang akurat, berarti bebas
dari kesalahan. Informasi yang tepat waktu berarti informasi yang tersedia pada saat
diperlukan oleh pengambil keputusan. Informasi dianggap relevan ketika ia memberi
manfaat serta sejalan dengan jenis pekerjaan dan keputusan yang akan dibuat.

Mungkin anda akan terkejut ketika mempelajari begitu banyak organisasi bisnis yang tidak
memiliki informasi yang akurat, tepat waktu, dan relevan karena data yang terdapat pada
sistem informasinya diorganisasikan dan dikelola dengan buruk. Itulah mengapa
pengelolaan data menjadi begitu penting. untuk memahami masalah tersebut, mari kita
menyimak bagaimana sistem informasi mengatur data pada file komputer dan metode
tradisional dalam pengelolaan file.

Sistem komputer mengorganisasikan data pada sebuah hierarki dimulai dari bit, yang
mewakili 0 dan 1 dapat dikelompokkan untuk membentuk byte yang mewakili satu karakter,
angka, atau simbol, byte-byte dapat dikelompokkan untuk membentuk field, dan fielas yang
saling berhubungan dapat dikumpulkan untuk membentuk record. Record-record yang
saling berhubungan dapat dikelompokkan untuk membentuk file, dan file-file yang
berhubungan dapat diorganisasikan menjadi database.

ISTILAH DAN KONSEP DALAM PENGORGANISASIAN FILE

Sistem komputer mengorganisasikan data berdasarkan suatu hierarki yang dimulai dari bit
kemudian byte, kemudian berlanjut ke field, record, file, dan database. Satu bit (bit) mewakili
unit data terkecil yang dapat ditangani oleh komputer. sekelompok bit disebut byte, yang
mewakili satu buah karakter tunggal, yang dapat berupa huruf, angka ataupun simbol
lainnya. Sekelompok karakter yang membentuk kata, beberapa kata ataupun serial angka
(seperti nama ataupun usia seseorang) disebut field. Sekelompok field yang saling
berhubungan dinamakan record (seperti nama siswa, mata pelajaran yang diambil, tanggal,
serta tingkat nilai), sekumpulan record dengan jenis yang sama dinamakan file.

Sebagai contoh, record dapat mewakili file mata pelajaran yang diambil oleh siswa.
Sekelompok file yang berhubungan dinamakan database. File yang berisi mata pelajaran
yang diambil oleh siswa dapat dikelompokkan ke dalam riwayat pribadi siswa dan latar
belakang keuangan untuk menciptakan database siswa.

Suatu record menggambarkan suatu entitas. sebuah entitas (entity) dapat berupa orang,
barang, ataupun peristiwa yang dapat kita simpan dan kelola sebagai informasi. Setiap
karakteristik atau penggambaran kualitas suatu entitas khusus disebut atribut (atribute).
Sebagai contoh, nomor induk siswa, mata pelajaran, tanggal, dan nilai adalah atribut dari
entitas MATA PELAJARAN. Nilai tertentu yang dapat dimiliki atribut-atribut ini ditemukan di
dalam field dari record yang menggambarkan entitas MATA PELAJARAN.

Penggunaan pendekatan tradisional dalam melakukan pemrosesan file pada setiap area
fungsional dalam perusahaan untuk mengembangkan aplikasi yang terspesialisasi. Setiap
aplikasi memerlukan file data unik yang berupa bagian-bagian master file. Dan bagian-
bagian master file tersebut dapat menyebabkan penggandaan data dan inkonsistensi
program data tidak tahu program mana yang harus dipercaya, data pemrosesan yang tidak
fleksibel dan menghabiskan kapasitas penyimpanan data.

MASALAH-MASALAH DALAM LINGKUNGAN DATA TRADISIONAL

Pada kebanyakan organisasi, sistem cenderung berkembang sendiri di luar rencana
perusahaan. akuntansi, keuangan, manufaktur, sumber daya manusia, penjualan, serta
pemasaran semuanya mengembangkan sistem dan file data sendiri.

Setiap aplikasi tentu saja memerlukan file-nya masing-masing dan program komputer untuk
beroperasi. Sebagai contoh, area fungsional sumber daya manusia mungkin memiliki
master file karyawan yang berisi file penggajian, file asuransi medis, file tunjangan pensiun,
file untuk daftar surel, dan sebagainya, yang mencapai puluhan atau bahkan ratusan file dan
program yang ada. Bagi perusahaan secara keseluruhan, proses tersebut akan
menyebabkan penggandaan master file, yang dioperasikan dan dikelola lewat divisi atau
departemen yang terpisah-pisah. Apabila proses ini berjalan selama 5 atau 10 tahun,
organisasi tersebut akan terbebani oleh ratusan program dan aplikasi yang sangat sulit
dirawat dan dikelola. Masalah-masalah yang dihasilkan adalah penggandaan data dan
inkonsistensi program data (tidak tahu program mana yang harus dipercaya),
ketergantungan program data, tidak fleksibel, kualitas data yang buruk, dan tidak dapat
membagikan data ke berbagai aplikasi.

