Eka Sri Cahyanti

51419984
1IA03

Aplikasi computer untuk otomatisasi perkantoran

Definisi
Otomatisasi kantor merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui
perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan demi meningkatkan produktiifitas pekerjaan. Asal
mula otomatisasi kantor diawal 1960-an, ketika IBM menciptakan istilah word processing untuk
menjelaskan kegiatan divisi mesin tik listriknya. Bukti nyata, pada tahun 1964, IBM memasarkan
mesin yang disebut Magnetic Tape / Selectric Typcwriter (MT/ST).
Otomatisasi adalah penggunaan mesin atau peralatan otomatis untuk menjalankan
tugas fisik yang biasa dilakukan oleh manusia untuk menghemat pikiran dan tenaga.
Otomatisasi kantor ( office automation atau oa) adalah semua sistem elektronik formal dan
informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang
berada di dalam maupun di luar perusahaan.
Sistem Elektronik Formal dan Informal. Beberapa sistem OA direncanakan secara
formal, dan mungkin didokumentasikan dengan suatu prosedur tertulis, mirip SIM. Namun,
sebagian besar sistem OA tidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis, mirip DSS.
Komunikasi Informasi. Kata kunci yang membedakan OA dengan subsistem CBIS lain
adalah komunikasi. OA dimaksudkan untuk memudahkan segala jenis komunikasi, baik lisan
maupun tertulis.
Orang-orang di dalam dan di luar Perusahaan. Sistem OA masa kini memudahkan
komunikasi tidak hanya diantara orang-orang didalam perusahaan, tetapi juga dengan orang
lain dilingkungan perusahaan.
Otomatisasi kantor (oa) digunakan oleh semua orang vang bekerja didalam kantor.
Pada dasarnya ada empat kategori pemakai oa, yaitu Manajer, Profesional, Sekretaris, Clerical
employee (klerk). Istilah "knowledge worker" diterapkan pada manajer dan profesional, yaitu
orang yang memberikan sumbangan pengetahuannya terhadap aktivitas perusahaan.
Manajer adalah orang vang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan,
terutama SDM.
Profesional tidak mengelola orang, tetapi menyumbangkan keahlian khususnya (missal
pembeli, wiraniaga, dan asisten staff khusus). Manajer dan profesional secara bersama dikenal
sebagai pekerja terdidik.
Sekretaris biasanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan
berbagai tugas seperti menangani korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal
pertemuan.
Pegawai administratif melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris, seperti
mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen, menyimpan dokumen dan mengirimkan
surat.
Karena OA tidak memiliki pengelola data, penggunaan database dibatasi pada isi
informasi. Informasi dikumpulkan dari sistem fisik perusahaan (SIA mengumpulkan datanya).
 Eka Sri Cahyanti
51419984
1IA03
Informasi juga disediakan oleh lingkungan, Informasi berfungsi sebagai input bagi aplikasi OA
berbasis komputer seperti pengolah kata, e-mail, dan konferensi computer. Pemecah masalah
lain berada ditengah-tengah garis yang memisahkan perusahaan dengan lingkungan. Ini berarti
bahwa orang-orang itu mungkin berada di kedua area tersebut. Model tersebut juga
mencerminkan penggunaan aplikasi OA berbasis non-komputer seperti konferensi video dan
audio.
Otomatisasi kantor bertujuan untuk meningkatkan produktivitas. Bila diterapkan sebagai
alat pemecah masalah, otomatisasi kantor dapat memberikan kemampuan antarmanajer untuk
saling melakukan komunikasi dengan lebih baik selagi mereka memecahkan masalah.
Peningkatan komunikasi ini dapat menghasikan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat.

