PERTEMUAN 1 :
PENGANTAR BASIS DATA
Basis Data (Database) dapat dibayangkan sebagai sebuah lemari arsip. Jika kita
memiliki sebuah lemari arsip dan bertugas untuk mengelolanya, maka kemungkinan
besar kita akan melalukan hal-hal seperti :
Memberi sampul/map pada kumpulan arsip yang akan disimpan
Menentukan kelompok /jenis arsip
Memberi penomoran dengan pola tertentu yang nilainya unik pada setiap
sampul/map
Menempatkan arsip-arsip tersebut dengan cara/urutan tertentu didalam lemari
Kalaupun hal-hal tersebut tidak seluruhnya dilakukan, paling tidak, semua lemari
arsip menerapkan suatu aturan atau cara tertentu tentang bagaimana keseluruhan
arsip-arsip tadi ditempatkan/disusun.
Bahkan untuk sebuah lemari buku atau bajupun, secara ilmiah, kita seringkali
menerapkan suatu cata/aturan tertentu dalam menyusun/menempatkan buku-buku
atau baju-baju itu didalam sebuah lemari. Upaya penyusunan/penempatan ini
memang baru kita lakukan jika kita rasakan, bahwa buku atau baju tersebut sudah
cukup banyak.
Defnisi
Basis data terdiri dari 2 kata, yaitu Basis dan data. Basis kurang lebih dapat
diartikan sebagai markas atau gudang, tempat bersarang atau berkumpul.
Sedangkan data adalah representasi fakta dunia nyata yang mewakili suatu objek
seperti manusia (pegawai, siswa, pembeli, pelanggan), barang, peristiwa, konsep,
keadaan, dan sebagainya, yang direkam dalam bentuk angka, huruf, simbol, teks,
gambar, bunyi atau kombinasinya.
Basis data sendiri dapat didefinisikan dalam sejumlah sudut pandang seperti ;
Himpunan kelaompok data (arsip) yang saling berhubungan yang
diorganisasikan sedemikian rupa agar kelak dapat dimanfaatkan kembali dengan
cepat dan mudah.
Kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama
sedemikian rupa tanpa pengulangan (redundansi) yang tidak perlu, untuk
memenuhi berbagai kebutuhan.
Kumpulan file/tabel/arsip yang saling berhubungan yang disimpan dalam media
penyimpanan elektronis
Pengertian Basis data menurut James Martin dalam bukunya berjudul Database
Organization :
Basis data adalah suatu kumpulan data terhubung ( interralated data ) yang
disimpan secara bersama-sama pada suatu media, tanpa mengatap satu
sama lain atau tidak perlu suatu kerangkapan data ( controlled redundancy)
dengan cara tertentu sehingga muda untuk digunakan atau ditampilkan
kembali; dapat digunakan oleh satu atau lebih program aplikasi secara
optimal, data disimpan tanpa mengalami ketergantungan pada program
yang menggunakannya; data disimpan sedemikian rupa sehingga
penambahan, pengambilan dan modifikasi data dapat dilakukan dengan
mudah dan terkontrol.
Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa basis data mempunyai beberapa
criteria penting yaitu :
1. Bersifat data oriented dan bukan program oriented
2. Dapat digunakan oleh beberapa program aplikasi tanpa perlu mengubah basis
datanya
3. Dapat berkembang dengan mudah, baik volume maupun strukturnya
4. Dapat memenuhi kebutuhan system-sistem baru secra mudah
5. Dapat digunakan dengan cara-cara yang berbeda
6. kerangkapan data (data redundancy) minimal
Keenam criteria tersebut telah membedakan secara nyata atau jelas antara file basis
data dan file tradisional yang bersifat program oriented, yaitu hanya dapat
digunakan oleh satu program aplikasi; berhubungan dengan suatu persoalan tertentu
untuk system yang direncanakan; perkembangan data hanya mungkin terjadi pada
volume data saja, kerangkapan data terlalu sering muncul atau tidak terkontrol; dan
dapat digunakan dengan satu cara tertentu saja.
