TUGAS 2 TATA KELOLA TEKNOLOGI INFORMASI

Nama :Rahma Diani

Nim :042333063
Enterprise Content Management merupakan sebuah teknologi yang dapat digunakan untuk
mengumpulkan, menyimpan, memelihara dan menyampaikan isi dokumen dari konten yang
terkait dengan proses organisai atau perusahaan. Perusahaan yang bergerak di bidang jasa
penyedia layanan IT seharusnya memiliki sistem data pengarsipan data terpusat dalam
sistem operasionalnya. Enterprise Content Management adalah sebuah aplikasi yang dapar
mengelola konten berupa file multimedia, file dokumen perkantoran, atau bentuk fisik dari
sistem informasi.

Berikut contoh dari penerapan ECM pada perusahaan:

1. Mempersiapkan dokumen yang akan discan. Dokumen yang dimaksud adalah

dengan informasi yang menjadi sumber dalam pengambilan keputusan dalam proses
bisnis yang ada di perusahaan tersebut.
2. Mengubah dokumen ke dalam format yang telah disepakati. Dokumen yang masih
aktif juga perlu dilakukan proses update atau pembaruan mengenai informasi agar
informasi yang ada didalamnya menjadi update dan realtime. Hal ini terkait dengan
proses bisnis yang terus berjalan dalam sebuah perusahaan, maka dari itu perlu
adanya proses untuk menyesuaikan dengan informasi terbaru. Sehingga perusahaan
dapat mengambil keputusan sesuai dengan keadaan dan informasi yang ada.
3. Mengentry name file. Nama dokumen disesuaikan dengan ketentuan dari
perusahaan. Hal ini bertujuan agar mudah di cari saat perusahaan membutuhkan.
 4. Manuver ke dalam aplikasi. Dalam proses manuver ini, dokumen yang memiliki
kesamaan baik kesamaan masalah ataupun kemiripan file dijadikan satu dalam suatu
folder agar pencariannya mudah. Dokumen juga di backup agar informasi yang ada
terlindung dari berbagai serangan yang dapat menghilangkan informasi tersebut.
Dengan adanya backup kita dapat menghilangkan kekhawatiran akan hilangnya
informasi yang ada di dalam informasi. Kita nanti juga dapat memulihkan data yang
hilang tanpa mengurangi informasi yang ada di dalam dokumen tersebut.
5. Mengembalikan penjilidan atau rebranding. Setelah semua proses dilakukan,
dokumen tersebut dikembalikan dan pastikan dokumennya sudah tersimpan dalam
ECM.

ECM mampu meningkatkan keefektifan dan keefisienan pengelolaan dokumen di dalam

sebuah perusahaan. Dengan adanya manajemen pengelola dokumen yang baik, maka ini
dapat membantu proses bisnis dengan memudahkan penglolaan dokumen di perusahaan
tersebut.