Tujuan OA masa kini :

 Pendapatan yang Lebih Tinggi versus Penghindaran Biaya. Komputer tidak

menggantikan pekeria saat ini, tetapi komputer menunda penambahan pegawai yang
diperlukan untuk menangani beban kerja yang bertambah.
 Pemecahan masalah Kelompok. Cara OA berkontribusi pada komunikasi ke/dan dari
manajer membuatnya sangat cocok diterapkan untuk memecahkan masalah kelompok.
 Pelengkap - Bukan Pengganti. Sebagai suatu cara komunikasi bisnis, OA bukan tanpa
keterbatasan. OA tidak akan menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional-
percakapan tatap muka, percakapan telepon, pesan tertulis pada memo, dan
sejenisnya. OA harus bertujuan melengkapi komunikasi tradisional.

Jenis Aplikasi Otomatisasi Kantor

Word Processing
Word Processing adalah penggunaan suatu peralatan elektronik yang secara otomatis
melakukan beberapa tugas yang diperlukan untuk membuat dokumen ketik atau cetak. Word
processing memberikan kontribusi terhadap pemecahan masalah dengan memberikan
kemampuan kepada manajer untuk membuat komumikasi tertulis yang lebih efektif untuk
diberikan kepada anggota lain.
Email
Dikenal dengan e-mail adalah penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan
pemakai untuk mengirim, menvimpan dan menerima pesan dengan menggunakan terminal
komputer dan peralatan penyimpanan.
Voice Mail
Persis sama dangan electronic mail. Perbedaannya bahwa anda hanya mengirimkan
pesan dengan mengucapkan pesan tersebut melalui telepon dan bukan mengetiknya. Dan
anda menggunakan telepon untuk memanggil pesan yang telah dikirimkan kepada anda.
Electronic Calendaring
 Eka Sri Cahyanti
51419984
1IA03
Adalah penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan memanggil acara yang telah
ditetapkan oleh manajer. Electronic calendaring bersifat khusus diantara aplikasi otomatisasi
kantor, karera ia hanya menyusun terjadinya komunikasi bukan mengkomunikasikan informasi.
Audio Conferencing
Adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat hubungan audio diantara
orang-orang yang tersebar secara geografis untuk tujuan melakukan konferensi. Audio
conferencing adalah aplikasi OA pertarna yang tidak memerlukan komputer. Ia hanya
memerlukan penggunaan fasilitas komuikasi audio dua arah.
Video Conferencing
Melengkapi signal audio dan signal video, Peralatan televisi digunakan untuk mengirim dan
menerima signal audio dan video. Orang yang berada dalam suatu lokasi dapat melihat dan
mendengar suara orang yang berada dilokasi lain selagi konferensi dilakukan. Tiga konfigurasi
video conferencing ( tergantung pada peralatan yang digunakan), Yaitu: Video satu arah dan
audio satu arah, Video satu arah dan audio dua arah, Video dan audio dua arah.
Computer Conferencing
Adalah penggunaan jaringan komputer, sehingga memberi kemampuan seseorang untuk
melakukan pertukaran informasi selama proses terjadinya konferensi. Aplikasi ini hampir sama
dengan electronic mail, karena kedua aplikasi ini menggunakan hardware dan software yang
sama. Istilah 'teleconferening' digunakan untuk menjelaskan ketiga bentuk alat elektronik untuk
konferensi. Teleconferencing digunakan dalam seluruh proses pemecahan masalah yang
gunanya untuk menukar informasi diantara pemecah masalah (orang-orang yang memecahkan
masalah) yang berada dikota yang berlainan.
Facsimile Transmision
Yang biasanya disebut fax, adalah penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca
tampilan dokumen pada ujung channel komunikasl dan membuat salinan atau copy diujung
yang lain. Fax sangat mudah diimplementasikan dan dioperasikan. Jalur telepon suara dapat
berfungsi sebagai channel-nya dan pengoperasian peralatanmya tidak Iebih sulit dari pada
mengoperasikan mesin fotocopy.
Video Text
Adalah penggunaan komputer untuk tujuan memberikan tampilan materi tekstual pada layar
crt. Materi tekstual dapat berbentuk naratif atau tabulasi, dan ia disimpan dalam penyimpanan
sekunder pada komputer.
Image Storage and Retrieval
Beberapa jenis perusahaan mempunyal volume dokumen yang besar, sehingga mereka harus
menyimpannya dalam file agar informasi dapat dipanggil atau didapatkan kembali jika
diperlukan. Untuk mengatasi masalah mengenai penyimpanan dan pemanggilan tampilan maka
digunakan microform, yang berupa microfilm dan microfiche, Microform akan mengurangi
kebutuhan ruang yang diperlukan oleh dokumen kertas sampai sekitar 97%, Image storage and
relrievai digunakan dalam pemecahan masalah ketika ia diperlukan untuk melihat kambali
dokumen historis untuk tujuan pemahaman masalah.
 Eka Sri Cahyanti
51419984
1IA03
Destop Publishing
Atau dtp adalah pembuatan output tercetak yang kualitasnya hampir sama dengan yang
dihasilkan oleh typesetter, Sistem desktop publishing terdiri atas mikrokomputer dengan layar
crt yang beresolusi tinggi, printer laser, software desktop publishing. Penggunaan desktop
publishing sebagai alat pemecahan masalah meliputi aplikasi administrasi dan teknis.
Penampilan dokumen iklan yang profesional dan menarik akan memberikan komunikasi yang
efektif.
 Eka Sri Cahyanti
51419984
1IA03
Penggunaan Microsoft Word & Memanipulasi Teks

