Mengoperasikan software aplikasi basis data

A.

Konsep Basis Data

Basis Data (Data Base) dapat dibayangkan sebagai sebuah lemari arsip. Jika kita memiliki
sebuah almari arsip dan berwenang untuk mengelolanya, maka kemungkinan besar kita akan
melakukan hal-hal sebagai berikut:

memberi sampul/map pada kumpulan/bundel arsip yang akan disimpan

menentukan kelompok/jenis arsip

memberi penomoran dengan pola tertentu yang nilainya unik pada setiap sampul/map

menerapkan arsip-arsip tersebut dengan cara/urutan tertentu dalam almari dll

Upaya penyusunan/penempatan ini baru kita lakukan jika kita rasakan bahwa buku tersebut
sudah cukup banyak.
Definisi:
Basis data terdiri dari 2 kata, yaitu basis dan data. Basis adalah markas/gudang, tempat
bersarang atau berkumpul, sedangkan data adalah representasi fakta dunia nyata yang
mewakili suatu objek seperti manusia (pegawai, siswa, pembeli, pelanggan), barang, hewan,
peristiwa, konsep, keadaan dan sebagainya yang direkam dalam bentuk angka, huruf, simbol,
teks, gambar, bunyi dan kombinasinya.
Basis data dapat didefinisikan dari beberapa sudut pandang:
1. Himpunan kelompok data (arsip) yang saling berhubungan yang diorganisasi
sedemikian rupa agar kelak dapat dimanfaatkan kembali secara cepat dan mudah.
2. Kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama sedemikian rupa dan
tanpa pengulangan (redundansi) yang tidak perlu untuk memenuhi berbagai kebutuhan.
3. Kumpulan file/tabel/arsip yang saling berhubungan yang disimpan dalam media penyimpanan
elektronis.
Prinsip kerja dari basis data dan lemari arsip adalah sama, terutama adalah untuk pengaturan
data/arsip. Selain itu, tujuan utamanya juga sama, yaitu untuk kemudahan dan kecepatan dalam
pengambilan kembali data/arsip. Perbedaannya hanya terletak pada media penyimpanan yang
digunakan. Jika lemari arsip menggunakan lemari besi atau kayu, maka basis data menggunakan
media penyimpanan elektronis seperti disk (disket atau harddisk).

Satu hal yang harus diperhatikan bahwa basis data bukan hanya sekedar media penyimpanan
data secara elektronis (dengan bantuan komputer), artinya tidak semua bentuk
penyimpanan data elektronis dapat disebut basis data. Kita dapat menyimpan dokumen berisi
data dalam file teks (dengan program pengolah kata), file spredsheet dll, tetapi tidak dapat
disebut sebagai basis data. Karena didalamnya tidak ada pemilahan dan pengelompokan data
sesuai jenis/fungsi data, sehingga akan menyulitkan pencarian data kelak. Yang sangat
ditonjolkan dalam basis data adalah pengaturan/pemilahan/pengelompokan/pengorganisasian
data yang akan kita simpan sesuai fungsi atau jenisnya. Pemilahan/ pengelompokan/
pengorganisasian ini dapat berbentuk sejumlah file/tabel terpisah atau dalam bentuk
pendefinisian kolom-kolom/field-field data setiap file/tabel.
B.

Operasi Dasar Basis Data

Dalam sebuah disk, basis data dapat diciptakan dan dapat pula ditiadakan. Di dalam sebuah disk,
kita dapat pula menempatkan beberapa (lebih dari satu) basis data. Sementara dalam sebuah
basis data kita dapat menempatkan satu atau lebih file/tabel. Pada file/tabel inilah sesungguhnya
data disimpan/ ditempatkan.
Sebuah basis data umumnya dibuat untuk mewakili sebuah semesta data yang spesifik. Misalnya
basis data kepegawaian, basis data akademik, basis data inventori (pergudangan) dan sebagainya.
Dalam basis data akademik, misalnya kita dapat menempatkan file mata pelajaran, file guru, file
jadwal, file nilai dan seterusnya.
Oleh karena itu operasi-operasi dasar yang dapat kita lakukan berkenaan dengan basis data dapat
meliputi:
Pembuatan basis data baru (create database) yang identik dengan pembuatan lemari rasip
yang baru.

Penghapusan basis data (drop database) yang identik dengan perusakan lemari rasip.

Pembuatan file/tabel baru ke suatu basis data (create table), identik dengan
penambahan map arsip baru.

Penghapusan file/tabel dari suatu basis data (drop tabel).

Penambahan/pengisian data baru ke sebuah file/table di sebuah basis data.