Sebelumnya, sistem yang digunakan untuk mengatasi semua permasalahan bisnis,
menggunakan pengelolaan data secara tradisional dengan cara menyimpan record-
record pada file-file yang terpisah, yang disebut juga sistem pemrosesan file.
Dimana masing-masing file diperuntukkan hanya untuk satu program aplikasi saja.
Perhatikan gambar 1 mengenai suatu universitas yang mempunyai dua sistem yakni
sistem yang memproses data mahasiswa dan sistem yang mengelola data mata
kuliah.
itu dapat terjadi inkonsistensi data. Misalnya, apabila terjadi perubahan jumlah
sks mata kuliah, sedangkan perubahan hanya diperbaiki pada file mata kuliah
dan tidak diperbaiki pada file mahasiswa. Hal ini dapat mengakibatkan kesalahan
dalam laporan nilai mahasiswa.
2. Kesukaran dalam Mengakses Data
Munculnya permintaan-permintaan baru yang tidak diantisipasikan sewaktu
membuat program aplikasi, sehingga tidak memungkinkan untuk pengambilan
data.
3. Data terisolir (Isolation Data)
Karena data tersebar dalam berbagai file, dan file-file mungkin dalam format –
format yang berbeda, akan sulit menuliskan program aplikasi baru untuk
mengambil data yang sesuai.
4. Masalah Pengamanan ( Security Problem )
Tidak semua pemakai diperbolehkan mengakses seluruh data. Bagian
Mahasiswa hanya boleh mengakses file mahasiswa. Bagian Mata kuliah hanya
boleh mengakses file mata kuliah, tidak boleh mengakses file mahasiswa. Tetapi
sejak program-program aplikasi ditambahkan secara ad-hoc maka sulit
melaksanakan pengamanan seperti yang diharapkan.
5. Data Dependence
Apabila terjadi perubahan atau kesalahan pada program aplikasi maka pemakai
tidak dapat mengakses data.
Selanjutnya James F. Courtney Jr. dan David B. Paradice dalam bukunya Database
System for Management, :
Sistem Basis Data adalah sekumpulan basis data dengan para pemakai yang
menggunakan basis data secara bersama-sama, personal-personal yang
merancang dan mengelola basis data, teknik-teknik untuk merancang dan
mengelola basis data, serta system komputer yang mendukungnya.
Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa system basis data memppunyai
beberapa elemen penting yaitu :
Basis data sebagai inti dari system basis data
Perngkat lunak untuk mengelola basis data
Perngkat keras sebagai pendukung operasi pengolahan data
Serta manusia yang mempunyai peranan penting dalam system tersebut.
Basis Data dan lemari arsip sesungguhnya memiliki prinsip kerja dan tujuan yang
sama. Prinsip utamanya adalah pengaturan data/arsip dan tujuan utamanya
adalah kemudahan dan kecepatan dalam pengambilan kembali data/arsip.
Perbedaanya hanya terletak pada media penyimpanan yang digunakan. Jika lemari
arsip mengunakan lemari dari besi atau kayu sebagai media penyimpanan, maka
basis data menggunakan media penyimpanan elekrtonis seperti disk (disket atau
haddisk).
Hal ini merupakan konsekuensi yang logis, karena lemari arsip langsung
dikelola/ditangani oleh manusia, sementara basis data dikelola/ditangani oleh
melalui perantaraan alat/mesin yang dikenal dengan komputer. Perbedaan media ini
yang selanjutnya melahirkan perbedaan-perbedaan lain yang menyangkut jumlah
dan jenis metoda/cara yang dapat digunakan dalam upaya penyimpanan.
Satu hal yang perlu diperhatikan, bahwa basis data bukan hanya sekedar
penyimpanan data secara elektronik (dengan bantuan komputer). Artinya, tidak
semua bentuk penyimpanan data secara elektronik bisa disebut basis data.
Kita dapat menyimpan dokumen berisi data dalam file teks (dengan program
pengolah data), file spread sheet dan lain-lain, tetapi tidak bisa disebut sebagai
basis data. Karena didalamnya tidak ada pemilahan atau pengelompokan data
sesuai jenis/fungsi data, sehingga akan menyulitkan pencarian data kelak. Yang
sangat menonjol dari basis data adalah pengaturan/pemilahan/pengelompokkan/
engorganisasian data yang tersimpan sesuai fungsi/jenisnya.