Pengenalan Aplikasi
Microsoft Office Word merupakan perangkat lunak andalan Microsoft yang berfungsi sebagai
pengolah kata. Banyak terdapat fasilitas dalam software ini, yang mampu menunjung berbagai
keperluan bagi para penggunanya, mulai dari pengetikan text, penyusunan naskah atau pun
proposal, laporan, karya ilmiah, surat lamaran kerja dan pembuatan diagram atau tabel serta
menyisipkan berbagai objek gambar dalam tulisan. Dalam catatan sejarah, microsoft office word
pertama kali diterbitkan sekitar tahun 1983, dimana pada waktu itu namanya Multi-Tool Word
untuk Xenik. Seiring dengan perkembangannya, maka munculah versi-versi terbaru lainnya
untuk berbagai sistem operasi, seperti DOS (1983), Apple Macintosh (1984), SCO UNIK, OS/2,
dan Microsoft Windows (1989) dan setelah menjadi bagian dari Microsoft Office System 2003
dan 2007, kemudian diberi nama Microsoft Office Word.

Lingkungan Kerja dan User Interface Ms. Word

Untuk materi ini, kita akan menggunakan aplikasi Ms. Word 2007. Saat kita memulai aplikasi
Ms. Word 2007, maka akan muncul tampilan seperti gambar 7.1 berikut.

Gambar 7.1 Tampilan Ms. Word 2007

 Title Bar : Berisi keterangan tentang nama document, nama program dan tiga tombol
control yaitu Minimize, Restore Down/Maximize dan Close.
 Ribbon : adalah menu dan toolbar yang diletakkan menjadi satu hingga menyerupai pita.
Ribbon ini dirancang untuk membantu Anda agar dapat dengan cepat menemukan
perintah yang dibutuhkan dalam menyelesaikan suatu pekerjaan. Setiap perintah
ditempatkan dalam kelompok yang di kumpulkan dalam satu tab. Setiap tab
berhubungan dengan satu jenis aktiftas, yang bertujuan untuk mengurangi kekacauan,
beberapa tab di tampilkan ketika di perlukan seperti tab Picture tools, tab ini hanya akan
di tampilkan ketika sebuah gambar terpilih.

Gambar 7:2 Ribbon

 Office button : Tombol Microsoft Office yang terletakkan di sudut kiri atas layar yang
berisi perintah dasar dalam Microsoft Office untuk file, menyimpan dan mencetak file.