Pengambilan data dari sebuah file/tabel.

Pengubahan data dari sebuah file/tabel.

Penghapusan data dari sebuah file/tabel.

Operasi-operasi yang berkaitan dengan pembuatan objek (basis data dan tabel) merupakan
operasi awal yang hanya dilakukan sekali dan berlaku seterusnya, sedangkan operasi-operasi
yang berkaitan dengan pengisian tabel merupakan operasi-operasi rutin yang dilakukan berulangulang dan karena itu operasi-operasi inilah yang lebih tepat mewakili aktivitas pengelolaan
(managment) dan pengolahan (processing) data dalam basis data.
C. Tujuan Basis Data
Telah disebutkan bahwa tujuan utama dalam pengelolaaan basis data dalam sebuah basis data
adalah agar kita dapat menemukan kembali data ynag kita cari dengan mudah dan cepat. Secara
lebih lengkap pemanfaatan basis data dilakukan untuk memenuhi sejumlah tujuan (objektif)
seperti:
1.

Kecepatan dan Kemudahan (Speed)

Pemanfaatan basis data memungkinkan kita untuk dapat menyimpan data atau melakukan
perubahan/manipulasi terhadap data atau menampilkan kembali data tersebut dengan lebih cepat
dan mudah, daripada kita menyimpan data secara manual (non elektronis).
2.

Efisiensi Ruang Penyimpanan (Space)

Karena keterkaitan erat antara kelompok dalam basis data, maka redundansi (pengulangan) data
pasti selalu ada. Dengan basis data, efisiensi/optimalisai penggunaan ruang penyimpanan dapat
dilakukan karena kita dapat melakukan penekanan jumlah redundansi data, baik menerapkan
sejumlah pengkodean atau membuat relasi-relasi (dalam bentuk file) antar kelompok data
yang saling berhubungan.
3.

Keakuratan (Accuracy)

Pemanfaatan pengkodean atau pembentukan relasi antar data bersama dengan penerapan
aturan/batasan (constraint) tipe data, domain data, keunikan data dan sebagainya yang secara
ketat dapat diterapkan dalam sebuah basis data, sangat berguna untuk menekan
ketidakakuratan/penyimpanan data.
4.

Ketersediaan (Availability)

Pertumbuhan data sejalan waktu akan semakin membutuhkan ruang penyimpanan yang besar.
Padahal tidak semua data selalu kita gunakan/butuhkan. Karena itu kita dapat melakukan
pemilahan data, sehingga data yang sudah jarang kita gunakan dapat kita pindahkan kedalam
media penyimpanan off-line. Disisi lain, karena kepentingan pemakaian data, sebuah basis data
dapat memiliki data yang tersebar di banyak lokasi geografis. Misalnya, data nasabah sebuah
bank dipisah-pisah dan disimpan di lokasi yang sesuai dengan keberadaan nasabah. Dengan
pemanfaatan teknologi jaringan komputer, data yang berada di suatu lokasi/cabang, dapat juga
diakses (menjadi tersedia/avaible) bagi lokasi yang lain.
5.

Kelengkapan (Completeness)

Untuk mengakomodasi kebutuhan kelengkapan data yang semakin berkembang, maka kita tidak
hanya dapat menambah record-record data, tetapi juga dapat melakukan perubahan struktur
dalam basis data, baik dalam penambahan objek baru (tabel) atau dengan penambahan field-filed
baru pada suatu tabel.
6.

Keamanan (Security)

Ada sejumlah sistem (aplikasi) pengelola basis data yang tidak menerapkan aspek keamanan
dalam sebuah basis data. Tetapi untuk suatu sistem yang besar dan serius, aspek keamanan juga
dapat diterapkan secara ketat. Dengan begitu, kita dapat menentukan siapa-siapa (pemakai) yang
boleh menggunakan basis data beserta objek-objek di dalamnya dan menentukan jenis-jenis
operasi apa saja yang boleh dilakukan.
7.

Kebersamaan Pemakaian (Sharebility)

Pemakai basis data seringkali tidak terbatas pada satu pemakai saja atau di satu lokasi saja oleh
satu sistem aplikasi. Data pegawai dalam basis data kepegawaian , misalnya dapat digunakan
oleh banyak pemakai, dari sejumlah departemen dalam perusahaan atau oleh banyak sistem
(sistem penggajian, sistem akuntansi, sistem inventori dan sebagainya). Basis data yang dikelola
oleh sistem (aplikasi) yang mendukung lingkungan multiuser akan dapat memenuhi kebutuhan
ini, tetapi tetap dengan menjaga/menghindari munculnya persoalan baru seperti inkonsistensi
data (karena data yang sama dapat diubah oleh banyak pemakai pada saat yang bers0amaan) atau
kondisi deadlock (karena banyak pemakai saling menunggu untuk menggunakan data)
D.

