Oleh

Agus MB, APP, S.Pd, M.Kes

Yogyakarta, 23-08-2022
Peserta Memahami :
1. Definisi dan konsep dasar manajemen
2. Peran dan fungsi perencanaan
3. Peran dan fungsi pengorganisasian
4. Peran dan fungsi staffing
5. Peran dan fungsi pengarahan
6. Peran dan fungsi pengendalian.
 DEFINISI
Manaj : adl aktivitas/ tindakan bersama dlm suatu
org utk mencapai tuj dan sasaran yang diinginkan.
( Wikipedia )

Manaj : adl proses koordns & integrs sumber2

melalui perenc, pengorg, pengarhn, & kontroling
dlm rangka mencapai tuj dan sasaran yang
spesifik dari institusi. ( Huber, 1996 ).

Manaj kep : adl proses koords dan integrasi

sumber2 kepwtan dg menerapkan proses manaj
dlm rangka mencapai tuj dan sasaran pelayanan
keperawatan. ( Huber, 1996 ).
 Planning

Controlling Organizing

Directing Staffing
 Philosophy: Visi, Misi, Falsafah
 Tujuan dan sasaran
 Kebijakan, prosedur, peraturan
 Projeksi jangka panjang dan pendek
 Perencanaan keuangan
 Menetapkan struktur untuk melaksanakan
rencana
 Menetapkan metode asuhan keperawatan

yang paling sesuai

 Mengelompokan setiap aktivitas untuk

mencapai sasaran unit

 Rekruitmen
 Interview
 Penempatan
 Orientasi
 Penjadwalan
 Pengembangan staf
 Motivasi
 Manajemen konflik
 Pendelegasian
 Komunikasi
 Memfasilitasi kolaborasi
 Performance Appraisal
 Pertanggungjawaban keuangan
 Pengendalian mutu
 Pengawasan hukum & etika
 Pengawasan profesi dan profesionalisme
 Perencanaan merupakan tahapan kritis dari proses
manajemen dan tahap awal dari fungsi manajemen yang
lain.
 Tanpa perencanaan yang adekuat, kegagalan pada
proses manajemen lainnya.
 Tahapan proaktif, dibutuhkan oleh semua unsur,
menentukan pencapaian tujuan pribadi maupun
organisasi
 Spesifik, sederhana, realistik, fleksibel
 Sebagai pedoman dalam menetapkan rencana tindakan
 Apa yang akan dilakukan, siapa PJ, bagaimana
melakukan, kapan dan dimana dilakukan.
TUJUAN PERENCANAAN

1. Mengatasi masalah
2. Memudahkan pencapaian tujuan organisasi
3. Memudahkan penyusunan kembali perencanaan baru

KEUNTUNGAN

1. Memandu aktivitas
2. Jelas, objektif, dan sasaran yang rasional
3. Efisiensi dan efektivitas sumber daya
4. Mengurangi resiko
5. Kekuatan untuk pengendalian
6. Memudahkan evaluasi dan peningkatan
LANGKAH – LANGKAH PERENCANAAN

1. Menentukan dan memahami visi, misi, falsafah dan tujuan .

2. Pengumupulan data yang dibutuhkan
3. Analisis data ( SWOT )
4. Menetapkan tujuan dan sasaran ( SMART ).
5. Menetapkan rencana tindakan:
- Rincian tindakan/ aktivitas
- Prioritas
- Timeliness
- Penanggung jawab
- Biaya/ Peralatan/ metode
 Bagian lain dari proses perencanaan jangka
pendek/ perencanaan operasional.
 Merupakan aspek yang sangat penting dan
berharga dari seorang manager
 Fokus pada pencapaian tugas-tugas yang
spesifik.
 Periode 1 jam – 3 tahun.
 Tidak lebih kompleks dibandingkan perencanaan
jangka panjang atau perencanaan strategik
 Dapat disusun tahunan, bulanan, mingguan,
harian, bahkan per jam.
 1. Menyediakan waktu untuk
perencanaan dan menetapkan
prioritas