Gambar 7.3 Office Button

 Eka Sri Cahyanti
51419984
1IA03
 Quick Acces Toolbar : Untuk mengakses toolbar dengan cepat, pada bagian ini berisi
tool-tool yang sering digunakan, pada bagian ini Anda dapat menambah toolbar-toolbar
yang sering digunakan sehingga akan lebih cepat dalam menyelesaikan pekerjaan.
 View Ruler : Tombol ini digunakan untuk menampilkan Ruler/ penggaris pada bagian kiri
atau atas dokumen.
 Ruler : Penggaris yang menunjukkan ukuran lebar atau tinggi dokumen.
 Scroll Bar : Tombol yang digunakan untuk menggulung dokumen.
 Minimize : Tombol yang digunakan untuk menyembunyikan sementara lembar kerja
Microsoft office Word 2007 hingga aplikasi tersebut akan di parker pada baris taskbar.
 Retore/Maximize : untuk mangatur sendiri besar kecilnya tampilan aplikasi Micrasoft
Word dan mengembalikan ukuran tampilan sesuai pengaturan sebelumnya.
 Close : Tombol untuk menutup secara cepat aplikasi Micrsoft Word.
 Zoom : untuk memperbesar atau memperkecil tampilan lembar kerja.
 Status bar : Baris status yang menunjukkan beberapa informasi antara lain adalah
sebagai berikut.
 Page : posisi kursor berada pada halaman yang aktif.
 Page .. of .. : posisi kursor pada halaman yang aktif dari total halaman yang ada.
 At : posisi kursor berada pada Jarak yang ditunjukkan dari atas halaman.
 Line : posisi kursor berada pada posisi baris yang ditunjukkan pada halaman yang
bersangkutan.
 Coloum : posisi kursor berada pada posisi kolom yang ditunjukkan pada baris
bersangkutan.
 Word : berisi informasi Jumlah kata dalam dokumen.
 Insert/Overtype : adalah indikator status kursor modus sisip atau modus tindih. Untuk
mengaktifkan indikator ini klik pada indikator ini
 Indonesian : adalah indiktor untuk mengubah jenis bahasa yang digunakan dalam
penulisan kosa kata dalam naskah.

Manipulasi Teks
Format
Karakter (Font)

Gambar 8.1 Ribbon Font

Penjelasan gambar 8.1 (kiri ke kanan):
Kotak yang berisi nama font (Calibri Body) berfungsi untuk mengubah jenis font sesuai dengan
kebutuhan dan list yang tersedia. Disebelah kanannya untuk mengubah size atau ukuran font
dengan list ukuran yang tersedia. Sedangkan dua ikon terakhir untuk mengubah satu ukuran
lebih besar atau satu ukuran lebih kecil dari size font yang sedang digunakan.
 Eka Sri Cahyanti
51419984
1IA03
Ikon paling kiri untuk merubah kata atau kalimat yang diblok sesuai dengan pilihan yang ada
(lowercase, uppercase, toggle case, dll). Sedangkan ikon nomor 2 dari kiri untuk membersihkan
segala format manipulasi yang digunakan pada kata atau kalimat yang diblok/disorot. Ikon
nomor 3 dari kanan untuk menampilkan kata yang pengucapan sama namun dengan penulisan
berbeda (contoh bank dengan bang). Ikon paling kanan untuk memberikan garis di sekeliling
kalimat atau kata yang disorot sebelumnya.
Tiga lkon berturut-turut dari kiri berfungsi untuk menebalkan (bold), memiringkan (italic) dan
menggarisbawahi (underline) kata atau kalimat. Ikon berikutnya untuk memberikan garis tepat
ditengah kata kalimat yang dipilih. Dua ikon terakhir biasa digunakan dalam penulisan rumusan
kimia atau perhitungan matematika.
Ikon paling kiri berfungsi untuk memberikan efek pada tulsan. Sedangkan ikon nomor dua dayr
kiri untuk memberikan warma highlight pada teks. lkon ketiga untuk mengubah warna
karakter/font.
lkon keempat untuk memberikan efek shading pada teks. Dan ikan yang terakhir berfungsi
untuk mem berikan penekanan pada kata yang dipilh.
Ikon pojok kanan bawah ini berfungsi untuk menampilkan form font yang berisi macam
penyesuaian font yang diinginkan.
Selain dari ikon-Ikon yang ada pada ribbon, kita juga dapat menggunakan shortcut untuk
memanipulasi teks, sepertl :
Tombol Curl + } untuk memperbesar ukuran font dan tombol Ctrl + { untuk memperkecil ukuran
font. Tombol Ctrl + B untuk menebalkan font, Ctrl + I untuk memiringkan font dan Ctrl + U untuk
menggarisbawahi karakter.
Tombal Ctrl + = untuk subscript dan Ctrl + Shift + = untuk superscript.