Penerapan Basis Data

Hampir disemua aspek pemanfaatan perangkat computer dalam sebuah organisasi/perusahaan

senantiasa berhubungan dengan basis data. Perangkat komputer tersebut biasanya digunakan
untuk menjalankan fungsi Pengelolaan Sistem Informasi, yang dewasa ini sudah menjadi suatu
keharusan, demi untuk meningkatkan efisiensi, daya saing, kekuratan, kecepatan operasional
organisasi perusahaan. Dan basis data merupakan salah satu komponen utama dalam setiap
sistem informasi. Tidak ada sistem informasi yang bisa dibuat/dijalankan tanpa adanya basis
data.
Secara lebih teknis bidang-bidang umum yang telah memanfaatkan basis data demi efisiensi,
akurasi dan kecepatan operasi antara lain:

Kepegawaian, untuk berbagai perusahaan yang memiliki banyak pegawai.

Pergudangan (inventory), untuk perusahaan manufaktur (pabrikan), grosir (reseller),

apotek dll.

Akuntansi untuk berbagai perusahaan.

Reservasi, untuk hotel, pesawat, kereta apai dll

Layanan pelanggan (customer care), untuk perusahaan yang berhubungan dengan

banyaknya pelanggan (bank, konsultan dll)

Sedang bentuk organisasi/perusahaan yang memanfaatkan basis data (sebagai komponen sistem
informasi) dapat berupa:

Perbankan, dalam melakukan pengelolaan data nasabah/data tabungan/pinjaman,

pembuatan laporan-laporan akuntansi-akuntansi, pelayanan informasi pada nasabah/calon
nasabah.

Asuransi, dalam melakukan pengelolaan data nasabah/data pembayaran premi,

pemrosesan pengajuan klaim asuransi dll.

Rumah Sakit, dalam melakukan pengelolaan histori penyakit/pengobatan pasen,

menangani pembayaran perawatan.

Produsen Barang, dalam melakukan pengelolaan data keluar-masuk, barang

(inventory).

Industri manufaktur, dalam membantu pengelolaan pesanan barang, mengelola data

karyawan.

Pendidikan/sekolah, dalam membantu pengelola0an data siswa, penjadwalan.

Telekomunikasi, dalam melakukan pengelolaan data administrasi kabel/data

pelanggan, menangani gangguan dll.

Tugas 1:
1. Buatlah file dbase dengan nama : Nama_Kelas Nama_Siswa Latihan-1
2. Buatlah tabel karyawan yang terdiri dari beberapa field, kemudian tentukan jenis tipe
datanya
Field Name
* ID
Nama

Data Type
Text
Text

Ketentuan Lain
Field Size
Input Mask : 2011_000
8
Format : @;[blue]Masih Kosong 40
Input Mask : >?<???????????????

Alamat
Jabatan

Text
Lookup Wizard Jabatan : tentukan sendiri

30

Kota
Gaji
Foto
Keterangan

Text
Currency
Attachment
Text

Default Value : Pekalongan

20
255

* Primary Key
E.

Database dengan Microsoft Access

Database dalam Microsoft Office Access merupakan kumpulan informasi yang saling
berhubungan dan terdiri atas beberapa komponen, yaitu: Table, Query, Form, Report, Macro dan
Module.
Komponen Database:
1. Tables

: merupakan kumpulan data sebagai komponen utama dalam database.

2. Queries : berfungsi menyaring data dari berbagai kriteria dan urutan yang
dikehendaki.
3. Forms : berfungsi memasukkan data, menampilkan data serta mengedit data dari
suatu tabel dengan tampilan fomulir yang telah kita rancang sendiri.
4. Reports : berfungsi mencetak data dalam bentuk laporan.
5. Pages

: berfungsi menciptakan halaman web berupa data access pages.