2. Menyelesaikan tugas
dengan prioritas tertinggi, dan
menyelesaikan satu tugas
sebelum memulai yang lain

3. Memprioritaskan ulang
berdasarkan sisa tugas yang
lain dan informasi baru yang
diterima.
 3 Kategori:
 Tidak dikerjakan
 Dapat dikerjakan oleh orang lain
 Tidak perlu lagi dikerjakan
 Dikerjakan nanti
 Masalah sederhana/ sepele
 Tidak membutuhkan deadline segera
 Dapat ditangguhkan
 Dikerjakan sekarang
 Kebutuhan operasional unit harian ( staffing harian,
masalah kurangnya peralatan, jadwal rapat,
melaksanakan interview, penilaian kinerja staf )
 TUJUAN UTAMA

Membuat aktivitas lebih bermanfaat

Kendalikan waktu kita

Dengan waktu yang sedikit menghasilkan sesuatu yang besar

Usaha : Hasil = 1 : 4 )
 TERMASUK MANAGEMENT WAKTU

a) Mengurangi aktivitas yang tidak penting

b) Mengatur aktivitas

c) Pendelegasian

“ Work smarter, not harder “

PENTINGNYA TENGGANG WAKTU ( DEADLINE )

1. Deadline memberi ketegasan waktu penyelesaian

2. Deadline mendorong kita bertindak
3. Deadline membuat kita lebih menghargai waktu

MENETAPKAN TENGGAT WAKTU ( DEADLINE )

1. Atasan atau lembaga

2. Anda sendiri meminta
3. Anda sendiri membuat untuk diri sendiri
 Konsep efisien atau lebih waspada thd pembiayaan
 Pemberian pelayanan efektif dan efisien dengan
tetap meningkatkan revenue untuk melanjutkan
produktivitas institusi.
 Manager unit harus memiliki keahlian dalam
mengelola pembiayaan operasional unitnya.
 Keperawatan harus berkontribusi memberikan
masukan dalam perencanaan keuangan RS.
 Perencanaan yang menggunakan data
numerik untuk meramalkan aktivitas-
aktivitas suatu organisasi sepanjang periode
yang ditentukan.
 Hasil yang diharapkan dari anggaran belanja

merupakan penggunaan yang maksimal dari

sumber-sumber yang ada untuk memenuhi
kebutuhan organisasi jangka pendek dan
panjang.
1. Nilai apakah kebutuhan yang akan dicakup
dalam anggaran
2. Susun perencanaan: 12 bulan,
3. Implementasi
1. Monitoring dan analisis untuk menghindari
ketidasesuaian atau kelebihan dana pada akhir
tahun.
4. Evaluasi: review secara periodik dan
modifikasi jika diperlukan sepanjang tahun
fiskal berjalan.
 Budget SDM
 Formula standar untuk menghitung kebutuhan staf
 Cegah kekurangan atau kelebihan tenaga
 Pertimbangkan waktu produktif dan non produktif.
 Budget Operasional:
 Pengeluaran harian: biaya listrik, perbaikan,
pemeliharaan alat, alkes.
 Budget Capital ( Capex )
 Pembelian gedung, alat medik yang mempunyai umur
panjang ( > 5 – 7 thn ).
 Renovasi gedung
• Merupakan variabel penting yang mempengaruhi Kinerja sehari hari

• menggambarkan pekerjaan, kekuatan, dan elemen –

elemen kontrol dalam suatu organisasi.

• Dua elemen dasar dari struktur organisasi adalah:

- Membagi staf kedalam tugas – tugas khusus untuk
dilaksanakan.
- Mengkoordinasikan tugas – tugas tersebut untuk
menyelesaikan aktivitas atau sasaran kerja.