Operasi-operasi dasar yang dapat dilakukan berkenaan dengan basis data dapat
meliputi :
Tujuan awal utama dalam pengelolaan data dalam sebuah basis data adalah
agar kita dapat menemukan kembali data ( yang kita cari ) dengan mudah dan cepat.
Pemanfaatan basis data dilakukan untuk memenuhi sejumlah tujuan (objektif)
seperti berikut ini :
Kecepatan dan kemudahan ( speed )
Pemanfaatan basis data memungkinkan kita untuk dapat menyimpan data atau
melakukan perubahan/manipulasi terhadap data atau menampilkan data kembali
tersebut dengan cepat dan mudah, daripada jika kita menyimpan data secara
manual atau elektronik tapi tidak dalam penerapan basis data (misalnya bentuk
spread sheet atau dokumen teks biasa).
Keakuratan (accurancy)
Pemanfaatan pengkodean atau pembentukan relasi antar data bersama dengan
menerapkan aturan atau batasan tipe data, domain data, keunikan data dan
sebagainya, yang secara ketat dapat diterapkan dalam sebuah basis data, sangat
berguna untuk menekankan ketidakakuratan pemasukan atau penyimpanan data.
Ketersediaan (availability)
Pertumbuhan data (baik dari sisi jumlah maupun jenisnya ) sejalan dengan waktu
akan semakin membutuhkan ruang penyimpanan yang besar. Padahal tidak
semua data itu selalu kita gunakan atau butuhkan. Karena itu kita dapat
memilah adanya data utama/master/refernsi, data transaksi, data historis hingga
data kadaluarsa. Data yang sudah jarang atau bahkan tidak pernah kita gunakan,
dapat kita atur untuk dilepaskan dari sistem basis data yang sedang aktif (menjadi
off-line) baik dengan cara penghapusan atau dengan memindahkan kemedia
penyimpanan off line (seperti removable disk atau tape). Disis lain, karena
kepentingan pemakaian data, sebuah basis data dapat memiliki data yang
disebar dibanyak lokasi geografis.
Contoh : data nasabah sebuah bank, misalnya dipisah-pisah dan disimpan
dilokasi sesuai dengan keberadaan nasabah. Dengan pemanfaatan teknologi
jaringan komputer, data yang berada disuatu lokasi/cabang, dapat diakses
(menjadi tersedia) bagi lokasi/cabang lain.
Kelengkapan (Completeness)
Lengkap tidaknya data yang kita kelola dalam sebuah basis data bersifat relatif
(baik terhadap kebutuhan pemakai maupun terhadap waktu).
Bila seorang pemakai sudah menganggap bahwa data yang dipelihara sudah
lengkap, maka pemakai yang lain belum tentu berpendapat sama. Atau, yang
sekarang dianggap sudah lengkap, belum tentu dimasa yang akan datang juga
demikian. Dalam sebuah basis data, di samping data kita juga harus menyimpan
struktur (baik yang medefinisikan objek-objek dalam basis data maupun definisi
detail dari tiap objek, seperti struktur file/tabel atau indeks). Untuk
mengakomodasikan kebutuhan kelengkapan data yang semakin berkembang,
maka kita tidak hanya dapat menambah record-recor data, tetapi juga dapat
melakukan perubahan struktur dalam basis data, baik dalam penambahan objek
baru (tabel) atau penambahan field-fiel baru pada suatu tabel.
Keamanan (security)
Memang ada sejumlah sistem (aplikasi) pengelola basis data yang tidak
menerapkan aspek keamanan dalam penggunaan basis data. Tetapi untuk
sistem yang besar dan serius, aspek keamanan juga dapat diterapkan dengan
ketat. Dengan begitu, kita dapat menentukan siapa-siapa (pemakai) yang boleh
menggunakan basis data serta objek-objek didalamnya dan menentukan
jenis0jenis operasi apa saja yang boleh dilakukannya.