6. Macros : berfungsi mengotomastiskan perintah-perintah yang kita kehendaki dalam

mengolah data.
7. Modules : berfungsi untuk merancang bermacam-macam modul aplikasi dalam
mengolah database tingkat lanjut sesuai yang kita kehendaki.
Tipe Data pada Access
Text
Pada tipe data ini jenis data yang disimpan adalah karakter. Panjang maksimal type fieldadalah
255 karakter yang merupakan type default.
Memo
Pada tipe data ini, jenis data yang disimpan adalah karakter. Panjang maksimal type field adalah
65.535 karakter.
Number

Merupakan tipe data yang digunakan untuk menampung type data angka.
Date/time
Jenis data yang disimpan adalah data tanggal dan waktu dengan besar memory 8 byte.
Currency
Merupakan tipe data yang digunakan untuk menyimpan angka dalam format mata uang.
Besarnya memori penyimpanan adalah 4 byte.
Auto Number
Tipe data ini digunakan untuk memberikan penomoran secara otomatis (penambahan angka
otomatis)
Yes/No
Tipe data ini berisikan data Yes atau No, Benar atau Salah, Ya atau Tidak.
OLE Object / Attachment
Tipe data ini dapat memuat gambar, grafis, video dan suara dengan ukuran maksimal 1 GB (batas
atas Harddisk)
Hyperlink
Tipe data yang berisikan alamat hyperlink URL dengan panjang maksimal 64.000 karakter.
Lookup Wizard
Tipe data yang digunakan untuk menampilkan data dari tabel lain. Besar memori penyimpanan
umumnya 4 byte.
Tugas 2:
1. Bukalah file dbase yang bernama : Nama_Kelas Nama_Siswa Latihan-1
2. Buatlah tabel Karyawan (bagi yang belum membuat) pada pertemuan sebelumnya !
Aturlah field sesuai dengan propertiesnya !
3. Buatlah tabel dengan nama tabel Customer dengan struktur sebagai berikut:
Field Name
*No_Faktur
Nama

Data Type
Text
Text

Ketentuan Lain
Input Mask: Fak_000

Field Size
7
40

Klien_Dari
Produk
Harga
E-mail
Catatan
Foto

F.

Text
Text
Currency
Text
Memo
Attachment

Input Mask : 2011_000

8
30
20

Setelah Anda membuat field-field tersebut beserta properties-nya, maka langkah Anda
selanjutnya adalah membuat Relationship.

Relationship antara field Klien_Dari (tabel Customer) dengan field ID (tabel Karyawan)

Buatlah form dan modifikasilah form yang Anda buat tersebut, sedemikian rupa sehingga
menjadi menarik.

Setelah Form yang Anda buat selesai, kemudian masukkan data-datanya, melalui FORM
TABEL

Pada pertemuan sebelumnya kita telah mempelajari secara sekilas pembuatan tabel dan
Relationship, serta desainnnya. Pembahasan secara lebih mendetail tentang tabel akan kita bahas
pada pertemuan ini. Dalam pertemuan ini kita juga masih akan berlatih membuat dan mendesain
form, dengan harapan menambah ketrampilan Anda untuk mengolah form.
Tabel adalah tempat untuk menyimpan data. Data yang ada di dalam tabel dapat kita manipulasi,
kita lakukan operasi-operasi dasar database, kita urutkan datanya (men- sort), memperbaiki data
yang telah terkumpul dan lain-lain. Jadi, fungsi dari tabel sebenarnya adalah sebagai tempat
untuk menampung/menyimpan data yang kemudian dapat kita olah/proses.
Tugas 3:
1. Buatlah file dbase dengan nama : Nama_Kelas Nama_Siswa Latihan-2
2. Buatlah tabel-tabel yang terdiri dari :
A. Buatlah dan simpanlah tabel dengan nama: Tabel_Barang
NO
1.
2.
3.
4.

FIELD NAME
*Kode_Barang
Nama_Barang
Satuan
Harga

DATA TYPE
Text (13)
Text (30)
Text (10)
Currency

DESCRIPTION
Kode
Nama Barang
Satuan Jumlah Barang
Harga Barang

* Primary Key
B. Buatlah dan simpanlah tabel dengan nama: Tabel_Karyawan

NO
1.
2.
3.

FIELD NAME
*NIK
Nama_Karyawan
Bagian

DATA TYPE
Text (5)
Text (30)
Lookup Wizard

DESCRIPTION
Nomor Induk Karyawan
Nama Karyawan
Bagian Kerja Karyawan

C. Buatlah dan simpanlah tabel dengan nama: Tabel_Penjualan_1

NO
1.
2.
3.

FIELD NAME
*No_Fak
Tgl_Fak
NIK

DATA TYPE
Text (4)
Date
Text (5)

DESCRIPTION
Nomor Faktur
Tanggal Faktur
Nomor Induk Karyawan

D. Buatlah dan simpanlah tabel dengan nama: Tabel_Penjualan_2

NO
1.
2.
3.
4.
5.
6.