• Struktur menetapkan pola hubungan diantara komponen/ bagian – bagian

organisasi.
 Struktur Organisasi Bagan Organisasi

- Menggambarkan suatu organisasi

- Manager yang memiliki banyak pengetahuan
dapat memperoleh informasi sebanyak mungkin
dengan membaca bagan organisasi.
-Dapat membantu mengidentifikasi harapan dan
peran staf.
- Menetapkan hubungan formal didalam organisasi

Komunikasi antar orang

dgn tg jwb & kekuasaan
Hubungan formal Horizontal pada bidang yang sama ttp
Garis komunikasi Garis tegas fungsi berbeda.
wewenang
Vertikal Menunjukkan rantai komando
yg resmi, jalur formal
komunikasi dan wewenang
Kesatuan komando
Garis putus – putus/ dotted lines Menggambarkan posisi staf

- Staf penasehat
- Penyedia informasi
- Membantu manager tetapi memiliki
wewenang organisasi yang terbatas.
Elemen – elemen dalam struktur
organisasi

1. Pembagian tugas

2. Hirarki wewenang

3. Kaidah – kaidah dan peraturan – peraturan yang mempengaruhi

perilaku.

4. Rentang Kendali

5. Garis komunikasi
 BUDAYA ORGANISASI

- Adalah suatu sistem dari simbol – simbol dan

interaksi - interkasi yang unik untuk tiap – tiap
organisasi.

- Adalah cara berfikir, bertindak, dan mempercayai

bahwa anggota suatu unit memiliki suatu kebiasaan.

- Adalah nilai-nilai organisasi, bahasa, sejarah,

jaringan komunikasi informal dan formal, ritual
keagamaan, benda-benda keramat, dan lain-lain
yang ada dalam suatu institusi yang tidak pernah
disikusikan atau dirubah.( Hein, 1998 ).
 TIPE STRUKTUR ORGANISASI
1. Birokratis atau line structure/ line organizations

2. Ad hoc : modifikasi dari birokratis, kurang menguntungkan

3. Matriks: fokus pada pekarjaan dan produk. Seluruh tugas

yang dibutuhkan untuk menghasilkan produk dan produk
merupakan hasil akhir ari pekerjaan.Ex: kepuasaan
pelanggan.

4. Flat/ datar: membuang lapisan hirarki dengan

mendatarkan rantai skalar dan desentralisasi organisasi.

5. Kombinasi
1. Tetapkan jumlah dan jenis ketenagaan yang dibutuhkan.
2. Rekrut, interview, seleksi, dan tempatkan staf sesuai dengan
standar job desc.
3. Gunakan sumber-sumber yang ada dalam institusi untuk
program induksi dan orientasi.
4. Pastikan setiap staf disosialisasikan terhadap nilai-nilai dan
peraturan.
5. Kembangkan program edukasi staf yang akan membantu
staf memenuhi tujuan dan sasaran organisasi.
6. Gunakan penjadwalan yang kreatif dan fleksibel sesuai
dengan kebutuhan pasien terhadap askep untuk
meningkatkan produktivitas.
Perencanaan staffing

 Perencanaan staffing merupakan peran

penting dari pemimpin dan bagian yang
sering dilupakan dari proses staffing.
 Prediksi kebutuhan staffing merupakan

ketrampilan manajemen yang berharga

karena memungkinkan manajer menghindari
krisis staffing.
 Analisis pola staffing yang lama merupakan

contoh perencanaan staffing yang proaktif.