- REDUDANSI DAN INKONSISTENSI DATA

Redudansi data (data redudancy) adalah kehadiran data ganda pada beberapa file data
yang tersimpan di beberapa tempat atau lokasi. Redudansi data terjadi ketika kelompok-
kelompok yang berbeda pada sebuah organisasi secara independen mengumpulkan data
yang sama dan menyimpannya masing-masing. Data redudansi menghabiskan tempat
penyimpanan data, dan menyebabkan terjadinya inkonsistensi data (data inconsistency),
di mana atribut-atribut yang sama, memiliki nilai-nilai yang berbeda. Sebagai contoh, entitas
MATA PELAJARAN yang dijelaskan tanggalnya mungkin sudah diperbarui pada beberapa
sistem, namun belum diperbarui pada sistem lainnya. Atribut yang sama, sebagai contoh,
Nomor Induk Siswa, mungkin memiliki nama yang berlainan pada beberapa sistem di
seluruh organisasi. Beberapa sistem mungkin menggunakan penulisan NIS, atau No. Siswa.

Kebingungan tambahan lainnya dapat terjadi pada sistem pengkodean untuk mewakili nilai
dari sebuah atribut. sebagai contoh, penjualan, persediaan, dan sistem manufaktur
perusahaan ritel pakaian mungkin menggunakan kode yang berbeda-beda dalam mewakili
ukuran pakaian. Suatu sistem mungkin mewakili suatu ukuran pakaian sebagai "extra large"
sementara sistem lainnya mencantumkan kode "XL" untuk tujuan yang sama. Kebingungan-
kebingungan tersebut akan mempersulit perusahaan dalam menciptakan manajemen
hubungan pelanggan manajemen rantai pasokan, ataupun sistem perusahaan untuk
mengintegrasikan sumber-sumber data yang berbeda.

- KETERGANTUNGAN PROGRAM - DATA

Ketergantungan program-data (program-data dependence) mengacu pada satu paket
data yang tersimpan pada file dan diperlukan oleh program-program tertentu untuk
memperbarui dan mengelola file-file tertentu sehingga program tersebut perlu mengubah
data-data tersebut. Setiap program komputer tradisional harus menjelaskan lokasi dan sifat
data yang bekerja padanya. Di dalam lingkungan file tradisional, setiap perubahan pada
program perangkat lunak, mensyaratkan perubahan terhadap data yang diakses oleh
program tersebut. Sebuah program mungkin dimodifikasi dari 5 digit menjadi 9 digit untuk
kode enkripsi. Jika file data yang asli dimodifikasi dari 5 digit ke 9 digit, kemudian program-
program yang memerlukan 5 digit kode tidak dapat bekerja dengan semestinya lagi. untuk
mengimplementasikan perubahan semacam itu diperlukan biaya jutaan dolar.

- KURANGNYA FLEKSIBILITAS
Sistem file tradisional dapat mengirimkan laporan rutin sesuai jadwal setelah upaya
pemrograman yang ekstensif, namun tidak dapat mengirimkan laporan-laporan ad-hoc
(hanya diperlukan pada situasi khusus saja) atau merespons kebutuhan informasi yang tidak
dapat diantisipasi pada kondisi waktu tertentu. Informasi-informasi tersebut diperlukan oleh
permintaan-permintaan ad-hoc (hanya diperlukan pada situasi khusus saja) di suatu tempat
pada sistem tersebut, tetapi terlalu mahal untuk disediakan. Beberapa pemrograman
mungkin harus bekerja beberapa minggu untuk mengumpulkan data-data yang diperlukan
ke dalam sebuah file baru.

- SISTEM KEAMANAN YANG BURUK

Karena longgarnya pengendalian atau pengelolaan terhadap data, akses dan penyebaran
informasi menjadi tidak terkendali. Manajemen mungkin tidak memiliki cara untuk
mengetahui siapa yang mengakses ataupun mengubah data organisasi.

- KURANGNYA KETERSEDIAAN DAN PENDISTRIBUSIAN DATA

Karena bagian-bagian informasi yang terdapat pada file-file yang berbeda dan bagian-
bagian organisasi tidak dapat dihubungkan satu sama lain, jelas adalah tidak mungkin untuk
mendistribusikan dan mengakses informasi pada waktu bersamaan. Informasi tidak dapat
mengalir dengan baik lintas area fungsional, pada bagian dan divisi-divisi pada organisasi.
Jika pengguna tahu nilai yang ditemukan pada bagian informasi yang sama saling berbeda,
mereka mungkin lihat akan mau menggunakan sistem tersebut karena mereka tidak dapat
mempercayai akurasi datanya.