Kertas kerja

Gambar 8.2 Page Setup

Untuk mengatur page layout kertas kerja kita di word, maka kita bisa menggunakan fasilitas
yang ada pada ribbon page setup seperti tampilan pada gambar 8.2 diatas. Disini pada
umumnya fasilitas yang sering digunakan adalah kita bisa mengatur margin kanan, kiri, atas
dan bawah lembar kerja, mengatur layout orientation-nya apakah potrait atau landscape, serta
mengatur jenis dan ukuran kertas yang ingin digunakan.

Paragraf

Gambar 8.3 Paragraph

 Eka Sri Cahyanti
51419984
1IA03
Untuk mengatur paragraf, spasi dan align teks yang ingin digunakan, kita dapat mengubahnya
pada ribbon home => paragraph seperti pada gambar 8.3 diatas. Selain menggunakan menu
pada gambar 8.3, kita juga dapat menggunakan shortcut untuk align teks, yaitu ctrl + L untuk
rata kiri, ctrl + E untuk rata tengah dan ctrl + R untuk rata kanan.

Kolom
Untuk menggunakan fasilitas kolom pada dokumen yang kita buat, kita dapat menyorot teks
yang akan diubah, kemudian pilih menu page layout => pilih ikon Columns pada ribbon page
setup => kemudian pilih kolom yang akan digunakan seperti pada garnbar 8.4 dibawah ini.

Gambar 8.4 Columns

Pembulatan
List

Gambar 8.5 List(kiri) dan multilevel list (kanan)

Untuk membuat suatu list atau daftar rincian pada dokumen, kita dapat menggunakan fasilitas
yang ada pada home => ribbon paragraph => pilih ikon list seperti gambar 8.5 (kiri) diatas dan
pilih list yang ingin digunakan. Jika membutuhkan list dalam suatu list (list bertingkat), kita dapat
menggunakan ikon multilevel list seperti gambar 8.5 (kanan).

Penomoran
Untuk membuat penomoran pada dokumen, kita dapat menggunakan fasilitas yang ada pada
home => ribbon paragraph => pilih ikon numbering seperti gambar 8.6 dibawah ini dan pilih
jenis numbering yang ingin digunakan.

Gambar 8.6 Numbering

Halaman

Gambar 8.7 Page number

Untuk membuat halaman pada dokumen, kita dapat menggunakan fasilitas yang ada pada
insert => ribbon header & footer => pilh ikon page number seperti gambar 8.7 diatas dan pilih
jenis page number yang ingin di gunakan.
 Eka Sri Cahyanti
51419984
1IA03
Header & Footer
Untuk membuat header pada dokumen, kita dapat menggunakan fasiltas yang ada pada insert
=> ribbon header & footer => pilih ikon heeder seperti garmbar 8.8 (kiri) diatas dan pilih jenis
header yang ingin digunakan. Sedangkan jika ingin membuat catatan kaki atau footnote, pilih
ikon fouter dan pillh jenis footer yang ingin digunakan seperti pada gambar
8.8 (kanan) di bawah ini.

Gambar 8.8 Header (kiri) dan Footer (kanan)