 Merujuk pada proses mengkoordinir dan
menggerakan.
 Merupakan “ fase melakukan” dari proses
manajemen.
 Membutuhkan ketrampilan kepemimpinan dan
manajamen yang baik dalam rangka mencapai tujuan
dan sasaran
 Komponen yang termasuk dalam proses ini adalah
menciptakan iklim motivasi, menciptakan komunikasi
yang efektif dalam organisasi, mengelola konflik,
memfasilitasi kolaborasi, negosiasi, kesepakatan
masalah hukum yang mempengaruhi manajemen
 Teori motivasi yang bervariasi ( Maslow,Skinner, Herzberg,
McClelland, Douglas McGregor, dll ).
 Motivasi intrinsik dan ekstrinsik.
 Reinforcement positif merupakan motivator terbaik yang
dapat digunakan manajer.
 Motivasi personal dari supervisor atau manajer merupakan
faktor penting yang dapat mempengaruhi komitmen dan
moral staf untuk bekerja.
 Manajer/ supervisor sebagai role model, juga mentor bagi
staf untuk menjadi manajer ( mentorship program )
 Keberhasilan strategi motivasi diukur oleh adanya
peningkatan produktivitas dan keuntungan RS, pertumbuhan
SDM, yang akan terus memotivasi staf.
 Memandang seseorang sebagai individu yang unik dan
penerimaan terhadap seseorang secara total membuat
orang lain merasa aman.
 Memiliki harapan yang jelas dan mengkomunikan
harapan-harapan ini secara efektif.
 Adil dan konsisten pada saat menghadapi staf
 Pengambil keputusan yang tangguh dengan cara dan
gaya yang tepat.
 Mengembangkan konsep kerja tim. Kembangkan
sasaran kelompok yang akan membangun semangat tim.
 Integrasikan kebutuhan dan keinginan staf dengan
kepentingan dan tujuan organisasi.
 Memahami keunikan tiap staf dan biarkan staf
mengetahuinya.
 Sediakan kesempatan-kesempatan yang menantang staf
dan biarkan mereka tumbuh.
 Jika memungkinkan, minta partisipasi dan masukan dari
staf dalam pengambilan keputusan.
 Berikan pengakuan dan penghargaan
 Pastikan staf memahami alasan setiap keputusan dan
tindakan
 Penghargaan untuk perilaku yang diharapkan dan konsisten
dalam menangani perilaku yang tidak diharapkan.
 Berikan staf kesempatan memberikan pendapat atau
keputusan pribadinya.
 Ciptakan rasa saling percaya dan menjalin hubungan
dengan staf.
 Role model bagi staf
 Komunikasi di dalam organisasi merupakan fungsi
manajemen.
 Harus sistematik, kontinyu, terintegrasi ke dalam
struktur organisasi, mendorong pertukaran
pandangan dan ide-ide
 Lebih dari 80% waktu manajerial digunakan
komunikasi, 16% untuk membaca, 9% menulis, 30%
berbicara, 45% mendengarkan ( Swanburg, 1990 ).
 Mengembangkan keahlian di semua aspek
komunikasi merupakan hal yang kritis untuk
keberhasilan manajerial.
 Karena 75% waktu komunikasi manajerial digunakan
untuk berbicara dan mendengarkan, maka
ketrampilan komunikasi interpersonal memegang
peran penting dan kritis dalam kepemimpinan.
 Manajer memiliki wewenang dan tanggungjawab dalam komunikasi
dengan semua orang yang ada dalam organisasi
 Perbedaan buday dan majunya teknologi komunikasi manambah
kompleksitas komunikasi dalam organisasi, oleh karena itu sebagai
manajer harus memahami dengan baik setiap situasi, sehingga mampu
memilih jaringan atau saluran komunikasi internal yang tepat.
 Mengkomunikasikan setiap pesan denga jelas, baik verbal maupun
tulisan dengan bahasa yang mudah dimengerti.
 Komunikkasi interpersonal lebih merefleksikan peran kepemimpinan
 Kepekaan terhadap komunikasi verbal dan nonverbal, pengakuan
terhadap status, kekuasaan, dan wewenang dapat menjadi hambatan
komunikasi antara atasan dan bawahan
 Fungsi manajemen dalam komunikasi memastikan produktivitas dan
kontinuitas melalui sharing informasi yang tepat.
 Ketrampilan kepemimpinan dalam komunikasi memberikan manajer
klarifikasi tujuan organisasi langsung kepda bawahan.
10 CIRI SISTEM PENGENDALIAN YANG BAIK

1. Harus mencerminkan kegiatan yang sebenarnya

2. Kesalahan harus disampaikan secara tepat
3. Selalu melihat kedepan
4. Harus ada pengecualian pada situasi tertentu
5. Obyektiv
6. Fleksibel
7. Harus seirama dengan pola organisasi
8. Ekonomis
9. Dapat dipahami
10.Ada indikasi tindakan perbaikan
 TEKNIK PENGENDALIAN

1. Evaluasi perencanaan operasional

2. Membuat grafik Gantt sebagai kontrol
3. Membuat master rencana pengontrolan
serta pokok2 pengontrolan yang kritis
4. Membuat program evaluasi dan teknik
pemeriksaan ulang
 Agus Marwoto Bady

E-Mail :agusbady2267@gmail.com, HP 085742425746