FIELD NAME
No_Fak
Kode_Barang
Nama_Barang
Satuan
Harga
Jumlah

Kemudian Isikan data-datanya:

Isi Tabel Pertama:

Isi Tabel Kedua:

DATA TYPE
Text (5)
Text (13)
Text (30)
Text (10)
Currency
Number

DESCRIPTION
Nomor Faktur
Kode Barang
Nama Barang
Satuan Jumlah Barang
Harga Barang
Jumlah Barang

Isi tabel ketiga:

Isi Tabel Keempat:

INGAT: SIMPAN BAIK-BAIK TABEL INI, KARENA TABEL INI MASIH AKAN
DIGUNAKAN UNTUK PERTEMUAN SELANJUTNYA !!!!
Menghubungkan Beberapa Tabel

Jika diperhatikan antara tabel pertama dengan tabel keempat memiliki jenis field yang sama.
Akibatnya, kita dapat menghubungkan antara kedua tabel itu. Demikian untuk tabel kedua dan
ketiga.
Langkah-langkah menghubungkan kedua tabel itu:
1. Klik Tab Database Tools, klik Relationship ., atau klik icon Relationship yang ada pada
toolbar.
2. Muncul Kotak Dialog Show Table.
3. Klik tab Tables, klik tabel pertama lalu klik Add dan keempat (dua tabel)
4. Hubungkan antara tabel pertama dan keempat dengan cara mendrag field yang berjenis
sama, lalu klik Create
5. Untuk melihat hasilnya klik tabel pertama.
Dengan cara yang sama, coba lakukan untuk tabel kedua dan ketiga di atas.
G.

FORM

Form digunakan untuk merepresentasikan ke user atau menerima inputan dari user data-data
dalam tabel/query dalam bentuk interface grid, tombol dan lain-lain. Form dalam Access dapat
dimasukkan ke dalam form lain sebagai control sub form, biasanya jika kita bekerja dalam
transaksi master detail.
Tugas 4:
Buatlah forms dari tabel pertama diatas: Contoh tampilan tabel pertama: (di halaman berikutnya)
Buatlah forms untuk ketiga tabel lainnya !
SELAMAT MENCOBA SEMOGA BERHASIL

!!!!!

H.

QUERY

Komponen-komponen database yang telah dipelajari pada pertemuan sebelumnya adalah table
dan form. Pada pertemuan kali ini kita akan berlatih membuat komponen database yang
selanjutnya, yaitu query dan report.
Query berfungsi untuk menyaring dan menampilkan data dari berbagai kriteria dan urutan yang
kita kehendaki. Sebagai contoh, kita ingin menampilkan karyawan yang beralamat di kota
Yogyakarta, menampilkan karyawan yang berjenis kelamin perempuan, atau menampilkan
karyawan yang tingkat pendidikannya S1, menampilkan data siswa dengan NIS sesuai
keinginan, menampilkan siswa yang nilai TIK-nya tidak tuntas dll. Semua ini dapat dilakukan
dengan menggunakan fasilitas Query. Selain itu query juga dapat digunakan untuk menampilkan
data dari dua tabel atau lebih dengan syarat antar tabel itu ada field yang berhubungan.
Contohnya, kita ingin melihat NIS 20324 nama siswanya siapa? Nama orang tuanya siapa ? dll.
Query biasanya digunakan sebagai sumber data untuk Report dan Form.
.

Ada dua cara untuk membuat Query, yaitu dengan:

1. Create query by using wizard

2. Create query in design view
Jika ingin membuat dengan cara yang kedua maka kita ikuti langkah-langkah yang telah
disediakan oleh Access. Tetapi jika kita ingin membuat query dengan format kita, maka kita

gunakan cara 1. Beberapa fungsi yang ada, diantaranya sama seperti dalam Microsoft Excel,
misalnya Sum, Avg, Min, Max, Count, Stdev dll. Fungsi logika seperti AND, OR, NOT, <, >, <=,
>= dapat juga kita gunakan dalam baris criteria.
Sebelum berlatih langkah-langkah membuat query, ada baiknya kita kenali dulu istilah-istilah
berikut ini:
Field

: nama field yang ingin ditampilkan

Table

: nama tabel dari field tersebut

Sort

: mengurutkan data hasil query

Show

: mengatur field ditampilkan atau tidak

Criteria

: syarat dari data yang ingin ditampilkan.

I.

REPORT

Report merupakan fasilitas dalam Microsoft Access yang berfungsi untuk mencetak data dalam
bentuk laporan. Dengan report, kita menjadi lebih leluasa dalam membuat laporan. Data
yang digunakan untuk membuat laporan, dapat berasal dari tabel maupun query.
Cara yang mudah untuk membuat report adalah dengan Create report by using wizard.
https://kkpismkgondang.wordpress.com/materi-kelas-xi/mengoperasikan-software-aplikasibasis-data/