Syarat atau batasan yang harus di patuhi pada file basis data agar dapat
memenuhi krioteria sebagai suatu basis data. Beberapa batasan, yaitu :
1. Data Redundancy,
Yaitu munculnya data-data yang sama secara berulang-ulang pada file basis
data yang semestinya tidak diperlukan. Jika file-file dan program aplikasi
diciptakan oleh programmer yang berbeda pada waktu yang berselang cukup
panjang, maka ada beberapa bagian data yang mengalami pengandaan pada file
yang berbeda.
Contoh :
FILE BIODATA
Rec. Atribute Tipe Panjang Dec
1 Nama_mhs Karakter 20 -
2 No_mhs Karakter 9 -
3 Alamat_mhs Karakter 20 -
4 Tgl_lahir Karakter 8 -
FILE KRS
Rec. Atribute Tipe Panjang Dec
1 Nama_mhs Karakter 20 -
2 No_mhs Karakter 9 -
3 Jml_mk Numerik 2 -
4 Jml_sks Numerik 2 -
Data redundansi muncul karena terdapat 2 atribut yang sama pada kedua file
yang berbeda, yaitu Nama_mhs dan No_mhs. Penyimpanan dibeberapa tempat
untuk data yang sma disebut redundansi dan mengakibatkan :
Pemborosan ruang penyimpanan
Biaya-biaya untuk mengakses jadi lebih tinggi
Data redundasi juga mengakibatkan proses updating yang lebih lama dan
memungkinkan terjadinya ketidakkonsisten data yang semakin besar.
2. Inconsistency
Penyimpanan data yang berulang-ulang dibeberapa file dapat mengakibatkan
inkosistensi (tidak konsisten)
Hal ini terjadi bila suatu ketika pelanggan tersebut pindah alat dan nomor telepon
maka khusunya ketika file yang memuat data tersebut harus diubah/diupdate. Bila
salah satu saja dari file yang mengandung data tersebut telewat diupdate maka
terjadilah tidak konsisten tadi
Inconsistency, yaitu munculnya data yang konsisten pada atribute yang sama
untuk beberapa file yang kuncinya sama.
FILE KRS
No_mhs Nama_mhs Jml_mk Jml_sks
02.77.027 Bayu 7 22
01.82.021 Nani 6 21
Terlihat bahwa 2 data yang sama, yaitu no_mhs mempunyai nilai rinci data yang
sama tetapi untuk dua nilai rinci yang berbeda. Hal seperti ini tidak boleh terjadi
karena mungkin untuk No_mhs yang sama tapi Nama_mhs yang berlainan. Hal
ini mengakibatkan terjadinya kesalahan yang fatal pada hasil pengolahan basis
data yang tidak sesuai dengan fakta atau kenyataan yag ada.
3. Data terisolasi
Disebabkan oleh pemakaian beberapa file basis data, program aplikasi yang
digunakan tidak dapat mengakses file tertentu dalam ssitem basis data tersebut,
kecuali bila program aplikasi dirubah/ditambah sehingga seolah-olah ada file
yang terpisah/terisolasi terhadap file lain.
Jika data tersebar dalam beberapa file dalam bentuk format yang tidak sama,
maka ini menyulitkan dalam penulisan program aplikasi untuk mengambil dan
menyimpan data.
Contoh :
Kesulitan dalam mengakses data. Pada suatu saat dibutuhkan untuk mencetak
data siapa saja pelanggan yang berada di kode pos 40275 bandung, padahal
belum tersedia program yang telah ditulis untuk mengeluarkan data tersebut.
Masih menggunakan 2 contoh struktur file diatas, dan juga file bernama
MINAT_OR
FILE MINAT_OR
Rina Kurniawati, S.Kom.,M.T./Politeknik Piksi Ganesha 11
Sistem Basis Data
Program aplikasi yang digunakan dalam sistem basis data ternyata tidak dapat
mengakses file Minat_or. Untuk mengakses file tersebut maka program aplikasi
tersebut harus diubah atau ditambah. Dengan demikian dalam hal ini file Minat_or
seolah-olah terpisah dari file biodata dan file krs. Masalah terisolasi harus
dihindari karena akan mengakibatkan data atau informasi yang dihasilkan kurang
legkap dan akurat.